LEMBAR JAWABAN TUGAS 2

“ KOMUNIKASI BISNIS ”

Nama : Putu Yesa Sugiantari Yati

NIM : 045236584
Semester : 2 (Dua)
Program Studi : Manajemen
Matakuliah : Komunikasi Bisnis

UNIVERSITAS TERBUKA
JALAN GURITA SESETAN DENPASAR
1. Apa yang dimaksud dengan surat dinas, dan apa saja komponen
yang harus ada dalam surat dinas
Surat dinas adalah surat yang tidak dibuat individu atau seseorang. Tujuan surat dinas adalah
untuk keperluan kedinasan, baik pemerintah maupun swasta. Bahasa yang digunakan dalam
surat dinas bersifat resmi yaitu menggunakan bahasa Indonesia baku ragam resmi.

KOMPONEN SURAT DINAS

1. Kepala Surat
Disebut kepala surat karena letaknya berada di bagian paling atas dari sistematika surat dinas.
Biasanya memuat nama instansi/organisasi, alamat, nomor telepon, faks, kode pos dan logo
(jika ada) yang ditulis di tengah-tengah bagian kertas.

2. Tanggal Surat
Tanggal surat tidak didahului dengan nama kota karena informasi tentang nama kota sudah
tercantum di dalam kepala surat. Tanggal surat harus ditulis dengan lengkap mencakup
tanggal, bulan, dan tahun.

3. Nomor Surat
Nomor surat untuk setiap instansi/organisasi berbeda-beda sesuai dengan ciri/identitas kantor
tersebut. Umumnya memuat nomor surat keluar, singkatan nama instansi/organisasi, bulan,
dan tahun.

4. Lampiran
Penulisan kata lampiran harus ditulis dengan lengkap. Namun, jika sebuah surat tidak memiliki
lampiran maka kata lampiran tidak perlu ditulis.

5. Hal
Hal berisi topik sebuah surat, seperti undangan, permohonan, dan edaran. Penulisan hal tidak
disingkat karena bukan singkatan

6. Alamat yang dituju

Alamat surat memakai singkatan Yth. tidak perlu lagi memakai kata Kepada karena merupakan
sapaan tertulis terhadap orang yang dituju. Selain itu, setiap bagian alamat surat tidak diakhiri
dengan tanda baca apapun.
7. Alinea pembuka
Alinea pembuka biasanya didahului dengan salam pembuka, seperti dengan hormat atau
assalamu ‘alaikum wr. wb. Alinea pembuka diakhiri dengan tanda koma. Untuk alinea pembuka,
disesuaikan dengan isi atau hal surat.

8. Alinea isi
Alinea isi berisi inti surat yang disampaikan. Isi surat dinas harus jelas, efektif, bahasanya lugas,
dan tidak bertele-tele

9. Alinea penutup
Alinea penutup merupakan simpulan isi surat, biasanya berupa harapan, penegasan, atau
ucapan terima kasih. Penutup surat sebaiknya langsung menyapa si penerima surat dengan
ucapan Saudara, Bapak, atau Anda. Setelah alinea penutup, diakhiri dengan salam penutup
yang disesuaikan dengan salam pembuka.

10. Identitas penulis surat

Identitas penulis harus dicantumkan sebagai pertanggungjawaban penulis/pengirim surat.
Umumnya memuat nama instansi, nama pejabat, nama jabatan, dan Nomor Induk Pegawai
(NIP).

11. Pengesahan pejabat berwenang

Pengesahan ini berisi tanda tangan penanggung jawab surat dan cap instansi/organisasi.

12. Tembusan
Pencantuman tembusan berarti bahwa surat tersebut juga dikirimkan kepada nama yang
tertera di sana agar nama tersebut mengetahui perihal surat tersebut.
2. Apa yang dimaksud dengan memo, dan bagaimana cara membuat memo
yang efektif
Memo atau memorandum merupakan bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan, atau
penerangan dengan bentuk nota. Memo juga dapat digunakan sebagai surat pernyataan dalam
hubungan relasional internal dalam suatu perusahaan.
Cara Membuat Memo yang efektif :
a) Gunakan bahasa baku yang efektif
b) Gunakan kalimat efektif dan tepat guna
c) Tulis kalimat dan tujuan memo dengan ringkas agar mudah dipahami pembaca
d) Tekankan kalimat atau detail utama dalam memo dengan huruf kapital atau huruf tebal
(bold)
e) Gunakan kalimat yang sopan untuk memberi instruksi di bagian akhir memo
f) Periksa kembali memo sebelum dirilis ke anggota organisasi

3, PT. XYZ adalah sebuah perusahaan besar yang bergerak di bidang

produksi dan penjualan elektronik. Perusahaan tersebut ingin
menjalin kerjasama dengan perusahaan saudaranya di Jepang, yaitu
PT. ABC. Anda adalah seorang staf dari PT. XYZ yang ditugaskan
untuk mengirimkan surat permintaan kerjasama kepada PT. ABC.
Buatlah surat permintaan kerjasama yang tepat berdasarkan prinsip-
prinsip korespondensi bisnis
Surat Dinas PT. XYZ

Alamat PT. ABC

Denpasar, 5 Mei 2023

Kepada Yth.,

Direktur PT. ABC

Di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan adanya keinginan PT. XYZ untuk memperluas jaringan kerjasama di
bidang produksi dan penjualan elektronik, kami mengajukan permohonan kerjasama dengan
PT. ABC.
Sebagai informasi, PT. XYZ adalah perusahaan besar yang telah berdiri sejak tahun 1990 dan
telah memiliki pengalaman dalam menghasilkan produk-produk elektronik yang berkualitas dan
inovatif.
Kami percaya bahwa kerjasama ini dapat memberikan manfaat yang besar bagi kedua belah
pihak, serta dapat memperkuat posisi masing-masing perusahaan di pasar global.

Kerjasama ini akan mencakup beberapa hal seperti penyediaan bahan baku, pengembangan
produk baru, dan pemasaran produk-produk yang dihasilkan oleh kedua belah pihak.

Kami sangat mengharapkan adanya tanggapan positif dari PT. ABC terkait dengan usulan
kerjasama ini.

Demikianlah surat permohonan kerjasama ini kami sampaikan. Atas perhatian dan
kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Putu Yesa Sugiantari Yati

Direktur PT XYZ
4. Andi akan melakukan presentasi bisnis tentang produk baru yang
ingin dijual oleh perusahaan tempatnya bekerja. Uraikan hal penting
apa saja yang perlu dipersiapkan Andi untuk menyajikan presentasi
bisnis yang efektif?

Untuk menyajikan presentasi bisnis yang efektif, Andi perlu mempersiapkan beberapa hal
penting, antara lain:

1. Menentukan tujuan presentasi yang jelas:

Sebelum menyusun presentasi, Andi harus menentukan tujuan presentasi bisnis secara jelas
agar dapat membuat pesan dan isi presentasi yang sesuai dan efektif.

2. Mengetahui target audiens:

Andi perlu mengetahui siapa target audiens yang akan menyaksikan presentasinya.
Dengan mengetahui hal ini, Andi dapat menyusun isi presentasi yang tepat sasaran dan relevan
untuk audiensnya.

3. Menyusun isi presentasi:

Andi perlu menyusun isi presentasi bisnis yang sistematis, informatif, dan mudah dipahami oleh
audiensnya.Isi presentasi bisnis harus mencakup deskripsi produk, kelebihan produk, manfaat
produk, pasar target, dan strategi pemasaran.

4. Membuat slide presentasi yang menarik:

Andi perlu membuat slide presentasi bisnis yang menarik dan visual untuk membantu
menyampaikan informasi dengan efektif. Slide harus terlihat profesional, mudah dibaca dan
tidak terlalu banyak informasi yang membingungkan audiens.

5. Melatih presentasi:
Andi perlu melatih presentasi bisnis agar dapat menyampaikan isi presentasi dengan percaya
diri dan lancar.Melatih presentasi juga membantu Andi untuk mengenali kemungkinan
pertanyaan yang akan diajukan audiens dan mempersiapkan jawaban yang tepat.
6. Buat naskah presentasi
Setelah melakukan riset dan membuat outline, langkah selanjutnya adalah membuat naskah
presentasi. Naskah presentasi harus memuat poin-poin penting yang ingin disampaikan serta
beberapa contoh atau data yang relevan.Gunakan bahasa yang mudah dipahami, tetapi tetap
formal dan profesional.

7. Persiapkan bahan presentasi

Selain naskah presentasi, Andi juga perlu menyiapkan bahan-bahan pendukung seperti slide
presentasi atau video. Pastikan bahan-bahan tersebut sesuai dengan naskah presentasi dan
tidak terlalu membingungkan audience.

8. Lakukan latihan presentasi

Sebelum presentasi, Andi perlu melakukan latihan presentasi. Latihan ini berguna untuk
mengasah kemampuan berbicara di depan umum dan memastikan timing presentasi sesuai.
Andi bisa meminta feedback dari teman atau rekan kerja untuk meningkatkan kualitas
presentasinya.

Link nya bubub : https://www.gramedia.com/literasi/surat-dinas/