TUGAS 2

KOMUNIKASI BISNIS
NAMA: I GEDE SUANTARA
NIM: 048087753

1. Apa yang dimaksud dengan surat dinas, dan apa saja komponen yang harus ada dalam
surat dinas?
Surat dinas adalah jenis surat resmi yang digunakan dalam lingkungan kerja atau bisnis untuk
menyampaikan informasi, instruksi, atau komunikasi resmi antara satu pihak dengan pihak
lainnya. Surat dinas sering digunakan di dalam suatu organisasi atau perusahaan untuk
keperluan administratif dan komunikasi formal.
Komponen yang ada dalam surat dinas adalah:
a. Kop surat adalah bagian atas surat yang berisi nama instansi atau lembaga, alamat
lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos, dan logo identitas lembaga.
b. Tanggal surat adalah tanggal ketika surat tersebut dikeluarkan. Tanggal surat biasanya
ditulis di sisi kanan atas, kiri atas, atau kanan bawah surat.
c. Nomor surat adalah nomor identifikasi yang diberikan pada surat dinas. Nomor surat
biasanya terdiri dari kode atau urutan penulisan kode dalam membuat nomor.
d. Hal/perihal surat adalah yang menunjukkan isi atau inti dari surat secara singkat. Perihal
berbentuk frase yang dimulai dengan huruf besar dan tidak diakhiri tanda titik serta
tidak diberi garis bawah.
e. Lampiran adalah lembar tambahan yang bisa dilampirkan. Lampiran ini bisa dalam
bentuk lembaran atau dokumen lain. Jika tidak ada lampiran, biasanya ditulis dengan
tanda hubung.
f. Alamat surat adalah alamat tujuan surat. Alamat surat biasanya ditulis di sisi kiri atas
surat.
g. Salam pembuka adalah kalimat pembuka yang digunakan untuk memulai surat dinas.
Salam pembuka biasanya terdiri dari kata-kata seperti “Dengan hormat” atau “Kepada
Yth.”.
h. Paragraf pembuka adalah paragraf pertama dalam surat dinas yang berisi pengantar atau
latar belakang dari surat tersebut.
i. Paragraf isi adalah paragraf yang berisi informasi atau pemberitahuan tertentu yang
ingin disampaikan dalam surat dinas.
j. Paragraf penutup adalah paragraf terakhir dalam surat dinas yang berisi ucapan terima
kasih atau harapan-harapan tertentu.
k. Salam penutup adalah kalimat penutup yang digunakan untuk mengakhiri surat dinas.
Salam penutup biasanya terdiri dari kata-kata seperti “Hormat kami” atau “Terima
kasih”.
l. Tanda tangan adalah tanda tangan penanggung jawab yang bertanggung jawab atas
surat dinas tersebut.

2. Apa yang dimaksud dengan memo, dan bagaimana cara membuat memo yang efektif?
Memo adalah surat resmi yang digunakan untuk berkomunikasi antar departemen atau antar
pegawai dalam suatu organisasi atau perusahaan. Memo memiliki beberapa komponen, seperti
kop surat, tanggal surat, nomor surat, hal/perihal surat, lampiran, alamat surat, salam pembuka,
paragraf pembuka, paragraf isi, paragraf penutup, salam penutup, dan tanda tangan.
Dalam membuat memo yang efektif ada beberapa cara yang harus dilakukan, yaitu:

a) Menentukan tujuan dari memo yang akan dibuat, dengan memberikan informasi,
meminta aksi, atau memberikan saran.
b) Gunakan bahasa yang mudah dipahami oleh pembaca, hindari menggunakan kata yang
rumit atau frasa yang ambigu.
c) Pastikan untuk memasukkan informasi penting di awal memo, ini akan memudahkan
pembaca untuk memahami isi memo.
d) Gunakan format yang jelas dan mudah dipahami.
e) Sertakan detail yang diperlukan dalam memo berupa tanggal, waktu, tempat, atau
informasi lain yang relevan.
f) Lalukan pengecekan dengan membaca ulang memo yang telah ditulis untuk
memastikan tidak ada typo agar pesan mudah dimengerti.
g) Tambahkan list atau poin-poin sehingga memo mudah dibaca.

3. PT. XYZ adalah sebuah perusahaan besar yang bergerak di bidang produksi dan
penjualan elektronik. Perusahaan tersebut ingin menjalin kerjasama dengan perusahaan
saudaranya di Jepang, yaitu PT. ABC. Anda adalah seorang staf dari PT. XYZ yang
ditugaskan untuk mengirimkan surat permintaan kerjasama kepada PT. ABC. Buatlah
surat permintaan kerjasama yang tepat berdasarkan prinsip-prinsip korespondensi
bisnis

Perihal: Permintaan Kerjasama

Kepada Yth., Manajer PT. ABC

Salam sejahtera,

Saya dari PT. XYZ, perusahaan elektronik di Indonesia, ingin menyampaikan niat baik untuk
menjalin kerjasama dengan PT. ABC, rekanan kami di Jepang.

Kami percaya bahwa kerjasama bisa membawa manfaat bagi kedua perusahaan. Beberapa ide
yang ingin kami diskusikan termasuk pengembangan produk bersama dan pertukaran
teknologi. Kami yakin kolaborasi ini dapat memperkuat posisi keduanya di pasar.

Apakah mungkin kita dapat mengatur pertemuan untuk membahas lebih lanjut? Kami sangat
tertarik untuk mendengar pandangan dan ide dari PT. ABC.

Terima kasih atas perhatian Anda. Kami menunggu jawaban positif dan harapannya bisa segera
bertemu.
Hormat kami,

PT. XYZ

4. Andi akan melakukan presentasi bisnis tentang produk baru yang ingin dijual oleh
perusahaan tempatnya bekerja. Uraikan hal penting apa saja yang perlu dipersiapkan
Andi untuk menyajikan presentasi bisnis yang efektif?
Persiapan yang dapat dilakukan oleh andi untuk menyajikan presentasi bisnis yang efektif
adalah:

Kuasai materi

Sebelum kita meyakinkan orang lain, kita sendiri harus yakin terlebih dahulu dengan produk
yang akan ditawarkan. Jadi, sangat penting untuk menguasai seluk-beluk produk tersebut. Saat
mempresentasikannya di depan orang lain, maka kita sebetulnya harus menjadi buku manual
mengenai produk tersebut bagi mereka. Kita harus membantu audiens untuk juga bisa
memahami produk tersebut, hingga akhirnya mereka tertarik untuk menggunakannya.

Sampaikan presentasi dengan antusias

Tidak akan ada yang mau mendengarkan presentasi kita, kalau kita membawakannya dengan
tidak bersemangat, atau terdengar kurang yakin saat menyampaikan poin-poin mengenai
produk yang dipresentasikan itu. Audiens ingin mendengarkan presentasi kita yang antusias,
dimana kita terdengar sangat menguasai materi dan sangat yakin mengenai produk tersebut.
Hal ini bisa dilihat dari cara kita berbicara, melakukan kontak mata dengan audiens dan
menggunakan bahasa tubuh yang terbuka dan positif. Sebelum presentasi, lakukan pemanasan
dan relaksasi terlebih dahulu, agar kita bisa berbicara dengan jelas.

Datang sebelum waktunya

Sangat tidak disarankan untuk tiba di lokasi presentasi, sangat mepet dengan waktu yang sudah
disepakati. Paling lambat, usahakan untuk datang sekitar 30 menit sebelumnya. Lebih cepat
lebih baik. Kenapa? Karena kita juga harus mempersiapkan semuanya, seperti peralatan yang
akan digunakan. Pastikan laptop, pemutar slide, mic, berfungsi dengan baik. Adanya gangguan
atau trouble pada alat-alat ini dapat membuat presentasi bisnis kita juga terganggu.

Nyaman dengan diri sendiri

Presentasi bisnis yang efektif adalah presentasi yang dapat memberikan kesan pertama yang
memikat di mata audiensnya. Bagi beberapa orang, melakukan presentasi bisnis di depan
orang-orang penting, seperti klien, calon pembeli, atau si bos, bisa jadi suatu hal yang kurang
menyenangkan. Itulah mengapa kita harus menguasai diri kita sendiri agar lebih leluasa dalam
menyampaikan materi, sehingga menimbulkan kesan yang baik kepada audiens.