SURAT – MENYURAT

KELOMPOK IV

Disusun oleh :
1. Amuslimah Chusnul Chotimah (03 / 1932610123)
2. Kholilur Rachman (13 / 1932610040)
3. Puji Panglipur Wati (21 / 1932610016)
4. Riztika Alfainingrum (24 / 1932610038)
5. Wahyu Vinika Sari (28 / 1932610029)

D-III ADMINISTRASI BISNIS

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI MALANG
2021
 BAB IV
SURAT – MENYURAT

4.1 Pengertian Surat Secara Umum

Dapat disimpulkan bahwa surat adalah sebuah media berupa kertas yang berisikan
sejumlah informasi, pesan, maupun tanggapan yang sesuai dengan maksud dan tujuan
dari penulis surat yang disampaikan kepada pihak lain.

Dari berbagai defenisi diatas dapat ditarik garis besar mengenai surat: 
 Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang dilaksanakan dengan
menggunakan sehelai kertas/lebih. 
 Surat berisikan informasi yang berasal dari satu pihak kepada pihak lainnya,
antar pribadi, kedudukannya, dalam organisasi/badan pemerintahan.
 Surat dapat menghubungkan seseorang dengan kelompok atau menghubungkan
kelompok dengan seseorang yang berjauhan.
 Surat memiliki bagian-bagian tertentu seperti ukuran kertas surat, bahasa surat,
bentuk-bentuk surat, dan jenis-jenis surat.
 Surat merupakan citra, cermin, mentalitas jiwa serta petunjuk intern dari
perusahaan/kantor yang bersangkutan.

4.2 Pengertian Surat Menyurat

Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus
menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya dan dilaksanakan dengan
saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya
yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat secara terus
menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat
dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu
membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.
Hubungan timbal balik antara dua pihak dengan alat komunikasi secara tertulis
dapat dikatakan sebagai hubungan surat menyurat atau dapat juga disebut korespondensi.
Banyak pengertian mengenai korespondensi namun pada dasarnya korespondensi
merupakan kegiatan yang berhubungan dengan hal berkirim-kiriman surat. Menurut Ig.
Wursanto korespondensi merupakan terjemahan dari bahasa asing “correspondentie”
Belanda atau dari kata correspondence Inggris. Semua istilah tersebut mempunyai arti
yang sama, yaitu kegiatan atau pekerjaan yang berhubungan dengan surat sebagai bagian
dari pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha. 1987:86. Namun, apabila ada orang atau
organisasi yang berkirim surat dan hanya dilakukan sepihak saja tanpa adanya balasan
maka hal tersebut tidak dapat disebut sebagai surat menyurat atau korespondensi.

4.3 Ciri-Ciri Bahasa Surat

Bahasa surat biasanya memiliki ciri-ciri yaitu :
1. Jelas, artinya tidak hanya mudah dimengerti tetapi harus terbebas dari salah tafsir
atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran
yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang
 membuat surat itu kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat harus
menggunakan pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung,
dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata atau
istilah asing.
2. Lugas, artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapakn dalam pada
penulisan kalimat dalam surat, berate kalimat yang digunakan harus langsung
menunjukkan persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-
tele serta dapat mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang
dikehendaki.
3. Menarik dan Sopan, bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas,
wajar, enak dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah using, dan
tidak menggunakan kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain.
Bahasa yang menarik juga menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan nada
surat menjadi monoton atau membosankan lawan bicara. Bahasa surat yang sopan
maksudnya bahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah bahasa umumnya dan
tidak menggunakan bahasa yang berlebihan serta kata-kata yang merendahkan
martabat orang lain.

4.4 Korespondensi
Korespondensi berarti dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu
kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang
dilakukan dengan saling berkiriman surat.
Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang untuk
menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.
Korespondensi di dalam suatu kantor, instansi maupun organisasi dapat dibagi
menjadi dua, yaitu:
 Korespondensi ekstern, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor
atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
 Korespondensi intern, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-
orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan atara kantor pusat dengan kantor
cabang atau bagian-bagian lainnya.

4.5 Fungsi Surat

Menurut Soedjito dan Solchan Tw (2004: 2), surat dapat memenuhi fungsi- fungsi
berikut:
a. Alat komunikasi, yaitu suatu alat untuk menyampaikan bahan komunikasi yang
berupa berita, laporan, pemberitahuan, penunjukan, permohonan, dan lain-lain.
b. Alat bukti tertulis, yaitu sebagai bukti nyata yang sah yang lazimnya dikenal sebagai
“hitam di atas putih”. Hal itu sangat penting, terutama dalam surat-surat resmi,
seperti: surat perjanjian, surat wasiat, surat sewa-menyewa rumah, surat jual beli,
dan surat kuasa. Surat-surat tersebut mempunyai kekuatan hukum yang dapat
dipakai sebagai “bukti tertulis” dalam perkara dipengadilan.
c. Alat bukti historis, yaitu dapat dipakai sebagai bahan penelitian untuk mengetahuai
dan menggali informasi mengenai bagaimana keadaan, cara dan pengelolahan
administrasi, dan cara pelaksanaan berbagai kegiatan pada masa lalu.
 d. Alat pengingat, yaitu dapat dipakai untuk mengingat dan mengetahui surat-surat
yang sudah dikirimkan atau diterima dalam suatu periode waktu tertentu. Hal itu
dapat diketahui melalui arsip dan ekspedisi surat.
e. Duta organisasi, yaitu dapat mencerminkan corak, keadaan mentalitas, jiwa, dan
nilai pejabat/ jawatan/ atau kantor yang bersangkutan. Oleh kerena itu, dalam
menyusun surat hendaklah selalu berhati-hati dalam berfikir secara cermat agar
tidak menimbulkan kesan yang tidak menyenangkan.
f. Pedoman kerja, yaitu dapat dipakai sebagai pola yang harus dipedomani dan diikuti
oleh lembaga, organisasi, atau jawatan yang menjalankan fungsi kesekretariatan
tersebut, antara lain, dalam menerbitkan berbagai macam atau jenis surat yang
dikehendaki. Misalnya surat keterangan tidak sama dengan surat kuasa, dan surat
penunjukan tidak sama dengan surat edaran.

4.6 Surat Sebagai Sarana Komunikasi

Surat-menyurat berperan penting dalam kehidupan masyarakat dewasa ini. Hal ini
karena banyak persoalan kehidupan yang hanya dapat diselesaikan secara efektif dan
efesien melalui surat-menyurat. Bagi instansi pemerintah, swasta, serta lembaga
keorganisasian, surat- menyurat sangat menunjang kelancaran kegiatan administrasi.
Misalnya, seorang karyawan ingin mengelola dana pensiun. Agar pengelolaan tersebut
berjalan dengan lancar, dibutuhkan surat persetujuan dari direktur keuangan sebagai
tanda bukti administrasi bahwa pengelolaan dana pensiun yang dilakukan karyawan
tersebut telah mendapatkan persetujuan dari direktur keuangan. Oleh karena itu, jika
suatu lembaga pemerintah, swasta, maupun organisasi mengabaikan ketentuan surat-
menyurat, maka mereka akan mengalami kerugian besar.
Kegiatan surat-menyurat dapat berlangsung jika terdapat tiga komponen, yaitu
penulis, pembaca, dan pesan yang disampaikan melalui bahasa Indonesia secara tertulis.
Karena itu, surat juga merupakan salah satu bentuk karangan. Karenanya, ketentuan
penulisan karangan juga berlaku dalam penulisan surat. Ketentuan tersebut meliputi,
penggunaan ejaan yang disempurnakan (EYD), penyusunan kalimat dengan tepat dan
sebagainya.
Kegiatan surat-menyurat merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis yang
banyak dilakukan orang, sebab surat memiliki beberapa faktor yang memudahkan
manusia untuk berkomunikasi. Faktor-faktor kemudahan yang dimaksud adalah sebagai
berikut:
1. Biaya relatif murah.
2. Tidak terkait waktu dan tempat.
3. Jangkaunnya lebih luas.
4. Dapat diarsipkan sebagai tanda bukti.
5. Pesan sampai ketujuan sesuai dengan sumbernya.
6. Pesan dapat dibaca berulang-ulang.

Oleh karena kemudahan itulah pada akhirnya surat-menyurat merupakan kegiatan

penting dalam berkomunikasi. Namun kenyataannya dalam berkomunikasi melalui surat
masih banyak ditemukan kesulitan yang umumnya dialami penulis surat, antara lain:
1. Bagaimana menggunakan bentuk surat yang tepat
2. Bagaimana menyusun bagian-bagian surat secara cermat.
3. Bagaimana penggunan EYD dalam surat (Arifin, 1987:19).
 Dari kesulitan-kesulitan tersebut, sebaiknya dalam menyusun surat harus
diperhatikan ketentuan pembuatan surat yang baik agar tujuan yang diinginkan dan
pesan yang disampaikan dapat mencapai sasaran. Tidak jarang surat yang dibuat
seseorang atau instansi tidak beroleh jawaban yang dikehendaki. Hal itu mungkin salah
satu akibat kurang tepat di dalam menyusun bentuk dan bahasa surat sehingga pesan
yang ingin disampaikan melalui surat tidak tercapai.

4.7 Syarat Surat

Surat yang baik haruslah memenuhi syarat-syarat penyusunan sebagai berikut:
a) Surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar, yaitu:
1. Menyusun letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan
aturan atau pedoman yang telah ditentukan;
2. Pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi;
3. Pemakaian kertas yang sesuai dengan ukuran, jenis, warna

b) Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal itu
menguntungkan kedua pihak, yaitu:
1. Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu;
2. Pengirim memperoleh jawaban secara tepat apa yang dikehendakinya
(Soedjito dan Solchan Tw, 2004: 3-4).

c) Bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang benar/ baku sesuai dengan kaidah
bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun
kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Untuk itu, bahasa surat
haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik. Sedapat mungkin harus
dihindari gaya keasing-asingan atau kedaerah-daerahan.

4.8 Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya (Jenis Surat)

4.8.1 Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat dari perseorangan kepada orang lain atau kepada
organisasi. Isinya mengenai kepentingan pribadi. Oleh sebab itu, pengirim surat
pribadi harus menyebut dirinya dengan kata saya atau atas nama orang pertama.
Dilihat dari isinya surat pribadi dapat dibedakan atas dua macam:
a. Surat pribadi yang isinya bersifat prive, misalnya surat kepada teman atau
kepada kerabat/keluarga. Surat ini memiliki kebebasan dalam bentuk dan
pemakaian bahasa. Bentuk surat pribadi boleh menyimpang dari aturan
bentuk surat resmi dan bahasanya boleh tidak baku.
b. Surat pribadi yang isinya bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim kepada
pejabat atau instansi atau kepada organisasi, misalnya surat lamaran
pekerjaan, surat pernyataan. Surat pribadi yang demikian itu harus
menggunakan bentuk dan bahasa yang baku.

4.8.2 Surat pemerintah

Surat pemerintah adalah surat resmi yang terutama digunakan oleh instansi
pemerintah untuk kepentingan instansi pemerintah. Mengingat surat pemerintah
 merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh pemerintah, bahasanya pun harus
bahasa resmi. Surat pemerintah dipakai oleh pemerintah mulai dari tingkat
kelurahan sampai tingkat lembaga tinggi Negara.

4.8.3 Surat bisnis

Surat bisnis adalah surat yang terutama dipakai oleh perusahaan bisnis untuk
urusan perdagangan atau jual beli. Surat-surat bisnis memakai bentuk yang
bervariasi, tetapi tetap mengikuti ketentuan surat resmi. Pemakaian bahasa dalam
surat bisnis lebih luwes jika dibandingkan dengan bahasa surat pemerintah.

4.8.4 Surat social

Surat sosial adalah surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, misalnya
yayasan, perkumpulan olah raga organisasi kedaerahan, dan organisasi
kemasyarakatan lainnya yang bersifat nirlaba.

4.9 Bagian-Bagian Surat Bisnis

Setiap surat mempunyai bagian-bagian dan masing-masing bagian itu mempunyai
kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung dari bentuk
surat yang dipakai. Adapun bagian-bagiannya dalam surat bisnis adalah sebagai berikut:
a. Kepala Surat
Kepala surat merupakan cerminan dari identitas suatu organisasi atau perusahaan.
Kepala surat terdiri dari nama perusahaan, jenis organisasi usaha, dan alamat
perusahaan. Pada kepala surat tertera nama dan logo organsasi yang bersangkutan.
Logo yang tertera pada kepala surat melambangkan aktivitas yang dilakukan oleh
organisasi tersebt. Kepala surat hanya dipakai pada halaman pertama dari sebuah
surat/adapun contoh dari kepada surat adalah sebagai berikut:
Nama Perusahaan

Jenis Usaha

Alamat Perusahaan

b. Leher Surat terdiri dari:

1. Tanggal
Tanggal merupakan waktu saat surat tersebut dibuat. Tanggal surat berfungsi
untuk mempermudah penerima surat untuk mengetahui jangka waktu dalam
membalas surat. Di samping itu, tanggal surat juga berfungsi sebagai referensi
dalam penggandaan petugas administrasi untuk mengarsip surat.

2. Nomor surat
Nomor surat digunakan untuk memantau surat keluar dan surat masuk disuatu
perusahaan atau organisasi. Penulisan nomor surat ditulis dengan cara: (nomor
urut surat/golongan aau masalah surat/kode daerah atau wilayah/bulan atau
tahun)

3. Perihal surat
Perihal atau hal adalah petunjuk dari maksud dan tujuan surat. Terdapat
perbedaan penulisan perihal antara surat bisnis dan surat pemerintah atau surat
dinas. Penulisan perihal dari surat bisnis dimulai dari tepi garis dan sejajar
 dengan nomor surat. Ini merupakan bentuk surat fully block style. Penempatan
perihal surat tidak hanya satu macam saja tetapi dapat mentetsuaikan dengan
model kerangka surat yang akan dibuat.

4. Alamat yang dituju

Alamat yang dituju harus ditulis secara lengkap termasuk dengan kode
posnya. Kesalahan sekecil apapun dapat berakibat fatal. Penulisan alamat surat
harus diawali dengan nama penerima surat.
Berikut ini merupakan contoh dari penulisan alamat surat yang benar:

Kepada Yth.
Manajer Keuangan PT SENTOSA JAYA
Jl. Gatot Subroto No 105
Jakarta Selatan, 64132

Kepada
PT SENTOSA JAYA
Jl. Gatot Subroto No 105
Jakarta Selatan, 64132

Kepada Yth.
Manajer Keuangan PT SENTOSA JAYA
Bpk. Tedjo Danuharjo
Jl. Gatot Subroto No 105
Jakarta Selatan, 64132

c. Badan surat terdiri dari:

1. Salam Pembuka
Salam pembuka digunakan sebagai salam pembukaan dalam sebuah surat.
Adapun contoh dari salam pembuka adalah sebagai berikut:
 Dengan hormat
 Salam sejahtera
 Bapak/Ibu terhormat

2. Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka merupakan pengantar pembaca masuk ke dalam isi atau
pokok surat yang bersangkutan. Paragraph pembuka biasanya menjelaskan
alasan-alasan dalam membuat surat. Pada surat balasan, paragraph pembuka
disertai dengan kalimat, Menindaklanjuti surat Saudara tertanggal….”

3. Isi Surat
Isi surat harus disusun dengan menggunakan bahasa yang lugas. Inti pesan
surat yang ditulis terdapat pada badan surat. Pokok pikiran sebaiknya
disampaikan pada alinea tersendiri. Apabila dalam surat yang dibuat terdapat
dua pokok pikiran atau lebih sebaiknya dijelaskan dalam alinea yang berbeda.

4. Paragraf Penutup
Fungsi paragraf penutup surat berfungsi sebagai penutup pembicaraan.
Dengan kata lain bahwa berita atau pembicaraan pokok sudah selesai.
Beberapa contoh penutup surat yang lazim digunakan dalam surat menyurat
 antara lain:
• Atas bantuan Bapak serta kerjasama yang baik, kami ucapkan banyak
terima kasih.
• Perhatian saudara sangat kami harapkan, terima kasih.
• Sambil menunggu berita atau pesanan dari kantor Bapak tidak lupa kami
ucapkan banyak terima kasih.

5. Salam Penutup
Dalam penutup menggunakan Bahasa Indonesia, salam penutup secara formal
yang sering dipergunakan dalam penutup surat adalah:
• Hormat Kami
• Hormat Saya
• Salam Hormat
• Sedangkan apabila surat tersebut dibuat dalam bahasa inggris maka salam
penutupnya adalah: Your Faithfully, Yours Sincerely, Regards.

d. Kaki Surat terdiri dari :

1. Jabatan
Jabatan orang yang manandatangani surat harus dicantumkan. Tujuannya
adalah memperjelas pihak yang bertanggung jawab terhadap penulisan isi
surat. Selain itu untuk menghindari kesalahpahaman bila dalam suatu
perusahaan terdapat nama serupa namun berbeda jabatan

2. Tanda Tangan
Tanda tangan menyatakan ientitas penanggung jawab yang membuat surat.
Tanda tangan juga berfungsi sebagai cermin bahwa surat tersebut bersifat
resmi atau formal.

3. Tembusan
Tembusan surat dicantumkan apabila surat tersebut ditujukan kepada beberapa
penerima yang berkenpentingan atau yang berhubungan dengan isi surat.
Berikut ini merupakan contoh dari tembusan surat:
Tembusan:

Direktur Utama
Manajer Personalia

4. Inisial
Inisial adalah singkatan nama orang yang mengonsep dan mengetik surat.
Dengan adanya inisial surat orang akan mengetahui siapa pengkonsep dan
pengetik surat, sehingga apabila terjadi kekurangan atau kekeliruan,
penandatangan surat segera dapat menghubungi pengonsep atau pengetik
surat. Inisial biasanya ditempatkan pada sebelah kiri paling bawah pada suatu
surat.
Contoh:
AH/SM
Abdullah Helmy/Shinta Maharani

5. Cap organisasi atau perusahaan

Cap organisasi atau perusahaan berfungsi sebagai bukti bahwa surat tersebut
 benar-benar dikeluarkan oleh organisasi atau perusahaan tersebut.

4.10 Bentuk – Bentuk Surat

Yang dimaksud dengan bentuk surat adalah pola atau patrun sebuah surat yang
ditentukan oleh tata letak (layout) bagian-bagian surat. Penempatan bagian-bagian surat
pada posisi tertentuk akan membentuk model (style) yang tertentu pula. Dalam
korespondensi Indonesia masalah bentuk surat selalu menjadi bahan yang menarik untuk
dibicarakan. Ada beberapa alasan mengapa bentuk surat merupakan masalah yang selalu
aktual untuk dibicarakan. Hal itu karena:

1) Bentuk surat Indonesia dipengaruhi oleh bentuk surat asing

terutama “warisan” Belanda. Belakangan masuk pula bentuk surat
Inggris dan Amerika.

2) Kalangan koresponden di Indonesia berpendapat bahwa bentuk

surat pada tiap organisasi dapat berbeda, bergantung pada
kebiasaan dan peraturan instansi yang mengeluarkan surat.

3) Akibat dari alasan 1 dan 2 di atas, bentuk surat menjadi sangat

beraneka ragam sehingga tak dapat diketahui secara pasti berapa
jumlah bentuk surat yang dipakai di Indonesia sekarang ini.
Ironisnya, semua pihak yang menggunakan bentuk surat tertentu
menganggap bentuk itulah yang standar.

Memang diakui bahwa masalah bentuk surat bergantung pada hasil kesepakatan
(konvensi). Tetapi, kesepakatan yang diambil hendaknya mempertimbangkan teknis
pengetikan dan penampilan surat secara keseluruhan. Bentuk surat yang ideal sebaiknya
sederhana dan praktis serta mudah diketik. Bila mudah diketik, sudah barang tentu
pembuatan surat lebih cepat selesai. Perencanaan bentuk surat juga harus memperhatikan
segi keindahan (estetis). Surat yang indah dipandang akan membawa pengaruh positif
bagi pembacanya.
Berbicara lebih lanjut tentang bentuk surat, terlebih dahulu harus dibedakan antara
bentuk surat yang memakai perihal atau surat berperihal dan bentuk surat yang memakai
judul atau surat berjudul. Penggunaan bentuk surat berperihal ada tiga macam, yaitu:

1) Bentuk resmi Indonesia (official style)

2) Bentuk lurus (block style)

3) Bentuk bertakuk (indented style)

Ketiga bentuk surat di atas masing-masing mempunyai variasi sehingga bentuk

surat berperihal secara lengkap adalah:

1) Bentuk resmi Indonesia lama (official style)

2) Bentuk resmi Indonesia baru (new official style)

3) Bentuk lurus penuh (full block style)

 4) Bentuk lurus (block style)

5) Bentuk setengah lurus (semi block style)

6) Bentuk bertakuk (indented style)

7) Bentuk alinea menggantung (hanging paragraph style)

Dalam praktik sehari-hari bentuk bertakuk dan bentuk alinea menggantung

hampir tidak pernah dipakai dalam penulisan surat. Alasannya: pertama, pola suratnya
menuntut pengetikan yang khusus, dan ini dirasakan sulit oleh pemakainya karena
memerlukan waktu yang cukup lama sehingga dirasakan tidak praktis. Kedua, cara
pengetikan alamat tujuan pada bentuk bertakuk dan cara pengetikan alinea pada bentuk
alinea menggantung yang terasa “aneh” juga mengakibatkan kedua bentuk ini tidak
masuk pilihan para koresponden. Berikut beberapa contoh bentuk surat berperihal.
Gambar 4.10.1 Bentuk Resmi Indonesia Lama (Official Style)
Gambar 4.10.2 Bentuk Lurus Penuh (Fully Block Style)
Gambar 4.10.3 Bentuk Lurus (Block Style)
Gambar 4.10.4 Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
Gambar 4.10.5 Bentuk Bertakuk (Indented Style)
Gambar 4.10.6 Bentuk Menggantung (Hanging Paragraph Style)
4.11 Wujud Surat
a. Surat Bersampul
Surat bersampul (surat tertutup) adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang
kepada orang lain yang terdiri atas kertas surat dan sampul (amplop) dengan berbagai
ukuran. 
Surat bersampul dimaksudkan untuk menjaga kerahasiaan isi pesan dalam surat
tersebut, sehingga tidak diketahui oleh orang yang tidak berhak menerimanya.
Pengiriman surat tersebut dengan berat standar melalui kantor pos perlu dilengkapi
dengan perangko.

surat bersampul

b. Kartu Pos
Kartu pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk menyampaikan
pesan-pesan singkat/pendek dan praktis, yang berbentuk kartu kecil dengan ukuran
10 x 15 cm yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia. Karena kartu pos berukuran
kecil, maka penyampaian pesan-pesan pada kartu pos tersebut usahakan yang penting
saja. Kartu pos tidak dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang
sifatnya rahasia (confidential) maupun surat yang berisi pesan-pesan panjang. Kartu
pos terdiri dari dua muka, bagian muka merupakan tempat alamat pengiriman
sebelah kiri dan alamat yang dituju sebelah kanan, sedangkan bagian belakang
merupakan tempat berita atau tempat isi surat

katu pos

c. Warkat Pos
Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan
amplop. Kertas warkat pos surat dibuat sedemikian rupa, sehingga apabila kertas
tersebut dilipat akan membentuk amplop. Sebagaimana diketahui bahwa dalam
amplop tersebut juga berfungsi sebagai lembaran isi surat. Hal inilah yang
 membedakan warkat pos dengan surat bersampul, dimana amplop pada warkat pos
dapat berfungsi sebagai lembaran isi surat, sedangkan dalam surat bersampul,
amplop yang ada terpisah dan tidak dapat digunakan sebagai lembaran isi surat.
Ukuran warkat pos adalah 6 x 12 cm.

d. Telegram dan Teleks

Telegram disebut juga surat kawat. Istilah telegram berasal dari kata tele yang
berarti jauh, sedangkan graf berarti tanda yang tercetak. Jadi, telegram adalah berita
yang tercetak dan disampaikan jarak jauh.
Contohnya
 Buku Produktif Administrasi Perkantoran
 Pengertian Laporan dan Jenisnya
 Kegiatan Dokumentasi Dalam Prosedur Administrasi
Ciri berita telegram adalah singkat. Biaya pengirimannya dihitung menurut
banyak sedikitnya kata yang dikirimkan. Menurut jenisnya, telegram dibedakan
menjadi dua jenis yakni telegram dinas pemerintah dan telegram swasta.

e. Memorandum (Memo) dan Nota

Memorandum atau sering disebut memo adalah surat yang digunakan oleh
pimpinan untuk menyampaikan pesan singkat berupa pemberitahuan, permintaan
atau hal lain dalam suatu organisasi.
Sedangkan nota adalah pesan singkat yang dibuat oleh pimpinan suatu
lembaga/organisasi untuk meminta data atau informasi penting di dalam organisasi.
Komponen penting dalam sebuah memo mencakup kepada siapa memo tersebut
ditujukan, dari siapa, tentang hal apa, dan tanggal pembuatan/penulisan memo.
Umumnya penyampaian memo dan nota berasal dari pimpinan kepada pimpinan lain
yang sederajat, atau dari pimpinan kepada pegawai atau karyawannya. Di dalam
praktiknya, relatif jarang penggunaan memo dan nota dari karyawan kepada
pimpinan dalam suatu organisasi bisnis.

f. Surat Tanda Bukti

Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti
pengakuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak
lain. Contoh surat tanda bukti yang paling sering kita jumpai dalam praktik
antara lain faktur, kwitansi, dan tanda terima.

faktur penjualan
 DAFTAR PUSTAKA

https://id.wikibooks.org/wiki/Bahasa_Indonesia/Surat-menyurat#:~:text=Surat%2Dmenyurat
%20adalah%20kegiatan%20penanganan,pendistribusian%20dan%20pengiriman%20surat
%20keluar.
http://contohsuratyangbenar.blogspot.com/2016/04/teori-surat-menyurat-fungsi-surat-
dan.html
https://id.wikipedia.org/wiki/Surat
http://milakarmila28.blogspot.com/2015/10/pengertian-surat-surat-adalah-suatu.html
https://text-id.123dok.com/document/9ynx3j3lq-pengertian-surat-pengertian-surat-menyurat-
pengertian-prosedur-surat-menyurat.html
https://www.anugerahdino.com/2015/09/jenis-surat-menurut-wujudnya.html