MAKALAH

BENTUK BENTUK TATA PERSURATAN

Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah ManajemenPersuratan

Dosen Pengampu : H.M. YASIN, MA.

DISUSUN OLEH :
KELOMPOK 5

CENDANI ALFANIZHA HIDMA 0307202040

SRI RAHAYU NINGSIH 0307203073
M. ASYAHRI AR RACHMAN 0307202097

MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA
T.A 2021/2022

1
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh

Segala puji bagi Allah SWT karena berkat rahmat dan karunia-nya yang tak terhitung. Kami
dapat menyelesaikan makalah ini dengan harapan dapat bermanfaat untuk menambah ilmu
dan wawasan terhadap ilmu pengetahuan. Shalawat dan salam semoga selalu tercurahkan
pada Nabi Muhammad SAW, keluarga dan para sahabatnya, serta orang-orang mukmin yang
senantiasa mengikutinya ajarannya dengan baik.

Makalah ini dibuat dalam rangka memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Persuratan.
Adapun tema makalah ini adalah tentang “Bentuk Bentuk Tata Persuratan”. Jadi makalah ini
telah kami susun dengan maksimal sesuai referensi yang kami dapatkan sehingga dapat
membantu kita untuk memahami isi dari makalah ini dengan sebaik-baiknya.

Kami juga ucapkan terimakasih kepada dosen pengampu yakni bapak H.M Yasin MA yang
telah memberikan tugas ini sehingga kami lebih banyak belajar. Berkat dukungan mereka
semua kesuksesan ini dimulai, dan semoga semua ini bisa memberikan sebuah nilai
kebahagiaan dan menjadi bahan tuntunan kearah yang lebih baik lagi.

Akhir kata, tiada gading yang tak retak.Kami sadar, karya ini masih jauh dari
sempurna.Untuk itu kami kami mohon maaf apabila terdapat kesalahan kata-kata yang
kurang berkenan dan kami sangat mengharapkan kritik maupun saran yang membangun dari
pembaca demi kesempurnaan makalah ini.

Medan, 20 Oktober 2021

PENULIS

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.............................................................................................. i

DAFTAR ISI............................................................................................................. ii

BAB I PENDAHULUAN......................................................................................... 1

A. Latar belakang................................................................................................ 1
B. Rumusan maakah........................................................................................... 2
C. Tujuan............................................................................................................ 2

BAB II PEMBAHASAN.......................................................................................... 3

A. Asas-asas tata persuratan................................................................................ 3

B. Bentuk tata surat............................................................................................. 4

BAB III PENUTUP.................................................................................................. 9

A. KESIMPULAN............................................................................................. 9
B. SARAN.......................................................................................................... 9

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................... 10

ii
 BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat. Bentuk-
bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga
keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan atau bentuk
struktur yang berbeda dengan bentuk surat yang lainnya.

Menurut pola umum dalam surat – menyurat dikenal 5 macam bentuk surat,yaitu :

 Bentuk lurus penuh (full block style), yaitu bentuk surat yang penulisannya semua
dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata
lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.
 Bentuk lurus (block style), pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh,
perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama
terang dan nama jabatan yang ditullis disebelah kanan surat.
 Bentuk setengah lurus (semi block style), sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus,
perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjoraok (masuk
ke dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh
perusahaan.
 Bentuk lekuk (indented style), penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk
seperti tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam.
 Bentuk menggantung (hanging paragraph), sebenarnya juga sama dengan surat bentuk
lurus, perbedaannya hanya pada penukisan alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis
rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok kedalam.

Disamping itu, yang tidak kalah pentingnya untuk diperhatikan adalah jangan lupa
untuk mengunakan kertas yang masih bersih serta ukurannya sesuai dengan maksud dan
tujuan pengiriman surat. Surat dinilai efektif bila apa yang dikomunikasikan penulis itu
sampai kepada tujuannya, sejalan dengan kehendak si pengirim. Maka dari itu isi atau

1
maksud dari surat itu harus terang dan jelas, dan tidak menimbulkan salah pengertian pada
pihak penerima.

Pengelolaan surat baik berupa surat masuk maupun surat keluar haruslah dilakukan dengan
tepat dan sesuai dengan alur pelaksanaan. Banyaknya surat masuk maupun surat keluar yang
diterima dan dikeluarkan oleh suatu lembaga/instansi haruslah ditata dan diarsipkan dengan
baik. Seorang arsiparis yang memilki pengalaman tentu dapat menyortir mana surat yang
perlu diarsipkan dan mana yang tidak.

B. Rumusan Masalah

Bagaimana sistematika penulisan surat yang baik dan benar?

Apasajakah asas2 tata persuratan itu?

Apasajakah bentuk tata surat?

C. Tujuan Masalah

Untuk mengetahui pembuatan atau penulisan surat yang baik dan benar.

Mengetahui secara jelas mengenai sistematika penulisan surat.

Mengetahui asas-asas dalam surat.

Mengetahui apa saja bentuk bentuk surat.

BAB 2

PEMBAHASAN

A. ASAS-ASAS TATA PERSURATAN

2
Menurut Bratawidjaja1 asas-asas tata persuratan adalah.

1. Asas Keamanan Surat dinas bersifat tertutup, sehingga kerahasiaan isinya harus tetap
dijaga. Pejabat dan petugas tata persuratan tidak dibenarkan memberikan
informasinya kepada yang tidak berkepentingan, baik secara tertulis maupun secara
lisan.

2. Asas Pembakuan Surat dinas diproses dan disusun menurut tata cara serta bentuk-
bentuk yang telah ditetapkan sesuai ketentuan yang berlaku. Tata cara dan
bentukbentuk yang sifatnya menyeluruh dibakukan dengan mempertimbangkan
kegiatan perusahaan/instansi dalam rangka efisiensi dan efektivitas.

3. Asas Pertanggungjawaban Surat dinas dapat dipertanggungjawabkan, baik dari segi

isi, format maupun prosedurnya. Asas ini mendasari pemikiran bahwa kaedah format
surat terkait dengan fungsi dan kewenangan pejabat yang menandatanganinya
berdasarkan ketentuan yang berlaku.

4. Asas Keterkaitan Tata persuratan memiliki keterkaitan dengan administrasi

perkantoran pada umumnya dan administrasi kearsipan pada khususnya. Seluruh
kegiatan tata persuratan merupakan bagian integral dan tata laksana perkantoran dan
tata laksana kearsipan.

5. Asas Kecepatan Guna mendukung kelancaran penyelenggaraan tugas dan fungsi unit
kerja kegiatan tata persuratan harus dapat dikelola tepat pada waktunya.

B. BENTUK TATA SURAT

1. Kepala Surat2

Setiap surat resmi biasanya memiliki kepala surat . Kepala surat ini digunakan sebagai
identitas diri lembaga atau instansi yang mengirim surat. Didalam kepala surat terdapat nama
dan alamat instansi atau keterangan lain mengenai instansi atau lembaga tersebut.

2. Nomor Surat

1
Ibid, Halaman 3
2
https://diskominfo.rejanglebongkab.go.id/index.php/2021/07/05/tata-cara-penulisan-surat-yang-baik/

3
Setiap surat resmi atau surat dinas yang keluar biasanya disertakan nomor surat. Pada nomor
surat sering menggunakan kode tertentu . Nomor surat memiliki fungsi untuk sebagai
berikut :

 Mudah pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip.

 Sebagai alat ukur kegiatan yang berhubungan dengan surat pada periode tertentu.
 Memudahkan mencari surat apabilda dibutuhkan lagi.
 Mengetahui jumlah surat keluar masuk pada periode tertentu.
 Sebagai referensi bila diperlukan.

Contoh: ZZZ/001/GG-YYY/PP/XX/TT

 ZZZ = Kode Surat

 001 = Nomor Surat Berurut
 GG-YYY = Kode Chapter
 PP = Kode Pengurus yang mengeluarkan
 XX = Bulan Keluarnya Surat Dalam Romawi (I, II, III, IV, V, dsb)

3. Tanggal Surat

Dalam surat resmi penulisan tanggal tidak perlu didahului nama tempat atau kota karena
nama itu telah tercantum pada kepala. Berbeda dengan surat pribadi yang perlu dicantumkan
nama tempat atau kota saat surat itu ditulis.Tanggal, bulan, dan tahun harus ditulis lengkap
dan dibelakang angka tahun diberi titik (.) . Untuk fungsi tanggal surat sendiri yaitu untuk
sebagai refrensi dan alat pemberi informasi tentang waktu kapan surat itu dibuat.

Contoh :

1 januari 2021
Rejang Lebong, 1 Januari 2021.

4. Lampiran

Surat yang melampirkan sesuatu misalnya proposal, kuitansi, akte notaris, dan sebagainya
dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran” yang diikuti jumlah yang

4
dilampirkan.Lampiran berfungsi sebagai petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan
bersama surat yang bersangkutan.

5. Hal atau Perihal Surat

Setiap surat resmi selalu mencantumkan pokok atau inti surat tersebut yang lazim disebut
“Hal atau Perihal“. Dengan membaca hal atau perihal yang ada dalam surat , pembaca akan
langsung mengetahui apa yang akan dibicarakan didalam surat tersebut.Untuk penulisan
perihal lebih baik singkat asal cukup bagi pembaca untuk mengetahui pesoalan pokok
meskipun belum membaca lengkap isi surat.

6. Alamat Surat

Pada umumnya alamat surat terdiri dari 2 macam, yaitu alamat yang tertera pada sampul dan
alamat yang tercantum pada surat itu sendiri. Dalam penulisan alamat surat sebaiknya
disebutkan nama orang yang dituju dan di depan nama dicantumkan sebutan “Bapak, Ibu,
Saudara, Nyonya, Tuan, Nona” tergantung kepada siapa surat itu dikirim. Namun bila
pengirim surat tersebut menyebut secara resmi dengan jabatan atau gelar akademis maka
ditulis tanpa didahului Bapak, Ibu, Saudara, Nyonya, Tuan, Nona .

7. Salam Pembuka

Dalam salam pembuka surat merupakan tanda hormat kepada penerima surat sebelum
memulai membaca isi surat.

Contoh salam pembuka yang biasanya dipakai :

 Dengan hormat,
 Salam Hormat,
 Assalamualaikum Wr. Wb.,
 Salam sejahtera,

8. Isi Surat / Tubuh Surat

Isi surat terdiri dari alinea pembuka, isi surat dan alenia penutup.

1. Alinea pembuka

5
Alinea pembuka adalah pengantar ke isi surat yang sesungguhnya. Alenia pembuka berfungsi
untuk menarik pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut.

Contoh :

 Dengan ini kami memberitahukan bahwa…………

 Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa……….
 Sehubungan dengan surat Saudara tanggal………No………….
 Bersama ini kami lampirkan………..

2. Isi Surat

Isi surat yang sesungguhnya memuat suatu informasi yang disampaikan penulis kepada
penerima surat. Isi tersebut bisa berupa laporan, pemberitahuan, pernyataan, dan lain lain.
Dalam penulisan isi surat hendaknya ditulis secara singkat dan jelas sehingga menghindarkan
dari salah tafsir dan menjadi efisien. Hindari penulisan kata atau istilah yang tidak lazim dan
yang susah dipahami oleh penerima yang dapat mengakibatkan tujuan dan sasaran surat tidak
tercapat.

3. Alinea Penutup

Alinea penutup adalah simpulan dari isi surat. biasanya alinea penutup berisi harapan penulis
atau ucapan terima kasih kepada penerima surat.Alinea penutup menandakan pembicaraan
telah selesai .

Contoh :

 Atas perhatian saudara, kami ucapkan terima kasih.

 Mudah-mudahan pertimbangan kami bermanfaat bagi saudara.
 Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan
terima kasih.

9. Salam Penutup

Salam penutup terdapat diantara alinea penutup dan tanda tangan pengirim . Contoh salam
penutup :

6
  Hormat kami,
 Salam kami,
 Wassalam,
 Salam takzim,

10. Nama Organisasi atau Lembaga

Biasanya nama organisasi atau lembaga dibuat dalam bentuk stempel atau cap. Stempel ini
berfungsi untuk menegaskan bahwa surat itu sah dan resmi.

11. Nama Terang dan Tanda Tangan Penanggung Jawab

Surat di tandatangani oleh pejabat yang berhak atau berwenang . Nama Terang dan Tanda
Tangan Penanggung Jawab berfungsi sebagai identitas penanggung jawab untuk mengetahui
dari mana surat itu dikeluarkan.

12. Tembusan

Tembusan surat atau tindisan dikirimkan ke instansi lain yang ada kaitannya dengan surat
yang bersangkutan. Tembusan biasanya diletakan di sudut kiri bawah dengan menuliskan
Tembusan atau Tindasan atau Distribusi kepada.

Contoh :

 Menteri Agama RI;

 Gubernur Jawa Tengah;
 Walikota Bandung.

13. Inisial

Inisial adalah singkatan nama yang biasanya diambil dari huruf pertama nama pembuat
penulis surat tersebut yang berfungsi mengetahui siapa yang menulis / mengetik surat
tersebut.

Contoh :

VN/MA

7
VN Singkatan dari Vandra Septian (Pengetik)
MA Singkatan dari Miftah Ainun (pengonsep)

BAB 3

PENUTUP

Kesimpulan

Surat dapat dikatakan sebagai wakil perusahaan, surat yang baik sering kali berimbas pada
persepsi orang lain bahwa perusahaan si pengirim surat juga profesional, begitu juga
sebaliknya, surat yang acak-acakan tidak runut, kurang rapi lecek juga dapat menggambarkan
hal yang sama tentang perusahaan.Salah satu hal yang perlu diperhatikan untuk membuat
surat yang baik adalah bentuk-bentuk pengetikan surat itu sendiri. Pada artikel kali ini akan
dijelaskan berbagai bentuk-bentuk surat yang sering digunakan dalam penulisan/pengetikan
sehari-hari, diantaranya adalah Block Style, Hanging Paragraph Style, Indented Style, Full
Block Style, Official Style, Semi Block Style.Perlu diusahakan agar dapat membuat surat
dengan baik, sebab penilaiannegatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian
negatif dalam organisasi.

8
Saran.

Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam suatu organisasi
karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi dalam organisasi
yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih diutamakan untuk lingkungan ekstern
organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi. Dengan adanya surat
menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa
bertahan (Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).

DAFTAR PUSTAKA

Moh,Yunus. 2007. Materi Pokok Keterampilan Menulis. Jakarta: UT.

Ritonga, Parlaungan. 2010. Bahasa Indonesia Praktis. Medan : Bartong Jaya

Sastromiharjo,Andyo. 2011. Sastra Indonesia 3. Bogor. Yudhistira.Widodo,rahcmat. 2008.

Kamus Bahasa Indonesia. Surabaya. Karya Ilmu