Jenis-Jenis Surat

Secara umum, surat dibagi menjadi dua jenis, yaitu surat yang ditinjau dari segi bentuk, isi, dan
bahasanya (surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga), serta surat yang ditinjau berdasarkan
pemakaiannya (surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas). Dalam hal mengajukan permohonan
meninggalkan jabatan yang sedang dikuasai, juga dikenal surat pengunduran diri.

1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat ini dapat berupa
korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi antara lain:

 Tidak menggunakan kop surat.

 Tidak ada nomor surat.
 Salam pembuka dan penutup bervariasi.
 Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan penulis.
 Format surat bebas.

2. Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi,
maupun organisasi. contoh dari surat ini adalah undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.
Ciri-ciri surat resmi antara lain:

 Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan oleh organisasi.

 Ada nomor surat, lampiran, dan perihal.
 Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim.
 Penggunaan ragam bahasa resmi.
 Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi.
 Ada aturan format baku.
Bagian-bagian surat resmi antara lain:

 Kepala atau kop surat meliputi nama instansi atau lembaga yang ditulis dengan huruf
kapital, alamat instansi atau lembaga yang ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil, dan
logo instansi atau lembaga.
 Nomor surat, yaitu urutan surat yang dikirimkan.
 Lampiran, yaitu lembaran lain yang disertakan selain surat.
 Hal, yaitu garis besar isi surat.
 Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat).
 Alamat yang dituju (jangan gunakan kata “kepada”).
 Pembuka atau salam pembuka (diakhiri tanda koma).
 Isi surat meliputi uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya yang ditulis dengan
huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah
menyesuaikan.
 Penutup surat meliputi salam penutup, jabatan, tanda tangan, dan nama (biasanya disertai
nomor induk pegawai atau NIP).
 Tembusan surat, yaitu penyertaan atau pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu
kegiatan.

3. Surat Niaga
Surat niaga digunakan oleh badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri
dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar,
sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan
perdagangan; serta dapat dibagi menjadi surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu
contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

4. Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas
kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat
dinas adalah sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip,
bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan
surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas antara lain:

 Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan.

 Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal.
 Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku.
 Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi.
 Menggunakan cap atau stempel instansi kantor pembuat surat.
 Memiliki format surat tertentu.
 Perbedaan Surat Pribadi dan
Dinas
1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang ditulis untuk urusan pribadi. Dalam menuliskan surat pribadi, tak
jarang seorang penulis menyebut dirinya dengan kata “saya”. Oleh karena sifatnya yang akrab
dan santai, surat pribadi biasanya menggunakan bahasa ragam santai atau tidak resmi. Sementara
itu, dinukil dari buku berjudul Be Smart Bahasa Indonesia (2008) yang ditulis oleh Ismail
Kusmayadi, surat pribadi sangat bergantung kepada tujuan surat itu hendak dikirimkan.
Namun demikian, surat pribadi berdasarkan isinya dapat dibedakan menjadi dua macam, yakni
surat pribadi yang bersifat privasi dan surat pribadi yang isinya bersifat resmi. Surat pribadi yang
bersifat privasi artinya adalah surat yang dikirimkan kepada sahabat, anggota keluarga, kenalan,
dan lain sebagainya. Sementara itu, surat pribadi yang bersifat resmi adalah surat yang dikirim
kepada pejabat suatu instansi atau kepada organisasi, misalnya surat lamaran pekerjaan.

Turut disebutkan pula dalam buku berjudul Buku Ajar Bahasa Indonesia dan Karya Tulis
Ilmiah yang disusun oleh Sarmadan dan La Alu (2015) bahwa surat pribadi adalah salah satu
bentuk surat-menyurat yang ditulis oleh seseorang sebagai pribadi dan tidak berkaitan dengan
kedinasan. Pada umumnya, surat pribadi bersifat tidak resmi dan berisi masalah-masalah pribadi.
2. Surat Dinas
Menurut Soedjito dan Solchan, surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintah
atau swasta kepada kantor pemerintah atau swasta dan sebaliknya. Surat ini harus memakai
bahasa baku, bahasa yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia baik tentang ejaan, pemilihan
kata, maupun kalimatnya.

Surat dinas biasa disebut pula dengan surat resmi, yang dikirim untuk kepentingan dinas atau
untuk kepentingan administrasi pemerintah. Surat dinas biasanya berisi masalah kedinasan atau
pemerintahan. Surat ini hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan bisa dikirimkan kepada semua
pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut, misalnya surat undangan rapat dan surat
pemberitahuan.

Sebagaimana dilansir dari laman Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia,
surat dinas merupakan alat komunikasi tertulis yang memiliki karakter legal dan formal. Surat ini
menjadi bukti resmi yang memiliki kekuatan hukum. Selain itu, surat dinas dalam organisasi
juga dapat menjadi alat bukti historis dan mengingatkan aktivitas yang dilakukan oleh lembaga.
Berdasarkan ketentuannya, surat dinas harus ditulis dengan mengikuti ketentuan-ketentuan baku.
Surat juga harus dibuat dengan teknik penyusunan yang benar, seperti kepala surat (kop surat),
nomor lampiran dan perihal surat, tanggal surat, penulisan alamat surat, dan memperhatikan
bentuk penulisan surat. Selain itu, isi surat tersebut juga harus dinyatakan secara ringkas, jelas,
dan eksplisit.
Bahasa yang digunakan dalam surat dinas juga formal atau baku sesuai dengan kaidah
penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Surat dinas harus ditulis secara efektif.
Artinya, bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa yang efektif harus
memenuhi unsur sederhana, wajar, ringkas, jelas, sopan, dan menarik.

Dikutip dari buku berjudul Penuntun Praktis Menulis Surat Dinas yang ditulis oleh Muhammad
Hamzah dan Andi Neneng (2017), pengertian surat dinas adalah sejenis karangan atau komposisi
yang ditujukan untuk menyampaikan maksud yang ingin disampaikan.
Surat-menyurat dinas menjadi kegiatan yang sangat penting untuk mendukung terselenggaranya
tugas pokok dan fungsi organisasi. Selain itu, surat dinas juga memiliki beberapa fungsi, yaitu
sebagai bukti autentik, alat pengingat, bukti historis, pedoman kerja, dan duta atau wakil
penulisnya.

Berbeda halnya dengan surat dinas, dikutip dari buku berjudul Pasti Bisa Pembahasan Tuntas
Kompetensi Bahasa Indonesia yang ditulis oleh Agus Trianto (2007), surat pribadi adalah surat
yang ditujukan kepada orang lain sebagai pribadi, bukan sebagai wakil atau utusan yang
berkaitan dengan kelembagaan/kedinasan/resmi. Umumnya, surat pribadi berisi dengan
undangan, permohonan dan permintaan penjelasan, penerimaan dan penolakan, atau ungkapan
perasaan seseorang yang ingin disampaikan ke orang lain.
Perbedaan surat dinas dan surat pribadi terletak di judul pengirim, secara pribadi atau secara
instansi. Selain itu, ketika menulis surat dinas resmi sebaiknya menggunakan format yang
menarik, tidak terlalu panjang, serta memakai bahasa yang jelas, ringkas, dan padat, sedangkan
aturan kebahasaan ketika menulis surat pribadi tidak terlalu diperhatikan.

Contoh Surat Pribadi dan Dinas

Setelah mengetahui perbedaan dari surat dinas dan surat pribadi, berikut contoh masing-masing
surat yang dapat kamu gunakan sebagai bahan referensi untuk membuatnya.

1. Surat Pribadi
Contoh 1
Contoh 2
Jakarta, 28 April 2020

Defandra Ramadhan
Jl. Persahabatan No. 63
Dago Atas, Bandung, Jawa Barat

Halo Defan, apa kabar? Semoga kamu tetap baik-baik saja dan selalu bahagia ya, walaupun
sudah lama tidak bertemu. Aku juga di sini sehat dan selalu bahagia, walaupun beberapa waktu
lalu sempat meriang sedikit. Namun, aku sudah pulih dan dapat main seperti biasa lagi, kok!
Hehehe …
Oh iya, apakah kamu sudah mendengar kabar gembira? Setelah selesai sekolah SMA ini, aku
punya rencana melanjutkan kuliah di Bandung! Asyik sekali, kita akan bisa main terus dan
bertemu setiap hari, seperti dulu waktu kita kecil. Aku jadi tidak sabar! Kamu juga belajar yang
semangat dan lebih giat lagi! Tunggu aku menyusulmu! Hahaha …

Sudah dulu ya Def, aku tunggu balasan surat dari kamu, ya! Jangan lupa makan dan jangan
kebanyakan main PS, nanti dimarahin bundamu, lho. Hahaha … Salam untuk bunda dan
ayahmu, ya!

Dari Sahabat Defan yang Tersayang

Alea Riviana

2. Surat Dinas
Contoh 1
Contoh 2
Bogor, 08 April 2028

No : 08/OSIS/UND EX/V/28
Lamp : –
Hal : Undangan PORSENI (Pekan Olahraga dan Seni)
Kepada Yth
Pengurus OSIS

Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan berakhirnya tahun ajaran 2027/2028,kami selaku pengurus SMA
Negeri 8 Bojonggede memohon kehadiran perwakilan sekolah untuk mengikuti berbagai
perlombaan olahraga dan seni yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal : Senin/28 April 2028

Waktu : 08.00 – Selesai
Tempat : Lapangan SMA Negeri 6 Bojonggede
Acara : PORSENI

Karena cukup pentingnya acara tersebut, kami mengharapkan kedatangan para perwakilan
sekolah agar dapat hadir tepat waktu.

Mengetahui,
Ketua OSIS SMA Negeri 8 Bojonggede

Hendery Ramadhan

Pemaparan mengenai perbedaan dan contoh antara surat pribadi dan dinas ini dapat kalian
jadikan sebagai panduan untuk menyusun dan menulis surat yang sedang dibutuhkan. Semoga
bermanfaat!

ePerpus adalah layanan perpustakaan digital masa kini yang mengusung konsep B2B. Kami hadir untuk
memudahkan dalam mengelola perpustakaan digital Anda. Klien B2B Perpustakaan digital kami meliputi sekolah,
universitas, korporat, sampai tempat ibadah."