MAKALAH

Korespondensi dan Penataan Arsip

Dosen Pembimbing :

Nellitawati, M.Pd Ph.D

Dr.Novriyanti Achyar, MPd.

Di susun oleh :

Ine Setia (21002011)

Reno Rahma Dania (21002025)

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI PENDIDIKAN

FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2022
 Kata Pengantar

Assalamualaikum Wr.Wb

Puji syukur kehadirat Allah Swt, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya,
sehingga kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Korespondensi dan Penataan Arsip”
pada mata kuliah Manajemen Kantor dan Ketatausahaan dengan lancar. Adapun tujuan dari
pembuatan makalah ini adalah untuk menambah wawasan, memaparkan berbagai hal yang
berkaitan dengan korespondensi dan penataan arsip serta memenuhi tugas yang telah diberikan
oleh Dosen Pembimbing mata kuliah Manajemen Kantor dan Ketatausahaan.

Dengan ini, kami mempersembahkan makalah ini dengan penuh rasa terimakasih dan
semoga Allah SWT memberkahi makalah ini sehingga dapat memberikan manfaat bagi
pembaca. Kami ucapkan terima kasih.

Wassalamu’alaikum Wr.Wb.

Padang ,11 Februari 2022

Kelompok 6

i
 DAFTAR ISI
Kata Pengantar............................................................................................................................................... i

DAFTAR ISI..................................................................................................................................................... ii

BAB 1 ............................................................................................................................................................. 1

PENDAHULUAN ............................................................................................................................................. 1

1.1.Latar Belakang..................................................................................................................................... 1

1.2.Rumusan Masalah ............................................................................................................................... 1

1.3.Tujuan ................................................................................................................................................. 1

BAB II ............................................................................................................................................................. 2

PEMBAHASAN ............................................................................................................................................... 2

2.1 Pengertian dan Tujuan Penataan Arsip .............................................................................................. 2

2.2 Macam-Macam Surat dan Bahasa Surat ............................................................................................. 2

2.3 Langkah-Langkah Menyusun Surat ..................................................................................................... 6

2.4 Hal-Hal yang Perlu diperhatikan dalam Penataan Surat ..................................................................... 7

BAB III ............................................................................................................................................................ 8

PENUTUP ....................................................................................................................................................... 8

3.1.Kesimpulan.......................................................................................................................................... 8

3.2.Saran ................................................................................................................................................... 8

ii
 BAB 1
PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang
Di dalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi salah satunya
komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-menyurat (korespondensi). Kegiatan
ini sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespondensi atau surat-
meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara
tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga
sampai kepada pihak yang dituju. Selain itu, proses korespondensi merupakan sarana untuk
mengirim atau memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai
laporan, pemberitahuan, permintaan ataupun pertanyaan. Dalam penyusunan korespodensi
harus memperhatikan berbagai unsur-unsur dalam pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan
pemakaian bahasa yang harus benar dan tepat.

Selain korespondensi yang ada dalam kegiatan kantor, penataan arsip pun sangat
diperlukan dalam suatu organisasi atau kantor. Arsip sebagai salah satu sumber informasi
memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi. Masalah
Agar arsip dapat berperan sebagaimana fungsinya perlu dikelola dengan baik dan benar,
artinya ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan cepat,
tepat dan lengkap disajikan. Dalam pengelolaan arsip, termasuk di dalamnya adalah upaya
memelihara arsip baik dari segi fisik maupun kerusakan. Sedangkan memelihara dari segi
infomasi yaitu tidak terjadinya kebocoran informasi.

1.2.Rumusan Masalah
1.1.1 Pengertian dan Tujuan Penataan Arsip

1.1.2 Macam-Macam Surat dan Bahasa Surat

1.1.3 Langkah-Langkah Menyusun Surat

1.1.4 Hal-Hal yang Perlu diperhatikan dalam Penataan Surat

1.3.Tujuan
1.1.5 Mengetahui Pengertian dan Tujuan Penataan Arsip

1.1.6 Memahami Macam-Macam Surat dan Bahasa Surat

1.1.7 Memahami Langkah-Langkah Menyusun Surat

1.1.8 Mengetahui Hal-Hal yang Perlu diperhatikan dalam Penataan Surat

1
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian dan Tujuan Penataan Arsip

Penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang
sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan
ekonomis. Penataan arsip yang benar harus sesuai dengan klasifikasinya agar arsip yang
disimpan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat.

Penataan arsip bertujuan untuk memelihara arsip agar terpelihara dengan baik, teratur,
dan aman, bisa dengan mudah ditemukan kembali arsip yang dibutuhkan tersebut dengan
cepat dan tepat, terhidar dari pemborosan tenaga dan waktu dalam kegiatan pencarian arsip
yang dibutuhkan, menghemat tempat penyimpanan, menjaga kerahasiaan,kelestarian arsip
dan untuk menyelamatkan arsip-arsip penting.

Arsip sebagai dokumen yang dimiliki oleh setiap organisasi atau kantor pasti akan
disimpan dalam suatu tempat secara teratur, sehingga setiap saat diperlukan dapat ditemukan
kembali dengan cepat. Alasan perlunya arsip disimpan karena mempunyai suatu nilai
kegunaan tertentu.

2.2 Macam-Macam Surat dan Bahasa Surat

1) Macam-Macam Surat

a. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang dikirim seseorang kepada orang lain yang isinya pun
bersifat perseorangan. Ciri-ciri surat pribadi adalah sebagai berikut:

 Tidak menggunakan kop surat

 Tidak ada nomor surat

 Salam pembuka dan penutup bervariasi

 Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis

 Format surat bebas

2
b. Surat Undangan

Surat undangan adalah surat yang berisikan ajakan, permintaan, atau permohonan agar
pihak yang dikirimi surat dapat menghadiri kegiatan yang diadakan oleh si pengirim
surat. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat surat undangan:

 Bahasa yang digunakan harus sopan.

 Maksud dalam surat undangan harus jelas, termasuk tempat, waktu, dan bentuk
acaranya.

 Identitas pengundang dicantumkan dengan jelas, beserta orang orang-orang yang

mengundang.

c. Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan,
instansi, maupun organisasi. Misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.
Ciri-ciri surat resmi sebagai berikut :

 Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi

 Ada nomor surat, lampiran, dan perihal

 Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim

 Penggunaan ragam bahasa resmi

 Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi

 Ada aturan format baku

Bagian-bagian yang harus ada di surat resmi sebagai berikut :

 Kepala/Kop Surat

Kop surat terdiri dari:

1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.

2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil

3. Logo instansi/lembaga

3
 4. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan

5. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat

6. Hal, berupa garis besar isi surat

7. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)

8. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)

9. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)

 Isi Surat

Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan
huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD)
haruslah menyesuaikan.

 Penutup Surat

Penutup surat, berisi

1. Salam penutup

2. Jabatan

3. Tanda tangan

4. Nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP). Tembusan surat, berupa
penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan

d. Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang ditulis seseorang kepada suatu instansi atau
perusahaan dengan maksud melamar pekerjaan. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat
dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan
dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini:

 Tempat dan tanggal pembuatan surat

 Nomor surat

 Lampiran

 Hal atau perihal

4
  Alamat tujuan

 Salam pembuka

 Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :

1. Paragraf pembuka

2. Isi surat

3. Paragraf penutup

 Salam penutup

 Tanda tangan dan nama terang

e. Surat Perjanjian

Surat perjanjian adalah surat yang dibuat untuk kesepakatan antara dua belah pihak
terhadap suatu hal.

f. Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat yang dibuat untuk menjamin dan membuktikan
seseoarang/lembaga bahwa telah diberikan kewenangan atau kuasa oleh suatu pihak
terhadap sesuatu yang penting.

g. Surat Dinas

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan
tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi.
Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan
fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja
dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.

h. Surat Niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti
industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan
pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli,
kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga
eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

i. Surat Elektronik
5
 Surat elektronik atau surel merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada
penggunaan internet. Untuk mengakses surel, kita bisa memilih salah satu cara. Pertama
dengan menggunakan browser seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Surel
dengan basis browser biasanya menyediakan layanan tersebut secara gratis. Kedua
dengan program pengakses surel seperti Microsoft Outlook. Keuntungannya kita tidak
harus selalu membuka internet untuk membuka surel yang ada.

2) Bahasa Surat

Bahasa surat yang baik adalah bahasa yang dapat membuat orang lain semakin antusias
untuk membaca surat. Bahasa surat adalah bahasa tulis, dalam arti lambang yang
digunakan dan komunikasi yang menggunakan media surat adalah lambang bahasa. Oleh
sebab itu sebuah surat harus memenuhi syarat-syarat bahasa dan disusun dalam suatu
komunikasi yang baik, agar pembicaraan mudah dipahami oleh si penerima surat. Selain
itu, harus dipahami pula bahwa cara bertutur seseorang juga mencerminkan kepribadian
orang tersebut. Karena itu bertutur dengan baik melalui surat merupakan hal penting yang
harus diperhatikan dalam penulisan surat. Dalam penulisan surat urutan setiap masalah
harus dibuat sedemikian rupa sesuai dengan urutan logika.

2.3 Langkah-Langkah Menyusun Surat

 Menetapkan masalah yang akan dikemukakan

 Menentukan pokok-pokok yang hendak disusun

 Menggunakan bahan / data

 Menetapkan siapa yang akan dikirimi surat

 Menentukan siapa yang menjadi pengirim surat (apabila surat ditulis atas nama lembaga /
perusahaan)

 Menggunakan Kelengkapan yang memadai, yang meliputi :

a. Penggunaan bentuk surat

b. Penggunaan kertas

c. Warna kertas

d. Ukuran kertas

e. Sampul surat dan cara melipat surat

6
 f. Pengetikan

g. Pengiriman

 Menggarap pokok persoalan satu per satu dengan menggunakan bahasa yang jelas dan
mudah dimengerti. Hindarkan penggunaan singkatan, terutama singkatan yang tidak
umum digunakan, perhatikan bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannyak.dan ikuti
ketentuan yang berlaku,serta perhatikan penulisan ejaan, penggunaan tanda baca, dan
penyusunan kalimat.

2.4 Hal-Hal yang Perlu diperhatikan dalam Penataan Surat

a) Bagian surat

Hal ini penting diketahui sebab setiap bagian surat mempunyai arti dan fungsi yang
berbeda.

b) Bentuk surat dan teknik pengetikannya

c) Penyusunan isi surat, yang merupakan bagian terpenting dari sebuah surat.

Ini menyangkut bagaimana kita menyusunnya, bahasa yang bagaimana yang sebaiknya
kita gunakan.

7
 BAB III
PENUTUP

3.1.Kesimpulan
Korespondensi sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena
korespondensi atau surat-meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan
pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan
pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju. Arsip sebagai salah satu
sumber informasi memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan
administrasi. Agar arsip dapat berperan sebagaimana fungsinya perlu dikelola dengan baik
dan benar, artinya ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat
dengan cepat, tepat dan lengkap disajikan.

3.2.Saran
Sebagai penutup dari makalah ini kami memberikan saran untuk memperlancar kegiatan
korespondensi perlu adanya pembagian tugas antara petugas pembuat dan petugas
pengagendaa serta perlu adanya penambahan fasilitas kearsipan sehingga pengelolaan dan
penyimpanan arsip dapat berjalan lebih baik.

8
 DAFTAR PUSTAKA

Agus, A. 2021. Fungsi, Peranan dan Tujuan Penataan Arsip,

https://daily-kanjuruhan.malangkab.go.id/ , 20 february 2021 (07:21).

Elizabeth.N.2018. Surat, jenis-jenis surat, syarat dan langkah-langkah membuat surat .

https://nve1471.wordpress.com/2018/04/15/surat-dan-jenis-jenis-surat/.12 Februari 2022
(20.30).

Sakti.Z . Pengertian Surat Dan Macam-Macamnya Lengkap. https://www.awalilmu.

com/2015/08/penertian-surat-dan-macam-macamnya-lengkap.html?m=1.12 Februari
2022 (18.00).

Wulandari.A.S. 2011. Pengertian Penataan Arsip dan Sarana Penataan Arsip . https://text-
id.123dok.com/document/lzgg83v6z-pengertian-penataan-arsip-sarana-penataan-
arsip.html . 12 Februari 2022 (19.20).