RMK

KORESPONDENSI DALAM BISNIS

OLEH

KELOMPOK 1 :

1. NI LUH ERA ADNYANI 1732121289

2. I KOMANG GIGIH 1732121328
3. I MADE RAI PRAYOGA 1732121320
4. I MADE MANDA MAHA YASA 1732121284
5. NI MADE GIANTY DEWI 1732121288
6. IDA BAGUS WEDA APRIANA 1732121314
7. I WAYAN YUDHAMIARGA PUTRA 1732121463

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS WARMADEWA
TAHUN 2020
A.     Latar Belakang
Pada umumnya, kegiatan korespondensi berkaitan dengan suatu proses penyampaian
pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis baik dalam bentuk surat, memo, proposal, agenda, maupun
dalam bentuk laporan yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga kepada orang atau lembaga
lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Oleh karena itu, korespondensi bisnis merupakan
bentuk korespondensi yang dilakukan oleh suatu lembaga/organisasi bisnis dengan harapan
untuk mencapai tujuan bisnis. Salah satu tujuan bisnis adalah memperoleh keuntungan atau
profit.

Secara etimologi korespondensi diambil dari bahasa asing (Inggris)

yakni correspondence (bersama) dan respondere  (merespon). Dan saat diterjemahkan
korespondensi memiliki dua makna, yakni

1. Hubungan kesamaan dan

2. Komunikasi melalui surat

Berlandaskan makna tersebut korespondensi pada bisnis bisa dimaknai menjadi komunikasi
secara tulis tentang ikatan bisnis dengan menggunakan surat. Makna lain yang bisa digunakan
untuk korespondensi adalah surat-menyurat.

Hal yang perlu diketahui ketika melakukan komunikasi dengan surat

 Pengirim, adalah lembaga atau orang yang meneruskan catatan menggunakan surat.
 Penerima, adalah institusi atau orang yang menerima surat.
 Pesan, adalah muatan yang diutarakan oleh pengirim.
 Saluran, adalah surat yang berisi muatan yang dirumuskan dalam bentuk tulisan sesuai
dengan kebutuhan yang ingin disampaikan dalam surat.
JENIS SURAT

Jenis surat bisa dibagi menjadi beberapa aspek, yakni tujuan, penggunaan, entitas.

1. Berdasarkan pengirim dan tujuannya surat bisa digolongkan menjadi:

1. Surat pribadi  adalah surat seorang individu kepada individu lain atau bisa juga
seorang individu kepada sebuah perusahaan. Bila surat digunakan untuk keluarga
atau teman penggunaan bahasa tidak terlalu resmi.
2. Surat dinas yaitu surat formal yang dipakai organisasi pemerintahan sebagai
kebutuhan administrasi pemerintahan.
3. Surat niaga merupakan surat formal yang dipakai oleh instansi atau organisasi
badan usaha. 
4. Surat sosial adalah surat formal yang dipakai pada lembaga sosial masyarakat
yang memiliki sifat non profit.
2. Berdasarkan wujudnya, surat dapat digolongkan menjadi surat pedoman, permintaan,
panggilan, lamaran pekerjaan, pengantar dan perjanjian.
3. Berdasarkan sifatnya, surat bisa digolongkan menjadi berikut:
1. Surat biasa yaitu surat yang diketahui setiap orang walaupun belum diterima
oleh orang yang dituju.
 2. Surat terbatas merupakan hanya orang yang berhubungan saja mengetahui surat
tersebut.
3. Surat rahasia adalah surat yang hanya bisa diketahui oleh si penerima surat
tersebut.
4. Berlandaskan banyaknya sasarannya, surat bisa digolongkan menjadi surat
pemberitahuan, edaran dan biasa.
5.  Berdasarkan kepentingannya, surat bisa digolongkan menjadi surat khusus, biasa dan
kilat.
6. Berlandaskan entitasnya bisa dikategorikan menjadi surat memo, telegram, kartu pos, dan
nota.
7. Berdasarkan tempat dan waktu surat bisa dikategorikan menjadi surat ekstern serta intern.

Fungsi Surat

Surat mempunyai fungsi esensial sebagai alat komunikasi, sementara untuk penghubung
korespondensi bisnis surat memiliki banyak macamnya. Komunikasi yang bisa dihubungkan
oleh surat adalah ide, pengabaran dan permintaan. Ada pula manfaat lain surat yakni:

 Sebagai pemberitahuan.
 Surat untuk wakil dalam acara tertentu.
 Sebagai bukti perjanjian tertulis.
 Surat untuk panduan dalam menjalankan arahan.
 Sebagai alat untuk memperingati
 Surat untuk dokumen sejarah suatu peringatan atau informasi.

Bentuk Surat

Bentuk surat merupakan format surat yang didasarkan pada sistematika letak setiap komponen
surat. Terdapat dua jenis surat yang memiliki perbedaan yang sangat fundamental, yakni bentuk
lekuk (indented style) dan bentuk lurus (block style).
Komponen pada surat tergantung pada bentuk suratnya. Surat formal diklasifikasikan menjadi 3,
yakni pendahuluan surat, konten surat dan penuntasan surat.

Pada pendahuluan terdapat

1. kepala surat,
2. tanggal surat,
3. keterangan surat dan
4. alamat surat.

Pada konten terdapat

1. salam pembuka,
2. isi surat dan
3. salam penutup

Pada penuntasan surat terdapat

1. penanggung jawab surat,

2. tembusan,
3. inisial pembuka surat

Sistematika Bagian Surat Resmi

Dalam menciptakan surat terdapat tiga langkah umum yang biasa dilaksanakan, yakni
perencanaan, pembuatan dan penuntasan.

1. Pada langkah awal yakni perencanaan ada sesi tujuan, materi, sarana dan pengaturan
surat.
2. Langkah kedua, pembuatan terdapat sesi penyusunan isi surat, mengatur struktur yang
cocok, merevisi surat. Isi surat diputuskan pada jenis surat dan pada pelaksanaanya
dicocokan dengan sifat surat yang persuasif dan umum.
3. Dan pada bagian penuntasan terdapat sesi pembuatan, distribus dan feedback.
Kesimpulan dan Etika Korespondensi

Berlandaskan apa yang dipaparkan di artikel ini bisa disimpulkan bahwa kontribusi
korespondensi untuk membantu kegiatan bisnis lembaga atau perusahaan sangat penting. Agar
korespondensi bisa lebih maksimal, bisa simak beberapa tata krama atau etika pada
korespondensi bisnis.