Nama : Syipa Latipatus Saadah

NIM : 2008109041
Kelas : MPI 5/B
UAS MK. Koresponden
Dosen Pengampu : Dr. Amin Basir, M.A

1. Apa yang anda ketahui dengan korespondensi? Jawablah pertanyaan dengan

argumentasi yang memadai!

= Korespondensi adalah proses komunikasi yang dikirim melalui surat dari pihak satu kepada
pihak lainnya dengan nama jabatan pada suatu bentuk perusahaan atau organisasi maupun
bisa juga berupa nama perseorangan atau individu. Korespondensi pun menjadi bagian terkait
dengan alur komunikasi antar perusahaan yang menggunakan surat, korespondensi menjadi
bagian tentang cara penyampaian yang ingin disampaikan kepada orang lain atas nama
perusahaan.

Istilah korespondensi sekarang lekat dikenal sebagai surat menyurat yang ditujukan untuk
kepentingan bisnis. Namun, seluruh kegiatan menulis, membaca, dan mengirim surat disebut
sebagai korespondensi. Pada dasarnya korespondensi mengutamakan komunikasi antara dua
belah pihak dan membangun sebuah relasi atau hubungan. Bisa juga korespondensi dilakukan
untuk meminta suatu bantuan, permintaan, menanyakan kabar, dan lain-lain.

2. Mengapa kita membutuhkan korespondensi? Beri argumen yang memadai!

= Tentu korespondensi menjadi suatu hal penting yang sangat dibutuhkan oleh kita untuk
mendukung lancarnya komunikasi dalam perusahaan maupun antar perusahaan dalam
membangun hubungan kerja sama antara perusahaan yang satu dengan yang lainnya.

Karena dengan adanya korespondensi kita dapat membuat surat resmi dengan benar, dapat
membuat surat resmi dan tidak resmi, dapat membedakan surat yang resmi dengan yang tidak
resmi, bisa membuat surat dengan gaya bahasa yang formal maupun informal.
Dengan adanya surat korespondensi memiliki fungsi masing-masing dalam pembuatannya,
fungsi utamanya yaitu memiliki hubungan yang erat dengan pihak internal atau pihak
eksternal dari perusahaan tersebut.

Hubungan kerja sama tersebut dapat secara resmi dilihat atau dijelaskan pada surat
korespondensi yang ada pada perjanjian kerja sama.

Selain menunjukkan suatu hubungan keterkaitan, juga menghubungkan sebuah korelasi

dimana surat yang ada akan menunjukan dimana adanya perbedaan antara surat masuk dan
surat keluar yang ada pada suatu hubungan kerja sama.

Surat korespondensi dalam pembuatannya memiliki isi pesan tertentu yang dapat berisi
sebagai penyampaian pesan, penolakan, perintah, ataupun persetujuan dari pihak perusahaan
satu dengan perusahaan lainnya. 

3. Ditinjau dari segi keformalannya ada berapa model surat? Terangkan!

= Berdasarkan dari segi keformalannya, surat dibagi menjadi dua yaitu surat formal dan
informal.

1. Surat Formal

Surat formal disebut juga surat resmi. Pesan yang tertulis dalam surat resmi umumnya
menggunakan bentuk surat yang biasanya dipakai oleh lembaga atau instansi tertentu. Surat
formal digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi;
misalnya undangan, surat edaran, surat pemberitahuan, dsb. Surat formal memiliki ciri-ciri
sebagai berikut :

a. Surat ditulis menggunakan kop surat yang menjelaskan organisasi atau instansi yang
mengeluarkan surat tersebut.
b. Terdapat nomor surat, lampiran dan perihal yang jelas.
c. Menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang lazim.
d. Menggunakan ragam bahasa resmi.
e. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi terkait.
f. Memiliki aturan format yang baku pada setiap bagiannya.

Untuk mengetahui aturan formatnya, berikut bagian-bagian surat resmi :

 1) Kepala Surat/Kop Surat
2) Nomor surat,
3) Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat itu sendiri.
4) Hal, berisi perihal yang menjelaskan garis besar isi surat.
5) Tanggal surat, ditulis di sisi kanan sejajar dengan nomor surat.
6) Alamat yang dituju.
7) Pembuka/salam pembuka, ditulis dengan diakhiri tanda koma.
8) Isi surat
Isi surat merupakan uraian yang terdiri dari uraian hari, tanggal, waktu, tempat
dan hal-hal yang ingin disampaikan, ditulis menggunakan huruf kecil kecuali
penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah
menyesuaikan.
9) Penutup surat, terdiri dari : Salam penutup, jabatan pengirim surat, tanda
tangan, nama yang disertai dengan nomor induk pegawai (NIP)
10) Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang
adanya suatu kegiatan.

Surat formal memiliki beragam jenis sebagai berikut :

a) Surat Niaga
Surat niaga merupakan surat resmi yang digunakan bagi badan yang
menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa.
b) Surat Dinas
Surat dinas merupakan surat resmi yang digunakan untuk kepentingan pekerjaan
formal seperti instansi dinas dan tugas kantor.
c) Surat Lamaran Kerja
Surat lamaran kerja merupakan surat resmi yang dibuat dan dikirimkan oleh
seseorang untuk melamar pekerjaan di sebuah kantor, perusahaan atau instansi
tertentu.

2. Surat Informal

Surat informal atau tidak resmi merupakan sebuah surat pribadi yang di gunakan untuk
berkomunikasi dengan keluarga, sahabat ataupun teman sebaya. surat tidak resmi tidak
memiliki aturan struktur tertentu seperti surat resmi, bahasa yang di gunakan dalam surat
tidak resmi pun juga lebih santai. Surat pribadi memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

a. Tidak menggunakan kop surat.

b. Tidak mencantumkan nomor surat.
c. Menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang bervariasi.
d. Menggunakan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis surat.
e. Tidak memiliki aturan format yang baku.

4. Buat Surat Keputusan yang memenuhi standar!

 PT JAYA PROPERTI

Jl. Halimun II, Bandung

Telp. (022)7507412, Fax. (022)798666

KUTIPAN

SURAT KEPUTUSAN DIREKSI

No. 853/P.Dr/Int/II.8/13

TENTANG

PENGANGKATAN KARYAWAN TETAP PT JAYA PROPERTI

MANAGER HRD PT JAYA PROPERTI

Setelah melalui beberapa tahap evaluasi terhadap performa dan kinerja Saudara Kevin,
terhitung mulai tanggal 29 Desember 2022, PT Jaya Properti menetapkan bahwa Saudara telah
memenuhi kriteria untuk diangkat menjadi karyawan tetap, dengan ketentuan sebagai berikut:

Menimbang: Berdasarkan penilaian dan pengamatan obyektif terhadap Saudara Kevin

Mengingat: Berdasarkan Peraturan Perusahaan dan Anggaran Dasar

Memperhatikan: Kebutuhan mengenai Sumber Daya Manusia di PT Jaya Properti

MEMUTUSKAN

1. Mengangkat Saudara Kevin sebagai karyawan tetap dengan jabatan Sales Marketing
2. Kepada Saudara diberikan No. Register 2380976 golongan III
3. Mendapat gaji sesuai dengan ketentuan yang berlaku
4. Hal lain yang berhubungan dengan kewajiban dan hak mengikuti aturan yang sudah
ditetapkan
5. Surat keputusan ini berlaku sejak 29 Desember 2022

Bandung, 29 Desember 2022

Manager HRD PT Jaya Properti

5. Terangkan apa fungsi surat dalam kehidupan masyarakat sehari-hari?

= Fungsi Surat dalam kehidupan sehari-hari

1. Alat Komunikasi dan Informasi

Tujuan utama dibuatnya surat tidak lain adalah untuk menyampaikan suatu informasi.
Sedangkan isi dari informasi tersebut dapat bermacam-macam, tergantung dari tujuan si
penulis surat itu sendiri.

2. Bukti Tertulis

Surat sering kali dijadikan sebagai bukti hitam di atas putih yang tidak jarang memiliki
ketetapan hukum yang kuat di mata negara seperti surat perjanjian, kuitansi, faktur, tanda
terima dan lain sebagainya.

3. Referensi

Surat-surat penting biasanya akan diarsipkan di suatu tempat oleh suatu lembaga, organisasi
atau perusahaan. Surat-surat tersebut akan digunakan kembali dikemudian hari sebagai
referensi atau pun pertimbangan dalam mengambil sebuah keputusan.

4. Alat Promosi

Surat juga berfungsi sebagai suatu sarana promosi. Hal ini biasanya dilakukan oleh suatu
perusahaan untuk menawarkan bisnisnya kepada perusahaan lain atau pun calon client yang
profitable bagi perusahaan mereka.

6. Tuliskan kalimat-kalimat pendahuluan dalam surat dan jelaskan !

= Kalimat pendahuluan surat berfungsi sebagai pengantar isi surat yang mengajak pembaca
untuk memperhatikan pokok isi surat. Untuk menyampaikannya, Anda harus menggunakan
bahasa Indonesia yang baik dan benar sesuai kaidahnya

Kalimat pendahuluan yang digunakan dalam surat dinas hendaknya sesuai dengan kaidah
bahasa. Kalimat untuk itu sekurang-kurangnya memiliki subjek, dan predikat. Selain itu,
kalimat yang digunakan tidak perlu berbelit-belit.

Contoh kalimat pendahuluan :

(1a) Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 22 Desember 2022, No. 225/U.IV/2022,
tentang permintaan tenaga pengajar bahasa Indonesia untuk orang asing, kami ingin
menanggapi beberapa hal sebagai berikut.

(2a) Berkenaan dengan surat Saudara tanggal 17 Desember 2022, No.257/F/III/2022, tentang
pencalonan peserta Seminar Lingkungan Hidup di Jakarta, kami beri tahukan bahwa semua
peserta yang Saudara usulkan dapat kami terima.

(3a) Kami beri tahukan bahwa rapat pemegang saham PT Malabar dibatalkan karena
pembukuan keuangan belum semua dilaporkan.

7. Sebutkan ada berapa manfaat arsip dan terangkan!

= Manfaat Arsip

Arsip tidak hanya bermanfaat sebagai sumber informasi. Arsip memiliki kegunaan, antara
lain:

1. Sebagai sumber informasi 

Sumber informasi adalah medis yang berperan penting bagi seseorang dalam menentukan
sikap dan keputusan untuk bertindak. Anda bisa memperoleh sumber informasi secara bebas
dari teman, kerabat, guru, buku-buku, film atau video, termasuk arsip.

Arsip bermanfaat sebagai sumber informasi penting yang menyangkut suatu kegiatan maupun
organisasi. Misalnya, arsip yang berisi surat pertemuan dan surat undangan.

2. Sebagai sumber yuridis 

Sumber yuridis bisa diartikan sebagai sumber hukum. Arsip bermanfaat sebagai sumber
yuridis, karena bisa menjelaskan hak dan kewajiban yang harus dilakukan oleh pihak
bersangkutan. Misalnya, arsip surat perjanjian hutang piutang atau surat perjanjian kerja dan
sebagainya.

3. Sebagai sumber sejarah 

Sejarah adalah kajian tentang masa lampau, khususnya berkaitan dengan manusia. Arsip bisa
menjadi sumber sejarah yang harus dilestarikan, diabadikan atau disimpan dengan baik.
Misalnya, arsip surat serah terima jabatan atau sejarah terbentuknya sebuah perusahaan.
4. Sebagai sumber ilmu pengetahuan 

Ilmu pengetahuan adalah usaha-usaha sadar untuk menyelidiki, menemukan dan

meningkatkan pemahaman manusia dari berbagai segi kenyataan dalam alam manusia. Segi-
segi ini dibatasi agar dihasilkan rumusan yang pasti.

Arsip juga bisa berisi tentang ilmu pengetahuan yang harus disimpan bila sewaktu-waktu
dibutuhkan. Misalnya, arsip karya penelitian atau laporan hasil uji coba.

8. Tuliskan macam-macam kalimat dalam alinea penutup dengan beberapa contohnya!

= Alinea penutup merupakan alinea-alinea yang mengakhiri atau menutup suatu wacana atau
karangan. Alinea ini merupakan kebulatan dari masalah-masalah yang dikemukakan pada
bagian wacana atau karangan sebelumnya.

Selain itu alinea penutup juga harus mengandung kesimpulan yang benar-benar mengakhiri
uraian wacana atau karangan tersebut.

Karena bertugas untuk mengakhiri suatu wacana, makna alinea penutup yang baik ialah yang
tidak terlalu panjang, tetapi juga tidak terlalu pendek. Akan tetapi, alinea penutup harus
menimbulkan kesan tersendiri bagi para pembaca.

Alinea penutup pada dasarnya merupakan bentuk penegasan atau kesimpulan dari isi surat.
Selain itu, alinea penutup juga dapat mengandung suatu harapan atau ucapan terima kasih
atas semua hal yang dikemukakan dalam isi surat itu.

Fungsi alinea penutup ini sebetulnya merupakan kunci dari isi surat. Dengan adanya alinea
penutup berarti perbincangan telah selesai. Jadi, apabila surat yang tidak menggunakan alinea
penutup seakan – akan terasa belum selesai.

Beberapa contoh alinea penutup:

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Atas bantuan Saudara, terlebih dahulu kami mengucapkan terima kasih.

Sambil menunggu pesanan Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Kami harap hal ini mendapat perhatian Saudara sepenuhnya, dan tak lupa kami ucapkan
terima kasih.

Sebagai pelengkap surat yang telah ditutup, maka satu hal lagi yang perlu diperhatikan adalah
tanda tangan penanggung jawab atau pengirim. Tanda tangan adalah bagian penting dalam
penutup surat. Surat hanya sah bila ditandatangani oleh orang atau pejabat yang berwenang
untuk itu.

Tanda tangan penanggung jawab surat ini diletakkan setelah kata penutup. Untuk surat niaga,
umumnya didahului dengan kata “Hormat kami”, yang lazimnya diikuti oleh nama
perusahaan. Di bawah tanda tangan ini, kemudian juga perlu dituliskan nama terang serta
jabatan si penanda tangan.

Sementara untuk surat dinas pemerintahan, maka tanda tangan surat tidak perlu didahului
oleh kata “Hormat kami”. Akan tetapi, cukup hanya dengan menyebutkan nama jabatan atau
kantornya yang kemudian oleh nama terang di bawang tanda tangan.