Pengertian Surat

Dalam memenuhi kebutuhan, misalnya dalam organisasi atau instansi tentunya membutuhkan
surat demi kelancaran organisasi atau instansi tersebut. Surat sebagai salah satu alat komunikasi
secara tidak langsung mempunyai berbagai macam jenis, bergantung pada dasar tinjauannya.

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak
lain untuk menyampaikan warta (Bartos, 2005).

Rahardi (2008, hlm. 11) mengemukakan bahwa “surat adalah suatu sarana yang tertulis
sebagai perantara pengomunikasian pesan untuk menyampaikan informasi”. Informasi tersebut
dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, perintah, permohonan, laporan, maupun menceritakan
pengalaman.

Menurut Iis Sopyan (2008:1), mendefinisikan bahwa surat merupakan suatu model komunikasi
tertulis yang memungkinkan seseorang saling memberikan informasi atau mempertukarkan ide.

Surat merupakan salah satu media komuniksi yang sangat penting dalam suatu
instansi/perusahaan. Baik komunikasi dengan pihak-pihak diluar instansi (external) maupun untuk
komunikasi internal.

Surat merupakan salah satu keterampilan berbahasa yang digunakan untuk komunikasi secara
tertulis atau tidak langsung, tidak secara tatap muka dengan orang lain.

Salah satu kegiatan berbahasa yang berupa tulisan adalah melalui surat menyurat. Surat
menyurat mempunyai arti penting dalam menyampaikan gagasan, informasi, dan ide. Kurangnya
kemampuan dalam menulis surat mengakibatkan informasi tidak tepat sasaran.

Surat sebagai salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau
informasi dari satu pihak kepada pihak lain.

Jadi berdasarkan definisi diatas, surat adalah suatu alat yang digunakan untuk
berkomunikasi secara tertulis yang dilakukan oleh suatu pihak kepihak lain untuk
menginformasikan suatu hal yang bersifat resmi maupun tidak resmi agar tersampaikan tanpa harus
berhadapan secara langsung.

DEFINISI SURAT

Pengertian surat adalah sebuah sarana komunikasi yang dapat digunakan untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak (seseorang) kepada pihak lain (seseorang lainnya).
Informasi dari surat itu dapat berupa dalam:
  1. Pemberitahuan
  2. Pernyataan
  3. Perintah
  4. Permintaan / permohonan
  5. Laporan

JENIS SURAT
 Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat digolongkan atas tiga jenis, yaitu sebagai
berikut:

1. Surat pribadi
Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.
Komunikasi antara anak dan orang tua, antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman. Digunakan kartu
pos, warkat pos, atau surat bersampul.
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi, bukan untuk suatu
lembaga atau organisasi.Surat pribadi dibedakan menjadi dua jenis :

a. Surat pribadi kekeluargaan, yakni surat pribadi yang dikirimkan kepada anggota
keluarga, sanak famili, sahabat, kenalan dan sebagainya.

b. Surat pribadi kedinasan, yakni surat pribadi yang dikirmkan kepada pengurus organisasi,
pimpinan, instansi, jawatan dan perusahaan.karena ada hubungannya dengan tugas atau
pekerjaannya.

2. Surat dinas
Segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas
instansi. Salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi,
seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan
pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya
Surat dinas adalah surat yang ditulis untuk kepentingan atau menyangkut masalah
lembaga, organisasi, dan instansi. Surat dinas dibedakan menjadi dua yaitu :

a. Surat dinas pemerintah, yakni surat yang dibuat oleh pihak lembaga, instansi pemerintah atau
perkumpulan tertentu yang biasanya banyak berhubungan dengan dunia sosial.

b. Surat dinas swasta, yakni surat dinas yang dibuat oleh pihak lembaga swasta memperoleh
suatu keuntungan materi.

Jenis-jenis surat dinas :

 Surat Permohonan

Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya
permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan izin,
permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu.

 Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu
diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita sehingga
tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat.

 Surat Keterangan

Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi sesorang/barang yang dikeluarkan
oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas dari
narkoba, surat keterangan tidak mampu dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya
dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan seseorang yang
berkepentingan dengan isi keterangannya.
  Surat Memo dan Nota Dinas

Memo merupakan singkatan dari kata memorandum yang berasal dari kata memory yang berarti
ingatan. Istilah nota bersal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat
khusus yang dipakai antarpejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda
dengan memo pribadi.

  3. Surat niaga
Surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga,
seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa. Adapun macam-macam dari surat niaga adalah
sebagai berikut:
  1. Surat penawaran                      
  2. Surat pengaduan
  3. Surat pesanan
  4. Surat pengiriman
  5. Surat pembayaran barang
  6. Surat penagihan, dan sebagainya.

Purnama, dkk., (2016) menyatakan bahwa, “menulis adalah suatu kegiatan yang dilakukan
untuk berkomunikasi menggunakan rangkaian-rangkaian huruf melalui proses menyusun, mencatat,
mengkomunikasikan makna tulisan sehingga menjadi kalimat yang memberikan informasi untuk
mencapai tujuan tertentu”. Menulis merupakan proses berpikir tingkat tinggi, dimana seorang
penulis harus mengutarakan apa yang ada dalam pikirannya ke dalam sebuah tulisan yang nantinya
dapat dipahami oleh pembaca. Menulis surat resmi merupakan suatu keterampilan menulis, karena
dalam menulis surat resmi yang baik penulis perlu memperhatikan sistematika surat, isi surat, dan
bahasa surat. Sistematika

tersebut berkaitan dengan tata letak bagian- bagian surat. Pengetahuan dan keterampilan
tentang bagian-bagian surat perlu juga diperhatikan karena tanpa pemahaman yang cukup, bagian-
bagian surat dapat diisi dan diletakkan dalam posisi sesuka hati.

Selanjutnya, isi surat perlu memperhatikan topik atau permasalahan yang akan
disampaikan dengan dinyatakan secara jelas, lugas, ringkas, dan eksplisit. Serta bahasa yang
digunakan dapat dipahami oleh penerima surat dengan memperhatikan pilihan kata atau diksi dan
penggunaan ejaan serta tanda baca. Hal ini sejalan dengan pendapat Rahardi (2008, hlm. 46) bahwa
“sebelum menulis surat, penulis harus mempertimbangkan susunan kalimatnya, diksi, dan ejaan
serta tanda baca yang sesuai dengan maksud surat”. Berdasarkan hal tersebut, menulis surat resmi
merupakan suatu keterampilan, tanpa latihan yang memadai keterampilan menulis surat resmi tidak
akan dimiliki dengan baik..

SURAT PERMOHONAN
Surat permohonan merupakan sebuah surat yang ditulis dengan tujuan untuk mendapat
sesuatu yang kita minati. Surat ini bisa ditulis secara individu, kelompok, organisasi atau dari instansi
pemerintahan sekalipun.
Hal penting yang harus kamu ingat yaitu menulis format permohonan secara lengkap. Format
surat permohonan meliputi, kop surat, nomor surat, tempat dan tanggal surat, perihal, isi, nama dan
tanda tangan, dan terakhir yaitu lampiran.
Berikut ada salah satu contoh dari surat permohonan yang bisa dijadikan panduan.
Surat Permohonan Sponsor
Kelompok Kuliah Kerja Nyata 76
Universitas Pahlawan Bangsa
Telp. 085729006007; email: kkn76upb@gmail.com
Yogyakarta, 15 Mei 2017
No : 17/SP/V/2017
Lampiran : 1 bendel proposal
Hal : Permohonan Sponsor
Yth.
Direktur PT. Segara Alam
di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kegiatan kuliah kerja nyata (KKN) yang dilaksanakan di Desa Mangunjiwo, Yogyakarta,
pada bulan Juni-Juli 2017, kami selaku kelompok KKN 76 akan mengadakan berbagai kegiatan untuk
pemberdayaan masyarakat setempat. Tema yang kami angkat adalah “Kemandirian Desa Demi Kesejahteraan
Bersama”. Salah satu kegiatan yang akan kami laksanakan adalah pengadaan alat-alat pertanian untuk
membantu petani setempat meningkatkan hasil panen.
Oleh karena itu, kami bermaksud mengajukan permohonan sponsor kepada perusahaan Bapak/Ibu. Adapun
rincian kegiatan serta anggaran terlampir dalam proposal yang kami sertakan. Jika ada hal yang ingin
ditanyakan, Bapak/Ibu dapat menghubungi kontak yang tertera.
Demikian surat permohonan sponsor ini kami sampaikan. Besar harapan kami perusahaan Bapak/Ibu dapat
berpartisipasi dalam kegiatan ini. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Koordinator Mahasiswa
Fahmi Yudha

SURAT LAMARAN KERJA

Surat lamaran pekerjaan adalah jenis surat pribadi bersifat resmi yang diajukan seseorang ke
perusahaan (instansi) agar diterima bekerja sebagai karyawan pada posisi jabatan tertentu.
Surat ini menjadi salah satu syarat bagi para pencari kerja atau pelamar kerja yang ingin bekerja di
perusahaan atau instansi yang menawarkan lowongan pekerjaan.

Mengutip Kemdikbud RI, surat lamaran pekerjaan adalah surat dari seseorang yang memerlukan
pekerjaan kepada orang atau pejabat yang dapat memberikan pekerjaan atau jabatan. Dalam Pedoman
Lengkap Menulis Surat (2006) karya Adlan Ali dan Tanzili, surat lamaran kerja adalah surat
permohonan yang dibuat oleh pencari kerja (pelamar pekerjaan) untuk dikirimkan kepada badan usaha
atau instansi agar mendapat pekerjaan atau jabatan sesuai lowongan pekerjaan yang tersedia.

Dalam surat lamaran pekerjaan berisi penjelasan tentang kemampuan seseorang agar terpilih
sebagai kandidat yang tepat untuk mengisi suatu posisi pekerjaan. Surat lamaran pekerjaan berisi
kualifikasi pelamar, yaitu data pribadi pelamar yang dilengkapi lampiran-lampiran sebagai bahan
pertimbangan bagi perusahaan atau instansi yang bersangkutan.

Surat ini termasuk surat yang bersifat formal karena surat lamaran pekerjaan termasuk jenis
surat pribadi yang ditujukan kepada lembaga resmi. Surat lamaran kerja bukan surat pribadi yang
ditujukan untuk teman atau saudara. Mengutip Kemdikbud RI, surat lamaran pekerjaan bersifat formal
ditandai dari informasi mengenai sumber awal informasi lowongan kerja. Informasi lowongan kerja
untuk pekerjaan atau jabatan tertentu biasanya diperoleh dari pengumuman resmi pemerintah atau
perusahaan. Umumnya para pencari kerja atau pelamar pekerjaan mendapat informasi tentang adanya
lowongan atau penawaran pekerjaan dari media massa atau berita dari pegawai (karyawan) dari suatu
perusahaan atau instansi. Itu sebabnya, pelamar kerja dalam surat lamaran kerja perlu menyebutkan
sumber informasi tentang lamaran kerja tersebut di alinea atau paragraf pembuka.
Format Penulisan Surat Lamaran Kerja
1. Tanggal dan tempat penulisan surat
2. Tujuan Surat serta Nama dan Alamat Lengkap Perusahaan
3. Salam Pembuka dan Kata Pengantar
4. Data Diri
5. Pengalaman Kerja, Kelebihan atau Keahlian Lainnya
6. Penutup

Contoh Surat Lamaran Kerja

Jakarta, 5 Januari 2020

Hal : Lamaran Pekerjaan

Yth. Pimpinan
PT. Maju Terus Pantang Mundur
Jl. Medan Merdeka  no 15, Jakarta Pusat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan informasi lowongan kerja yang saya lihat pada media sosial Linkedin pada 30 Desember
2019 , yang dimana menunjukan jika saat ini perusahaan bapak/ibu sedang membuka lowongan pekerjaan maka
dengan ini saya ingin melamar pekerjaan sebagai Teller di perusahaan, yang Bapak/Ibu Pimpin.

Biodata diri:

Nama : Mario Bruss

Tempat, tanggal lahir : Jakarta, 25 Mei 1995
Pendidikan terakhir : S1-HUKUM 
Alamat : Jl. KH. Moh MANSYUR 11276

Untuk bahan pertimbangan, saya juga melampirkan beberapa dokumen sebagai bahan pertimbangan: 

1. Daftar Riwayat Hidup/CV

2. Resume Kerja
3. Fotocopy Ijazah Terakhir
4. Fotocopy Transkrip Nilai
5. Fotocopy Bahasa Inggris
6. Fotocopy KTP
7. Pas Foto 4×6
8. Surat Pengalaman Kerja

Demikian surat lamaran pekerjaan ini saya buat, besar harapan saya dapat melanjutkan ke tahap berikutnya, atas
Perhatian Bapak/Ibu saya ucapakan banyak terima kasih.

Hormat Saya,

Ttd.

Mario Bruss
 KESIMPULAN
isi surat perlu memperhatikan topik atau permasalahan yang akan disampaikan dengan
dinyatakan secara jelas, lugas, ringkas, dan eksplisit. Serta bahasa yang digunakan dapat
dipahami oleh penerima surat dengan memperhatikan pilihan kata atau diksi dan penggunaan
ejaan serta tanda baca.

Daftar pustaka
https://unisbank.ac.id/ojs/index.php/fti2/article/view/4243

https://ejournal.upi.edu/index.php/pedadidaktika/article/view/7330

http://e-journals.unmul.ac.id/index.php/INF/article/view/1379

https://www.materibelajar.id/2015/12/definisi-surat-fungsi-jenis-beserta.html

https://https://kumparan.com/berita-update/contoh-surat-permohonan-yang-benar-dan-pengertiannya-
1v6HUivjjsf/full

https://www.kompas.com/skola/read/2020/09/15/182010669/pengertian-surat-lamaran-pekerjaan?
page=all.

https://greatdayhr.com/id-id/blog/contoh-surat-lamaran-kerja/