Pengertian Surat

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk
menyampaikan warta (Bartos, 2005).

Rahardi (2008, hlm. 11) mengemukakan bahwa “surat adalah suatu sarana yang tertulis sebagai perantara
pengomunikasian pesan untuk menyampaikan informasi”. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan,
pernyataan, perintah, permohonan, laporan, maupun menceritakan pengalaman.

Menurut Iis Sopyan (2008:1), mendefinisikan bahwa surat merupakan suatu model

komunikasi tertulis yang memungkinkan seseorang saling memberikan informasi atau

mempertukarkan ide.

Surat merupakan salah satu media komuniksi yang sangat penting dalam suatu instansi/perusahaan. Baik
komunikasi dengan pihak-pihak diluar instansi (external) maupun untuk komunikasi internal.

Surat merupakan salah satu keterampilan berbahasa yang digunakan untuk komunikasi secara tertulis atau
tidak langsung, tidak secara tatap muka dengan orang lain.

Salah satu kegiatan berbahasa yang berupa tulisan adalah melalui surat menyurat. Surat menyurat mempunyai
arti penting dalam menyampaikan gagasan, informasi, dan ide. Kurangnya kemampuan dalam menulis surat
mengakibatkan informasi tidak tepat sasaran.

Surat sebagai salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu
pihak kepada pihak lain.

Jadi berdasarkan definisi diatas, surat adalah suatu alat yang digunakan

untuk berkomunikasi secara tertulis yang dilakukan oleh suatu pihak kepihak lain untuk

menginformasikan suatu hal yang bersifat resmi maupun tidak resmi agar tersampaikan

tanpa harus berhadapan secara langsung.

DEFINISI SURAT
Pengertian surat adalah sebuah sarana komunikasi yang dapat digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis
oleh suatu pihak (seseorang) kepada pihak lain (seseorang lainnya). Informasi dari surat itu dapat berupa dalam:

  1. Pemberitahuan
  2. Pernyataan
  3. Perintah
  4. Permintaan / permohonan
  5. Laporan

JENIS SURAT

Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat digolongkan atas tiga jenis, yaitu sebagai berikut:
 1. Surat pribadi
Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Komunikasi antara anak
dan orang tua, antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman. Digunakan kartu pos, warkat pos, atau surat
bersampul.
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi, bukan untuk

suatu lembaga atau organisasi.Surat pribadi dibedakan menjadi dua

jenis :
a. Surat pribadi kekeluargaan, yakni surat pribadi yang dikirimkan kepada anggota

keluarga, sanak famili, sahabat, kenalan dan sebagainya.

b. Surat pribadi kedinasan, yakni surat pribadi yang dikirmkan kepada pengurus organisasi,

pimpinan, instansi, jawatan dan perusahaan.karena ada hubungannya dengan tugas atau

pekerjaannya.

2. Surat dinas
Segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Salah satu alat
komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis
yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari
instansi kepada perseorangan atau sebaliknya
Surat dinas adalah surat yang ditulis untuk kepentingan atau menyangkut

masalah lembaga, organisasi, dan instansi. Surat dinas dibedakan menjadi dua yaitu :

a. Surat dinas pemerintah, yakni surat yang dibuat oleh pihak lembaga atau instansi

pemerintah.

b. Surat dinas swasta, yakni surat dinas yang dibuat oleh pihak lembaga swasta.

1. Surat dinas organisasi adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau perkumpulan

atau perhimpunan tertentu yang biasanya banyak berhubungan dengan dunia sosial.

2. Surat dinas niaga adalah surat yang dikeluarkan oleh pihak swasta untuk memperoleh

suatu keuntungan materi

  3. Surat niaga
Surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti
perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa. Adapun macam-macam dari surat niaga adalah sebagai berikut:
  1. Surat penawaran                      
  2. Surat pengaduan
  3. Surat pesanan
  4. Surat pengiriman
  5. Surat pembayaran barang
  6. Surat penagihan, dan sebagainya.

Dalam memenuhi kebutuhan, misalnya dalam organisasi atau instansi tentunya membutuhkan surat demi
kelancaran organisasi atau instansi tersebut. Surat sebagai salah satu alat komunikasi secara tidak langsung
mempunyai berbagai macam jenis, bergantung pada dasar tinjauannya.

Purnama, dkk., (2016) menyatakan bahwa, “menulis adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk
berkomunikasi menggunakan rangkaian-rangkaian huruf melalui proses menyusun, mencatat,
mengkomunikasikan makna tulisan sehingga menjadi kalimat yang memberikan informasi untuk mencapai
tujuan tertentu”. Menulis merupakan proses berpikir tingkat tinggi, dimana seorang penulis harus
mengutarakan apa yang ada dalam pikirannya ke dalam sebuah tulisan yang nantinya dapat dipahami oleh
pembaca. Menulis surat resmi merupakan suatu keterampilan menulis, karena dalam menulis surat resmi
yang baik penulis perlu memperhatikan sistematika surat, isi surat, dan bahasa surat. Sistematika

tersebut berkaitan dengan tata letak bagian- bagian surat. Pengetahuan dan keterampilan tentang bagian-
bagian surat perlu juga diperhatikan karena tanpa pemahaman yang cukup, bagian-bagian surat dapat diisi
dan diletakkan dalam posisi sesuka hati.

Selanjutnya, isi surat perlu memperhatikan topik atau permasalahan yang akan disampaikan dengan
dinyatakan secara jelas, lugas, ringkas, dan eksplisit. Serta bahasa yang digunakan dapat dipahami oleh
penerima surat dengan memperhatikan pilihan kata atau diksi dan penggunaan ejaan serta tanda baca. Hal ini
sejalan dengan pendapat Rahardi (2008, hlm. 46) bahwa “sebelum menulis surat, penulis harus
mempertimbangkan susunan kalimatnya, diksi, dan ejaan serta tanda baca yang sesuai dengan maksud surat”.
Berdasarkan hal tersebut, menulis surat resmi merupakan suatu keterampilan, tanpa latihan yang memadai
keterampilan menulis surat resmi tidak akan dimiliki dengan baik.

Di tingkat sekolah dasar, siswa dapat menulis surat resmi untuk memenuhi kebutuhannya, seperti meminta
izin peminjaman barang, izin ketidakhadiran, dan sebagainya. Surat yang dapat digunakan untuk
keperluan tersebut adalah surat permohonan izin. Oleh karena itu, belajar menulis surat resmi sangat penting
untuk memenuhi kebutuhan di lapangan. Dengan

belajar menulis surat resmi, maka keterampilan menulis siswa dapat dimiliki dengan baik.

Jenis-jenis surat dinas :

a. Surat Permohonan

Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya
permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan izin,
permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu.

b. Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu diketahui
oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu
untuk ditanggapi dalam bentuk surat.
c. Surat Keterangan

Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi sesorang/barang yang dikeluarkan
oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas dari
narkoba, surat keterangan tidak mampu dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya
dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan seseorang yang
berkepentingan dengan isi keterangannya.

d. Surat Memo dan Nota Dinas

Memo merupakan singkatan dari kata memorandum yang berasal dari kata memory yang berarti
ingatan. Istilah nota bersal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus
yang dipakai antarpejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan
memo pribadi.
Daftar pustaka

https://unisbank.ac.id/ojs/index.php/fti2/article/view/4243

https://ejournal.upi.edu/index.php/pedadidaktika/article/view/7330

http://e-journals.unmul.ac.id/index.php/INF/article/view/1379

https://www.materibelajar.id/2015/12/definisi-surat-fungsi-jenis-beserta.html