Tugas 2 Komunikasi Bisnis

Nama: Rika Trie Afriani

Nim : 049455031
Prodi: Manajemen
UPBJJ: Yogyakarta

1.Apa yang dimaksud dengan surat dinas, dan apa saja komponen yang harus
ada dalam surat dinas?
Jawab :
Surat dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah instansi atau lembaga
yang berisi hal-hal berhubungan dengan kedinasan dari lembaga atau nstansi
tertentu.Surat dinas merupakan sarana komunikasi tertulis dalam menyampaikan
informasi dari satu pihak kepada pihak lain. Dapat berupa orang pribadi kepada
lembaga atau instansi dan sebaliknya.Surat dinas adalah jenis surat yang
menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan,pernyataan
permintaan,penyampaian naskah dinas atau barang,atau hal kedinasan lainnya
kepada pihak lain diluar organisasi yang bersangkutan.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, adalah surat yang dikirimkan langsung oleh
kantor pemerintah dan umumnya bebas dari masalah biaya.
Komponen yang harus ada didalam surat dinas, diantaranya adalah sebagai berikut:
a.Kepala Surat
Disebut kepala surat karena letaknya berada di bagian paling atas dari sistematika
surat dinas. Biasanya memuat nama instansi/organisasi, alamat, nomor
telepon,faks,kode pos dan logo (jika ada) yang ditulis di tengah-tengah bagian kertas.
b.Tanggal Surat
Tanggal surat tidak didahului dengan nama kota karena informasi tentang nama kota
sudah tercantum di dalam kepala surat. Tanggal surat harus ditulis dengan lengkap
mencakup tanggal, bulan, dan tahun.
c.Nomor Surat
Nomor surat untuk setiap instansi/organisasi berbeda-beda sesuai dengan ciri/identitas
kantor tersebut. Umumnya memuat nomor surat keluar, singkatan
nama instansi/organisasi, bulan, dan tahun.
d.Lampiran
Penulisan kata lampiran harus ditulis dengan lengkap. Namun, jika sebuah surat tidak
memiliki lampiran maka kata lampiran tidak perlu ditulis.

e.Hal berisi topik sebuah surat, seperti undangan, permohonan, dan edaran.
Penulisan hal tidak disingkat karena bukan singkatan.
f.Alamat yang dituju
Alamat surat memakai singkatan Yth. Tidak perlu lagi memakai kata Kepada karena
merupakan sapaan tertulis terhadap orang yang dituju.Selain itu, setiap bagian alamat
surat tidak diakhiri dengan tanda baca apapun.
g.Alinea pembuka
Alinea pembuka biasanya didahului dengan salam pembuka, seperti dengan hormat
atau assalamu ‘alaikum wr. Wb. Alinea pembuka diakhiri dengan tanda koma. Untuk
alinea pembuka, disesuaikan dengan isi atau hal surat.
h.Alinea isi
Alinea isi berisi inti surat yang disampaikan. Isi surat dinas harus jelas, efektif,
bahasanya lugas, dan tidak bertele-tele.
i.Alinea penutup
Alinea penutup merupakan simpulan isi surat, biasanya berupa harapan,
penegasan,atau ucapan terima kasih. Penutup surat sebaiknya langsung menyapa si
penerima surat dengan ucapan Saudara, Bapak, atau Anda. Setelah alinea penutup,
diakhiri dengan salam penutup yang disesuaikan dengan salam pembuka.
j.Identitas penulis surat
Identitas penulis harus dicantumkan sebagai pertanggungjawaban penulis/pengirim
surat. Umumnya memuat nama instansi, nama pejabat, nama jabatan, dan Nomor
Induk Pegawai (NIP).
k.Pengesahan pejabat berwenang
Pengesahan ini berisi tanda tangan penanggung jawab surat dan cap
instansi/organisasi.
l.Tembusan
Pencantuman tembusan berarti bahwa surat tersebut juga dikirimkan kepada
nama yang tertera di sana agar nama tersebut mengetahui
perihal surat tersebut.

2.Apa yang dimaksud dengan memo, dan bagaimana cara membuat memo yang
efektif ?
Jawab :
Pengertian memo menurut Keraf (1980), memo itu singkatan dari memorandum dan
memiliki berbagai macam makna,yaitu (1) memorandum berarti nota atau surat
peringatan tidak resmi, (2) memorandum berarti surat pernyataan hubungan diplomasi,
dan (3) memorandum berarti bentuk komunikasi yang menjurus ke
saran, arahan, atau penerangan.
Sementara itu, berdasarkan KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), memo atau
memorandum ini merupakan bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan, atau
penerangan dalam bentuk nota. Selain itu, memo juga bisa dijadikan sebagai surat
pernyataan dalam hubungan diplomasi.
Tidak hanya itu saja, memo atau memorandum dapat juga digunakan oleh pimpinan
suatu organisasi atau perusahaan dalam upaya menyampaikan suatu pesan singkat
yang berupa pemberitahuan atau permintaan dalam suatu organisasi atau perusahaan
tersebut.

Berdasarkan beberapa definisi yang telah diuraikan tersebut, dapat disimpulkan

bahwa memo adalah bentuk komunikasi melalui pesan singkat yang biasanya berupa
saran,pemberitahuan,permintaan, dan ditulis dalam sebuah nota.
Adapun cara untuk membuat memo agar efektif adalah sebagai berikut.
a)Gunakan bahasa baku yang efektif
b)Gunakan kalimat efektif dan tepat guna
c)Tulis kalimat dan tujuan memo dengan ringkas agar mudah dipahami pembaca
d)Tekankan kalimat atau detail utama dalam memo dengan huruf kapital atau huruf
tebal (bold)
e)Gunakan kalimat yang sopan untuk memberi instruksi di bagian akhir memo
f)Periksa kembali memo sebelum dirilis ke anggota organisasi.

3.PT. XYZ adalah sebuah perusahaan besar yang bergerak di bidang produksi
dan penjualan elektronik. Perusahaan tersebut ingin menjalin kerjasama
dengan perusahaan saudaranya di Jepang, yaitu PT. ABC. Anda adalah seorang
staf dari PT. XYZ yang ditugaskan untuk mengirimkan surat permintaan
kerjasama kepada PT. ABC. Buatlah surat permintaan kerjasama yang tepat
berdasarkan prinsip-prinsip korespondensi bisnis !
Jawab:

PT.XZY
KARANGJATI RT.007 RW.000
BANGUNJIWO KASIHAN
Telp. 089525275454
Email : PT.XZY.group@gmail.com

Bantul,5
November 2023

No. : XZY/SPM/11/23
Lampiran:-
Perihal : Penawaran Kerja Sama

Yth. Direktur Utama PT. ABC

Yanaka, Taito-ku No. 3-13-1
Tokyo 12345
Jepang
Dengan hormat,
Kami dari PT. XYZ, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang produksi dan
penjualan elektronik di Indonesia, ingin menjalin kerjasama dengan perusahaan
saudara kami di Jepang, yaitu PT. ABC.
Kami percaya bahwa kerjasama ini akan memberikan manfaat yang besar bagi kedua
perusahaan.
Adapun jenis kerjasama yang kami harapkan adalah kolaborasi dalam bidang riset dan
pengembangan produk elektronik, serta pengadaan bahan baku dan komponen untuk
produksi produk elektronik.
Kami berharap dapat memperluas jangkauan pasar kami dan meningkatkan daya saing
produk kami di pasar internasional.
Sebagai langkah awal, kami ingin mengundang perwakilan dari PT. ABC untuk
mengunjungi fasilitas produksi kami di Indonesia pada bulan depan.Kami berharap
dapat membicarakan lebih lanjut tentang peluang kerjasama dan berbagi informasi
tentang bisnis kami.
Kami akan sangat menghargai jika Bapak/Ibu dapat memberikan konfirmasi
mengenai keikutsertaan PT. ABC dalam kerjasama ini dan mengirimkan perwakilan
ke Indonesia.
Kami siap menyediakan segala fasilitas yang diperlukan untuk menjamu perwakilan
PT. ABC dengan baik selama kunjungan mereka.

Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu. Kami berharap dapat segera mendapatkan
jawaban dari Bapak/Ibu secepatnya dan menjalin kerja sama yang saling
menguntungkan.

Hormat Kami,

Trisnawati
Direktur
4.Andi akan melakukan presentasi bisnis tentang produk baru yang ingin dijual
oleh perusahaan tempatnya bekerja. Uraikan hal penting apa saja yang perlu
dipersiapkan Andi untuk menyajikan presentasi bisnis yang efektif?
Jawab:
Hal penting yang perlu dipersiapkan dalam menyajikan presentasi bisnis yang
efektif yaitu:
1.Mengumpulkan data atau fakta yang relevan yang kita perlukan untuk
mempersiapkan materi presentasi.
2. Menyusun fakta atau data itu menjadi informasi.
3. Memilih cara yang paling baik untuk menyajikan informasi yang mengandung fakta
dan data.
4. Menentukan bentuk Sajian seperti apa yang paling tepat apakah dalam bentuk tabel
atau grafis.pertimbangannya adalah membuat orang memahami data yang kita
sajikan.
5. Meningkatkan pemahaman atas apa yang ingin disampaikan. Perlu memperhatikan
prinsip Pengorganisasian pesan. Yang dipergunakan untuk pengorganisasian pesan
adalah Prinsip AIDA (Attention,Interest,Decision,Action). Berdasarkan prinsip
tersebut, maka pada bagian pendahuluan kita Kemukakan juga hal hal yang bisa
menarik perhatian orang. Lalu bangkitkan minatnya, selanjutnya ajak untuk
mengambil keputusan dan bertindak.

Sedangkan pada saat melakukan presentasi, penting bagi kita untuk memiliki
penguasaan atas materi presentasi, ada beberapa hal yang penting diperhatikan yaitu:
1. Suara. Biasanya grogi atau demam panggung, kita jadi berbicara dengan cepat dan
jelas karena itu penting untuk mengontrol suara. Jangan terlalu cepat sehingga sulit
ditangkap maknanya tapi jangan juga terlalu lambat sehingga membosankan,
berbicara sewajarnya saja.
2. Kontak mata. Melakukan kontak mata dengan khalayak karena kontak mata
menunjukjan rasa percaya diri.
3. Gerak tubuh. Jangan mematang dan jangan pula terlalu banyak bergerak.
4. Sikap tubuh. Penting untuk menjaga sikap atau postur tubuh.

Hal yang perlu dipersiapkan dalam presentasi yang disajikan dalam majalah
Karir Up sebagai berikut:
1.Pikirkan konsep besar dari presentasi. Lalu membuat daftar kata pemicu yakni kata
yang bisa diterapkan dengan durasi 30 detik sampai 5 menit.
2.Menyiapkan butir-butir penting yang hendak dibicarakan di kertas untuk contekkan
saat melakukan presentasi. Ini penting agar apa yang bicarakan tidak melompat
lompat.
3.Melakukan aktivitas fisik ringan seperti jalan cepat atau jogging di tempat sebelum
berbicara di depan umum akan mengurangi rasa grogi yang muncul jika hendak
tampil di muka umum.
4.Melakukan latihan berbicara di depan cermin sebelum melakukan presentasi di
depan umum. Latihan dapat mengurangi grogi.
5.Kenali Audiens. Ambil variasi dalam cara menyampaikan masalah sehingga
terjangkau oleh mereka yang terdiri dari berbagai latar belakang yang berbeda.
6.Persiapkan dengan baik peralatan presentasi. Pastikan semuanya dalam kondisi baik
dan siap pakai. Sedikit gangguan pada alat bantu presentasi dapat membuat
konsentrasi terganggu.
7. Mengatur nafas saat berbicara.Intonasi yang tenang membuat apa yang
disampaikan lebih dimengerti khalayak.
8.Jangan terlalu banyak memberi kekuasaan pada saat presentasi,cukup dua tiga
saja.Ini membantu fokus pada apa yang ingin disampaikan.
9. Perhatikan lamanya waktu yang tersedia dalam menyampaikan presentasi. Jika
presentasi terasa berjalan lambat ada perlu untuk meringkas materi yang disajikan.
10. Mengakhiri presentasi dengan mengulas kembali butir butir penting yang
dipresentasikan. Ini membuat pesan yang disampaikan melekat di benak khalayak.

Sumber referensi:
EKMA4159
http://bauk.unimed.ac.id/kb/index.php?action=artikel&cat=7&id=26&artlang=id