Kelompok 7
13
hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk
tulisan (Akbarini, 2020). Dengan memahami pentingnya surat bagi suatu
organisasi, maka dalam penulisannya harus singkat, padat dan jelas. Bahasa yang
digunakan harus mudah dimengerti sehingga tidak ada kesalahpahaman antara
pihak pengirim dan penerima surat.
Surat berfungsi sebagai alat informasi tertulis mengenai suatu hal tertentu
secara jelas dan tertulis dan harus terinci. Surat sebagai alat komunikasi dapat
mencapai tujuannya. Surat harus ditulis dengan menggunakan bahasa yang mudah
dimengerti, jelas, dan terang mengenai maksud dan tujuannya. Setiap surat masuk
yang diterima dan surat keluar yang dikirim oleh suatu organisasi pemerintah atau
swasta mempunyai nilai yang sangat penting, baik sebagai alat komunikasi, sebagai
pusat ingatan, sebagai bukti otentik dan sekaligus dapat menunjukkan dinamika
atau kegiatan hidup suatu kantor atau organisasi. Oleh karena itu pengelolaan atau
penanganan surat masuk dan keluar harus dilakukan setepat-tepatnya sehingga
selalu dapat diikuti proses perkembangannya (Dewi, 2017). Sehelai kertas atau
lebih yang di dalamnya tertulis suatu pesan, yang disajikan dalam format yang khas,
yaitu format surat. Pesan tersebut dapat berisi pemberitahuan, penghiburan,
pernyataan, permintaan, penawaran, penolakan, atau persetujuan. Surat adalah
salah satu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan suatu pesan dari seseorang,
satu pihak, atau suatu organisasi/instansi kepada orang, pihak, atau
organisasi/instansi lain (Ahyar, 2015). Pembuatan surat harus jelas sehingga pesan
atau informasi yang disampaikan akan tersampaikan dan dimengerti dengan jelas
oleh penerima sehingga terhindar dari kesalahan saat membaca surat.
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari
pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa
pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan
sebagainya (Yusuf). Karena surat merupakan sarana untuk menyampaikan berbagai
informasi, maka kegiatan surat-menyurat merupakan kegiatan rutin yang dilakukan
oleh para pegawai administrasi dalam sebuah organisasi. Surat adalah alat untuk
menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Penyampaian maksud surat dari suatu
pihak kepada pihak lain dapat atas nama atau perserorangan atas nama jabatan
dalam suatu organisasi. Kegiatan saling berkirim surat oleh perorangan atau
2
organisasi disebut surat-menyurat atau korespondensi. Para pelaku dalam
korespondensi disebut koresponden. Surat adalah suatu sarana untuk
menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak
yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama sendiri, maupun atas nama
jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun perusahaan (Karyaningsih,
2018).
3
harus memiliki keterampilan agar dapat menulis surat dengan jelas dan sesuai
dengan aturan yang telah ditetapkan untuk meminimalisir kesalahpahaman dalam
membaca surat sehingga informasi tersampaikan dengan baik.
a. Surat menyurat atau koresponden yaitu bagaimana mengonsep surat yang baik,
membuat surat yang baik, dan memperbaiki konsep surat.
b. Pengetikan atau typing yaitu bagaimana mengetik konsep surat yang sebaik
baiknya, sehingga menjadi surat yang siap untuk dikirimkan.
c. Pengurusan surat mail handling yaitu bagaimana menangani surat-surat yang
masuk dan keluar dengan prosedur yang efektif
d. Kearsipan yaitu bagaimana menyimpan dan menemukan kembali surat dengan
cepat dan tepat setiap saat diperlukan.
4
Dalam korespondensi ekstern maupun intern terdapat 2 alur surat, yaitu surat
masuk dan surat keluar.
a. Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain
maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun maupun yang
diterima melalui kurir dengan mempergunakan buku pengiriman/ekspedisi,
sedangkan surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal,
bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk
ditujukan atau dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain (Wursanto,
2003 : 104).
b. Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu
badan usaha dari instansi lain atau perorangan (Wursanto, 1991 :144). Surat
keluar adalah surat yang dibuat oleh suatu perusahaan atau organisasi untuk
ditujukan atau dikirim kepada perusahaan/instansi/lembaga lain maupun
perorangan. Penanganan surat keluar harus dilakukan secara praktis dan
efisien sehingga surat-surat keluar dapat tersusun secara rapi dan akan
mempermudah pencarian kembali pada saat surat keluar tersebut
dibutuhkan. Pendistribusian atau pengiriman surat keluar meliputi
mempersiapkan redaksi isi sura, menulis nomor sesuai di buku agenda
keluar, mengetik surat sesuai redaksi yang telah diberikan oleh pimpinan,
selesai itu tanda tangan dan cap stempel, fotokopi surat untuk arsip, dan
surat keluar didistribusikan kepada alamat yang dituju (Junaedi, 2017).
Surat masuk dan surat keluar merupakan media komunikasi yang berisi
informasi penting bagi sebuah organisasi untuk menunjang kegiatan organisasi agar
lebih berkembang.
FUNGSI SURAT
5
diabaikan, yaitu sebagai wakil dari pengirim atau peneliti, bahan pembukti,
pedoman dalam mengambil keputusan lebih lanjut, alat pengukur kegiatan
organisasi dan sarana memperpendek jarak (Barthos, 2007:36).
Jadi, surat sebagai suatu hal yang penting dalam organisasi memiliki beberapa
fungsi penting yaitu seabagai alat komunikasi, sebagai bukti fisik atas suatu hal,
sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan dan sebagai alat pengingat dalam suatu
kegiatan organisasi. Dengan melihat pentingnya fungsi surat tersebut, maka petugas
kearsipan harus menyimpan arsip surat dengan benar berdasarkan sistem yang
digunakan di organisasi tersebut.
Dengan menggunakan surat orang dapat saling berbicara secara tulisan, saling
bertukar informasi dan saling menyampaikan pesan. Dengan adanya surat orang
dapat saling memberi kabar ataupun informasi, meskipun jarak antara mereka
berjauhan. Dan dengan surat orang bisa berbicara secara panjang lebar melalui
tulisan sehingga dapat menyammpaikan pesan lebih banyak dengan biaya yang
relatif murah. Informasi yang tercantum dapat berupa pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, penawaran, laporan usulan, hasil penelitian, dll.
Surat merupakan wakil atau data orang atau organisasi yang berbentuk tertulis.
Oleh karena itu, bentuk, bahasa, cara penyampaian, maupun isinya akan
berpengaruh terhadap citra orang atau organisasi tersebut. Melalui surat kita orang
dapat menekan biaya daripada berkomunikasi melalui telepon jarak jauh atau
interlokal.
6
Surat memiliki keunggulan utama dalam komunikasi tertulis dibandingkan
dengan jenis komunikasi lainnya yang terletak pada aspek pembuktian. Selama aspek
sahnnya sebuah surat tepenuhi, surat merupakan alat pembuktian yang sah terhadap
suatu tindakan maupun kesepakatan. Sebagai bahan bukti surat dapat berbentuk
tanda terima, kwitansi, resi atau bukti pengiriman uang, surat jalan penngiriman
barang, faktur, surat perjanjian, dan sebagainya. Biasanya masalah timbul sekian
waktu setelah kejadian berlangsung, sehingga surat-surat yang penting dan
mempunyai kegunaan untuk aspek pembuktian harus diarsipkan dengan baik agar
mudah kita temukan jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Contohnya yaitu surat
perjanjian.
Dalam sebuah organisasi kedinamisan dapat dilihat dari jenis dan jumlak surat
baik yang diterima maupun yang dikeluarkan. Semakin banyak jumlah dan semakin
beragamnya jenis surat menunjukan semakin dinamis sebuah organisasi.
Pentingnya arsip surat untuk disimpan walaupun dalam waktu yang singkat,
sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan kita mudah untuk menemukannya. Benar
adanya bahwa suatu saat tertentu intuisi seseorang dapat begitu tepat digunakan
untuk mengmbil keputusan yang sifatnya bertolak belakang dari informasi, tetapi
dukungan informasi merupakan suatu nilai lebih untuk mengurangi kesalahan
dalam pengambilan keputusan.
Jika suatu kunjungan tidak begitu penting, atau sesuatu yang bisa dibicarakan
dengan tidak harus bertatap muka, maka kita bisa mewakilinya melalui surat yang
kita tulis. Dengan seperti itu kita akan menghemat waktu, tenaga, serta biaya.
Seperti yang kita ketahui bahwa daya ingat manusia sangat terbatas. Semakin
tinggi usia dan semakin lama organisasi maka semakin banyak pula urusan yang
menyebabkan semakin banyak pula permasalahan yang dilupakan. Oleh karena itu
7
surat-surat yang dianggap penting dan perlu untuk disimpan harus diarsipkan,
dengan pengarsipan surat yang baik akan menyegarkan kembali daya ingat kita
terhadap isi atau bunyi surat maupun kegiatan-kegiatan pada masa lampau.
PERSYARATAN SURAT
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam korespondensi ada dua sisi, yaitu:
8
Artinya, surat harus mengandung mengenai semua informasi yang perlu
disampaikan kepada pihak lain dan menggunakan kalimat yang lengkap,
tidak terpotong atau menggantung.
d. Benar
Surat harus dibuat sesuai berdasarkan kebutuhannya, mengandung
informasi yang benar dan dapat dipertanggung jawabkan, mengandung isi
yang sesuai dengan tujuan penulisan surat dan benar dalam proses
penyampaiannya.
e. Menggunakan Bahasa yang umum
Bahasa yang umum adalah Bahasa yang biasa digunakan. Bahasa yang
digunakan dapat menunjukkan citra atau image si pembuat surat. Sebelum
menggunkan Bahasa asing atau Bahasa daerah, penulis harus selalu
berpikir. Hal kedua yang harus diperhatikan adalah kebenaran, jangan
sampai usaha untuk meningkatkan citra justru akan berakibat sebaliknya
sebagai penghancur citra karena kesalahan tulis atau istilah Bahasa yang
digunakan. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam menggunakan
bahasa surat adalah:
• Hindari kalimat yang panjang dan berbelit-belit
• Gunakan kata-kata dan istilah yang sudah lazim dipakai
• Tempatkan tanda baca yang tepat
• Gunakan ejaan yang benar dan umum dipakai
• Menggunakan bahasa yang sopan agar tidak menyinggung pihak
manapun
f. Menggunakan standar penulisan yang umum
Bila surat ditunjukan kepada sahabat, keluarga, atau rekan akrab justru
penggunaan Bahasa baku akan mengurangi kadar keakraban. Bahasa baku
tepat dipergunakan untuk komunikasi tertulis formal seperti surat dalam
hubungan kerja, relasi, pengajaran, dan sebagainya.
g. Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:
• Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai
dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan
9
• Pengetikan surat benar, jelas, bersih, rapi dengan format yang
menarik
• Penggunaan kertas sesuai dengan ukuran umum (A4)
Dari penjelasan diatas, kesimpulannya adalah kriteria surat yang baik yaitu:
a. Surat ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik, disusun secara sistematis
sesuai dengan aturan penulisan surat
b. Surat disusun secara sederhana, mengandung isi yang singkat, padat, dan
tidak bertele-tele
c. Bahasa yang digunakan dalam membuat surat sebaiknya bahasa yang jelas,
sopan, tidak menyinggung dan menggunakan bahasa yang mudah
dimengerti
d. Surat dibuat dengan penggunaan tanda baca yang benar
e. Surat dibuat dengan ukuran kertas yang umum digunakan, bersih dan rapi
10
2. Kekurangan
a. Susunan surat lebih ruwet
b. Kalimat tidak lengkap atau berbelit-belit
c. Penggunaan tanda baca yang tidak pada tempatnya
d. Penulisan kalimah tidak sesuai EYD
e. Pemakaian istilah asing yang tidak perlu atau tidak tepat
f. Menciptakan istilah sendiri yang tidak lazim/tidak sesuai Pedoman Umum
Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia
g. Tata Bahasa tidak teratur
h. Pengungkapan gagasan tidak logis
i. Kurang sopan atau terlalu banyak memuji dan bas abasi
j. Ketikan banyak yang salah
k. Penggunaan model yang tidak menentu
Dari adanya kelemahan dalam surat-menyurat tersebut, kita harus siap mencari
solusinya sehingga dapat menciptakan surat yang jelas, rapi, sopan, padat dan
efektif untuk dikirim ke penerima surat. Solusinya yaitu dengan adanya buku atau
11
bahan bacaan yang dapat menjadi pedoman dalam penulisan surat-menyurat dalam
suatu perusahaan. Seorang sekretaris juga seharusnya memahami bagaimana cara
penulisan tanda baca yang tepat, bahasa Indonesia yang baik dan benar sesuai
dengan EYD dan mengerti sistem korespondensi dalam organisasi tersebut.
12
Daftar Pustaka
Ahyar, J. (2015). Korespondensi Bisnis Indonesia. Aceh: CV. Sefa Bumi Persada.
13