KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh

Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan saya kemudahan sehingga kami dapat
menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu. -Nya tentunya kami tidak akan sanggup untuk
menyelesaikan makalah ini dengan baik. Shalawat serta salam semoga terlimpah curahkan
kepada bagindatercinta kita yaitu Nabi Muhammad SAW yang kita nanti-nantikan syafa’atnya di
akhirat nanti.

Kami mengucapkan syukur kepada Allah SWT atas limpahan nikmat sehat-Nya, baik itu berupa
sehat fisik maupun akal pikiran, sehingga saya mampu untuk menyelesaikan pembuatan makalah
dengan judul “Makalah Bahasa Indonesia Tentang Menganalisis Surat Dinas”.

Kami tentu menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna dan masih banyak
terdapat kesalahan serta kekurangan di dalamnya. Untuk itu, kami mengharapkan kritik serta
saran dari pembaca untuk makalah ini, supaya makalah ini nantinya dapat menjadi makalah yang
lebih baik lagi. Kemudian apabila terdapat banyak kesalahan pada makalah ini saya mohon maaf
yang sebesar-besarnya.

Demikian, semoga makalah ini dapat bermanfaat. Terima kasih.

Penulis, 5 Mei 2021

Kelompok 10
 BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Surat sebagai sarana berkomunikasi tertulis, paling tidak melibatkan dua pihak yaitu
pengirim surat dan penerima surat. Surat dinas di dalamnya terkandung informasi tertentu
yang dapat berupa perintah, pemberitauhan, tugas, permintaan, teguran. Oleh karena itu,
surat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa yang efektif, bahasa yang baik dan
benar sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang berlaku. Bahasa surat dinas haruslah
bahasa ragam resmi atau bahasa ragam baku, dengan bahasa yang baku pesan surat akan
mudah dipahami dan terhindar dari kesalahan penafsiran. Dengan demikian, surat yang
baik adalah surat yang taat kaidah bahasa. Hal itu diharapkan menjadi surat yang
komunikatif sehingga komunikasi berjalan dengan lancar tanpa gangguan yang berarti.

Bahasa dinas atau resmi adalah ragam tulisan. Ini berarti bahasanya sudah memiliki tata
tulis atau tata aksara yang secara teratur dipakai dalam ragam tulisan. Kenyataannya,
menulis surat dinas tidak mudah dilakukan. Masih dapat ditemukan bahasa surat yang
tidak sesuai dengan kaidah bahasa yang baku sehingga menyebabkan kesalahan bahasa.
Hal ini masih dapat ditemukan dalam penulisan surat dinas di Kecamatan Geyer yang
menjadi objek kajian dalam penelitian ini. Masalah-masalah yang timbul dalam penulisan
surat dinas tersebut antara lain: 1) Ejaan yang mencakup kesalahan: a) penggunaan huruf
kapital, b) penggunaan tanda baca, c) penulisan huruf miring, d) Penulisan kata depan; 2)
Diksi atau pilihan kata yang mencakup kesalahan: a) ketidakbakuan kata, b)
ketidakhematan kata, c) ketepatan kata, d) keumuman kata.

B. Rumusan Masalah

1. Apa pengertian surat dinas?

2. Apa tujuan dari surat dinas?

 3. Apa fungsi dari surat dinas?

4. Apa saja ciri-ciri dari surat dinas?

5. Apa saja jenis-jenis surat dinas?

6. Bagaimana stuktur dari surat dinas?

7. Bagaimana contoh dari surat dinas?

8. Apa saja hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat dinas?

C. Tujuan pembelajaran
1. Untuk mengetahui pengertian dari surat dinas.
2. Untuk mengetahui tujuan dari surat dinas.
3. Untuk mengetahui fungsi dari surat dinas.
4. Untuk mengetahui ciri-ciri dari surat dinas.
5. Untuk mengetahui jenis-jenis surat dinas.
6. Untuk mengetahui bagaimana struktur surat dinas.
7. Untuk mengetahui contoh dari surat dinas.
8. Untuk mengetahui hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat dinas.
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Surat Dinas/Surat Resmi

Surat Dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah instansi atau lembaga tertentu
untuk keperluan dinas. Surat dinas juga dapat didefinisikan sebagai surat resmi yang berisi hal-
hal yang berhubungan dengan kedinasan dari lembaga atau instansi tertentu. Surat dinas
umumnya dikeluarkan oleh instansi pemerintah atau swasta untuk berbagai keperluan. Surat
dinas adalah surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau sebuah lembaga yang digunakan
untuk keperluan kedinasan. Dalam surat dinas berisi tentang keperluan kerja yang dikeluarkan
oleh instansi pemerintah maupun instansi swasta.

Isi surat dinas biasanya berisi pengumuman, pemberian izin, pemberian tugas dan lain
sebagainya. Jadi apabila ada surat yang ditujukan ke pihak lain dari suatu instansi yang
berhubungan dengan kepentingan tugas maka surat itu dinamakan surat resmi. Surat dinas
disebut dengan surat resmi karena sistem penulisan surat dinas harus ditulis dengan format dan
bahasa yang resmi.
 Surat Dinas adalah salah satu alat komunikasi yang tertulis yang digunakan untuk
menyampaikan warta tentang kedinasan, dibuat oleh pejabat organisasi/instansi pemerintah.
Karena surat dinas itu dibuat oleh seseorang dalam kedudukannya sebagai pejabat instansi,
pemerintah, maka surat dinas itu disebut juga surat jabatan. Di samping itu dikenal pula sebutan
surat resmi untuk surat dinas atau surat jabatan ini, karena surat dinas dikeluarkan oleh instansi
resmi pemerintah dalam arti bukan oleh suatu organisasi swasta.

Surat dinas adalah suatu surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga dengan
tujuan untuk keperluan dinas. Kita juga dapat mendefinisikan surat dinas sebagai surat yang
berisikan permasalahan kedinasan dan biasanya surat ini dibuat oleh instansi atau lembaga. Surat
dinas isinya ditujukan untuk keperluan kedinasan, baik itu pemerintah atau swasta.

Karena fungsi kedinasan tidak hanya berlaku di pemerintahan, akan tetapi berlaku juga di
instansi atau lembaga swasta. Biasanya isinya berupa urusan seperti penyampaian pengumuman,
pemberian suatu izin, pemberian tugas dan lain-lain. Oleh karena itu jika terdapat surat yang
dikirimkan dari satu pihak ke pihak lain yang isinya berhubungan dengan kepentingan tugas
ataupun kegiatan dinas suatu instansi, maka surat seperti itu disebut surat resmi.

B. Tujuan Surat Dinas/Surat Resmi

Tujuan utama penulisan surat dinas adalah untuk menyelesaikan masalah atau menvalnpaikan
intbrrnasi. Oleh karena itu, dalam menyusun surat dinas, pesan yang harus disampaikan harus
jelas tujuannya.

Tujuan surat dinas dikeluarkan adalah untuk keperluan menyampaikan pemberitahuan suatu izin,
pengumuman, penugasan dan lain-lain, kepada staff di instansi/lembaga terkait. Surat dinas
termasuk dalam kategori surat resmi karena penulisannya menggunakan format khusus dimana
bentuknya formal dan menggunakan bahasa baku atau resmi.

C. Fungsi Dan Kegunaan Surat Dinas/Surat Resmi

Secara umum fungsi surat dinas adalah Sebagaimana tercermin dalam rumusan pengertiannya
yaitu sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyamapaikan pesan atau informasi. Akan tetapi
secara khusus fungsi surat dapat disebut sebagai   berikut :

1. Surat dinas sebagai duta atau wakil penuli untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.

2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipka dan dapat dilihat lagi jika
diperlukan

3. Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat instruksi

4. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam diatas putih, terutama surat surat perjanjian

5. Surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan, yang selanjtunya sebagai
bukti sejarah, seperti pada surat surat tentang perubahandan perkembanagan suatu
instansi, yuridis dan adminstratif.

6. Sebagai arsip suatu instansi,dan masih banyak lagi.

D. Ciri ciri Surat Dinas/Surat Resmi

Kita dapat mengenali sebuah surat dari karakteristiknya yang berbeda dengan jenis surat lainnya.
Nah berikut ini ialah ciri-ciri surat dinas pada umumnya:

1. Terdapat kepala surat “kop surat” serta nama instansi/lembaga pada bagian kepala surat.

2. Surat dinas memiliki nomor surat dan juga lampiran sebagai berkas pendukung.

3. Surat dinas menggunakan bahasa baku dan resmi, serta dibuat dalam format tertentu.

4. Pada bagian surat terdapat salam pembuka dan salam penutup sebagai bentuk kesopanan
dalam berkomunikasi melalui surat.

5. Surat dinas harus dilengkapi dengan stempel atau cap dari instansi/lembaga yang
mengeluarkannya.
6. Bahasa yang dipergunakan adalah bahasa baku dan resmi

7. Adanya salam pembuka, seperti: Dengan hormat,…

8. Adanya salam penutup, seperti: Demikian surat ini…

9. Ada nomor surat

10. Lapiran bisa ada bisa tidak

11. Format surat tententu, biasanya format surat yang resmi

12. EYD yang digunakan benar

13. Adanya perihal yang jelas

14. Penggunaan cap atau stempel asli dari kantor/instansi tempat surat dibuat

15. Adanya kop surat disertai instansi/lembaga yang bersangkutan

16. Pemakaian media yang sesuai seperti ukuran, warna, jenis kertas, dan warna tinta

17 Bahasa yang dipakai singkat, lugas, dan jelas

18. Bahasa yang digunakan santun

19. Fakta boleh disajikan sesuai keperluan (bila benar-benar perlu).

E. Jenis jenis Surat Dinas/Surat Resmi

a. Surat Permohonan

Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya
permohonan kepadaseseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan izin,
permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu.
Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi lebih
tinggi. Sementara, untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut surat
permintaan atau penugasan. Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok- pokok berikut.

• Identitas pemohon

• Isi permohonan.

• Tujuan dan alasan pemohon.

• Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.

• Pernyataan kesungguhan dalam memohon.

b. Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu
diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita
sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat
pemberitahuan adalah sebagai berikut :

• Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat

• Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan
diberitahukan.

• Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan.

c. Surat Keterangan

Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi sesorang/barang yang

dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan
sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu dan surat keterangan pengalaman
kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas
permintaan seseorang yang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat keterangan
ini, harus disebutkan :

• Data pribadi dan jabatan pihak yang membuat keterangan.

• Data pribadi pihak yang diterangkan.

• Isi keterangan.

• Keterangan tanggal berlakunya surat.

• Pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.

d. Memo dan Nota Dinas

Memo merupakan singkatan dari kata memorandum yang berasal dari kata memory yang berarti
ingatan. Istilah nota bersal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat
khusus yang dipakai antarpejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut
berbeda dengan memo pribadi.

Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang
dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.

e. Surat Panggilan Kerja

Surat resmi yang bertujuan untuk memanggil seorang calon pegawai untuk melakukan
wawancara, pengujian dan keperluan lainnya terkait panggilan kerja.

f. Surat Perintah Perjalanan Dinas

Surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi/lembaga kepada pejabat tertentu untuk
melakukan perjalanan dinas. Umumnya perjalanan dinas dilengkapi dengan fasilitas pembiayaan
perjalanan dan fasilitas lainnya.

g. Surat Perjanjian Kerja

Surat resmi yang berisi kesepakatan untuk bekerja pada suatu perusahaan yang dilakukan dan
ditandatangani oleh calon pekerja dan pihak perusahaan. Surat ini umumnya dilengkapi dengan
ketentuan yang mengatur hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan.

F. Struktur Surat Dinas/Surat Resmi(seperti di Sekolah)

1. Kop Surat Atau Kepala Surat

Merupakan bagian teratas dari sebuah surat resmi, biasanya dipakai untuk membedakan
surat formal dan surat non formal. Kop surat terdiri dari logo, nama dan alamat instansi atau
lembaga. Yang dimana nama mengacu pada induk organisasi, serta pada kop surat terdapat
karakteristik atau ciri khas organisasi tersebut.

2. Tanggal surat

Terdiri dari nama, tempat dan tanggal dibuatnya surat tersebut.

3. Nomor

Terdiri dari kode, nomor urut surat yang dikeluarkan, identitas instansi atau lembaga dan
tahun dibuatnya surat tersebut.

4. Lampiran

Lampiran yaitu lembaran tambahan yang akan dilampirkan, dapat berupa lembaran kertas
lain atau dokumen lain. Jika tidak ada lampiran biasanaya diisi dengan tanda strip.

5. Perihal atau hal

Perihal merupakan isi pokok dari surat dinas, seperti misalnya ditujukan kepada siapa atau
untuk apa surat tersebut.

6. Alamat

Terdapat 2 (dua) macam penulisan alamat pada surat dinas, ada untuk perorangan dan ada
untuk instansi lain. Jika untuk surat rahasia kata “kepada” tak perlu dipakai sebab sudah ditulis
pada amplop. Jika untuk surat dinas terbuka maka memakai “kepada” lalu langsung saja
memakai nama instansinya. Akan tetapi jika ditujukan bagi orang banyak harus memakai kata
“bapak”, “ibu” dan sebagainya dan kata “Yth” digunakan jika surat ditujukan kepada orang
ataupun suatu jabatan.

7. Salam Pembuka
 Salam pembuka dipakai untuk menunjukan sopan santun maupun rasa hormat.

8. Isi surat

Isi dari surat haruslah sesuai dengan perihal.

9. Salam penutup

Salam penutup dipakai untuk menunjukan akhir dari isi surat.

10. Nama

Tulislah nama lengkap orang yang mengirim surat.

11. Tembusan

Tembusan dipakai jika surat tersebut memang membutuhkan tembusan. Tembusan yaitu
pihak-pihak yang mendapatkan tebusan ataupun salinan surat selain yang dialamatkan.

12. Inisial

Inisial ditempatkan pada bagian kiri dibawah tembusan surat (jika memang ada). Inisial
digunakan sebagai tanda pengenal, yang ditulis dengan cara disingkat antara nama pengonsep
surat dan pengetik surat. Inisial dapat juga menunjukan bahwa surat itu memang asli dibuat oleh
orang tersebut. Pada bagian ini biasanya tidak dapat dibaca, yang dapat membacanya hanya
orang yang dituju atau orang yang bersangkutan dengan si pembuat surat tersebut.

G. Contoh Surat Dinas Sekolah

PEMERINTAH PROPINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA

DINAS PENDIDIKAN SEKOLAH MENENGAH PERTAMA (SMP) NEGERI 1234

JAKARTA

Jl. Jaya 123 Jakarta, telp. (021) 555-12345

Jakarta, 20 September 2014

Nomor : 299/smp249/2014

Lampiran : –

Perihal : Undangan Wali Murid

Yth. Orang Tua / Wali Murid

SMP Negeri 1234 Jakarta,

Assalamu’alaikum Wr. Wb., salam sejahtera bagi kita sekalian

Dalam rangka memperingati hari ulang tahun SMP Negeri 1234 Jakarta, Kami pengurus OSIS
akan melakukan acara santunan kepada anak yatim piatu, dan mohon kiranya para Orang Tua /
Wali Murid dapat berpartisipasi dalam memberikan sumbangan, oleh karena itu kami mohon
kehadirannya pada :

Hari / tanggal : Senin / 22 september 2014

Tempat : Aula Serba Guna SMP Negeri 1234

Acara : Partisipasi dari Orang Tua / Wali Murid

Mengingat pentingnya acara tersebut, dimohon kehadirannya tepat pada waktunya, demikian
undangan ini , atas kehadiran dan partisipasinya kami mengucapkan terimakasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Mengetahui,

Kepada Sekolah SMP Negeri 1234 Jakarta

Ketua OSIS

Murdiono

H. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis Surat Dinas/Surat Resmi

Untuk menghindari kesalahan penempatan bagian-bagian surat resmi, ada beberapa hal yang
perlu kamu ketahui tentang penulisan surat jenis ini, di antaranya sebagai berikut :

1. Penulisan tanggal surat tidka perlu didahului nama tempat/kota jika nama kota telah tercantum
pada kop surat/kepala surat. Selain itu, angka tahun tidka perlu diikuti tanda baca apapun.

2. Apabila dalam surat ada yang dilampirkan, seperti kuitansi, brosur, atau fotokopi, pelampiran
tersebut cukup ditulis jumlahnya saja pada lampiran. Jika tidka ada yang dilampirkan berarti kata
lampiran tidak perlu dicantumkan dan penulisan langsung pada Nomor Surat dan Perihal.

3. Bagian hal atau perihal hendaknya dituliskan secara ringkas dengan init persoalan yang akan
dibahas di dalam surat.

4. Penulisan alamat surat sebagai berikut.

Penulisan alamat tidak perlu diawali dengan kata kepada karena sudah jelas bahwa alamat yang
ditulis adalah alamat yang dituju.

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan

surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi
yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan
ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat
sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi.
Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap
surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.
 B. Saran

Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam suatu
organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi
dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih diutamakan
untuk lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link
organisasi. Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung
tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh berkembang
(Growth).

DAFTAR PUSTAKA

Ritonga, Parlaungan, 2010. Bahasa Indonesia Praktis, Medan : Bartong Jaya

https://bbsulut.kemdikbud.go.id/wp-content/uploads/2019/08/Materi-Penyuluhan-Surat-Dinas-
1.pdf

https://www.google.com/url?
sa=t&source=web&rct=j&url=https://www.dosenpendidikan.co.id/surat-
dinas/&ved=2ahUKEwiI4KGJo7zvAhUXbn0KHXNNCQo4ChAWMAV6BAgGEAI&usg=AO
vVaw1NjbTzHA-Y3XS7CY5-EfdK

https://www.google.com/url?
sa=t&source=web&rct=j&url=https://www.pelajaran.co.id/2019/30/pengertian-surat-resmi-ciri-
fungsi-struktur-bagian-jenis-dan-
contohnya.html&ved=2ahUKEwiS7fapo7zvAhVGfX0KHcmDB-
wQFjAAegQIARAC&usg=AOvVaw3H_LQ_U9dODJiR7RbC7Mz8&cshid=1616154155227