Nama: Rizki Budiman

NIM: 044815638
Mata Kuliah: Komunikasi Bisnis
Sesi 5 Tugas 2

TUGAS TURORIAL KE-2

PROGRAM STUDI MANAJEMEN
SEMESTER 2023.1

SOAL

1. Apa yang dimaksud dengan surat dinas, dan apa saja komponen yang harus ada dalam
surat dinas?

Jawab:
Surat dinas adalah salah satu bentuk komunikasi resmi yang digunakan oleh instansi
pemerintah, swasta, atau lembaga untuk kepentingan bisnis atau administratif. Surat dinas
biasanya dikirimkan antara satu instansi dengan instansi lainnya, atau antara satu bagian
dengan bagian lain dalam satu instansi.
Komponen yang harus ada dalam surat dinas antara lain:
1. Kop surat
Kop surat berisi identitas instansi atau perusahaan yang mengirimkan surat dinas,
seperti logo, nama instansi atau perusahaan, alamat, nomor telepon, dan faksimili.
2. Nomor Surat
Nomor surat adalah pengenal surat dinas yang digunakan untuk memudahkan
pencatatan dan pengecekan. Nomor surat biasanya terdiri dari kode singkatan instansi
atau perusahaan, nomor urut, dan tahun.
3. Hal
Hal merujuk pada pokok atau tujuan surat dinas yang hendak disampaikan. Hal harus
disampaikan secara jelas dan singkat agar penerima surat dapat memahami maksud dan
tujuan surat dengan mudah.
4. Isi Surat
Isi surat dinas berisi informasi atau pesan yang ingin disampaikan oleh pengirim surat.
Isi surat harus disusun secara runtut, padat, dan jelas agar mudah dipahami oleh
penerima surat.
5. Lampiran
Lampiran adalah dokumen yang dilampirkan pada surat dinas, seperti laporan,
proposal, atau dokumen pendukung lainnya. Lampiran harus disebutkan secara jelas
dan lengkap dalam isi surat dan disusun dengan rapi agar tidak tercampur dengan
dokumen lain.
6. Tanda
Tangan Tanda tangan pada surat dinas menandakan bahwa surat dinas tersebut sah dan
benar-benar berasal dari instansi atau perusahaan yang dimaksud. Tanda tangan
biasanya dilakukan oleh pejabat yang berwenang dalam instansi atau perusahaan
tersebut.
7. Tembusan
Tembusan adalah salinan surat dinas yang disampaikan kepada pihak lain selain
penerima surat. Tembusan biasanya disampaikan kepada pihak yang terkait atau
memiliki kepentingan terkait isi surat dinas.
Nama: Rizki Budiman
NIM: 044815638
Mata Kuliah: Komunikasi Bisnis
Sesi 5 Tugas 2

2. Apa yang dimaksud dengan memo, dan bagaimana cara membuat memo yang efektif?

Jawab:
Memo adalah singkatan dari memorandum, yang merupakan sebuah dokumen bisnis yang
digunakan untuk mengirim informasi atau pesan secara internal dalam sebuah organisasi
atau perusahaan. Memo biasanya digunakan untuk memberikan informasi penting,
menjelaskan kebijakan baru, atau memberikan perintah kepada karyawan atau rekan kerja.
Untuk membuat memo yang efektif, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:
1. Judul yang jelas: Pastikan judul memo mencerminkan isi pesan dengan jelas dan
singkat. Judul yang jelas akan membantu penerima memo untuk memahami isi pesan
yang ingin disampaikan.
2. Struktur yang mudah dipahami: Memo harus memiliki struktur yang mudah dipahami
oleh penerima. Gunakan paragraf pendek, kalimat yang jelas, dan poin-poin yang
teratur.
3. Tujuan yang jelas: Sampaikan tujuan memo Anda dengan jelas dan singkat. Sampaikan
pesan utama di awal memo.
4. Gunakan bahasa yang mudah dipahami: Memo harus ditulis dengan bahasa yang
mudah dipahami oleh semua penerima. Hindari penggunaan kata-kata teknis atau
jargon yang mungkin sulit dipahami oleh semua orang.
5. Gunakan format yang tepat: Memo harus memiliki format yang tepat dan sesuai
dengan aturan organisasi atau perusahaan. Pastikan menggunakan format yang sesuai
untuk memo internal.

3. PT. XYZ adalah sebuah perusahaan besar yang bergerak di bidang produksi dan penjualan
elektronik. Perusahaan tersebut ingin menjalin kerjasama dengan perusahaan saudaranya di
Jepang, yaitu PT. ABC. Anda adalah seorang staf dari PT. XYZ yang ditugaskan untuk
mengirimkan surat permintaan kerjasama kepada PT. ABC. Buatlah surat permintaan
kerjasama yang tepat berdasarkan prinsip-prinsip korespondensi bisnis

Jawab:

PT. XYZ ELECTRONIC

Jl. Raya Teuku Umar No.43 Cibitung Bekasi
Telp. (0271) 26787842, Fax. (0127) 35678939
E-mail: xyzelectronic@gmail.com

Nomor: 01/ELC/V/23 Bekasi, 20 Mei 2023

Kepada Yth,

PT. ABC Electronic

4-chome-5-11 Midori, Sumida City
Tokyo
Nama: Rizki Budiman
NIM: 044815638
Mata Kuliah: Komunikasi Bisnis
Sesi 5 Tugas 2

Dengan hormat,

Dalam rangka meningkatkan kinerja dan pengembangan perusahaan, kami PT. XYZ
Electronic mengajukan permohonan kerjasama dengan PT. ABC Electronic yang
bergerak di bidang yang sama. Kami melihat bahwa perusahaan Bapak/Ibu memiliki
reputasi yang baik dalam industri yang sama dengan kami.

Kami berharap dapat menjalin kerjasama yang saling menguntungkan dan memperkuat
hubungan antara kedua perusahaan. Adapun bidang kerjasama yang kami tawarkan adalah
sebagai berikut:
1. Pertukaran informasi teknologi dan produk terbaru.
2. Pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia.
3. Pengembangan produk bersama.

Kami yakin dengan pengalaman dan keahlian yang dimiliki oleh PT. ABC Electronic,
kerjasama ini akan memberikan hasil yang positif bagi kedua belah pihak.
Demikian surat permintaan kerjasama ini kami sampaikan, atas perhatian dan
kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. Kami berharap dapat menjalin kerjasama yang
baik dengan PT. ABC Electronic segera mungkin.

Hormat kami,

Rizki Budiman
Manajer

4. Andi akan melakukan presentasi bisnis tentang produk baru yang ingin dijual oleh
perusahaan tempatnya bekerja. Uraikan hal penting apa saja yang perlu dipersiapkan Andi
untuk menyajikan presentasi bisnis yang efektif?

Jawab:
Untuk menyajikan presentasi bisnis yang efektif, Andi perlu mempersiapkan beberapa hal
penting berikut:
1. Tujuan Presentasi
Andi perlu menentukan tujuan presentasi bisnis yang ingin dicapai. Apakah presentasi
tersebut untuk memperkenalkan produk baru, meyakinkan investor, atau memperoleh klien
baru? Dengan menentukan tujuan, Andi dapat mengarahkan presentasinya pada pesan yang
jelas dan terfokus.

2. Target Audiens
Andi harus mengetahui siapa audiens yang akan hadir dalam presentasi bisnis. Apakah
audiens terdiri dari investor, pelanggan potensial, atau karyawan perusahaan? Dengan
mengetahui target audiens, Andi dapat menyesuaikan pesan dan strategi presentasinya agar
Nama: Rizki Budiman
NIM: 044815638
Mata Kuliah: Komunikasi Bisnis
Sesi 5 Tugas 2

lebih efektif.

3. Riset dan Analisis Pasar

Sebelum presentasi, Andi harus melakukan riset dan analisis pasar terhadap produk baru
yang ingin dijual. Andi harus mengetahui kebutuhan dan keinginan pasar, serta mengetahui
kelebihan dan kekurangan produk yang ditawarkan. Dengan melakukan riset dan analisis
pasar, Andi dapat lebih memahami pesan yang ingin disampaikan dan membuat strategi
presentasi yang lebih efektif.

4. Desain Presentasi
Desain presentasi bisnis yang efektif harus menarik dan mudah dipahami oleh audiens.
Andi perlu memilih desain presentasi yang tepat serta menggunakan grafis dan visualisasi
yang menarik untuk membantu menyampaikan pesan secara lebih jelas dan efektif.

5. Latihan Presentasi
Terakhir, Andi harus mempersiapkan diri dengan melakukan latihan presentasi sebanyak
mungkin. Dalam latihan presentasi, Andi dapat memperbaiki cara penyampaian, mengatur
waktu, dan memastikan bahwa pesan yang ingin disampaikan dapat dikomunikasikan
dengan jelas dan efektif.
Dengan mempersiapkan hal-hal diatas, Andi dapat menyajikan presentasi bisnis yang
efektif dan berhasil menarik perhatian audiens serta mencapai tujuan yang diinginkan.