TEKS SURAT DINAS

Surat dinas adalah jenis surat yang menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain diluar
organisasi yang bersangkutan.

Surat ini menjadi bukti resmi yang memiliki kekuatan hukum. Surat dinas dalam organisasi dapat menjadi
alat bukti historis dan mengingatkan aktivitas yang dilakukan oleh lembaga. Maka dari itu, surat ini
merupakan surat resmi yang harus dibuat dengan kaidah dan aturan yang sudah ditentukan, mulai
penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, serta dibuat dengan cermat sesuai keperluannya.

A. Fungsi dari penulisan surat dinas seperti yang akan dijelaskan di bawah ini :
1) Sarana informasi dan komunikasi antar-individu atau organisasi
Pada sebuah perusahaan/institusi/organisasi berskala besar, menginformasikan sebuah
pengumuman atau perintah kepada seluruh karyawan akan sulit dilakukan dengan pertemuan
langsung. Maka dari itu, tidak jarang pihak perusahaan memilih menggunakan surat dinas sebagai
sarana komunikasi. Selain sebagai bentuk formal dan profesional, surat dinas juga dirasa lebih
efektif karena seluruh informasi dapat disampaikan dengan baik tanpa perlu menyediakan waktu
untuk pertemuan.
2) Memberi perintah atau arahan yang bersifat mengikat
Dengan adanya surat dinas, seseorang yang menerima pesan tersebut biasanya sudah mengetahui
bahwa informasi di dalamnya adalah penting, konkret, dan bersifat mengikat. Dalam hal ini, pesan
yang disampaikan merupakan arahan dari beberapa pihak berwenang dan sudah disepakati
bersama. Jadi, keputusan yang ada dalam surat dinas bisa segera dijalankan oleh sang penerima
pesan.
3) Bukti tertulis atas suatu perintah dan bisa dipertanggungjawabkan
Selain sebagai media penyampaian informasi, surat dinas juga bisa dijadikan bukti tertulis bila
terjadi suatu permasalahan. Hal ini lantaran pesan yang dituliskan tersebut sudah disetujui oleh
pihak berwenang dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.

B. Ciri-ciri teks surat dinas yang bisa dipahami:

1) Memiliki kop surat (kepala surat) yang menyebutkan nama lembaga atau instansi yang
mengeluarkan surat resmi tersebut.
2) Menggunakan bahasa baku dan formal, sesuai kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar serta
Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).
3) Di dalam surat dinas, selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan
lampiran jika ada.
4) Dibuat dengan bahasa yang efektif namun tetap jelas supaya mudah dipahami konteksnya.
5) Tidak menggunakan bahasa implisit, tetapi menggunakan bahasa eksplisit dan dibuat dalam format
tertentu.
6) Pada beberapa kondisi tertentu, surat dilengkapi dengan stempel atau cap khusus
7) Dilengkapi dengan salam pembuka dan salam penutup sebagai bentuk kesopanan
C. Surat dinas dibagi lagi ke dalam beberapa jenis, yaitu:
a) Surat dinas berdasarkan tujuan penulisan
Jenis pesan dinas ini berupa surat undangan, edaran, perintah, pengumuman, keputusan, instruksi,
dan lain sebagainya.
b) Surat dinas berdasarkan tingkat kerahasiaannya
Dalam penulisannya, informasi dalam pesan dinas juga dibedakan berdasarkan tingkat
kerahasiaannya. Mulai dari biasa hingga sangat rahasia. Bila pesan sudah bersifat sangat rahasia,
artinya hanya pihak tertentu saja yang boleh membuka dan membacanya. Begitu pula sebaliknya.
c) Surat dinas berdasarkan tingkat urgensinya
Ketika ada informasi mendadak dan perlu arahan segera, surat dinas segera dibuat untuk
menyesuaikan kebutuhan. Informasi yang perlu disampaikan secepat mungkin akan masuk
kategori pesan sangat segera. Semakin kecil urgensinya, semakin biasa pula tingkat kepentingan
pesan tersebut harus disampaikan.

D. Struktur atau Unsur-unsur yang harus ada dalam surat dinas

Dibandingkan dengan surat pribadi, struktur surat dinas lebih formal dan terorganisir. Struktur
penulisan surat dinas, yakni:
a) Kop Surat (Kepala Surat)
Berisi logo institusi atau perusahaan, nama institusi atau perusahaan, alamat, nomor
telepon/email/fax milik institusi atau perusahaan.
b) Nomor Surat
Setiap lembaga, institusi, atau perusahaan yang mengajukan surat harus mengisi nomor surat.
Nomor surat ini berfungsi untuk memudahkan tracking untuk melihat berapa banyak surat yang
dikeluarkan oleh lembaga tersebut dalam kurun waktu satu tahun. Nomor surat akan kembali ke
nomor 1 lagi setiap pergantian tahun.
c) Tanggal Surat
Dalam surat dinas maupun surat resmi lainnya, harus terdapat tanggal surat sebagai informasi
kapan surat itu dibuat.
d) Perihal dan Lampiran
Hal atau perihal merupakan keterangan singkat tentang garis besar topik yang dibahas pada isi
surat. Sedangkan lampiran menunjukkan berapa banyak lembaran lampiran yang disertakan dalam
surat dinas tersebut (jika ada). Lampiran dapat berupa dokumen yang mendukung isi surat.
e) Alamat Tujuan
Alamat yang terdapat dalam surat dinas merupakan alamat tujuan lengkap sehingga dapat
mempermudah dalam proses pengiriman.
f) Salam Pembuka
Salam pembuka dalam surat dinas harus bersifat formal dan menggunakan bahasa yang sopan dan
baku.
g) Isi Surat
Sama seperti surat lainnya, bagian isi surat merupakan bagian inti yang paling penting dalam surat
dinas karena berisi informasi yang ingin disampaikan. Isi surat dinas harus menyampaikan
informasi secara jelas, namun tidak bertele-tele.
h) Salam Penutup
 Salam penutup pada surat dinas juga harus ditulis dengan bahasa formal yang baku dan sopan,
sama halnya dengan salam pembuka.
i) Keterangan Pengirim Surat
Pada bagian ini, diinfokan keterangan mengenai pengirim surat dari lembaga yang bersangkutan,
yaitu berupa nama, jabatan, dan tanda tangan pengirim surat.
j) Tembusan
Tembusan merupakan daftar pihak-pihak yang juga menerima salinan surat yang sama. Tembusan
dicantumkan jika surat dinas tersebut juga dikirimkan kepada pihak lain.
k) Inisial (Kode Singkatan Nama)
Inisial merupakan tanda atau kode pengenal berupa singkatan nama pengonsep surat dan pengetik
surat. Inisial berfungsi supaya ketika terjadi kekeliruan pada surat, maka pimpinan dari instansi
yang bersangkutan dapat dengan mudah mengembalikan kepada pembuat surat agar segera
diperbaiki.

E. Kaidah Kebahasaan Surat Resmi

Surat resmi mengacu pada kebahasaan yang baku. Selain menggunakan bahasa formal, beberapa hal
yang harus diperhatikan diantaranya :
a) Kata Ganti
Pada surat resmi, kata ganti yang digunakan adalah saya, anda, kami, kita, dan beliau.
b) Kata Sapaan
Untuk menyapa penerima surat resmi, penulis dapat menggunakan kata sapa istilah kekerabatan
seperti Bapak, Ibu, atau Saudara. Apabila penerima surat memiliki jabatan, maka bisa
menggunakan gelar yang tercantum. Contoh: dr. Yudha Amrullah, AKBP Ika Rusdiana, Menteri
Keuangan Sri Mulyani.
c) Huruf Kapital, Titik dan Tanda Koma
d) Huruf kapital digunakan pada awal kalimat, nama orang, hari dan bulan, nama tempat, dan nama
jabatan. Sedangkan tanda koma digunakan untuk memisahkan tempat dan tanggal, tempat dan
gelar, serta nama dan gelar. Nah, kalau titik adalah tanda baca yang harus ada di setiap akhir
kalimat dan singkatan.
 CONTOH TEKS SURAT DINAS

1. SURAT DINAS PEMBERITAHUAN/PENGUMUMAN

2. SURAT DINAS UNDANGAN
3. SURAT DINAS PERMOHONAN