NAMA : NUR AZIZAH

NIM : 042451827

TUGAS 2. EKMA4159 KOMUNIKASI BISNIS

1. Apa yang dimaksud dengan surat dinas, dan apa saja komponen yang harus ada dalam
surat dinas?

 Surat dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah instansi atau
lembaga yang berisi hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan dari lembaga
atau instansi tertentu. Surat dinas merupakan sarana komunikasi tertulis dalam
menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain. Dapat berupa orang
pribadi kepada lembaga atau instansi dan sebaliknya.

 Komponen yang harusadadalamsuratdinas :

 Kepala surat
Pada bagian ini biasanya memuat: Nama instansi atau jabatan, Alamat
instansi atau jabatan, Nomor telepon, Nama alamat instansi, serta Nama
kotak pos.

 Tanggal surat
Bagian ini berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat
mengenai kapan surat tersebut ditulis (penulisan tanpa ada penyingkatan).
Misalnya November menjadi Nov, atau sejenisnya.
Ditulis dengan lengkap, menjadi 11 November 2020.

 Nomor surat
Bertujuan untuk memudahkan mengatur penyimpanan dan pengarsipan
surat, sehingga memudahkan apabila harus mencari surat tersebut saat
diperlukan.
Penulisannya dianjurkan seperti berikut:
Nomor: 019.1/1350/VII/2020/Uniflazz

 Lampiran
Penulisan lampiran terletak di bawah nomor surat yang berguna untuk
mengingatka npenerima surat dan melihat kembali apa saja dan berapa
banyak dokumen yang dilampirkan.
Berikut contoh penulisan lampiran yang benar:
Lampiran : Satu Berkas
Lampiran : Dua Eksemplar

 Perihal surat
Penulisan perihal surat ada setelah lampiran yang berguna untuk
mengetahui maksud tujuan yang akan dibahas di dalam surat dinas
tersebut, misalnya:
 Perihal: Permintaan Bantuan Tenaga Pengajar FKIP Bahasa Inggris Unibos
Makassar.

 Nama dan alamat yang dituju

Untuk menunjukkan kepada siapa kita akan mengirimsurat. Penulisan
alamat sebaiknya mematuhi aturan, sebagai berikut:
Hindari penyingkatan pada alamat, tulislah dengan jelas dan lengkap
Menggunakan sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Saudari
Namun jika terdapat gelar atau pangkat, maka tidak perlu ditambah
sapaan, contoh:
Yth. Prof. Dr. Mariana Zulkifli
Yth. Bapak Zaenal Abidin

 Salampembuka
Merupakan ucapan pembuka untuk memulai sebuah surat. Bagian ini
menjadi salah satu pertanda suratdinas yang kita kirim sopan dan beradab
atau tidak.
Usahakan gunakan kata-kata permulaan, seperti "Dengan hormat" atau
"Salam sejahtera" dan sejenisnya.

 Isi surat
Berisi pokok dari pembahasan suatu surat.
Oleh sebab itu, di bagian ini akan terlihat jelas tersampaikan atau tidaknya
tujuan dan keinginan dari pengirim surat tersebut.
Isi surat dinas dibagi menjadi tiga bagian, yaitu paragraf pembuka,
paragrafisi, dan paragraf penutup.

 Salam penutup
Bertujuan untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat dinas kepada
penerima surat. Biasanya, jenis surat seperti ini ditutup dengan kata-kata,
seperti:
Hormat kami
Salam sejahtera
Salam kami

 Tanda tangan, namajelas, dan jabatan

Bagian ini adalah tempat bagi pengirim untuk menunjukkan identitasnya
kepada penerima surat.
Selain sebagai penunjuk identitas, surat dinas juga dianggap sah jika
ditandatangani oleh orang-orang yang bersangkutan dalam suatu instansi
atau organisasi.
Berikut contoh penulisannya:
Kepala Dinas Kesehatan Kota Bandung,
Dr. H. Rinno Ilham, M.Si
Pangkat. ...
NIP. ......

 Tembusan
Kata tembusan biasanya terdapat di sebelah kiri pada bagian kaki surat
 dinas yang lurus dengan nomor surat, lampiran, dan perihal, serta sejajar
dengan penandatangan surat.
Sebagai contoh, berikut penulisan tembusan yang benar:
Tembusan:
1. Rektor Universitas Indonesia
2. Dekan FISIP Universitas Indonesia

2. Apa yang dimaksud dengan memo, dan bagaimana cara membuat memo yang efektif?

 Memo/memorandum/pengingat adalah sebuah pesan singkat yang biasanya

digunakan untuk menyampaikan keputusan atau prosedur ke seluruh pegawai
ataupun pihak dalam suatu organisasi atau perusahaan.
Berbeda dengan email, memo merupakan pesan yang dikirim ke seluruh
karyawan di departemen maupun di perusahaan.
Biasanya, memo disampaikan dari pimpinan kepada pimpinan atau dari
pimpinan kepada karyawannya. Memo juga dapat dikirim ke orang atau
perusahaan yang memiliki hubungan dekat atau lama seperti klien kerja,
vendor, atau konsultan.

 Cara membuat memo yang efektif

Terdapat hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat memo, yaitu : 1)
selalu menggunakan kata yang jelas dan mudah dimengerti; 2) ditulis dengan
ringkas, jangan membuang waktu pembaca; 3) menghindari bahasa gaul,
gunakan bahasa yang formal dan sopan; 4) menggunakan huruf capital untuk
memberi penekanan pada detail yang penting; 5) tidak memerlukan tanda
tangan untuk mengakhirinya; 6) diakhiri dengan kata-kata yang sopan; 7) baca
dan cek kembali sebelum mengirimnya.

 Langkah-langkah membuat memo yang benar dan efektif

 Mulailah dengan header/tajuk yang jelas berisi penerima yang dituju

 Tulis kalimat pembuka atau pengantar menggunakan kalimat deklaratif

untuk mengumumkan topik utama

 Sertakan paragraf isi mengenai poin diskusi yang menguraikan

gagasan utama dari topik memorandum. Tulislah paragraf pendek agar
lebih mudah dibaca

 Sertakan paragraf isi dengan menguraikan informasi menjadi bagian

yang lebih kecil

 Akhiri dengan ringkasan dari informasi yang disampaikan

 Tutup dengan nama, alamat email, dan nomor telepon untuk

mempermudah jika ada yang perlu menghubungi.
3. PT. XYZ adalah sebuah perusahaan besar yang bergerak di bidang produksi dan
penjualan elektronik. Perusahaan tersebut ingin menjalin kerjasama dengan
perusahaan saudaranya di Jepang, yaitu PT. ABC. Anda adalah seorang staf dari PT.
XYZ yang ditugaskan untuk mengirimkan surat permintaan kerjasama kepada PT.
ABC. Buatlah surat permintaan kerjasama yang tepat berdasarkan prinsip-prinsip
korespondensi bisnis

Surat Dinas PT. XYZ

Jalan Soekarno Hatta 530 Bandung
Telp. (021) 3046157 email : ptxyz123@gmail.com

Jumat, 19 Mei 2023

1 Hal : Permintaan Kerjasama

Kepada
Yth. Direktur PT. ABC
Di Tempat

Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya keinginan PT. XYZ untuk memperluas jaringan
kerjasama di bidan produksi dan penjualan elektronik, kami mengajukan permohonan
kerjasama dengan PT. ABC.

Sebagai informasi, PT. XYZ merupakan perusahaan besar yang telah berdiri sejak
tahun 1980 dan telah memiliki pengalaman dalam menghasilkan produk-produk
elektronik yang berkualitas dan inovatif.

Kami percaya bahwa dengan membangun kerjasama ini akan memberikan manfaat
yang besar bagi kedua perusahaan, serta dapat memperkuat posisi masing-masing
perusahaan di pasar global.

Kerjasama ini mencakup beberapa hal seperti penyediaan bahan baku, pengembangan
produk baru, dan pemasaran produk-produk yang dihasilkan oleh kedua belah pihak.

Kami sangat mengharapkan adanya tanggapan positif dari PT. ABC terkait dengan
usaha kerjsama ini.

Demikianlah surat permohonan kerjasama ini kami sampaikan.

Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terimakasih

 Hormat kami,

Nur Azizah
Manager

4. Andi akan melakukan presentasi bisnis tentang produk baru yang ingin dijual oleh
perusahaan tempatnya bekerja. Uraikan hal penting apa saja yang perlu dipersiapkan
Andi untuk menyajikan presentasi bisnis yang efektif?

Faktor yang mempengaruhi presentasi adalah faktor psikologis (keinginan dan

percaya diri), faktor fisik (penampilan), faktor logis (skenario), dan faktor teknis
(teknis presentasi apa yang kita pilih).

 Faktor Psikologis

Faktor psikologis jelas sangat mempengaruhi keberhasilan presentasi.

Bagaimana kita bisa meyakini isi presentasi seseorang bila penyajiannya
sendiri terlihat tidak percaya diri, gerogi, atau sering membuat kesalahan?
Maka dari itu Andi perlu menanamkan rasa percaya diri dengan
memperbanyak latihan seperti membaca teks presentasi di depan cermin.

 Faktor Fisik

Untuk menunjukkan penampilan kita meyakinkan dalam melakukan presentasi

ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu melakukan kontak mata dan
melihat wajah khalayak dengan penuh percaya diri, mengenakan pakaian yang
sopan, bersikap santai dan tidak dibuat-buat.

 Faktor Logis

Skenario yang disusun hendaknya memperhatikan hal-hal berikut, seperti

 Alur, yang menunjukkan dengan jelas judul, tujuan, isi, metode dan
kesimpulan dalam skenario yang disusun

 Konsep yang akan disajikan dalam bentuk gambar atau citra bergerak

 Logis sehingga bisa dipahami usulan atau gagasan sesungguhnya

 Bantuan visual yang digunakan untuk memberi pemahaman yang lebih

baik atau apa yang dipresentasikan

 Faktor Teknis

 Menatap pada khalayak dengan senyum

  Berbicara dengan suara yang cukup terdengar oleh khalayak dan
menghindari untuk melihat catatan

 Menjaga kontak mata dengan bagian tertentu dari khalayak untuk

menegaskan penerimaan dan persetujuan khalayak

 Menyajikan butir-butir pokok presentasi untuk mengajak khalayak

fokus pada bagian tertentu dari presentasi.

Sumber :

Modul EKMA4159 Komunikasi Bisnis

https://www.gramedia.com/literasi/surat-dinas/

https://www.cnnindonesia.com/edukasi/20230306125325-569-921447/memahami-fungsi-
dan-bagian-bagian-surat-dinas

https://www.linovhr.com/memo-adalah/