MAKALAH BAHASA INDONESIA

SURAT DINAS

Dosen Pembimbing
Aida Novitasari, S.Kep.Ns.,M.Kep

Disusun Oleh :
Desi Novita Sari
P27820119061

TINGKAT I REGULER B

KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA

POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTERIAN KESEHATAN SURABAYA
JURUSAN KEPERAWATAN
PROGRAM STUDI D3 KEPERAWATAN KAMPUS SOETOMO SURABAYA
TAHUN AJARAN 2019/2020
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh

Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan saya kemudahan sehingga dapat

menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu. Tanpa pertolongan-Nya tentunya saya tidak

akan sanggup untuk menyelesaikan makalah ini dengan baik. Shalawat serta salam semoga

terlimpah curahkan kepada baginda tercinta kita yaitu Nabi Muhammad SAW yang kita nanti-

natikan syafa’atnya di akhirat nanti.

Saya mengucapkan syukur kepada Allah SWT atas limpahan nikmat sehat-Nya, baik

itu berupa sehat fisik maupun akal pikiran, sehingga mampu untuk menyelesaikan pembuatan

makalah sebagai tugas dari mata kuliah Bahasa Indonesia.

Saya tentu menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna dan masih

banyak terdapat kesalahan serta kekurangan di dalamnya. Untuk itu, saya mengharapkan

kritik serta saran dari pembaca untuk makalah ini, supaya makalah ini nantinya dapat menjadi

makalah yang lebih baik lagi. Kemudian apabila terdapat banyak kesalahan pada makalah ini

saya mohon maaf yang sebesar-besarnya.

Demikian, semoga makalah ini dapat bermanfaat. Terima kasih

Surabaya, 17 November 2019

i
ii
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar .......................................................................................................... i

Daftar Isi ..................................................................................................................ii

BAB I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ................................................................................................... 1

1.2 Tujuan ................................................................................................................ 1

1.3 Manfaat .............................................................................................................. 1

BAB II. PEMBAHASAN

2.1. Pengertian Surat Dinas ...................................................................................... 3

2.2. Syarat-Syarat Surat Dinas ................................................................................ .3

2.3 Bagian-Bagian Surat Dinas..................................................................................4

2.4. Contoh Surat Dinas...........................................................................................7

BAB III. PENUTUP

3.1 Kesimpulan ........................................................................................................ 9

3.2 Saran.....................................................................................................................9

DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................10

1
 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Surat adalah suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dalam bentuk
tulisan pada kertas oleh satu pihak kepada pihak lainnya, baik perorangan maupun organisasi.
Banyak kesalahan yang sering kita temukan dalam halnya penulisan surat. Maka dari itu
makalah ini membahas tentang seluk beluk surat sehingga dapat memberikan informasi yang
mendalam tentang pembaca.

Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting di ketahui agar
dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai dengan isi
atau maksud dari surat terebut.

1.2 Rumusan Masalah

Agar pembahasan makalah ini lebih terfokus, terarah, dan tidak melebar penulis akan
menguraikan beberapa ruang lingkup pembahasannya, yaitu sebagai berikut :
1. Bagaimana Pengertian surat dinas?
2. Apa saja Syarat-syarat surat dinas?
3. Apa Bagian-bagian surat dinas?
4. Contoh surat dinas?
C. Tujuan
Sebagaimana yang kita ketahui bahwa masih banyak masyarakat yang belum
mengetahui bagaimana tatacara penulisan surat yang baik dan benar, untuk itulah makalah ini
di buat dengan tujuan untuk mengetahui sistematika cara penulisan yang baik dan benar serta
kita dapat membedakan format dan jenis-jenis surat yang kita ketemui.

2
 BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Pengertian Surat Dinas
Dalam kehidupan sehari-hari manusia akan bergaul dengan sesamanya. Dalam
kedudukannya sebagai karyawan suatu insttansi, ia akan bergaul dengan tetangganya, dengan
ketua RT-nya, dengan ketua RW-nya dan seterusya. Dalam kedudukan sebagai anggota suatu
keluarga, ia akan bergaul dengan saudara-saudaranya dan dengan kedua orang tuanya.
Demikian pula, dalam rangkan menjamin suatu pemerintahan, suatu instansi atau suatu
dapartemen akan berkomunikasi dengan suatu instansi atau dapartemen yang lain karena
kedua belah pihak saling memerlukan. Dalam dunia bisnis dan dunia ekonomi terjadi
peristiwa yang sama. Berbagai perusahaan akan saling mengisi dan saling memesan barang
yang di produksi perusahaan lain, dan sebagainya.
Dalam pergaulan seperti yang di sebutkan di atas, manusia tidak terlepas dari saling
memberikan informasi, baik secara lisan maupun secara tertulis. Informasi secara lisan terjadi
jika si pemberi informasi berhadap-hadapan atau bersemuka dengan si penerima informasi.
Pemberian informasi melalui telepon , radio dan melalui televise masih tergolong ke dalam
pemberian informasi secara lisan. Selanjutnya, informasi secara tertulis terjadi jika pemberi
informasi tidak mungkin dapat berhadap-hadapan dengan penerima informasi dan tidak
mungkin menggunakan media seperti tertera di atas. Sarana komunikasi tertulis yang biasa
digunakan untuk keperluan seperti di gambarkan di atas terdiri dari beberapa macam, salah
satu di antaranya adalah surat. Jadi surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk
menyampaikan informasi dari satu pihak, (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain
(orang, instansi, atau organisasi).
Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut
kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan, surat semacam itu di sebut
surat dinas atau surat resmi.

2.2. Syarat-syarat Surat Dinas yang Baik

Surat dinas mempunyai beberapa syarat sebagai berikut :
1. Surat dinas sebaiknya menggunakan format yang menarik, tidak terlalu panjang, serta
memakai bahasa yang jelas, padat, adab, dan takzim.
2. Format surat dinas dikatakan menarik jika letak bagian-bagian surat teratur sesuai dengan
ketentuan, bagian-bagian surat dinas tidak di tempatkan seenaknya menurut keinginan
penulis.
3. Surat dinas di usahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan
menjemukan.

3
4. Bahasa surat dinas harus jelas maksudnya mudah di tangkap dan unsur-unsur dramatikal,
seperti subjek dan predikat di nyatakan secara tegas, serta tanda-tanda baca di gunakan
dengan tepat.
5. Bahasa surat dinas harus padat maksudnya langsung mengungkapkan pokok pikiran yang
ingin di sampaikan.
6. Bahasa surat dinas harus adab maksudnya pernyataan yang di kemukakan itu sopan dan
simpatik, tidak menyinggung perasaan si penerima.
Surat dinas merupakan suatu media untuk menyampaikan informasi. Informasi yang
di sampaikan secara tertulis dalam surat dapat berebntuk pernyataan, pemberitahuan,
pertanyaan, permintaan, permohonan, laporan dan lain-lain.
Informasi akan mencapai sasarannya jika bahasa yang di gunakan dapat
mengungkapkan isi surat sesuai dengan sifat surat serta kedudukan penulis dan pembaca surat
dinas.
2.3. Bagian-bagian Surat Dinas
Kepala surat, tanggal surat, nomor surat, lampiran surat, hal atau prihal surat, alamat
yang di tuju, Salam pembuka, paragraf pembuka surat, paragraf isi surat, paragraf penutup
surat, salam penutup, tanda tangan, nama jelas penanda tangan, jabatan penanda tangan,
tembusan dan, inisial
1. Kepala surat
Dalam kepala surat yang lengkap tercantum (biasanya sudah tercetak) :
a) Nama istansi atau badan
b) Alamat lengkap
c) Nomor telpon
d) Nomor kotak pos
e) Alamat kawat,dan
f) Lambing istansi atau logo
g) Alamat kantor
h) Nama bank dan
i) Jenis usaha
Kepala surat berguna untuk memberikan informasi kepada penerima surat tentang
nama,alamat,serta keterangan lainyang berkaitan dengan istansi atau badan pengirim surat.
2. Tangal surat
Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada si penerima surat kepada si
penerima surat kapan surat itu di tulis. Seperti di ketahui, pengirim surat kadang-kadang
cepat jika menggunakan prangko kilat atau kilat khusus, tapi kadang-kadang lambat jika
menggunakan prangko biasa. Adakalanya pengirim surat lambat sekali jika mengalami

4
 hambatan di perjalanan,seperti sulitnya transportasi atau alamat yang di tuju terletak di
daerah yang terpencil. Dengan tercantumnya tanggal surat, si penerima akaan mengetahui
berapa lama surat itu di perjalanan.
3. Nomor Surat
Setiap surat dinas yang keluar diberi nomor dan kode. Nomor dan kode surat berguna
untuk memudahkan mengatur menyimpan surat, memudahkan mencari surat itu kembali jika
di perlukan, dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar.
4. Lampiran
Penulisan lampiran setelah nomor surat berguna agar penerima surat dapat meneliti
dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang di lampirkan. Yang di lampirkan itu baik
berupa buku, fotokopy surat keterangan yang di perlukan, brosur, kuitansi,dan sebagainya.
5. Hal surat
Penulisan hal setelah lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui hal
yang di bicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat lengkapnya. Seperti
kata nomor dan lampiran, kata halpun harus diikuti tanda titik tanda titik dua. Hal surat harus
di tuliskan dengan singkat, tidak perlu di tulis panjang-panjang dan tidak di akhiri tanda baca
apapaun.
6. Alamat surat
Alamat (bagian dalam) surat di gunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus
menerima surat. Alamat yang dituju ini, sebenarnya tercantum pula dalam sampul surat.atau
alamat dalam sekaligus dapat berfungsi sebagai alat luar jika di gunakan sampul berjendela
7. Salam pembuka
Salam pembuka dapat diibaratkan dengan ucapan permisi, punten, atau ketukan pintu
ketika anda bertamu kerumah orang lain. Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis
surat sebelum penulis surat berkomunikasi. Salam pembuka dari surat-surat resmi perlu
dipertahankan karena bagian ini merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan adab.
Penulisan salam pembuka mengikuti aturan berikut. Salam pembuka di cantumkan
disebelah kiri satu garis tepi dengan nomor, lampiran, hal dan alamat surat. Huruf pertama
awal kata dituliskan dengan huruf capital,sedangkan kata yang lain di tuliskan kecil semua
kemudian salam pembuka itu di ikuti tanda koma.
8. Isi surat
Isi surat di sebut juga tubuh surat. Bagian inimerupakan bagian yang paling
menentukan tercapai atau tidaknya maksud penulis surat, sesuai dengan keinginan penulis
surat,tergantung pada jelas atau tidaknya bagian ini. Isi surat terbagi menjadi tiga bagian
yaitu:
a) paragraf pembuka

5
b) paragraph isi surat yang sesungguhnya
c) paragraph penutup
9. Salam penutup
Salam penutup berfungsi untuk menunjukan rasa hormat penulis surat setelah penulis
surat berkomunikasi dengan pembaca surat. Salam penutup di cantumkan di antara paragrn
tandatangan penutup dan tanda tangan pengirim. Salam penutup yang lazim di gunakan
dalam surat-surat dinas bermacam-macam bergantung pada posisi pengirim terhdp penerima
surat.
Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf capital, sedangkan kata-kata
lainya ditulis kecil. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma.
10. Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan
Surat dinas dianggap sah jika di tandatangani oleh pejabat yang berwewenang, yaitu
pemegang pimpinan atau instansi ,lembaga, atau organisasi. nama jelas penanda tangan jelas
dicantumkan di bawah tanda tangan dengan hanya huruf awal setiap kata di tulis capital,
tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apapaun. Dibawah nama penanda tangan di
cantumkan nama jabatan sebagi identitas penanda tangan tersebut. Juka akan di cantumkan
pula nomor induk pegawai pejabat yang bersangkutan, pencantumannya di antara nama jelas
dan jabatan. Akan tetapi, sebenarnya pencantuman NIP bukan merupakan suatu keharusan.

6
2.4 Contoh Surat Dinas

1. Surat Dinas Pemberitahuan

Surat pemberitahuan biasanya ditujukan kepada seluruh karyawan perusahaan. Bisa
berupa pengumuman kebijakan baru, pengumuman akan diadakan sebuah acara, atau
pemberitahuan hari libur. Berikut ini contoh surat pemberitahuan di sebuah perusahaan :

Surat Dinas Pemberitahuan

MAKMUR JAYA ABADI

Jl. Tunggul Ametung- Malang

Telp. 0341 333555 Fax. 0341 333666

Nomor : 007/KM/SP/55/XII/2018

Perihal : Pemberitahuan Perubahan Jam Kerja

Lampiran : 1 Bendel

Kepada Yth.

Seluruh Karyawan dan Staff PT. Makmur Jaya Abadi

Di tempat

Dengan hormat,

Dalam rangka meningkatkan kinerja dan perbaikan alokasi jam kerja. Maka diberitahukan
pada seluruh staff dan karyawan PT. Makmur Jaya Abadi agar membaca informasi terbaru
tentang perubahan sift agar tidak terjadi kekeliruan. Perubahan jam kerja dapat dilihat pada
lampiran surat dan keputusan ini tidak dapat diganggu gugat.

Demikian surat pemberitahuan dari kami dan harap maklum, atas perhatiannya, kami
ucapkan terima kasih.

Malang, 15 Desember 2018,

Pimpinan PT. Makmur Jaya Abadi,

Budi Jayadi

7
2. Surat Pengajuan Praktik Pengalaman Lapangan

POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTERIAN KESEHATAN SURABAYA

JURUSAN KEPERAWATAN
PRODI DIII KEPERAWATAN SOETOMO SURABAYA
Jalan Mayjend Prof. Dr. MOESTOPO 8C Surabaya
Telepon (031) 5030379, 5034222, 5017345 Kode Pos 60286

12 November 2018
Nomor : A.007/PH/PPL/POLTEKKESSBY/X/2018 Yth. Direktur RSUD Dr. Soetomo
Lampiran : Dua lembar Jalan Mayjend Prof. Dr. Moestopo 6-8
Hal : Pengajuan Praktik Pengalaman Lapangan di -
SURABAYA
Dengan hormat,
Sehubungan dengan pelaksanaan Praktik Pengalaman Lapangan (PPL)
sebagai tugas akhir yang wajib ditempuh oleh mahasiswa DIII Keperawatan
Soetomo Tahun Akademik 2018/2019, saya yang bertanda tangan dibawah
ini :

Nama : Desi Novita Saro

NIM : P27820119061

Tempat dan Tanggal Lahir : Madiun, 17 November 2000

Dengan surat ini saya mengajukan permohonan kepada Direktur

RSUD Dr. Soetomo agar dapat melaksanakan Program Pengalaman
Lapangan (PPL) selama dua bulan dengan waktu pelaksanaan mulai tanggal
29 Desemeber 2018 hingga 29 Februari 2019 di RSUD Dr. Soetomo yang
beralamat di Jalan Mayjend Prof. Dr. Moestopo Nomor 6-8 Surabaya.
Sebagai bahan pertimbangan, bersama ini saya lampirkan :

1. Fotokopi kartu mahasiswa

2. Kartu Hasil Studi terakhir dengan IPK (Indeks Prestasi Kumulatif)

8
 Demikian surat permohonan ini saya buat dengan sebenar-benarnya,
saya berharap Bapak/Ibu dapat memenuhi permohonan saya. Atas perhatian
dan kerbijaksanaannya saya sampaikan terima kasih.

Tembusan :
1. Direktur Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Surabaya
2. Arsip

Hormat saya,

Desi Novita Sari

NIM. P27820119061

9
 BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat
sebgai alat, oleh karna itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat
penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan di
tunjukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat
sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi.
Perlu di usahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negative terhadap
surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negative dalam organisasi.
B. Saran
Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam suatu
organisasi karna surat menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi dalam
organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih di utamakan untuk
lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi.
Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya
tujuan organisasi yaitu bisa bertahan dan bisa tumbuh berkembang.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Arifin, Zaenal. 1996. Penggunaan Bahasa Indonesia dalam SURAT DINAS. Jakarta:
AKADEMIKA PRESSINDO.

11