Surat Dinas

a. Pengertian
Surat dinas adalah surat yang ditulis dalam situasi formal dan untuk kepentingan
formal. Surat dinas ini dapat ditulis oleh pribadi atau atas nama suatu lembaga
pemerintahan, perusahaan, atau organisasi yang ditujukan kepada lembaga. Isi
dalam surat dinas bersifat resmi. Dalam menulis surat dinas, ada hal yang perlu
diperhatikan, yaitu penggunaan bahasanya. Bahasa yang digunakan pada surat
dinas ini lebih mudah dibanding surat pribadi. Surat resmi tidak memerlukan
bahasa yang “berbunga-bunga”. Bahasa surat resmi singkat dan jelas, serta berpola
tetap.
Surat dinas isinya ditujukan untuk keperluan kedinasan, baik itu pemerintah atau
swasta. Karena fungsi kedinasan tidak hanya berlaku di pemerintahan, akan tetapi
berlaku juga di instansi atau lembaga swasta. Biasanya isinya berupa urusan seperti
penyampaian pengumuman, pemberian suatu izin, pemberian tugas dan lain-lain.
Oleh karena itu jika terdapat surat yang dikirimkan dari satu pihak ke pihak lain
yang isinya berhubungan dengan kepentingan tugas ataupun kegiatan dinas suatu
instansi, maka surat seperti itu disebut surat resmi. Kenapa disebut surat resmi?
karena penulisan dalam surat dinas ditulis dengan format dan memakai bahasa
resmi.

b. Fungsi Surat dinas

Beberapa fungsi surat dinas diantaranya sebagai berikut.
1) Sebagai pedoman pekerjaan, seperti surat intruksi, surat pemberian izin ataupun
surat pengambilan keputusan.
2) Sebagai alat pengingat, karena surat ini dapat dijadikan arsip bagi instansi.
3) Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga.
4) Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian.

c. Syarat Surat Dinas

Beberapa syarat untuk membuat sebuah surat dinas, di antaranya sebagai berikut.
1) Format dari surat harus teratur sesuai dengan format surat dinas.
2) Isi dari surat tidak terlalu panjang harus langsung pada inti yang ingin
disampaikan.
3) Bahasa yang digunakan harus bahasa resmi, sopan dan mudah untuk dipahami
pembaca.
4) Surat harus menggambarkan citra dari instansi atau lembaga yang membuatnya.
 Berikut contoh surat dinas
PEMERINTAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA
SEKOLAH MENENGAH PERTAMA NEGERI 1234 JAKARTA
Jalan Raya Jaya 35 No. 33 Cengkareng Barat Telp. (021) 555-XXXX Kode Pos 11730
======================================================
15 Agustus 2016
No. : xxx / xxx / 2016
Hal : Partisipasi Santunan
Yth. Bapak/Ibu/Wali Peserta
kls IX SMPN 1234 Jakarta
di Jakarta

Assalamu'alaikum Wr. Wb., salam sejahtera bagi kita sekalian

Dalam rangka memperingati hari ulang tahun SMP Negeri 1234 Jakarta, Kami
pengurus OSIS akan melakukan acara santunan kepada anak yatim piatu, dan mohon
kiranya para Orang Tua / Wali Murid dapat berpartisipasi dalam memberikan
sumbangan, oleh karena itu kami mohon kehadirannya pada :
hari / tanggal : Senin / 5 september 2015
tempat : Aula Serba Guna SMP Negeri 345
acara : Partisipasi dari Orang Tua / Wali Murid
Mengingat pentingnya acara tersebut, dimohon kehadiranBpk/Ibu tepat waktu.
Demikian surat undangan ini, atas kehadiran dan partisipasi Bpk/Ibu kami
mengucapkan terimakasih.
Wassalamu'alaikum Wr. Wb.

Mengetahui,
Kepala Sekolah Ketua OSIS

Mardoko Ramadhan
NIP : 122133144155166

d. Unsur-unsur dalam Surat Dinas

1) Kop/Kepala Surat
Kepala surat pada surat dinas biasanya diketik dan diletakkan di tengah-tengah.
Prosedur penulisan nama instansi ditulis tanpa disingkat. Kepala surat yang
 lengkap biasanya terdiri atas: Nama instansi, Alamat lengkap, Nomor telepon,
Nomor kotak pos, dan Lambang/logo.
2) Tanggal surat
Tanggal surat memberikan keterangan tentang waktu penulisan surat. Dalam surat
dinas kita tidak perlu mencantumkan tempat karena hal itu sudah tercantum dalam
kop surat.
3) Nomor surat
Nomor surat disusun berdasarkan nomor urut penulisan surat, kode surat, dan
tahun, misalnya Nomor: 56/D2/2014
4) Lampiran
Bagian surat ini digunakan untuk memberikan keterangan jika ada dokumen yang
disertakan dalam surat.
5) Hal
Hal surat memberikan keterangan tentang perkara atau soal yang akan dibicarakan
dalam surat.
6) Alamat surat
Alamat surat ini menjadi bagian surat yang ditulis untuk penerima surat.
7) Salam pembuka
Salam pembuka dalam surat diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan
koma, misalnya Dengan hormat,
8) Alinea pembuka
Alinea pembuka dalam surat menjadi pengantar atau pendahuluan untuk
mengutarakan maksud yang akan disampaikan. Walaupun disebut alinea
pembuka bagian ini tidak lebih dari satu kalimat. Pada pembuka surat ini ditandai
oleh kata-kata seperti dengan ini, bersama ini, berkenaan dengan, dan sebagainya.
9) Alinea isi
Bagian ini mencangkup hal-hal inti yang akan disampaikan penulis surat kepada
penerima surat. Penulis surat perlu memperhatikan penggunaan kalimat yang jelas
dan tidak bertele-tele agar maksud yang hendak disampaikan dapat dipahami oleh
penerima surat.
10) Alinea penutup
Pada bagian ini terdapat ucapan terima kasih atau ungkapan harapan.
11) Salam penutup
Salam penutup pada surat ditandai dengan kata-kata hormat saya, hormat kami,
salam kami, dan sebagainya.
12) Nama jelas pengirim dan tanda tangan
 Penulis atau pengirim surat perlu melengkapi surat dengan nama lengkap dan
tanda tangan. Dalam surat dinas lebih baik menuliskan jabatan, nomor induk
pegawai, dan cap dinas.
13) Tembusan (jika ada)
Pihak-pihak mana saja yang menerima surat selain yang tertulis pada alamat surat

e. Ciri-ciri surat dinas:

1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan periha
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu