MODUL

MATA PELAJARAN BAHASA INDONESIA

SURAT PRIBADI DAN SURAT DINAS

Oleh:
Tim Dosen Bahasa Indonesia

UNTUK KEGIATAN
PELATIHAN PENINGKATAN MUTU GURU
DINAS PENDIDIKAN KOTA SURABAYA
TAHUN 2017
 SURAT PRIBADI DAN SURAT DINAS

A. Pengantar
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima
hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat
bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja. Pada
umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar
jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai
yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.
Di era modern saat ini, orang banyak yang berkomunukasi
menggunakan sesuatu yang lebih praktis di bandingkan jaman dahulu
yang menggunakan surat dan harus mengirimkannya lewat pos.
Namun, surat tetap menjadi alat komunikasi yang juga masih diminati
oleh sebagian orang. Bahkan, ketika ingin berkomunikasi dengan suatu
instansi seperti untuk melamar suatu pekerjaan, pelamar masih harus
menggunakan sebuah surat.
Kemampuan menulis surat sangat diperlukan bagi semua profesi.
Melalui surat seseorang dapat mengungkapkan pikiran, perasaan, dan
aspirasi dengan menggunakan bahasa Indonesia. Surat dapat
digunakan untuk mengungkapkan aspirasi, misalnya surat untuk
presiden. Selain mengungkapkan aspirasi, surat dapat digunakan untuk
mengekspresikan rasa rindu kepada teman yang jauh.
Sebagai guru bahasa Indonesia, Anda perlu menguasai materi surat
pribadi dan surat dinas secara mendalam. Selain itu, Anda juga
diharapkan untuk memiliki wawasan dan ide kreatif berkaitan dengan
pembelajaran di kelas agar siswa memahami dan mampu menulis surat.
Di samping itu, Anda diharapkan bisa membuat alat penilaian setara
Ujian Nasional pada materi surat pribadi dan surat dinas.
Untuk materi surat pribadi dan surat dinas, kompetensi dasar
pengetahuan dan keterampilan yang harus dikuasai siswa SMP:
3.13 Mengidentifikasi informasi (kabar, keperluan, permintaan,
dan/atau permohonan) dari surat pribadi dan surat dinas yang
dibaca dan didengar
4.13 Menyimpulkan isi (kabar, keperluan, permintaan, dan/atau
permohonan) surat pribadi dan surat dinas yang dibaca atau
diperdengar
 3.14 Menelaah unsur-unsur dan kebahasaan dari surat pribadi dan
surat dinas yang dibaca dan didengar
4.14 Menulis surat (pribadi dan dinas) untuk kepentingan resmi
dengan memperhatikan struktur teks, kebahasaan, dan isi

B. Tujuan
Setelah mempelajari modul ini, Anda diharapkan memiliki
kemampuan:
1) memahami materi surat pribadi dan surat dinas
2) merumuskan indikator setara UN untuk kompetensi yang berkaitan
dengan materi surat pribadi dan surat dinas
3) menyusun butir ssoal setara UN sesuai rumusan indikator pada
materi surat pribadi dan surat dinas

C. Uraian Materi
1. Surat Pribadi
a. Pengertian
Surat pribadi adalah bentuk komunikasi tulis (surat-menyurat) yang
dilakukan oleh seseorang kepada orang lain sebagai pribadi bukan
sebagai wakil atau urusan yang berkaitan dengan kelembagaan/
kedinasan/ resmi.
Di Indonesia, menulis surat pribadi sebenarnya lebih sulit karena perlu
memperhatikan hal-hal di luar aturan kebahasaan bahasa Indonesia.
Jika bahasa dalam surat resmi lebih baku dan jelas polanya maka tidak
demikian dengan surat pribadi. Dalam surat pribadi ini, ada hal yang
perlu diperhatikan, yaitu tata etika atau sopan santun. Khususnya jika
menulis surat kepada orang yang lebih dewasa atau orang yang baru
saja dikenal. Berikut contoh surat pribadi.
Surabaya, 10 Januari 2017

Ibu Ani yang saya sayangi,

Bagaimana kabar Ibu? Semoga selalu sehat!
Sejak Ibu pindah ke Kota Bogor, rasanya kelas menjadi sepi. Tiada
lagi tawa canda Ibu yang menyejukkan. Tiada lagi nasihat-nasihat
yang indah itu. Kami semua kangen Ibu. Kerinduan kami hanya bisa
diungkapkan lewat doa untuk Bu Guru luar biasa seperti Ibu.
Saya yakin Ibu sudah mendapat murid-murid baru di Kota Bogor.
Meski sudah mendapat murid baru, tolong jangan lupakan kami yang
di Kota Surabaya ini.
Semoga Ibu senantiasa sehat dan dalam lindungan-Nya.

Salam rindu,
Shila

b. Unsur-unsur dalam Surat Pribadi

1) Tempat dan Tanggal pembuatan surat
Bagian ini berfungsi memberitahu posisi kita dan waktu kita dalam
menulis surat tersebut.
Tidak ada struktur resmi penulisan penanggalan surat pribadi.
Contoh:
Lampung, 20 Januari 2016
Di Kamar Tercinta,
20 Januari 2017dan lain-lain.
2) Tujuan Surat
Contoh:
Untuk temanku, Arina
Dear, Arina
3) Salam Pembuka
Penulisan salam pembuka pada surat pribadi sangat berbeda dengan
surat resmi. Penulisannya boleh menggunakan bahasa non-formal.
Contoh:
Assalamualaikum
 Salam sejahtera
Salam manis
Salam rindu
dll.
4) Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka biasanya menanyakan kabar, kesehata, atau
sekadar basa-basi sebelum masuk ke inti surat.
Contoh:
Hai, Arina, teman baikku. Apa kabarmu di sana? Semoga sehat, ya!
Aku juga sehat kok di sini. Rasanya sudah lama kita nggak ketemu.
Pasti kamu tambah cantik. Apa tambah kurus, ya? hehe. Kalau aku
sih tambah cantik.
5) Paragraf Isi
Paragraf ini berisi maksud kita mengirimkan surat tersebut.
Contoh:
Oh, iya, Rin. Kan kita udah lama nih nggak ketemu. Rasanya aku
kangen sama kamu dan adikmu, Dini. Kebetulan bulan depan
ayahku akan pergi ke Bandung selama 3 hari. Bagaimana kalau kita
ketemu dan aku nginep di rumahmu selama ayahku kerja. Tapi,
kamu jemput aku di halte, ya. Aku takut tersesat kalau ke rumahmu
sendiri. Aku lupa karena udah lama nggak ke rumahmu.
6) Paragraf Penutup
Paragraf ini menandakan kita telah mengakiri surat.
Contoh:
Arina, sudah dulu, ya! Sampai jumpa bulan depan. Jangan lupa
jemput aku di halte, ya. Aku tunggu. Oh, iya. Salam sama mama dan
papa kamu, ya. terima kasih.
Salam kangen,
Sahabatmu

c. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:

1) Tidak menggunakan kop surat
2) Tidak ada nomor surat
3) Salam pembuka dan penutup bervariasi
4) Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5) Format surat bebas
2. Surat Dinas
a. Pengertian
Surat dinas adalah surat yang ditulis dalam situasi formal dan untuk
kepentingan formal. Surat dinas ini dapat ditulis oleh pribadi atau
atas nama suatu lembaga pemerintahan, perusahaan, atau organisasi
yang ditujukan kepada lembaga. Isi dalam surat dinas bersifat resmi.
Dalam menulis surat dinas, ada hal yang perlu diperhatikan, yaitu
penggunaan bahasanya. Bahasa yang digunakan pada surat dinas ini
lebih mudah dibanding surat pribadi. Surat resmi tidak memerlukan
bahasa yang “berbunga-bunga”. Bahasa surat resmi singkat dan
jelas, serta berpola tetap.
Surat dinas isinya ditujukan untuk keperluan kedinasan, baik itu
pemerintah atau swasta. Karena fungsi kedinasan tidak hanya
berlaku di pemerintahan, akan tetapi berlaku juga di instansi atau
lembaga swasta. Biasanya isinya berupa urusan seperti penyampaian
pengumuman, pemberian suatu izin, pemberian tugas dan lain-lain.
Oleh karena itu jika terdapat surat yang dikirimkan dari satu pihak
ke pihak lain yang isinya berhubungan dengan kepentingan tugas
ataupun kegiatan dinas suatu instansi, maka surat seperti itu disebut
surat resmi. Kenapa disebut surat resmi? karena penulisan dalam
surat dinas ditulis dengan format dan memakai bahasa resmi.

b. Fungsi Surat dinas

Beberapa fungsi surat dinas diantaranya sebagai berikut.
1) Sebagai pedoman pekerjaan, seperti surat intruksi, surat
pemberian izin ataupun surat pengambilan keputusan.
2) Sebagai alat pengingat, karena surat ini dapat dijadikan arsip bagi
instansi.
3) Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga.
4) Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian.

c. Syarat Surat Dinas

Beberapa syarat untuk membuat sebuah surat dinas, di antaranya
sebagai berikut.
1) Format dari surat harus teratur sesuai dengan format surat dinas.
2) Isi dari surat tidak terlalu panjang harus langsung pada inti yang
ingin disampaikan.
 3) Bahasa yang digunakan harus bahasa resmi, sopan dan mudah
untuk dipahami pembaca.
4) Surat harus menggambarkan citra dari instansi atau lembaga yang
membuatnya.
Berikut contoh surat dinas
PEMERINTAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA
SEKOLAH MENENGAH PERTAMA NEGERI 1234 JAKARTA
Jalan Raya Jaya 35 No. 33 Cengkareng Barat Telp. (021) 555-XXXX Kode
Pos 11730
======================================================
15 Agustus 2016
No. : xxx / xxx / 2016
Hal : Partisipasi Santunan
Yth. Bapak/Ibu/Wali Peserta
kls IX SMPN 1234 Jakarta
di Jakarta

Assalamu'alaikum Wr. Wb., salam sejahtera bagi kita sekalian

Dalam rangka memperingati hari ulang tahun SMP Negeri 1234 Jakarta,
Kami pengurus OSIS akan melakukan acara santunan kepada anak yatim
piatu, dan mohon kiranya para Orang Tua / Wali Murid dapat
berpartisipasi dalam memberikan sumbangan, oleh karena itu kami
mohon kehadirannya pada :
hari / tanggal : Senin / 5 september 2015
tempat : Aula Serba Guna SMP Negeri 345
acara : Partisipasi dari Orang Tua / Wali Murid
Mengingat pentingnya acara tersebut, dimohon kehadiranBpk/Ibu tepat
waktu.
Demikian surat undangan ini, atas kehadiran dan partisipasi Bpk/Ibu
kami mengucapkan terimakasih.
Wassalamu'alaikum Wr. Wb.

Mengetahui,
Kepala Sekolah Ketua OSIS

Mardoko Ramadhan
NIP : 122133144155166
d. Unsur-unsur dalam Surat Dinas
1) Kop/Kepala Surat
Kepala surat pada surat dinas biasanya diketik dan diletakkan di
tengah-tengah. Prosedur penulisan nama instansi ditulis tanpa
disingkat. Kepala surat yang lengkap biasanya terdiri atas: Nama
instansi, Alamat lengkap, Nomor telepon, Nomor kotak pos, dan
Lambang/logo.
2) Tanggal surat
Tanggal surat memberikan keterangan tentang waktu penulisan
surat. Dalam surat dinas kita tidak perlu mencantumkan tempat
karena hal itu sudah tercantum dalam kop surat.
3) Nomor surat
Nomor surat disusun berdasarkan nomor urut penulisan surat, kode
surat, dan tahun, misalnya Nomor: 56/D2/2014
4) Lampiran
Bagian surat ini digunakan untuk memberikan keterangan jika ada
dokumen yang disertakan dalam surat.
5) Hal
Hal surat memberikan keterangan tentang perkara atau soal yang
akan dibicarakan dalam surat.
6) Alamat surat
Alamat surat ini menjadi bagian surat yang ditulis untuk penerima
surat.
7) Salam pembuka
Salam pembuka dalam surat diawali dengan huruf kapital dan
diakhiri dengan koma, misalnya Dengan hormat,
8) Alinea pembuka
Alinea pembuka dalam surat menjadi pengantar atau pendahuluan
untuk mengutarakan maksud yang akan disampaikan. Walaupun
disebut alinea pembuka bagian ini tidak lebih dari satu kalimat. Pada
pembuka surat ini ditandai oleh kata-kata seperti dengan ini,
bersama ini, berkenaan dengan, dan sebagainya.
9) Alinea isi
Bagian ini mencangkup hal-hal inti yang akan disampaikan penulis
surat kepada penerima surat. Penulis surat perlu memperhatikan
 penggunaan kalimat yang jelas dan tidak bertele-tele agar maksud
yang hendak disampaikan dapat dipahami oleh penerima surat.
10) Alinea penutup
Pada bagian ini terdapat ucapan terima kasih atau ungkapan
harapan.
11) Salam penutup
Salam penutup pada surat ditandai dengan kata-kata hormat saya,
hormat kami, salam kami, dan sebagainya.
12) Nama jelas pengirim dan tanda tangan
Penulis atau pengirim surat perlu melengkapi surat dengan nama
lengkap dan tanda tangan. Dalam surat dinas lebih baik menuliskan
jabatan, nomor induk pegawai, dan cap dinas.
13) Tembusan (jika ada)
Pihak-pihak mana saja yang menerima surat selain yang tertulis
pada alamat surat

e. Ciri-ciri surat dinas:

1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang
bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan periha
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat
surat
6. Format surat tertentu

D. Contoh Indikator, Soal, Dan Penyelesaian

Contoh Indikator Contoh Soal Sesuai Indikator

Disajikan surat Bacalah kutipan surat pribadi berikut!

pribadi yang
bagian Temanku Ani
pembukanya di Bandung
dirumpangkan,
siswa dapat Halo Ani,
menentukan [....] Aku dan keluargaku di Jakarta juga dalam
kalimat yang tepat keadaan sehat walafiat. Rasanya aku tak kuasa
untuk menahan rindu padamu, Ani, leluconmu,
melengkapinya. gurauanmu, dan kekonyolanmu dalam bercerita
selalu terngiang di kepalaku sejak kita berpisah
tiga tahun lalu.

Kalimat pembuka yang tepat untuk melengkapi

surat tersebut adalah ....
A. Mudah-mudah kita dapat bertemu tahun ini,
Ani.
B. Bagaimana kabar keluargamu di kota
kembang?
C. Apa kabarmu sekarang di Paris van Java
sana?
D. Semoga kamu di Bandung dalam keadaan
sehat selalu.

Penyelesaian: Bagian pembuka pada umumnya berkaitan dengan

pertanyaan ataupun harapan tentang keadaan (kesehatan) dari pihak
yang dikirimi surat. Dengan demikian, kalimat yang relevan adalah
“Semoga kamu di Bandung dalam keadaan sehat selalu.”
Jawaban: D

Contoh Indikator Contoh Soal Sesuai Indikator

Disajikan surat Bacalah kutipan surat berikut!

dinas yang bagian
penutupnya Yth. Guru SMP Negeri 28
dirumpangkan, Surabaya
siswa dapat
menentukan Dengan hormat,
kalimat yang tepat Kami mengharapkan kehadiran Saudara dalam
untuk acara rapat kerja yang akan dilaksanakan pada
melengkapinya. hari : Senin, 13 Februari 2017
waktu : pukul 08.00
tempat : Aula SMP Negeri 28
[....]
 Kalimat penutup surat untuk melengkapi surat
dinas tersebut adalah ....
A. Atas kerja sama dari Saudara, kami ucapkan
terima kasih.
B. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima
kasih.
C. Atas kehadiran Saudara, kami ucapkan
terima kasih.
D. Atas perhatian, diucapkan terima kasih.

Penyelesaian: Bagian penutup surat dinas (undangan) pada umumnya

diisi oleh ucapan terima kasih. Kalimat tersebut harus dinyatakan
secara langsung, tidak berbelit-belit. Contohnya, Atas kehadiran
Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Jawaban: C

E. Pelatihan Soal
Indikator Soal Pelatihan Sesuai Indikator
Disajikan sebuah Cermati ilustrasi berikut!
ilustrasi, siswa Salah satu keluargamu mendapat musibah
dapat menyusun kebakaran dan berharap kamu bisa
surat pribadi membantunya. Sementara kamu sendiri
berdasarkan hidupnya pas-pasan, berbeda dengan
ilustrasi tersebut. temanmu yang serba berkecukupan dan
sangat dermawan. Kamu ingin berkirim surat
untuk meminta uluran bantuan temanmu.

Isi surat pribadi yang tepat berdasarkan

ilustrasi tersebut adalah ...
A. Sahabatku sekarang ini aku mendapat
musibah kebakaran. Aku berharap dirimu
bisa membantukku.
B. Sahabatku, salah satu keluargaku terkena
musibah kebakaran, dan ia minta
bantuanku. Kamu tahu kan, aku sendiri
hidup pas-pasan. Kalau tidak keberatan
 kiranya dirimu mau meringankan beban
saudaraku.
C. Sahabat hidupmu serba berkecukupan. Aku
minta tolong kepadamu untuk membantu
saudaraku yang terkena musibah
kebakaran.
D. Sahabatku yang baik kali ini aku benar-
benar butuh bantuanmu. Keluargaku terkan
musibah, besar harapanku dirimu bersedia
untuk membantu.
Disajikan surat
dinas yang tanggal Bacalah kutipan surat berikut dengan saksama
dan isinya kemudian kerjakan dua soal di bawahnya!
dirumpangkan,
siswa dapat SMP BINA INSANI
melengkapinya Jalan Lidah Wetan 8/34 Surabaya
______________________________________
1) ---------
Nomor : 11/S.0301/G/16
Hal : Undangan

Yth. Para Guru dan Karyawan

SMP Bina Insani
di Surabaya

Dengan hormat,
(2) ----------------------------------------------------------
-------------------------
--------------------------------------------------------------
-------------------------
--------------------------------------------------------------
-------------------------
Demikian surat undangan ini kami sampaikan.
Atas perhatian Bapak/Ibu,kami ucapkan
terima kasih.

1. Tanggal surat yang tepat untuk mengisi

 nomor (1) pada surat tersebut adalah ....
A.12 Nopember 2016
B. Surabaya, 12 November 2016
C. 12 November 2016
D. Surabaya, 12 Nopember 2009

2. Isi surat yang tepat untuk mengisi bagian

rumpang (2) pada surat tersebut adalah ....
A. Sehubungan dengan pelaksanaan Lomba
Sekolah Sehat Tahun 2016, kami
mengharap izin Bapak /Ibu pada
hari, tanggal : Sabtu , 14 November 2016
waktu : Pukul 08.00
tempat : Ruang Aula SMP Bina Insani
acara : Persiapan Lomba
B. Sehubungan dengan pelaksanaan Lomba
Sekolah Sehat Tahun 2016, kami
mengharap kehadiran Bapak /Ibu pada
hari, tanggal : Sabtu , 14 November 2016
waktu : Pukul 08.00
tempat : Ruang Aula SMP Bina Insani
acara : Persiapan Lomba
C. Sehubungan dengan pelaksanaan Lomba
Sekolah Sehat Tahun 2016, kami
mengharap bantuan Bapak /Ibu pada
hari, tanggal : Sabtu , 12 November 2016
waktu : Pukul 20.00
tempat : Lapangan SMP Bina Insani
acara : Evaluasi Hasil Lomba
D. Sehubungan dengan pelaksanaan Lomba
Sekolah Sehat Tahun 2016, kami
mengharap sambutan Bapak /Ibu pada
hari, tanggal : Sabtu , 12 November 2016
waktu : Pukul 08.00
tempat :Ruang Aula SMP Bina Insani
acara : Evaluasi Kegiatan
F. Pelatihan Merumuskan Indikator Dan Menyusun Butir Soal
Berdasarkan kisi-kisi UN yang terdapat dalam pengantar modul ini,
rumuskan sebuah indikator butir soal dan kembangkan menjadi
sebuah butir soal.

G. Daftar Rujukan
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. 2014. Buku Sisiwa Bahasa
Indonesia. Jakarta: Pusat Kurikulum dan Perbukuan, Balitbang,
Kemendikbud.
Setyaningrum, Afra Tien.2008. Korespondensi Bahasa Indonesia: Dasar,
Teori, dan Aplikasi. Yogyakarta: Amara Books.
Soedjito. 2010. Terampil Menulis Surat Resmi Bahasa Indonesia. Jakarta:
Prestasi Pustakaraya.