MAKALAH

KARAKTERISTIK KORESPONDENSI YANG EFEKTIF

Tugas ini dibuat untuk memenuhi mata kuliah Korespondensi Bahasa Inggris
yang diampu oleh:

Hj. Ihsana El Khuluqo

Disusun Oleh:

1. Thalia Saprila 1401105061

2. Ihda Zulaifa 1601085039
3. Rahma Thalita 1601085055

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PROF.DR. HAMKA
2019
 KATA PENGANTAR
Assalammualaikum Wr.Wb

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang hingga saat ini masih memberikan
kita nikmat iman dan kesehatan, sehingga saya diberi kesempatan yang luar biasa
ini yaitu kesempatan untuk menyelesaikan tugas penulisan makalah tentang
“Karakteristik Korespondensi yang Efektif.”

Shalawat serta salam tidak lupa selalu kita haturkan untuk junjungan nabi
gung kita, yaitu Nabi Muhammad SAW yang telah menyampaikan petunjukan
Allah SWT untuk kita semua, yang merupakan sebuah pentunjuk yang paling
benar yakni Syariah agama Islam yang sempurna dan merupakan satu-satunya
karunia paling besar bagi seluruh alam semesta.

Sekaligus pula kami menyampaikan rasa terimakasih yang sebanyak-

banyaknya untuk Ibu Hj. Ihsana El Khuluqo selaku dosen mata kuliah
Korespondensi Bahasa Inggris yang telah menyerahkan kepercayaannya kepada
kami guna menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu.

Kami juga berharap dengan sungguh-sungguh supaya makalah ini mampu

berguna serta bermanfaat dalam meningkatkan pengetahuan sekaligus wawasan
terkait Karakteristik Korespondensi yang Efektif, serta sekaligus langkah-langah
tentang bagaimana Membuat Surat yang Efektif.

Selain itu kami juga sadar bahwa pada makalah kami ini dapat ditemukan
banyak sekali kekurangan serta jauh dari kesempurnaan. Oleh sebab itu, kami
benar-benar menanti kritik dan saran untuk kemudian dapat kami revisi dan kami
tulis di masa yang selanjutnya, sebab sekali kali lagi kami menyadari bahwa tidak
ada sesuatu yang sempurna tanpa disertai saran yang konstruktif.

Di akhir kami berharap makalah sederhana kami ini dapat dimengerti oleh
setiap pihak yang membaca. Kami pun memohon maaf yang sebesar-besarnya
apabila dalam makalah kami terdapat perkataan yang tidak berkenan di hati.

Wassalammualaikum Wr.Wb

Jakarta, 5 April 2019

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar ............................................................................................ i

Daftar Isi ..................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................ 1

A, Latar Belakang ......................................................................................... 1

B. Rumusan Masalah .................................................................................... 1

C. Tujuan Penulisan ...................................................................................... 1

D. Metode Penulisan ..................................................................................... 1

BAB II ISI .................................................................................................... 2

A. Karakteristik Surat ................................................................................... 2

B. Lima Petunjuk dalam Penulisan Surat ..................................................... 3

C. Sifat-Sifat dari Gaya Penulisan yang Baik ............................................... 5

BAB II PENUTUP ........................................................................................

A. Kesimpulan .............................................................................................. 8

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................. 9

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Didalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi
salah satunya komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-
menyurat (korespondensi). Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah
organisasi perkantorn karena korespondensi atau surat-menyurat merupakan
rangkaian aktivitas yang berkenan dengan pengiriman informasi secara
tertulis mulai dari penyusunan penulisan sampai dengan pengiriman inforasi
hingga kepada pihak yang dituju.
Selain itu korespondensi merupakan sarana untuk mengirimkan atau
memberi informasi tertulis kepada atasa atau pihak lain, baik sebagai laporan,
pemberitahuan, permintaan ataupun pertanyaa, Dalam penyusunan
korespondensi harus memperhatikan berbagai unsur-unsur dalam
pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan pemakain bahasa yang harus benar
dan tepat. Oleh karen itu di makalah ini akan membahas tentang Karakteristik
Korespondensi yang Efektif .
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana menulis surat yang efektif?
2. Apa saja yang harus diperhatikan ketika membuat surat agar efektif?
C. Tujuan Penulisan
Makalah ini secara umum bertujuan untuk memberikan wawasan dan
pengetahuan kepada pembaca mengenai Karkteristik Korespondensi yang
Efektif. Secara khusus makalah ini bertujuan untuk:
1. Mengetahui langkah-langkah membuat surat yang efektif
2. Mengetahui apa saja yag harus diperhatikan agar surat efektif
D. Metode Penulisan
Metode penulisan dan penyusunan makalah ini adalah dengan
menggunakn metode membaca buku dan artikel-artikel terkait.

1
 BAB II
ISI
A. Karakteristik Surat
Surat merupakan suatu model komunikasi tertulis yang memingkinkan
seseorang saling memberikan informasi atau mempertukarkan ide. Betapa
pentingnya surat bisa dilihat dari kenyataan bahwa meskipun kehidupan
modern kini telah dipermudah oleh kehadiran berbagai sarana komunikasi
elektronika praktis seperti telepon, masyarakat luas masih tetap menulis surat
untuk mengkomunikasikan informasi, Hal ini dimungkinkan karena surat
mempunyai,kelebihan tersendiri. Selain relatif murah, dengan surat, materi
yang dikomunikasikan akan tetap berbekas dalam bentuk tulisan, sehingga
ketika diperlukan bisa dijadikan barang bukti.
Surat merupakan wahana yang tidak bisa diremehkan bagi
pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Komunikasi menduduki
tempat yang penting dari keseluruhan proses penelitian. Hampir separuh dari
seluruh rangkaian kegiatan penelitian dihabiskanuntuk menulis komposisi-
komposisi saintifik termasuk laporan penelitian maupun makalah ilmiah,
memberikan presentasi di berbagai simposium, berbagai kegiatan lain yang
pada dasarnya ditujukan untuk mengkomunikasikan hasil penelitian.
Semua surat bisa digolongkan ke dalam dua kelompok besar, yaitu surat
pribadi dan surat bisnis. Surat menyurat dikalangan saintis meskipun
dimasukan dalam kelompk surat bisnis, namun sampai tingkat tertentu nuans-
nuansa yang bersifat pribadi mesti terkandung juga didalamnya. Dalam suatu
surat yang berkaitan dengan aspektertentu mungkin nuansa bisnisnya, yang
menonjol, namun di stau kesempatan lain mungkin aspek pribadipun mesti
lebih ditampilkan.
Hal penting lain yang perlu diperhatikan dalam korespondensi adalah
sesegera mungkin membalas surat yag diterima, sekiranya memang perlu
dibahas. Hal ini akan menunjukan bahwa kita bersungguh-sungguh dalam
berkorespondensi dengan engirim surat, Kemudian, tulis saja apa yang betul-
betul ingin ditulis. Berpura-pura dengan menulis berbagai kalimat hanya
sekedar untuk menyenangkan pembaca surat, atau menulis sesuatu yang
sebenarnya kita yakin tidak mampu melaksanankannya, atau tidak kita yakin

2
 tidak mampu melaksanakannya, atau tidak kita yakini kebenarannya
merupakan suatu tindakan yang kurang bijak.
B. Lima Petunjuk dalam Penulisan Surat.
1. Mempersiapkan Sesuatu dengan matang
Penulisan surat yang baik membutuhkan persiapan dan perencanaan.
Mengapa dan untuk siapa surat ditulis, semuanya sudah harus dipahami.
Apa saja kosa kata yang paling mudah dimengerti oleh pembaca. Surat
bertendensi bisnis harus dipersiapkan dengan hati-hati, Surat harus ditulis
dengan jelas dan tepat. Kegagalan dalam mempersiapkannya hanya akan
menimbulkan kesalahpahaman dan kekacauan, yang berakibat merugikan
semua pihak.
Empat hal yang harus dipertimbangkan ketika menulis surat bisnis
termasuk surat-surat saintifik adalah pokok masalah, penerima surat,
tujuan, dan gaya penulisan.
Penulisan surat bisnis biasaya berkisar pada satu pokok masalah saja.
Pokok Masalah ini biasanya sangat spesipik. Namun semakin spesipik
pokok masalahnya maka kita akan lebih mudah dlam menuliskannya.
Tidak tergantung pada situasi yang dihadapi, surat yang kita tulis memang
sebaiknya hanya mencakup satu atau dua pokok masalah saja. Ketika kita
ingin menyampaikan lebih dari dua pokok masalah maka sebaiknya kita
menuliskannya dalam surat tersendiri.
Untuk siapa kita menulis surat juga harus jelas. Dengan pastinya
penerima surat kita akan bisa mengtur/mengontrol penggunaan kta-kata
dan gaya bahasa.
Tujuan mengirim surat pu harus jelas. Apa alasan menulis surat,
apakah surat ditulis untuk memberikan informasi, meminta informasi,
mengucapkan selamat pada kolega atau melamar pekerjaan. Tergantung
pada tujuan tersebut, maka isis surat pun harus mencerminkan tujuan kita
menulis surat.

Jika ”pokok masalah” menyatakan “apa” yang kita tulis,

“penerima surat” menunjukkan kepada “siapa” kita menulis, dan “tujuan”
menunjukkan “mengapa” kita menulis, maka “gaya penulisan surat”
mengartikan “bagaimana” sebaiknya kita menulis surat.

3
 Gaya penulisan surat dalam surat bisnis saat ini tidak lagi bersifat
“kebisnisan” yang menggunakan bahasa serba formal dan kaku. Hal
seperti ini tidk lagu brlaku. Dalam era yang serba canggih dan kehidupan
masyarakat yang impersonal maka komunikasi maka komunikasi yang
lebih menarik (personable) diperlukan untuk mengefektifkan komunikasi
itu sendiri. Surat yang baik yang berlaku untuk masyarakat bisnis saat ini
adalh surat-surat yang pendek, jelas, dan personal.
2. Menggunakan kertas dan alat tulis terbaik
Kertas surat akan mewakili dn menunjukkan siapa anda. Jika tulisan
anda tepat dan jelas di atas kertas yang bersih, anda akan memberikan
kesan yang baik kepada pembaca, dan ini sudah merupakan satu
kesuksesan anda dalam berkorespondensi. Akan lebih baik lagi jika surat
anda di titik word processor (pengolahan kata). Tentu saja hal ini
membutuhkan tinta yang baik agar dapat memberikan hasil yang
memuaskan. Corengan atau goresan akibat kecerobohan harus dihindari.
3. Mengikuti bentuk atau format standar
Format standar akan membantu menyampaikan pesan surat dengan
pasti dan tepat. Menulis surat tanpa mengikuti format yang standar hanya
akan membingungkan si penerima surat, yang akhirnya dapat merusak arti
komunikasi itu sendiri.
4. Menggunakan tata bahasa, ejaan, dan tanda tulis baku
Kaidah-kaidah dari penulisan surat yang baik sama seperti yang
diterapkan pada penulisan-penulisa lain, seperti disertai, makalah ilmiah
dll. Komunikasi yang berhasil bergantung pada penggunaan kaidah-kaidah
tersebut.

5. Membaca ulang surat anda sebelum dikirim

Setelah selesei menulis surat bacalah seluruh isi surat dengan perasaan
tenang untuk memeriksa kesalahan yang mungkin terjadi. Bayangkan
bahwa anda sendirilah yang menjadi si penerima surat tersebut. Bacalah
surat dengan bersuara, sesuai pendengaran anda, dan dengarkan baik-baik
sesuai dengan nuansa pikiran dan perasaan anda. Surat yang baik biasanya
akan enak dibaca dan terkesan luwes. Jika anda menemukan kesalahan
akan lebih baik ditik ulang atau dicetak ulang.

4
 Jika dalam menulis surat anda bisa menjaga kelima hal diatas dengan
baik, maka anda telah menulis surat yang berhasil. Surat seperti ini akan
menyenangkan si pembaca, nada surat cocok dengan sifat dari pokok
masalah, setiap hal yang anda tonjolkan dapat memberikan dampkanya
masing-masing sehingga memberikan perasaan puas kepada pembaca
surat, surat tidak mengecewakan dan surat yang berhasil tentu saja
membangkitkan hasrat si penerima untuk membalasnya.
Menulis surat merupakan suatu keahlian yang akan anda gunakan
seumur hidup. Di satu kesempatan mungkin anda mesti mengekspresikan
pikiran-pikiran dan perasaan-perasaan anda. Atau mungkin anda menulis
surat untuk tujuan-tujuan tertentu, untuk mendapatkan sesuatu. Memang
dalam beberapa segi penulisan surat juga merupakan suatu bentuk seni
tersendiri. Dan surat yang baik biasanya akan mencapai kualitas-kualitas
yang menjadi ciri dari semua tipe penulisan yang baik, yakni: kejelasan
(clarity), kepatutan (appropriateness), dan keindahan (elegance).

C. Sifat-Sifat dari Gaya Penulisan Surat yang Baik.

1. Bersifat percakapan
Artinya dalam menulis kita harus mengmbil sikap seperti ketika kit
berbicara. Hilangkan pemakaian frase yang muluk-muluk dan kaku. Anda
tentu tidak perlu mengganti although dengan in spite of the fact that atau
decide dengan arrive at decision, yang sangat bertele-tele.

2. Jelas
Tujuannya agar pembaca memahami dengan akrat semua yang anda
sampaikan. Tentu saja anda harus mempertimbangkan si penerima surat
anda, karena bagaimanapun bahasa surat harus disesuaikan dengan tingkat
pengetahuan dan intelektualitas si penerima surat. Jargon-jargon tentu saja
harus dihindari karena bisa membingungkan si penerima surat. Jargon
merupakan kosa kata khusus yang dipergunakan dalam bidang kehidupan
lingkungan tertentu. Pengorganisasian surat harus dibuat sedemikian rupa
sehingga setiap paragraf berhubungan dengan hanya satu ide utama.
Demikian pula urutan dan pertalian antar paragraf harus logis.
3. Ringkas

5
 Artinya anda harus menghilangkan kata-kata yang tidak perlu.
Semakin panjang surat anda akan semakin tidak efektif. Lebih baik anda
menulis surat yang pendek dan ringkas disertai lampiran sebagai
rangkuman dari materi pokok yang ingin disampaikan, alih-alih seluruh
materi anda jabarkan dalam satu surat yang panjang dan detail, yang hanya
akan menyulitkan pembaca. Surat-surat yang pendek lebih mudah dibaca
dan diingat, tidak seperti surat-surat yang panjang yang akhirnya hanya
akan masuk ke dalam kotak-kotak arsip.
4. Lengkap
Artinya mengandung semua informasi yang ingin anda sampaikan.
Jelas bahwa detail-detail yang tidak relevan dengn misi surat harus di
hilangkan meskipun menarik. Penggambaran harus lengkap sehingga
memperjelas mkna kalimat. Pembaca akan membaca apa yang anda tulis
bukan yang ada dalam kepala anda.
5. Spesifik
Dalam dunia sains hal itu sangat penting. Istilah-istilah teknis mesti
spesifik. Nama, jumlah, dan berbagai ukuran lain harus disebutkan
sehingga jelas dan nyata.

6. Konstruktif
Kata dan frasa yang anda gunakan arus mmebangun nada positif
sehingga meninggalkan kesan baik kepada pembaca. Kata-kata seperti
“gagal”, “salah”, “jelek”, “mengabaikan” adalah kata-kata yang akan
menjauhkan pembaca dari pengirim surat.
7. Benar
Kesalahan-kesalahan ejaan, tata bahasa dan tipografis harus dihindari
karena akan meninggalkan kesan kurang baik. Tentu anda tidak ingin
menimbulkan kesan teledor, tidak tau ejaan, dan tidak mengerti tta bahasa
karena kesalahan-kesalahan tersebut, sementara isi surat anda sangat
penting bagi itu dan isi pembaca surat sendiri.

6
 BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Untuk membuat surat yang efektik harus mempersiapkan sesuatu
dengan matang, mengikuti bentuk atau format standar, mengandung unsur-
unsur gaya penulisan surat yang baik, menggunakan tata bahasa, ejaan, dan
tanda tulis baku, dan menggunakan kertas dan alat tulis terbaik.

7
 DAFTAR PUSTAKA

Lis Sopyan. 1999. Korespondensi Saintifik dalam Bahasa Inggris. Jakarta: Kesaint
Blanc. Cetakan 1.
http://roisah.weebly.com/korespondensi.html di akses pada 3 April pukul 08:04