MAKALAH SURAT MENYURAT

Oleh:
1.Ludviana Dwi S (19.3169.01.0008)
2.Nadia Ul Ula (19.3169.01.0011)
3.Puspa Dewi N (19.3169.01.0014)
4.Salwa Hunaina A (19.3169.01.0016)

Dosen:
Drs.Aminan M.pd
STIKes MUHAMMADIYAH BOJONEGORO
2019
 KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan nikmat serta hidayah-Nya terutama
nikmat kesempatan dan kesehatan sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah dengan
judul ”SURAT MENYURAT”.
Dalam penyusunannya, penulis memperoleh banyak bantuan dari berbagai pihak,
karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada seluruh pihak
yang turut memberikan dukungan dan kepercayaan yang begitu besar. Penulis berharap isi
dari makalah ini bebas dari kekurangan dan kesalahan, namun selalu ada yang kurang. Oleh
karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun agar makalah ini dapat
lebih baik lagi.
Akhir kata penulis berharap agar makalah ini bermanfaat bagi semua pihak.

Bojonegoro,03 Desember 2019

Penulis,
DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
1.2 Perumusan Masalah
1.3 Tujuan
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Surat Menyurat
2.1.1 Pengertian Surat
2.1.2 Pengertian dan Tujuan Surat Menyurat
2.2 Korespondensi dan Koresponden
2.2.1 Korespondensi
2.2.2 Koresponden
2.3 Mengenal Bahasa Surat
2.4 Fungsi Surat
2.5 Jenis-jenis Surat
2.5.1 Berdasarkan Sifat Surat
2.5.2 Berdasarkan Wujud Surat
2.5.3 Berdasarkan Tata Aliran Surat
2.5.4 Berdasarkan Keamanan Isinya.
2.5.5 Berdasarkan Proses Penyelesaiannya
2.5.6 Berdasarkan Dinas Pos
2.5.7 Berdasarkan Cara Pengirimannya
2.6 Ciri-ciri bahasa Surat yang baik
2.6.1 Jelas
2.6.2 Lugas
2.6.3 Menarik dan Sopan
2.7 Bagian-bagian Surat
BAB III PENUTUP

3.1 Simpulan

3.2 Saran

DAFTAR PUSTAKA
 BAB I

PENDAHILUAN

1.1 Latar Belakang

Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang berisi
informasi, pesan, persyaratan, atau tanggapan sesuai keinginan sang penulis surat. Surat
merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang
paling efisien, efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan. Apa
yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan
sumber aslinya. Peranan surat lebih penting lagi, terutama dalam surat resmi, seperti surat
yang dikeluarkan oleh organisasi/lembaga.
Sebagai contoh, pada saat sebuah perusahaan mengirimkan surat kepada perusahaan
lain yang bermaksud untuk menawarkan produk yang dijual oleh perusahaan tersebut.
Berdasarkan ilustrasi tersebut dapat dikatakan bahwa surat dapat berfungsi sebagai alat
komunikasi atau penyampai informasi dari perusahaan tersebut kepada perusahaan lain.
Surat juga dapat berfungsi sebagai wakiul penulis, dalam hal ini penulis tidak perlu langsung
bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili
oleh surat.
Namun terkadang kita tidak mengerti bagaimana pengertian, fungsi, bentuk, jenis
jenis, dan bahasa surat yang baik dan benar. Untuk itu, dalam makalah ini akan dibahas
mengenai pengertian, fungsi, jenis-jenis, ciri-ciri bahasa surat.

1.2 Perumusan Masalah

Dari latar belakang diatas maka dapat dirumuskan sbb:

1. Apa pengertian surat menyurat?
2. Apa fungsi surat?
3. Bagaimana jenis-jenis surat?
4. Bagaimana ciri-ciri bahasa surat?

1.3 Tujuan
Dari perumusan masalah diatas, maka tujuan dari penulisan makalah ini adalah sbb:
1. Untuk mengetahui pengertian tentang surat menyurat.
2. Untuk mengetahui fungsi surat.
3. Untuk mengetahui jenis-jenis surat.
4. Untuk mengetahui bagaimana ciri-ciri bahasa surat.
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Surat Menyurat

2.1.1 Pengertian Surat

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi
secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama sendiri, maupun
atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun perusahaan. Informasi-
informasi ini dapat beberapa permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran dan sebagainya.

2.1.2 Pengertian dan Tujuan Surat Menyurat

Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus
menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan saling
berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya yaitu
korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat secara terus menerus tanpa
ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat
menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja sama
dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.

Tujuan menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:
a. Menyampaikan informasi kepada pembaca surat;
b. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat;
c. Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat.

2.2 Korespondensi dan Koresponden

2.2.1 Korespondensi
Korespondensi searti dengan surat
menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan atau
hubungan yang dilakukan secara terus-
menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.
Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni:
1. Korespondensi Eksteren, yaitu hubungan surat-
menyurat yang dilakukan oleh kantor
atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
2. Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-
orang
dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.
2.2.2 Koresponden
Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang menandatangani
surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.

2.3 Mengenal Bahasa Surat

Pada hakekatnya surat itu adalah suatu karangan yang berupa perumusan dalam bentuk
tertulis tentang pernyataan, pemikiran, permintaan, atau hal-hal yang ingin disampaikan
kepada pihak penerima surat. Karena surat sebagai karangan, maka suratpun harus
memenuhi berbagai ketentuan mengenai penyusunan karangan ataupun komposisi seperti
tema, tata bahasa, kalimat, alinea, gaya bahasa dan penggunaan tanda baca. Sebagai
karangan surat dapat disusun secara :
1. Deduktif yaitu dimana penulis terlebih dulu melaporkan pokok permasalahannya,
kemudian baru dikemukakan penjelasannya atau alasan-alasannya.
2. Induktif adalah penyusunan kalimat-kalimat dimana terlebih dulu dikemukakan alasan-
alasannya, baru kemudian melaporkan pokok-pokok masalahnya.

2.4 Fungsi Surat

Meskipun alat komunikasi berkembang pesat, tetapi surat masih dipertahankan karena
surat mempunyai fungsi sebagai:
1. Alat komunikasi
2. Alat bukti tertulis
3. Alat pengingat
4. Alat bukti historis
5. Duta atau wakil organisasi
6. Alat pedoman kerja

Sebagai alat komunikasi, surat dapat menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain
atas nama pribadi maupun organisasi.
Sebagai alat bukti tertulis, surat dapat dipergunakan sebagai bukti apabila terjadi
perselisihan antara organisasi-organisasi atau pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan
korespondensi.
Sebagai alat pengingat, surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal atau peristiwa
yang telah lampau.
Sebagai alat bukti historis, karena surat dapat untuk mengetahui sejarah atau
perkembangan suatu organisasi.
Sebagai duta atau wakil organisasi, kehadiran surat mewakili organisasi dalam
berkomunikasi atau bertatap muka dengan pihak lain.
Surat berfungsi sebagai pedoman kerja, karena surat dapat digunakan sebagai pedoman
dalam melaksanakan pekerjaan.
2.5 Jenis-jenis Surat

2.5.1 Berdasarkan Sifat Surat

Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu :
a. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi
masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.

Surat Pribadi, dibedakan menjadi:

1.Surat pribadi yang bersifat resmi, surat atas nama pribadi yang dikirim ke organisasi-
organisasi resmi, seperti: surat lamaran pekerjaan, surat izin tidak masuk kerja.
2.Surat pribadi yang bersifat tidak resmi, surat pribadi yang bersifat kekeluargaan atau
kekerabatan, seperti: surat kepada orang tua, kakak, teman, dll.

b. Surat Dinas Pribadi

Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang
dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi, perusahaan-perusahaan,
ataupun jawatan-jawatan.

c. Surat Dinas Swasta

Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh
instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para
relasinya atau langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.

d. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh
perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.

e. Surat Dinas Pemerintah

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan
tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi Fungsi
dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya
dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk
surat keputusan dan surat instruksi
Ciri-ciri surat dinas:
1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu

2.5.2 Berdasarkan Wujud Surat

Penggolongan surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh jenis, yaitu :
a. Surat Yang menggunakan Kartu Pos
Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain yang telah
diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang
telah ditetapkan Perum Postel.
b. Warkat Pos
Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambaga dan
petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum postel atau instansi lain yang telah
diberi izin.
c. Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain,
kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop.
d. Surat Terbuka dan Surat Tertutup
Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum misalnya, surat dari
pembaca kepada pembaca atau surat yang dikirimkan oleh pembaca untuk pemerintah,
instansi lain, melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya.
e. Memorandum dan Nota
Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas
yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern (didalam lingkungan
sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya). Nota adalah merupakan alat komunikasi
kedinasan antara pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan secara intern dalam
lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.
f. Telegram
Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita
melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat
penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari
jarak jauh.
g. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbaca
oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para
siswa untuk rekreasi dan sebagainya.

2.5.3 Berdasarkan Tata Aliran Surat

Bedasarkan tata aliran surat, surat dapat digolongkan menjadi dua jenis, yaitu:

a. Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang
berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.
b. Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan
untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

2.5.4 Berdasarkan Keamanan Isinya.

Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu:
a. Surat Sangat Rahasia
Surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan keamanan
Negara atau surat-surat yang berupa Dokumen Negara, sehingga bila surat ini jatuh
ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat atau Bangsa dan
Negara.
b. Surat Rahasia
Surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila
jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi
tersebut.
c. Surat konfidensial
Surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh diketahui orang lain
cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang
yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat laporan
tentang karyawan yang korupsi.

2.5.5 Berdasarkan Proses Penyelesaiannya

Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:
a. Surat Sangat Segera atau Surat Kilat.
Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang harus
ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena surat ini harus segera
dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.
b. Surat Segera
Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan
segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari pihak penerima.
c. Surat Biasa
Surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat
tanggapan yang secepatnya dari penerima.

2.5.6 Berdasarkan Dinas Pos

Surat berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :
a. Surat Biasa
Surat yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya atau
sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat
tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan demikian surat-surat ini penyampaiannya kepada
tujuan atau penerima waktunya tidak dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya
cukup murah.
b. Surat Kilat
Surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang
secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu surat kilat cara penyampaiannya, ongkos
pengirimannya atau prangkonya lebih mahal dari surat biasa.
c. Surat Kilat Khusus
Surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting dan harus segera ditangani supaya
mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya dari penerima .
d. Surat tercatat
Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting, sehingga harus segera
ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut mendapat tanggapan dan penyelesaian
secepatnya pula dari pihak penerima, surat inipun hampir sama dengan kilat khusus, cara
penyampaiannya oleh dinas pos sangat diutamakan ongkosnya atau prangkonya mahal.

2.5.7 Berdasarkan Cara Pengirimannya

a. Surat Pos, yaitu surat yang dikirim melalui jasa pos atau usaha pengiriman lainnya.
b. Telegram/telex, yaitu surat yang dikirim dari jarak jauh dengan menggunakan pesawat
telegram/telex.
c. Faxcimile, yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan mesin faxcimile.
d. Email, yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan internet.

2.6 Ciri-ciri bahasa Surat yang baik

Bahasa surat biasanya memiliki cirri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik, dan sopan. Untuk
lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:
2.6.1 Jelas
Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti tetapi harus
terbebas dari salah tafsir atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat
sesuai dengan sasaran yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan
siapa yang membuat surat itu kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat
harus menggunakan pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak
menggantung, dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-
kata atau istilah asing.

2.6.2 Lugas
Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapkan dalam pada
penulisan kalimat dalam surat, artinya kalimat yang digunakan harus langsung
menunjukkan persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele
serta dapat mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang
dikehendaki.
Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa surat yang lugas
adalah sebagai berikut:
1) Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan
2) Menghilangkan basa-basi
3) Menambahkan unsur penjelas yang hilang
4) Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga
5) Menempatkan tanda baca yang tepat

2.6.3 Menarik dan Sopan

Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak dibaca,
tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah using, dan tidak menggunakan kata
makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik juga
menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau
membosankan lawan bicara.
Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan sederhana sesuai
kaidah bahasa umumnya dan tidak menggunakan bahasa yang berlebihan sserta kata-
kata yang merendahkan martabat orang lain.
2.7 Bagian-Bagian Surat Resmi

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Bagian paling atas dalam surat adalah kepala surat atau yang juga dikenal sebagai kop
surat. Kop surat memuat informasi mengenai nama, logo, identitas dan alamat kantor
lembaga pengirim surat. Fungsi kop surat juga penting sebagai media promosi dari
lembaga atau organisasi pengirimnya.

Bagian kepala surat biasanya terdiri dari hal-hal berikut

Nama lembaga
Logo/lambang lembaga
Alamat lembaga
Nomor telepon lembaga
Kode pos dan fax lembaga (jika ada)
Alamat email dan website lembaga (jika ada)

2. Tempat dan Tanggal Surat

Bagian surat berikutnya adalah tempat dan tanggal surat. Pencatuman tempat dan
tanggal surat bertujuan untuk memberi informasi mengenai kapan dan dari mana surat
tersebut dikirim.

Tempat surat kadang juga tidak dicantumkan kembali jika sudah ditulis di alamat instansi
pada bagian kop surat, meski kadang juga dicantumkan kembali. Sementara tanggal surat
ditulis sesuai waktu surat dikirim.

Cara penulisan tempat dan tanggal surat di Indonesia dimulai dari kabupaten/kota diikuti
oleh tanggal, lalu bulan dan tahun.

Contoh penulisan tempat tanggal surat :

Surabaya, 26 September 2018

Jakarta, 5 Januari 2019
Medan, 13 Agustus 2015

3. Nomor Surat

Dalam surat resmi selalu ada nomor surat yang dicantumkan. Penomoran surat ini
dilakukan oleh surat resmi yang dikirim oleh lembaga, instansi, perusahaan atau
organisasi yang resmi dan terdaftar.

Penggunaan nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat,
tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Fungsi nomor surat adalah untuk memudahkan
pengaturan dan penyimpanan surat serta mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan
sebuah lembaga.
Penempatan nomor surat disesuaikan degan bentuk dan sistem penulisannya. Nomor
surat bisa diletakkan di sebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal serta bisa juga
diletakkan di bawah judul untuk surat yang berjudul.

Contoh penulisan nomor surat :

045/BNS/01/08/2017
127/PMI/X/2018

4. Lampiran yang Disertakan

Pada beberapa surat juga terdapat lampiran yang disertakan. Bagian lampiran
merupakan penjelas yang memberi informasi bahwa ada berkas atau dokumen lain yang
disertakan dalam surat tersebut. Jika misal tidak terdapat berkas atau dokumen yang
dilampirkan, maka bagian lampiran ditiadakan.

Penulisan lampiran yang disertakan bisa disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau
cukup jumlah berkasnya dengan bentuk huruf. Jika lebih dari sepuluh maka ditulis dalam
bentuk angka. Sedangkan jika tidak ada lampiran bisa ditulis tanda penghubung atau
tanda minus.

5. Hal/Perihal

Bagian-bagian surat resmi berikutnya adalah bagian hal atau perihal. Fungsi bagian hal
dalam surat adalah memberi petunjuk pada pembaca tentang kepentingan dan isi pokok
dalam surat tersebut. Singkatnya, hal atau perihal hampir sama dengan judul pada surat
berjudul.

Tata cara penulisan hal atau perihal yaitu tidak ditulis dengan huruf kapital
keseluruhannya, tapi pada huruf pertama kata utamanya saja. Di akhir hal atau perihal
juga tidak perlu diberikan tanda titik.

6. Alamat Tujuan

Alamat tujuan juga menjadi salah satu bagian surat, yaitu alamat yang dituju dalam
pengiriman surat. Terdapat dua alamat tujuan yang ditulis yakni alamat luar yang ditulis
di sampul surat serta alamat dalam yang ditulis di bagian dalam kertas surat.

Pada alamat di bagian sampul harus ditulis secara lengkap, sedangkan di bagian dalam,
alamat tujuan boleh ditulis sebagian saja. Biasanya juga ditujukan orang atau instansi
yang dituju dan menggunakan kata-kata seperti ‘Bapak/Ibu’ atau ‘Yth.’

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat tujuan surat:

Bisa menggunakan kata Yth (singkatan dari yang terhormat) untuk menghormati pihak
yang dikirim surat bisa berupa atasan, rekan kerja, kolega atau teman.
Bisa menggunakan sebutan Bapak, Ibu atau Sdr yang diikuti oleh nama orang yang dituju.
Di akhir tiap baris tidak perlu diberikan tanda titik, kecuali untuk singkatan.
Dianjurkan menyertakan kode pos untuk memudahkan pengiriman surat pada yang
dituju.
Contoh penulisan alamat tujuan surat :

Yth. Bapak Sukamto

Kepala Sekolah SMA 1 Malang
Jalan Arlita No. 26
Kabupaten Malang

7. Salam Pembuka

Fungsi salam pembuka adalah untuk membuka pembicaraan dalam surat sesuai adab
sopan santun. Salam pembuka berisi sapaan-sapaan pada umumnya. Penulisan salam
pembuka diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

Contoh salam pembuka :

Dengan hormat,
Assalamualaikum wr. wb,
Selamat pagi,

8. Isi surat

Bagian ini merupakan bagian inti dari surat yakni isi surat. Isi surat memuat apa saja yang
perlu disampaikan oleh pengirim kepada orang atau lembaga yang dituju. Layaknya
bentuk karangan pada umumnya, isi surat terdiri dari 3 bagian yakni bagian pembuka,
bagian inti dan bagian penutup.

Bagian pembuka pada isi surat berisi pengantar bagi pembaca untuk mengetahui isi dan
berita yang akan disampaikan oleh pengirim surat. Pokok masalah atau berita sudah
tertera dalam bagian pembuka ini dan akan lebih dijelaskan di bagian inti.

Bagian inti pada isi surat berisi maksud dan tujuan utama dari pengiriman surat. Maksud
pengiriman surat disinggung secara jelas, singkat dan padat pada bagian inti agar pesan
surat bisa tersampaikan pada pembacanya.

Bagian penutup pada isi surat berisi penegasan dan kesimpulan dari isi surat secara
keseluruhan. Selain itu penutup juga bisa berisi harapan atau ucapan terima kasih pada
pembaca atas penyampaian pesannya.

Bagian penutup merupakan penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih.
Dengan demikian, bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan
melalui surat sudah selesai. Bagian penutup hendaknya singkat, tegas, dan tidak perlu
berbasa-basi secara berlebihan.
9. Salam Penutup

Bagian salam penutup berada pada bagian akhir surat. Salam penutup digunakan sebagai
ucapan salam akhir untuk menambah kesantunan dalam berkirim pesan, meski tidak
harus ada. Penulisannya diawali huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.

Contoh salam penutup :

Hormat kami,
Wassalamualaikum wr.wb,
Terima kasih,

10. Nama pengirim dan tanda tangan

Pada bagian bawah surat, harus terdapat nama pengirim beserta tandatangannya. Nama
yang tercantum adalah nama lengkap atau nama terang dari pengirim atau orang yang
bertanggungjawab pada pengiriman surat tersebut. Selain itu juga dibubuhi tandatangan
dari pengirim.

11. Tembusan

Bagian tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang
juga berhak mendapatkan surat tersebut. Meski begitu, tidak semua surat memiliki
tembusan.
Bentuk-bentuk Surat dan contohnya:

1. Bentuk lurus penuh (full block style), yaitu bentuk surat yang penulisannya semua
dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai
kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.

Format surat :

Bagian-bagian surat dari

Bentuk Lurus Penuh (Full
Block Style) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya
surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi
surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang
mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran
surat/Inisial
2. Bentuk lurus (block style), pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus
penuh,perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama
instansi, nama terang dan nama jabatan yang ditullis disebelah kanan surat.

Format surat :

Bagian-bagian surat dari

Bentuk Lurus (Block Style atau
Modified Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang
mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran
surat/Inisial
3. Bentuk setengah lurus (semi block style), sebenarnya sama dengan bentuk surat
lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjorok
(masuk ke dalam).

Format surat :

Bagian-bagian surat dari Bentuk

Setengah Lurus (Semi Block
Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran
surat/Inisial
4. Bentuk lekuk (indented style), penulisan alamat pada surat tidak rata atau
berbentuk seperti tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam.

Format surat :

Bagian-bagian surat dari

Bentuk Lekuk (Indented Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang
mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran
surat/Inisial
5. Bentuk menggantung (hanging paragraph), sebenarnya juga sama dengan surat
bentuk lurus, perbedaannya hanya pada penukisan alamat dan alineanya. Setiap
alinea ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok kedalam.

Format surat:

Bagian-bagian surat dari

Bentuk Alinea Menggantung
(Hanging Paragraph) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang
mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran
surat/Inisial
6. Bentuk resmi (OFFICIAL STYLE)

Bentuk surat resmi ini merupakan jenis surat yang sering dipakai oleh instansi –
instansi pemerintah untuk penulisan surat dinas. Format penulisan surat bentuk resmi,
pada bagian alamat diketik di sebelah kanan, sedangkan di bagian kiri diketik
dengan nomor, lampiran dan perihal.

Bentuk Resmi merupakan salah satu bentuk surat dari bagian-bagian surat resmi.
Fungsional dan Tujuan surat ini sama dengan bagian-bagian surat resmi. Namun
jangan loupa untuk membuat surat resmi selalu perhatikan garis tengah agar surat
resmi tersebut terlihat rapih dan di terima oleh instansi atau lembaga karena surat
resmi ini sifatnya tidak main-main

Format surat :
BAB III
PENUTUP

3.1 Simpulan
Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat
sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi yang
sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan
ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat
sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi.
Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap
surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.

3.2 Saran
Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam suatu
organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi
dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih diutamakan untuk
lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi.
Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya
tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).
 DAFTAR PUSTAKA
Hisyam, Djihad. 2008. Korespondensi Bahasa Indonesia Dalam Teori dan Praktik. Yogyakarta: UNYpress.
Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia, Kamus Besar Bahasa Indonesia
(Online), (http://badanbahasa.kemdikbud.go.id/kbbi/index.php), diakses tanggal 27 Oktober 2016.
Setyaningrum, Afra Tien. 2008. Korespondensi Bahasa Indonesia Dasar, Teori, dan Aplikasi. Yogyakarta: Amara
Books.
Wikipedia Bahasa Indoensia, Surat Eletronik (Online), (https://id.wikipedia.org/wiki/Surat_elektronik), diakses
tanggal 27 Oktober 2016.
Wikipedia Bahasa Indonesia, Surat (Online), (http://id.wikipedia.org/wiki/Surat), diakses tanggal 27 Oktober
2016.