Modul Sekretaris PDF

KEGIATAN BELAJAR 1
SURAT MENYURAT
(Pembuatan Surat Dinas)
Tujuan khusus pembelajaran :

Setelah mempelajari topik ini, peserta diharapkan mampu :
1. Peserta diharapkan dapat memiliki kemampuan pengetahuan, keterampilan dan

sikap yang dituntut untuk bisa melakukan kegiatan surat menyurat sesuai
dengan standart kompetensi
2. Peserta diharapkan dapat memiliki kemampuan melakukan kegiatan surat
menyurat sesuai dengan standart kompetensi.
I. SURAT DINAS
a. Pengertian dan Fungsi Surat Dinas
Surat merupakan bentuk tulisan untuk menjelaskan pikiran dan perasaan
seseorang. Surat merupakan bentuk percakapan tertulis. Oleh karena itu,
melalui surat orang bisa saling berdialog dan berkomunikasi. Melalui surat, isi
atau percakapan atau pesan yang dimaksud dapat sampai kepada alamat
yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Hal ini berbeda dengan
komunikasi yang terjadi secara lisan. Penyampaian pesan sebagaimana yang
dimaksud ini sangat penting dalam urusan bisnis.
Adapun yang dimaksud dengan surat resmi adalah surat yang berisi masalah
kedinasan. Oleh karena itu, pembuatan surat-surat resmi merupakan bagian
dari pekerjaan administratif yang penting. Contoh surat resmi adalah surat
undangan, surat edaran, surat keputusan, surat tugas, nota dinas,
pengumuman, dan surat panggilan.
Surat, terutama surat-surat resmi, juga bisa menjadi alat bukti tertulis yang
mempunyai kekuatan hukum. Dalam suatu perusahaan, surat-surat yang
diarsipkan juga dapat menjadi alat bukti historis dan alat pengingat aktivitas
yang dilakukan oleh perusahaan tersebut. Lebih lanjut, surat juga
mencerminkan corak, keadaan mentalitas, dan nilai pejabat jawatan/kantor
yang bersangkutan. Dengan kata lain, dapat dikemukakan bahwa surat
merupakan duta organisasi atau duta perusahaan. Oleh karena itu, surat
harus ditulis dan disusun dengan selalu berhati-hati dan cermat.
Akhirnya, surat resmi yang berisi ketentuan-ketentuan tentang cara-cara

melaksanakan peraturan, misalnya surat keputusan atau instruksi, dapat
dipakai sebagai pedoman kerja oleh lembaga/pejabat yang bersangkutan.
Jika ditinjau dari sifat keamanan isi surat, surat resmi dibedakan menjadi
empat jenis, yaitu :
1. Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi dokumen/naskah yang

sangat penting yang berhubungan dengan rahasia kemanan negara.
Surat dengan kode SR atau SRHS ini tidak boleh diterima oleh orang
yang tidak berhak menerimanya. Demi keamanan surat ini dikirim
dengan sampul rangkap tiga. Sampul pertama dan kedua dialamati
secara lengkap dengan kode SR atau SRHS, sedangkan sampul ketiga
(luar) dialamati seperti surat biasa. Contoh surat dengan kode ini ialah
dokumen di kalangan kemiliteran, dokumen dari negara tetangga.
2. Surat rahasia surat yang berisi dokumen penting yang hanya boleh
diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya. Surat dengan kode R
atau RHS ini isinya tidak boleh diketahui oleh pihak lain sebab hal itu
akan dapat merugikan instansi, organisasi, perusahaan atau pejabat
yang bersangkutan. Surat ini dikirim dengan sampul rangkap dua.
Sampul pertama (dalam) dilengkapi dengan kode R atau RHS,
sedangkan sampul kedua (luar) ditulis biasa. Contoh surat ini ialah surat
rekomendasi dan laporan konduite dari seorang pejabat (DP3).
3. Surat terbatas surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh pejabat
tertentu. Surat seperti ini harus dipertimbangkan semasak-masaknya
sebelum diberitahukan kepada pihak-pihak yang bersangkutan. Contoh
hasil rapat pimpinan terbatas, usul pengangkatan pegawai baru, dan
laporan perjalanan dinas.
4. Surat biasa adalah surat yang berisi masalah biasa. Surat ini bisa
diketahui oleh pihak lain. Contoh surat biasa ialah surat undangan, surat
edaran, surat tugas, dan surat pemberitahuan.
b. Syarat-Syarat Surat yang Baik
Surat resmi atau surat dinas merupakan surat yang dibuat secara resmi
oleh seseorang, perusahaan, atau lembaga untuk kepentingan dinas.
Tiga hal penting yang perlu diperhatikan agar surat tersebut menjadi surat
yang baik adalah sebagai berikut :
1. Surat harus disusun dengan teknis penyusunan surat yang benar,
yaitu:
- penyusunan letak bagian-bagian surat
- pengetikan yang benar, jelas, bersih, dan rapi
2. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Dengan
cara ini penerima surat akan memahami isi surat dengan tepat dan
tidak ragu-ragu, dan pengirim surat mendapatkan jawaban secara
tepat, seperti yang dikehendaki.
3. Bahasa yang digunakan hendaklah bahasa yang benar dan baku
sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. Bahasa surat resmi haruslah
logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik.
Selain ketiga hal di atas, syarat lain yang harus dipenuhi dalam
menyusun surat yang baik adalah :
a.memahami kedudukan masalah yang dikemukakan
b.memahami peraturan-peraturan yang terkait dengan masalah itu
c.mengetahui posisi dan bidang tugasnya
d.terkait dengan ketatausahaan
II.Bentuk-Bentuk Surat
Bentuk surat resmi yang biasa digunakan adalah:
1.Bentuk lurus penuh (full block),
2. Bentuk lurus ( block ),
3. Bentuk setengah lurus (semi block),
4.Indonesia lama, dan
5.Indonesia baru.
III. Bagian-bagian Surat
Bagian-bagian surat tersebut meliputi hal -hal berikut.
1. Kepala Surat
Kepala surat biasanya diketik di sebelah kiri atas atau di tengah-
tengah. Kepala surat menyebutkan (1) nama
kantor/jawatan/perusahaan/ organisasi;alamat; (3) nomor telepon; (4)
nomor kotak pos, faksimile, alamat kawat, atau e-mail (jika ada).
2. Nama Tempat dan Tanggal

Nama tempat menunjukkan tempat surat tersebut ditulis. Nama tempat ini
tidak ditulis jika blangko surat yang digunakan adalah blangko surat resmi
yang memuat kepala surat.
3. Nomor
Surat resmi selalu diberi (1) nomor urut surat yang dikirimkan (surat
keluar); (2) kode; dan (3) tahun.
4. Lampiran
Lampiran menunjukkan sesuatu yang disertakan bersama dengan
surat itu, misalnya surat keputusan, surat keterangan kesehatan dari
dokter.
Jika tidak ada yang dilampirkan, kata “Lampiran” tidak perlu
dituliskan.
5. Hal menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Oleh karena itu
pembaca surat dapat mengetahui masalah apa yang dituliskan dalam
surat itu.
6. Alamat surat
Ada dua macam alamat surat, yaitu alamat dalam (pada helai surat)
dan alamat luar (pada sampul surat). Alamat ini ditulis dengan tanpa
diakhiri tanda baca apa pun. Alamat dalam berturut -turut menyebutkan
(1) nama orang/jabatan; (2) nama jalakan dan nomor rumah/gedung;
(3) nama kota. Nama orang ditulis lengkap dan cermat sesuai dengan
kebiasaan yang dituliskan oleh yang bersangkutan, tidak disingkat atau
diubah ejaannya. Nama orang/jabatan ditulis dengan huruf kapital pada
awal setiap unsur nama itu. Di depan nama orang/jabatan itu dituliskan
ungkapan Yth. (Yang terhormat). Kata sapaan “Bapak”, “Ibu”, atau
yang lain dapat ditulis di depan nama orang. Kata ini tidak perlu ditulis
jika diikuti nama jabatan. Surat hendaknya dialamatkan kepada
pejabatnya, bukan kepada instansinya. Jika pejabat itu tidak diketahui
dengan pasti namanya, misalnya direktur atau rektor, dapat dipakai
istilah “Kepala” atau “ Pemimpin”, bukan “pimpinan.
Nama Jalan hendaklah ditulis lengkap, jangan disingkat. Misalnya:

Jalan Jenderal Basuki Rahmat, sedangkan nama kota tidak didahului
dengan kata depan “di”.
Contoh:
Yth. Bapak, Yanto Intan Rosyidi, S.E.
Direktur PT Pillar Sejahtera
Jalan Kencana 25
Surabaya
Alamat luar disusun berturut-turut sebagai berikut. (1) nama
orang/jabatan; (2) nama instansi; (3) nama jalan/gang/nomor rumah
bangunan, dan nama kota serta kode pos. Alamat pengirim lazimnya
ditulis di halaman depan kiri atas. Tidak lazim ditulis di depan kiri bawah
atau belakang sampul.
7. Salam pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia
“berbicara” secara tertulis. Dalam surat resmi salam pembuka yang biasa
digunakan ialah “Dengan hormat,”. Penulisannya diakhiri dengan tanda
koma dan ditulis dengan tidak disingkat.
8. Isi surat (tubuh)
Isi surat pada umumnya terdiri atas tiga hal, yaitu pembukaan, isi yang
sesungguhnya dan penutup. Pembukaan berguna untuk mengantar dan
menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat.
9.Salam penutup
Salam penutup terdiri atas (1) nama jabatan; (2) tanda tangan; (3) nama
terang; (4) nomor kepegawaian. Salam penutup diketik berjarak dua baris
dari kalimat penutup.
KEGIATAN BELAJAR 2
SURAT MENYURAT
(Pembuatan Surat Bisnis)
Tujuan Kegiatan Pembelajaran 2

Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran ini peserta diharapkan mampu :
1. memahami ruang lingkup jual beli, yang meliputi proses jual beli, dokumen
jual beli, bahasa surat , dan langkah dan cara penulisan surat niaga;
2. membuat surat niaga sesuai dengan jenis dan tujuannya dengan
menggunakan bahasa Indonesia yang benar.
1. Arus Jual-Beli
Terjadinya proses jual-beli biasanya dimulai dengan adanya permintaan
dari calon pembeli kepada calon penjual. Setelah calon pembeli menerima
tawaran, berupa daftar harga atau brosur, mungkin masih terjadi tawar
menawar atau mungkin masih perlu kelengkapan inf ormasi (keterangan)
mengenai barang yang hendak dibeli. Apabila sudah ada kesesuaian antara
kedua belah pihak, barulah terjadi transaksi jual-beli.
Setelah terjadi transaksi jual-beli mungkin masih timbul berbagai

masalah, misalnya pengiriman tidak sesuai, pengiriman tidak tepat waktu,
atau barang yang dikirim kurang. Kejadian tersebut menimbulkan ketidak
puasan pembeli sehingga pembeli mengadakan tuntutan atau klaim. Di pihak
lain, penjual akan mengadakan teguran atau tagihan apabila waktu
pembayaran yang telah disepakati bersama tidak ditepati pembeli.
2. Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli
yang berisi informasi tentang perusahaan penjual agar dapat diketahui oleh
calon pembeli. Maksud pengiriman surat adalah agar calon pembeli
memberikan sambutan yang baik sehingga perkenalan itu akan berlanjut
pada proses transaksi. Sebenarnya dalam surat tawaran sudah ada unsur
menawarkan secara terselubung.
Biasanya informasi yang dicantumkan oleh perusahaan sebagai
penjual adalah :
1. nama perusahaan, bidang usaha, atau kegiatan;
2. gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan peralatan yang
dipergunakan;
3. pekerjaan/proyek yang telah ditangani, harapan, dan prospek yang
dikehendaki oleh penjual.
Untuk memperkenalkan/menawarkan kepada instansi pemerintah
surat harus dilampiri tanda daftar rekanan (TDR), surat izin usaha
perdagangan (SIUP), dan nomor pokok wajib pajak (NPWP). Jadi, surat
tawaran (surat jual) adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang
isinya menawarkan barang atau jasa.
Surat tawaran hendaknya menyatakan :
a. jenis barang
b. banyaknya
c. keterangan teknis
d. harga satuan
Cara penulisan surat tawaran

1. Alinea pembuka berisikan
a. pemberitahuan tentang hasil produksi atau telah dibukanya
supermaket dan lain-lain.
b. sehubungan dengan iklan yang dibaca atau sehubungan dengan
kelanjutan pembicaraan.
2. Surat penerangan berisikan informasi lengkap tentang barang yang
ditawarkan dan ditujukan untuk memberikan keyakinan.
3. Alinea penutup berisi imbauan untuk mengadakan hubungan selanjutnya.
3. Surat Permintaan Penawaran

Surat permintaan penawaran adalah surat yang dikeluarkan oleh
pembeli kepada pihak penjual yang isinya meminta tawaran. Dalam surat
permintaan tawaran barang, biasanya calon pembeli menanyakan:
1. nama dan jenis barang, harga satuan, potongan, pembayaran, dan cara
penyerahan.
2. ciri khusus/spesifikasi barang, misalnya ukuran, kualitas, serta layanan
purnajual misalnya servise gratis, dan garansi.
3. daftar harga, katalog, dan selebaran atau brosur, bahkan juga contoh
barang.
Melalui surat permintaan tawaran jasa, calon pembeli dapat juga
menanyakan :
1. bentuk layanan jasa yang dapat disajikan penjual;
2. peralatan yang dipakai penjual sebagai penunjang, harga, potongan, dan
cara pembayaran.
4. Surat Pesanan
Surat pesanan atau surat beli adalah surat dari pembeli kepada penjual
yang isinya memesan barang atau meminta jasa tertentu. Surat ini dibuat
berdasarkan hal berikut :
1) adanya tawaran
2) iklan
3) sediaan habis
Yang harus dipertimbangkan sebelum menulis surat pesanan:
1) keadaan keuangan
2) sesuai dengan keinginan
3) risiko
4) memahami keadaan barang
1. Alinea pembuka
Berdasarkan pesanan atau mendasari pesanan
2. Isi surat tentang jenis
barang, kesanggupan
membayar,
pengenalan barang,
pengiriman barang,
3. Alinea Penutup
Alinea penutup permohonan perhatian dan penantian untuk
pengiriman pesanan.
5. Surat Pengiriman Pesanan

Surat pengiriman pesanan ialah surat yang dikirimkan penjual kepada
pembeli untuk memberitahukan pengiriman pesanan (barang). Surat
pengiriman pesanan/barang biasanya digunakan jika jarak antarpenjual dan
pembeli cukup jauh (antarprovinsi, antarpulau atau antarnegara). Apabila
jarak antara penjual dan pembeli relatif dekat (satu kota atau antarkota)
biasanya cukup dengan surat pengantar barang untuk bukti penerimaan
barang yang nantinya ditandatangani oleh pemesan jika barang sudah
diterima.
Hal yang perlu disampaikan dalam surat pengiriman pesanan :
a. berdasarkan order yang mana barang dikirim;
b. jenis barang apa saja yang dikirim;
c. berapa barang yang dikirim;
d. dengan alat angkut apa barang dikirim;
e. dokumen apa saja yang dilampirkan pada surat pengiriman pesanan.
Agar pemesan dapat mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan
sebelum barang yang dipesannya tiba, surat pengiriman pesanan harus tiba
di tangan pemesan lebih dulu dari barang yang dikirim.
6. Surat Tagihan
Kata dasar tagihan adalah tagih yang berarti ‘meminta
(memperingatkan, mendesak) supaya membayar’ (piutang, pajak, iuran dan
sebagainya). Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia tagihan berarti hasil
menagih uang, surat peringatan pembayaran utang (peringatan) supaya
membayar (piutang). Surat tagihan adalah surat peringatan agar yang
bersangkutan memenuhi janji/membayar utangnya.
Tugas kreditur atau penjual agar tagihannya lancar :
1. Mengadakan catatan yang teratur dan tersusun agar mudah
mengetahuinya setiap saat;
2. Dalam waktu tertentu memeriksa catatan untuk mengetahui pelanggan
mana yang belum melunasi;
3. Mengirim surat kepada pelanggan yang belum melunasi kredit pada
waktu yang telah ditentukan.
Hal yang perlu dikemukakan dalam surat tagihan :

a. pernyataan jangka waktu pembayaran yang telah lewat,
b. jumlah uang,
c. menunjukkan tanggal dan nomor faktur,
d. cara pengiriman uang,
e. tagihan bersifat permohonan.
Hal yang harus dilakukan debitur/pembeli adalah :

a. syarat memenuhi kewajibannya dengan meminta maaf;
b. alasan kuat;
c. beri tahukan tanggal penentuan pelaksanaan pembayaran;
d. memberikan tahu sebelumnya jika ingin menunda pembayaran;
e. usahakan agar pemberi kredit masih mempercayai
KEGIATAN BELAJAR 3
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN SURAT
Tujuan Kegiatan Pembelajaran
1. Memahami cara mengurus dan mengendalikan surat yang benar dan sesuai
dengan ketentuan
2. Dapat mengerjakan proses mengurus dan mengendalikan surat yang benar
dan sesuai dengan ketentuan
A. Pengertian
Pengurusan dan pengendalian surat merupakan kegiatan yang penting

dalam suatu kantor. Pengolahannya antara satu kantor dengan kantor lainnya
tidaklah sama.
B. Maksud dan Tujuan Pengurusan dan Pengendalian Surat
Maksud dan tujuan dilaksanakan pengurusan dan pengendalian surat

adalah supaya surat dapat dengan cepat dan tepat sampai kepada pengolah
dan penanganan tindak lanjut.
C. Pembagian Surat
Pembagian surat berdasarkan sifat urgensi dapat dibagi menjadi :
1. Surat Penting
Isinya bersifat mengikat, memerlukan tindak lanjut, menyangkut masalah
kebijakan. Bila terlambat atau hilang dapat menghambat dan merugikan
pelaksanaan kebijakan, kelembagaan, kepegawaian, keuangan dan
kebendaan.
2. Surat Biasa (Rutin)

Isinya tidak mengikat dan tindak lanjut yang diperlukan tidak ditentukan.
Jika hilang data masih dapat diperoleh dari sumber lain.
3. Surat Rahasia
Isi maupun sifatnya memerlukan perlindungan. Jika bocor akan
menimbulkan kerugian besar dan mengurangi atau menyulitkan
pelaksanaan langkah-langkah berikutnya.
D. Penggunaan Buku Agenda dan Kartu Kendali
Pengurusan dan pengolahan surat dapat dilakukan dengan menggunakan:
1. Buku Agenda (pola lama)

Pencatatan surat masuk dan surat keluar dapat dipisahkan dengan
menggunakan buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar.
Buku yang biasa dipakai merupakan buku tulis tebal.
2. Kartu kendali (pola baru)

Pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali disebut dengan
system kearsipan baru. Bentuk kartu kendali adalah lembar kertas tipis
berukuran 10x15 cm berisi kolom untuk mencatat surat masuk dan keluar
dan biasa dibuat rangkap 3 dengan warna berbeda (putih-kuning-merah).
Kolom-kolom yang diperlukan dalam buku agenda maupun kartu kendali

adalah sebagai berikut :
1. Tanggal diterima (Surat Masuk/SM) atau tanggal dikirim (Surat keluar/SK)

2. Nomor urut surat
3. Pengirim surat (perusahaan/perorangan) untuk SM
4. Alamat tujuan (kepada) untuk SK
5. Perihal surat dan jumlah lampiran
6. Pengolah surat:
Surat Masuk (SM) : unit / bagian yang fungsional bertanggung jawab atau
yang ditunjuk memproses surat sebagai tindak lanjut penyelesaian surat
yang bersangkutan.
Surat Keluar (SK) : unit / bagian yang bertanggung jawab atas isi surat atau
pembuat konsep.
7. Catatan atau keterangan

Kolom untuk mencatat yang dianggap perlu (misalnya disampaikan kepada
pejabat/unit tertentu untuk diproses).
8. Paraf
Kolom untuk membubuhkan paraf sebagai bukti terima surat atau surat
sudah terkirim
E. Perbedaan Buku Agenda dan Kartu Kendali
Sistem Lama Sistem baru
(Buku Agenda) (Kartu Kendali)
1. Sukar untuk di-file 1. Dapat di-file

2. Sarana penemuan kembali 2. Sarana : indeks mudah diingat
nomor atau kode surat sukar 3. Vertikal file dapat terwujud dan
diingat dapat disesuaikan dengan calon
3. Pengaturan arsip dengan pengguna
peralatan sukar diterapkan 4. Kartu kendali fleksibel, tunjuk
4. Tidak fleksibel, tunjuk silang silang dapat diterapkan
tidak dapat diterapkan
F. Prosedur Pengurusan Surat Masuk
1. Menyortir (memisahkan)
Surat-surat yang diterima dari pos atau sumber lain, diperiksa kebenaran
alamatnya, dan dikelompokkan surat terbuka dan tertutup. Jika alamat tidak
sesuai segera dikirim kembali kepada si pengirim. Surat pribadi dan rahasia
tidak boleh dibuka. Ciri-ciri surat pribadi dapat dilihat dari alamat tujuan
yaitu pemakaian istilah :
 Ytc - Yts (kadang ditulis personal)

 d.a. - c/o (dengan alamat / care of)
 Rahasia (RHS) - Confidential
Jika sampai terbuka supaya diberi catatan kecil "tidak sengaja dibuka" dan
langsung disampaikan kepada yang berkepentingan.
2. Membuka surat
Surat yang boleh dibuka oleh sekretaris hanya surat dinas kecuali dalam
keadaan tertentu dimana atasan meminta membuka surat pribadinya.
Supaya tidak rusak dalam waktu membuka surat, pergunakan pisau surat
atau mesin pembuka surat pada sepanjang bagian atas atau salah satu
sisinya. Bubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima, dibalik surat
atau pada amplop.
3. Mengeluarkan dan memeriksa isi surat
Setelah dibuka, periksa alamat, nama pengirim, tanggal dan lampiran
setiap surat. Jika alamat atau nama pengirim tidak ada dalam surat cari
alamatnya pada sampul dan lampirkan di belakang surat.
4. Pencatatan surat
Setelah surat diberi cap tanggal catatlah ke dalam buku agenda surat atau
kartu kendali.
5. Membaca dan memberi catatan

Pimpinan perusahaan lebih suka apabila surat masuk tidak diberi coretan.
Sebaiknya pergunakan kertas lain dan distapler pada surat itu. Membaca,
mempelajari dan mengingat surat yang diberikan kepada pimpinan
merupakan tugas yang penting bagi sekretaris. Ini merupakan pelatihan diri
agar dapat mengerti pokok-pokok setiap surat yang diterima. Cara memberi
catatan pada surat harus sistematis untuk menandai bagian penting inti
surat dan angka yang tercantum.
6. Menyampaikan surat kepada pimpinan

Sebaiknya digolongkan dalam 4 susunan (gunakan map berwarna/label)
sehingga pimpinan dan sekretaris dapat menghubungkan tindakan yang
akan diambil sesuai dengan keperluannya. Apabila pimpinan memerlukan
surat sebelumnya (yang ada hubungan dengan surat yang baru diterima)
sekretaris membuat fotocopy dan melampirkan di belakang surat yang
dimaksud.
7. Distribusi (disposisi) surat ke departemen lain

Setelah surat masuk dibaca oleh pimpinan maka surat tersebut
didisposisikan kepada yang bersangkutan dengan menggunakan nota
pengantar disposisi (NPD) yang digunakan pimpinan untuk memberikan
instruksi/tanggapan kepada bawahan atas kelanjutan surat atau
masalahnya.
8. Menjawab surat pada waktu pimpinan tidak ada di tempat

Walaupun pimpinan tidak ditempat memproses surat-surat tetap dilakukan
dan dalam hal ini sekretaris mendapat tanggung jawab tambahan yaitu
membuat ringkasan surat-surat yang penting. Surat-surat yang
memerlukan tindakan penanganan segera diberikan kepada seseorang
yang diberi wewenang oleh pimpinan selama beliau tidak ditempat. Jika
memungkinkan sekretaris dapat juga menjawab surat tersebut dengan
menyusun berdasarkan dikte yang diberikan pimpinan melalui telepon.
Tujuan memberikan ringkasan adalah untuk :

a. Memudahkan pengontrolan terhadap kelanjutan surat-surat tersebut
b. Memberikan kepada atasan intisari dari surat masuk, sehingga pimpinan
mendapat gambaran sepintas setelah beliau kembali.
G. Pemrosesan Surat Keluar
1. Menerima Pendiktean atau konsep tertulis dari pimpinan

Pendiktean diterima langsung dari pimpinan dan tidak langsung melalui
transcribing machine (rekaman kaset). Sedangkan konsep adalah tulisan
tangan pimpinan atau point-point yang diberikan pimpinan.
2. Mencatat pada buku agenda atau kartu kendali

Setelah dikonsep sekretaris mencatat surat tersebut pada buku agenda
atau kartu kendali, data-data nomor urut, tanggal pengiriman, hal, alamat
tujuan.
3. Mengetik konsep surat-bentuk akhir

Pengetikan konsep dengan jarak dua spasi untuk memudahkan pimpinan
mengkoreksi atau sisipan yang dibutuhkan. Setelah konsep disetujui oleh
pimpinan maka diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat.
Apabila sekretaris telah selesai mengetik surat dalam bentuk akhir, langkah-
langkah selanjutnya adalah sebagai berikut :
a. Memeriksa apakah surat tersebut dalam bentuk siap dikirim
b. Jika terdapat lampiran sekretaris harus melampirkannya pada surat
dengan menggunakan stapler.
c. Amplop harus diketik pada saat yang sama dan dilampirkan pada surat
tersebut.
4. Meminta tanda tangan kepada pimpinan
Surat diberikan kepada pimpinan untuk ditandatangani dengan cara
meletakkan pada map untuk ditandatangani ( signature folder). Sebelum
surat dikirim tembusan harus diarsipkan sesuai dengan system yang
dipakai.
5. Mengecek surat yang akan dikirim
Jika tidak ada bagian khusus maka sekretaris yang harus mengatur
pengiriman surat-surat keluar. Langkah-langkah yang harus dilakukan
sesudah surat ditandatangani pimpinan :
a. Memeriksa kembali apakah surat telah ditandatangani dan jumlah
lampiran jika ada
b. Melipat surat dalam bentuk standard, segiempat
c. Dan masukkan dalam amplop yang sesuai dengan tebal tipisnya surat.
6. Mendistribusikan surat
Surat siap dikirim baik melalui pos, jasa kurir atau jika dalam kota biasanya
dapat menggunakan office boy kantor. Apapun bentuk pengiriman perlu
diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
 Melalui pos - pastikan perangko harus cukup
 Melalui jasa kurir - pastikan tanda terima diminta untuk difile
 Melalui jasa office boy - gunakan buku ekspedisi atau lembar tanda
terima
Lihat contoh-contoh bagan terlampir.
Contoh : Agenda Surat Masuk
Surat
Tgl Diteruskan
Asal Surat Hal Keterangan
Terima No Tgl kepada
Buku Agenda Surat Keluar
Tgl
No. Surat Tgl surat Tujuan surat Hal Keterangan
Kirim
LEMBAR DISPOSISI
Tgl dan No. Surat :

Dari :
Perihal :
Kepada Disposisi Sifat
Harap dikonsep balasan Rahasia

Harap dijawab Sangat segera
Harap dibicarakan dengan saya Sangat penting
Harap dipelajari & tanggapan Sdr Biasa
Harap diselesaikan
Harap berikan saran
Berikan Catatan dan kembali
Mari kita diskusikan
Lembar Circulation Slip
CIRCULATION SLIP
Dari :
Perihal :
Harap disirkulasikan kepada :
No. Nama Paraf
Setelah selesai harap dikembalikan ke

ROUTING SLIP
From desk of :
To :
Date :
For your attention Please Answer
For your information Please handle
For your action Please advise
For your comment Please see me
For your approval Please note and return
For your signature Let's discuss As requested
For your review
For your decission
For your review
Note
Daily Mail Record
Diberikan
Tindak
Tgl Hal
Kepada Untuk Lanjut
Buku Ekspedisi
Tanggal Ditujukan Paraf penerima, Nama Keterangan

Hal
Kepada Jelas dan Stempel
KEGIATAN BELAJAR 4
PENATAAN ARSIP
1. Memahami cara menata arsip yang benar dan sesuai dengan ketentuan
2. Dapat mengerjakan proses pengarsipan yang benar dan sesuai dengan
ketentuan
A. Pengertian
Arsip adalah informasi yang direkam dalam bentuk atau media apapun,
dibuat, diterima dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/perorangan
dalam rangka pelaksanaan kegiatannya.
Tujuan dari manajemen kearsipan adalah menyederhanakan jenis dan volume
arsip serta mendayagunakan pemakaiannya bagi peningakatan
profesionalisme bisnis dengan biaya serendah-rendahnya.
Perlengkapan pengarsipan :
1. Filling cabinet adalah lemari arsip untuk menempatkan folder untuk
menyimpan dokumen umumnya mempunyai beberapa laci.
2. Folder adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip
berbentuk segiempat, berlipat dua seperti map tetap tanpa daun penutup.
Guide (petunjuk) merupakan pemisah antara folder-folder. Terbuat dari
karton tebal.
Jenis arsip :
1. Arsip Textual
(Textual Records/ Paper Records)
2. Arsip Pandang Dengar
(Audio Visual Records/Foto, Gambar, Video, Film, Cassette)
3. Arsip Kartografik & Arsitektur
(Cartographic & Architectural Records/Peta, Chart, Denah)
4. Arsip Komputer
(Computer / Electronic / Machine Readable Records/Flash Disc)
Arsip berdasarkan fungsinya :
1. Dinamis (record)
2. Statis (archieve)
Prosedur penyimpanan arsip :

1. Penyortiran
2. Pengklasifikasian
3. Pengindeksan
4. Pengkodean
5. Penyimpanan
6. Pemeliharaan
7. Penyusutan
c.Sistem Pengarsipan
1. Sistem kronologis
Adalah system penyimpanan berdasarkan kepada urutan waktu/tanggal
surat diterima atau dikirim keluar.
Keuntungan system kronologis:
- Lebih cepat menemukan arsip yang dicari
- Sistem ini lebih mudah dibandingkan dengan system yang lain
- Peralatan yang digunakan lebih sederhana
Kelemahan system kronologis :
- Lebih bermanfaat untuk organisasi kecil dengan dokumen yang tidak
banyak
- Tidak bisa digunakan apabila tanggal, bulan dan tahun dokumen
tidak diketahui
Perlengkapan yang diperlukan :
a. Filling cabinet
b. Didepan laci dicantumkan judul "tahun"
c. Guide sebanyak 12 buah masing-masing untuk satu bulan
d. Folder
e. Kartu kendali
Pembagian dalam system tanggal :

a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)
b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)
c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)
Susunan guide dan folder dalam Filling cabinet :
a. Laci menggambarkan tahun
b. Guide menggambarkan bulan
c. Folder menggambarkan tanggal
Langkah-langkah penyimpanan surat :
a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan
b. Mencatat surat pada kartu kendali
c. Menyimpan surat
2. Sistem Perihal
Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat

berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. Yang perlu
dipersiapkan untuk sistem perihal adalah :
1. Daftar Indeks
Daftar indeks adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-
hal yang dilakukan di seluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.
Masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah pokok disebutkan pada
pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam
pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi menjadi
masalah yang lebih kecil disebut sub pembagian pembantu.
Contoh :
Masalah Utama : Kepegawaian
Sub Masalah : Kenaikan Pangkat, Formasi, Cuti
Sub-sub masalah : Cuti sakit, cuti besar, cuti tahunan
2. Perlengkapan menyimpan surat :
a. Filling cabinet
b. Guide
c. Folder
d. Kartu kendali
3. Pemberian kode surat
4. Penyimpanan surat dengan cara :

a. Membaca surat untuk mengetahui isi surat
b. Memberi kode surat
c. Mencatat surat dalam kartu kendali
d.Menyimpan kartu kendali
C.SISTEM NOMOR
Adalah penyimpanan dokumen/surat berdasarkan atas nomor yang
ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.
Contoh :
000 Kesejahteraan
100 Keuangan
500 Kepegawaian
590 Cuti, dll.
D. SISTEM GEOGRAFIS (WILAYAH)

Adalah suatu penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah
yang menjadi alamat suatu surat.
Perlengkapan yang diperlukan :
a. Filling cabinet
b. Guide
c. Folder
d. Kartu kendali
Penyimpanan surat melalui prosedur :
1. Melihat tanda bahwa surat telah selesai diproses
2. Membaca surat
3. Memberi kode surat
4. Mencatat surat pada kartu kendali
5. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
6. Menyimpan surat
7. Menyimpan kartu kendali
E. SISTEM ABJAD (ALPHABETICAL FILLING SYSTEM)

Pengertian sistem abjad adalah penyimpanan arsip dengan memakai metode
penyusunan menurut abjad.
Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan
terhadap nama orang, perusahaan/organisasi, nama tempat, nama benda, dan
subjek/masalah.
Contoh :
1. Dr. Astrid Darmawan diindeks Darmawan, Astrid (Dr)
2. PT. Triguna Jaya diindeks Triguna Jaya, Perseroan
3. Daerah Tingkat II Bogor diindeks Bogor, Daerah Tingkat II
Prosedur penyimpanan :
1. Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama
2. Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan
3. Menetapkan judul surat
4. Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan
5. Membuat petunjuk silang
6. Memberi kode surat
7. Menyortir/mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode
yang ada pada arsip
8. Menyusun menurut susunan abjad
9. Menyimpan arsip
Perlengkapan pengarsipan :
1. Filling cabinet adalah lemari arsip untuk menempatkan folder untuk
menyimpan dokumen umumnya mempunyai beberapa laci.
2. Folder adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip
berbentuk segiempat, berlipat dua seperti map tetap tanpa daun penutup.
Guide (petunjuk) merupakan pemisah antara folder-folder. Terbuat dari karton
tebal.
KEGIATAN BELAJAR 5
RAPAT dan NOTULEN
1. Memahami cara menyelenggarakan rapat dan membuat notulen yang benar

2. Dapat mengatur penyelenggaraan rapat dan membuat notulen yang benar
Rapat merupakan bentuk kegiatan organisasi yang banyak dapat menyelesaikan
masalah-masalah organisasi. Kesalahpahaman, perbedaan pendapat, penyamaan
ide dapat diselesaikan melalui rapat. Rapat adalah pertemuan untuk merundingkan
sesuatu.
A. Tujuan Rapat
Tujuan rapat adalah :
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
2. Untuk menyampaikan informasi
3. Sebagai sarana koordinasi
4. Agar peserta dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang
dikemukakan
B. Jenis Rapat
Menurut jenisnya rapat dibagi menjadi 2 yaitu :
1. Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang
sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu
melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang
membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara
anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan
tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-
pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta
diperlakukan dengan sebaik-baiknya.
2. Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan
stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk
membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya
terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan
dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan-ringkasan
sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.
Menurut kacamata hasilnya rapat dibagi dua macam :
1. Bersifat mengikat :
a. Kongres suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang

Musyawarah tertentu untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya
Muktamar mengikat peserta rapat
Konferensi
b. Kongres suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi

Musyawarah membicarakan masalah-masalah program kerja
Konferensi yang sudah dilaksanakan dan menentukan langka
lanjutan
c. Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam
2. Bersifat tidak mengikat
DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah.
Contoh : perbedaan pendapat tentang kasus Ambon
POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya
dilakukan secara tertulis.
Contoh : Polemik tentang pelarangan siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3
Denpasar.
DISKUSI PANEL : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan
diikuti oleh sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik,
pembahasannya dari berbagai aspek.
Contoh : Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari
segi kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian masyarakat.
SIMPOSIUM : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas.
- Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-pandangan,
- Bersifat lebih formal .
Contoh : Simposium prospek ekonomi Indonesia tahun 2003.
TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis.
Contoh : temu karya pengembangan ternak sapi.
SEMINAR : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah
didampingi ahli. Contoh : Seminar Guru dengan tema “Meningkatkan Peranan
Guru Untuk Menyongsong Otonomi Daerah”.
LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang
memiliki keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan
tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya
sistem pendidikan di SMK
SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-
unek. Contoh : Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan
kreatifitas.
TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul
biasanya dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu
Megawati.
PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/me
ningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus
OSIS Se Samarinda.
PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka
meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan
yang bersifat teknis.
C. Perencanaan Rapat
Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang
sangat penting dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah
yang perlu mendapat perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang
sifatnya resmi adalah :
1. Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat
Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran
jalannya rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan
ruangan rapat. Untuk rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di
Operation Room atau Conference Room yang telah ada di lingkungan kantor.
Jika rapat diselenggarakan di Hotel, Sekretaris harus pesan kepada Manajer
Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan pengumuman.
Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah
diketahui. Biasanya pihak hotel telah mempersiapkan spanduk misalnya :
“Selamat Datang Para Peserta Rapat …. . Sehari sebelum rapat dimulai
sekretaris perlu mengadakan “general check” terlebih dahulu agar segalanya
bisa dipersiapkan sebaik-baiknya.
Persiapkan pula Tata Ruang (Layout) rapat berdasarkan pertimbangan :
□ Jumlah partisipan
□ Hubungan masing-masing partisipan
□ Level keintiman
□ Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)
□ Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi

2. Persiapan Administrasi
a. membuat Surat Undangan rapat.
Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat
tiga hari sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam surat undangan memuat
hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat.
b. menyusun acara / agenda rapat.
Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat
pokok-pokoknya saja, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam atau
menitnya.
Contoh agenda rapat :
Agenda Program Training
No Waktu Kegiatan
1 8.30 Registrasi Peserta
2 9.00 Sambutan direktur PT Mahakam Trade (Ibu Sabrina)
3 9.15 Teknik Penjualan Yang Baru
(Bapak Yasiaki Kurata)
4 10.15 Istirahat
5 10.30 Review Teknik Penjualan
6 12.00-13.30 Makan siang
Sukisno (pembawa acara)
7 13.30 Sessi Workshop
Kelompok Masing-masing
8 15.15-16.00 Istirahat
9 16.00 Rencana Perusahaan tahun 2014
Tan Ie Ing (wakil direktur)
10 17.00 Selesai
c. Menyusun daftar Hadir
Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu
bisa juga berupa lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk mengetahui jumlah
peserta rapat dan sebagai dokumentasi.
d. Mempersiapkan bahan rapat
Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa
berupa :
□ Hasil rapat yang lalu

□ Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas
□ Peraturan-peraturan yang diperlukan
□ Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat
□ Alat-alat tulis, flip chart, marker, penggaris, blok note, pensil dan
sebagainya
e. Persiapan peralatan rapat
Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn untuk keperluan
rapat seperti :
□ Papan dan alat tulis
□ Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya
□ OHP, slide lengkap dengan layarnya atau bahan-bahan rapat yang bisa
dipresentasikan melalui bantuan komputer dengan program Microsoft
PowerPoint.
□ Sound system, tape recorder
□ Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat
□ Block note, ballpoint
□ Tustel handycam untuk mengabadikan rapat
f. Membuat catatan hasil rapat (notulis)
Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan
dalam rapat. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber
informasi bagi peserta rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat pengingat
peserta rapat.
Isi catatan rapat (notula) terdiri atas :
□ Judul dan jenis rapat
□ Tanggal, waktu dan tempat rapat diselenggarakan
□ Pemimpin rapat
□ Jumlah peserta yang hadir dan tidak hadir (dibuatkan daftar hadir
tersendiri)
□ Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan)
□ Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)
□ Tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan
□ Pembuat notula (sekretaris)
□ Pengesahan notula oleh ketua rapat
g. Pengiriman hasil rapat
Hasil rapat dalam bentuk tulisan singkat, jelas yang merupakan laporan hasil
rapat dapat dibagi-bagikan kepada peserta rapat yang hadir.
h. Tindak Lanjut rapat
Tindak lanjut rapat meliputi kegiatan pembuatan Surat keputusan apabila
dari hasil rapat telah diadakan beberapa keputusan, dan merencanakan
untuk mengadakan pertemuan berikutnya.
CONTOH DAFTAR HADIR
Rapat Intern
Daftar Hadir Rapat Manajemen
20 Juli 2002
NO Nama Jabatan TANDA TANGAN
1. 1. .....
2. 2. .....
3. Dst 3. .....
Rapat Ekstern
Daftar Hadir Rapat Supplier
27 Juli 2002
NO NAMA JABATAN/PERUSH TANDATANGAN
1. 1. .....
2. 2. .....
3. Dst 3. .....
Contoh : UNDANGAN
PT INDOMOTOR
Jalan Gajah Mada 150
Jakarta Pusat
Nomor : 257/INB/2016 26 September 2016
Yth. Bapak Gunawan

Jalan Pecenongan 20
Jakarta Barat
Hal : Rapat Pemegang Saham
Dengan hormat,
Dalam rangka perluasan usaha PT INDOMOTOR, serta pemilikan saham kepada

masyarakat luas, kami mengundang Bapak untuk menghadiri rapat yang akan
diselenggarakan pada :
Hari : Senin
Tanggal : 24 September 2016
Waktu : 08.00 s.d. selesai
Tempat : Hotel Indonesia Nirwana Room Jalan Thamrin, Jakarta
Acara : 1. Pembukaan
2. Laporan Keuangan
3. Laporan Keuntungan
4. Laporan Aktiva dan Pasiva
5. Pembagian keuntungan
6. Peningkatan Perluasan Usaha
7. Penutup
Karena sangat pentingnya rapat tersebut di atas, kami mohon kehadiran Bapak 15
menit sebelum acara dimulai.
Atas perhatian bapak dalam hal ini, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT INDOMOTOR
Ttd
Hidayat H Presiden Direktur
asp.
Contoh : NOTULEN RANGKUMAN
Rapat Pemilihan Ketua Jurusan llmu Sekretaris Sekolah Tinggi llmu Manajemen Bandung,
2017
I. Hari : Senin
Tanggal : 25 April 2017
Jam : 09.00 – 11.30 WIB
Bertempat : di Ruang 321
II. Ketua : Ketua Jurusan

Sekretaris : 25 April 2017
Hadir :
Tidak Hadir : (lihat daftar hadir)
III. Acara
Pendahuluan
Penjelasan tentang tata cara pemilihan Ketua Jurusan
Pemilihan Calon Ketua Jurusan
Tanya jawab dan lain-lain
Penutup.
IV. Risalah Pembicaraan

Acara ke-1 :
Jam 09.00 rapat dibuka oleh Sekretaris Jurusan
Sekretaris membacakan para dosen yang hadir dan tidak hadir
Sekretaris membacakan jadwal pemilihan Ketua Jurusan.
Acara ke-2 :
Syarat-syarat Ketua Jurusan
Pemilihan
Prosedur pencalonan
Prosedur pertimbangan
Prosedur penelapan
Acara ke-3 :
Pemilihan calon Ketua Jurusan
Berdasarkan S.K. Dekan Sekolah Tinggi llmu Manajemen Nomor 25/IV/2017 pasal 3,
terdapat 5 orang dosen yang dapat dicalonkan, yaitu :
1) Drs. Abubakar
2) Dra. Nina Prastowo
3) Dra. Puji Sun rto
4) Pramuji, S.H.
5) Drs. Sulasmono.
2. a. Drs. Abubakar tidak bersedia dicalonkan
b. Dra. Nina Prastowo dan Dra. Puji Sunarto menjabat sebagai dosen
tetap STIE, Jakarta, sehingga tidak mungkin dicalonkan.
c. Dua orang calon yang diajukan adalah Pramuji, S.H. dan Drs.
Sulasmono.
Acara ke-4 :
(Tanya Jawab) :
Dra. Nina Prastowo menanyakan prosedur pertimbangan dan penetapan Ketua
Jurusan.
Drs. Sulasmono menanyakan kemungkinan-kemungkinan di masa mendatang.
Acara ke-5 :
Penutup :
Tepat pada jam 11.30, rapat ditutup oleh Ketua Jurusan dengan ucapan terima
kasih.
Mengetahui dan mengesahkan Bandung, 26 April 2017

Ketua, Sekretaris,
Drs. Koen Suprapto Drs.Koesoemadinata

NIP 2523125 NIP 2523110
KEGIATAN BELAJAR 6
PETTY CASH (KAS KECIL)
1. Memahami dan menganalisa transaksi yang benar dan sesuai dengan

ketentuan
2. Dapat membuat laporan kas kecil dan bukti transaksi yang benar dan sesuai
dengan ketentuan
A. Dana Kas Kecil
Agar dapat diawasi dengan baik, semua penerimaan uang dalam sebuah
perusahaan langsung disetorkan ke bank dan semua pengeluaran uang dilakukan
dengan check. Dalam praktik tidak semua pengeluaran uang dapat dilakukan
dengan check. Pengeluaran dalam jumlah kecil seperti ongkos taksi, membeli gula,
kopi atau nasi bungkus, biasanya tidak dapat dilakukan dengan check karena tidak
praktis.
Untuk mengatasi hal demikian maka perusahaan menyisihkan sejumlah uang
tertentu yang disebut dana kas kecil yang dipegang oleh seseorang yang ditunjuk
sebagai kasir. Jenis dan jumah pengeluaran uang tertentu yang telah ditetapkan
dapat dilakukan melalui dan kas kecil. Jika dana kas kecil telah menyusut jumlah
minimum tertentu, kasir / sekretaris pemegang kas mengajukan permintaan
penggantian. Walaupun belum sampai pada batas minimum, tiap akhir bulan
kasir/sekretaris pemegang kas kecil harus membuat pertanggungjawaban
pengeluaran uang dari dana kas kecil yang dikelolanya. Perlu diingat bahwa
penerimaan uang dari manapun sumbernya tidak boleh diterimakan melalui kas
kecil, sumber satu-satunya kas kecil adalah dari bank.

B. Pengertian Kas dan Kas Kecil
Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk
membiayai kegiatan umum perusahaan. Kas dapat berupa uang tunai atau
simpanan pada Bank yang dapat segera dan diterima sebagai alat pembayaran
sebesar nominalnya.
Yang termasuk kas :
1. Uang kertas dan logam
2. Check dan bilyet giro
3. Simpanan di bank dalam bentuk giro
4. Traveler’s cheque : check yang dikeluarkan untuk perjalanan
5. Money Order : surat perintah membayar sejumlah uang tertentu berdasarkan
keperluan pengguna
6. Cashier’s order : check yang dibuat oleh bank, untuk suatu saat dicairkan di
bank itu juga
7. Bank draft : check atau perintah membayar dari suatu bank yang mempunyai
rekening di bank lain, yang dikeluarkan atas permintaan seseorang atau
nasabah, melalui penyetoran lebih dulu di bank pembuat.
Yang tidak termasuk kas :
1. Past dated check (cek mundur)
2. Certificate of deposito (deposito berjangka)
3. Notes (wesel/promes)
4. Marketable securities (surat-surat berharga)
5. Kas yang disisihkan untuk tujuan tertentu dalam bentuk dana, misalnya untuk
pembayaran deviden, pelunasan pinjaman obligasi.
Dari uraian di atas, maka kas mempunyai kriteria sebagai berikut :
1. Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang sah
2. Dapat dipergunakan setiap saat diperlukan
3. Penggunaannya bersifat bebas

4. Dikirim sesuai dengan nilai nominalnya
Kas Kecil (Petty cash) adalah kas yang digunakan untuk melakukan pembayaran
atas pengeluran-pengeluaran kecil/rutin perusahaan/instansi dan meliputi jumlah
yang relatif kecil.
Kas kecil biasanya digunakan untuk membiayai hal-hal yang sifatnya rutin dan relatif
kecil, misalnya dibawah Rp 5.000.000,- sedangkan kas besar biasanya digunakan
untuk melakukan semua penerimaan kas dan pengeluaran kas yang jumlahnya
relatif besar, misalnya hutang dagang, biaya gaji, pembelian barang/alat berat dan
lain-lain.
C. Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Kas Kecil
Salah satu tugas sekretaris adalah mengelola kas kecil. Kas kecil bagi
sekretaris digunakan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya
relatif kecil seperti dana konsumsi, parkir, prangko, pembersih lantai, pembersih
kaca, transpor mengantar surat, atau uang makan sopir dalam perjalanan. Untuk
mengelola Kas kecil maka yang perlu dilakukan oleh sekretaris adalah :
1. Sekretaris harus dapat mengatur/merencanakan penggunaan dana kas kecil
dan membuat catatan keuangan atas segala pengeluaran kas kecil sebagai
bahan pertanggungjawaban keuangan untuk dibukukan oleh bagian
keuangan perusahaan.
2. Uang sebaiknya disimpan dengan aman. Ditaruh di peti uang, setiap tutup
kantor peti uang disimpan di lemari besi atau di laci meja dengan dikunci
secara aman.
3. Segala pengeluaran harus ada bukti-bukti pengeluaran (dokumen lengkap)
yang dapat dipertanggungjawabkan serta sah menurut hukum. Bagi
sekretaris yang penting hanya bukti-bukti pengeluaran, setelah akhir bulan
semuanya terkumpul, dibuatkan laporan pettycash dan barulah bagian
keuangan dapat membukukannya dalam kas perusahaan. Setiap hari bukti
pengeluaran dicatat dan diberi nomor urut, jangan menunda pekerjaan
pencatatan agar terhindar dari kekeliruan perhitungan.

Bukti-bukti pengeluaran seperti kwitansi, atau bon kontan dihimpun dan
disimpan sebaik-baiknya.
4. Melakukan pencatatan pengeluran kas kecil pada buku kas kecil. Bisa
berdasarkan :
a. Sistem Dana Tetap (imprest fund system) yaitu sistem yang menentukan
besarnya rekening jumlah kas kecil selalu tetap. Sistem ini umum
digunakan di perusahaan. Dalam sistem ini jumlah uang yang dikelola
oleh pemegang kas kecil tetap dari waktu ke waktu.
b. Sistem Dana Tidak Tetap (fluctuation fund system) yaitu sistem yang tidak
menetapkan besarnya kas kecil tetap melainkan berubah-ubah (fluktuasi)
sesuai dengan transaksi yang menyangkut kas kecil. Adapun bentuk buku
kas kecil dapat disusun bentuk T (dibagian kiri debet/pemasukan dan
dibagian kanan kredit/pengeluaran).
5. Mempertanggungjawabkan dana kas kecil yang disertai dengan rekapitulasi
pengeluaran uang yang dibebankan ke perkiraan yang sama. Misalnya,
pengeluran uang transport dibebankan keperkiraan 515 (transport) terdiri dari:

Contoh bukti pengeluaran kas kecil :
Tanggal Nomor bukti Dibayarkan kepada/penjelasan Jumlah
2002
4/9 003 Bani, transport Rp 15.000
Rp 60.000
Bukti Kas Kecil
No. : 001
Dibayarkan kepada : Toko Tjandra 2 September 2002
Keterangan : Jumlah :
Pembelian alat-alat tulis Rp 250.000,00 (kwitansi terlampir)
Total Rp 250.000,00
Disetujui oleh : Sabrina Diterima oleh : Olivia

Contoh pettycash system imprest :
KEGIATAN BELAJAR 7
BERKOMUNIKASI MELALUI TELEPON
(Menerima, Melakukan Panggilan dan Penyampaian Pesan Telepon)

1. Peserta diharapkan dapat memiliki kemampuan pengetahuan, keterampilan dan sikap yang
dituntut untuk berkomunikasi melalui telepon secara cepat, tepat, jelas dan sopan sesuai dengan
standart perusahaan.
2. Peserta diharapkan dapat memiliki kemampuan menyampaikan pesan yang ditinggalkan dengan
tepat
Pokok-pokok pengetahuan dan keterampilan yang harus dinilai penguasaan dan penampilannya adalah
sebagai berikut :
 Menerima panggilan telepon :

- Menjawab panggilan telepon secara cepat, tepat, jelas dan sopan sesuai dengan
standart perusahaan
- Mencatat pesan yang ditinggalkan secara tepat dan akurat dan disampaikan kepada
departemen/orang yang tepat untuk selanjutnya ditindaklanjuti oleh yang
bersangkutan
 Melakukan panggilan telepon :
- Mengidentifikasi dengan benar untuk nomor telepon yang akan dituju

- Dapat menggunakan telepon dengan benar
- Bersikap ramah dan sopan saat melakukan panggilan telepon
 Mengakhiri dan menutup pembicaraan telepon :

- Pembicaraan telepon diakhiri dapat diidentifikasi dengan benar
- Mengakhiri pembicaraan dengan salam penutup yang diucapkan dengan benar
- Pesawat telepon ditutup dengan cara yang tepat dan benar
 Penyampaian pesan telepon :

- Dapat menuliskan pesan dalam lembar pesan telepon dengan tepat dan benar
- Dapat menyampaikan pesan kepada yang berkepentingan secara cepat dan tepat
 Pengertian telepon
Kata telepon berasal dari kata tale (jauh) dan phone (suara). Jadi telepon adalah alat
komunikasi jarak jauh melalui sinyal listrik yang biasanya melalui suara.
Telepon merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan suara
(terutama pesan yang berbentuk percakapan).
 Dalam menerima dan menelepon ada beberapa hal yang perlu diperhatikan,
yaitu :
1. Suara yang phonogenic
Yaitu suara yang pas dan enak didengar di telinga orang yang mendengarnya
2. Kecepatan berbicara
Kecepatan berbicara harus diperhatikan agar semua yang diucapkan tertangkap oleh
lawan bicara.
3. Nada suara
Nada suara agar diperhatikan agar terdengar ramah, bersahabat dan penuh perhatian.
4. Kejelasan ucapan
Kejelasan ucapan harus diperhatikan agar semua ucapan tertangkap dan dapat dimengerti
oleh lawan bicara.
 Etika yang perlu diketahui dalam bertelepon :

1. Terlebih dahulu mengucapkan salam dan memperkenalkan diri
2. Menggunakan bahasa yang formal, baik dan sopan
3. Disaat menelpon tidak melakukan pembicaraan dengan orang lain
4. Pada saat menelpon tidak sedang makan sesuatu atau mengunyah permen
5. Tidak berbicara dengan nada tinggi
6. Nada atau intonasi saat bertelepon tidak terkesan malas atau tidak ramah
7. Segera menyampaikan pesan kepada orang yang dituju oleh pihak penelepon
 Cara menerima telepon :

1. Angkatlah telepon yang berdering tidak lebih dari 3 kali
2. Angkat telepon dengan tangan kiri (tangan kanan mengambil alat tulis dan lembar
pesan telepon (LPT)
3. Memberi salam, menyebutkan nama perusahaan dan identitas diri
4. Menyapa (greetings) selamat pagi/siang/sore/malam disesuaikan dengan waktu :
 Pagi : 08.00 sd 11.00 WIB
 Siang : 11.00 sd 15.00 WIB
 Sore : 15.00 sd 18.00 WIB
 Malam : 18.00 sd 24.00 WIB
5. Mencatat pesan pada LPT
6. Mengulang pesan yang ditinggalkan oleh pihak penelepon
7. Mengucapkan terimakasih dan salam
8. Meletakkan gagang telepon setelah pihak penelepon terlebih dahulu
meletakkan/menutup telepon
Contoh Lembar Pesan Telepon (LPT) :
 Cara melakukan panggilan telepon :

1. Memastikan nomor yang dituju adalah benar
2. Siapkan alat tulis dan block note untuk mencatat hal penting yang akan dibicarakan
3. Angkat gagang telepon dan tekan nomor yang dituju dengan menggunakan jari
telunjuk
4. Apabila tidak ada nada sambung atau telepon yang dihubungi sedang sibuk maka
letakkan gagang telepon degan hati-hati, tunggulah beberapa saat kemudian cobalah
menelepon kembali
5. Segera sampaikan salam dan sebutkan dari perusahaan mana dan dengan siapa apabila
telepon sudah tersambung dan telah diangkat
6. Jika terjadi salah sambung segeralah meminta maaf
7. Akhiri pembicaraan dengan terimakasih dan sampaikan salam
8. Letakkan gagang telepon dengan hati-hati dan benar
Contoh block note :
 Hal penting dalam membuat janji temu melalui telepon :

1. Tanggal dan waktu janji temu
2. Tempat
3. Hal yang akan dibicarakan
 Kesalahpahaman dalam bertelepon terjadi karena :
1. Pesan yang disampaikan melalui telepon tidak terdengar atau kurang jelas
dikarenakan gangguan dari pesawat telepon atau jaringan
2. Pesan yang disampaikan melalui telepon salah karena kemungkinan salah
terdengar atau penerima telepon salah mengasumsikan apa yang dimaksud oleh
pihak penelepon
 Untuk menghindari kesalahpahaman tersebut, hal yang perlu dilakukan adalah

sebagai berikut :
1. Apabila pesan yang disampaikan tidak jelas karena gangguan telepon atau
jaringan maka mintalah maaf kepada pihak penelpon dan mintalah pihak
penelepon untuk menelepon kembali beberapa saat lagi atau penerima telepon
yang akan menelepon kembali beberapa saat lagi
2. Apabila suara penelepon tidak jelas maka mintalah pihak penelepon untuk
mengulang kembali apa yang telah diucapkan atau penerima telepon mengulang
kembali apa yang disampaikan penelepon.
 Hambatan yang dijumpai saat melakukan komunikasi dengan telepon :

1. Hambatan yang bersifat teknis
Hambatan yang terjadi karena kondisi fisik telepon atau jaringan telepon
2. Kondisi lingkungan kerja
Kondisi lingkungan yang dimaksud adalah keadaan suasana kerja, seperti :
- Suasana kerja yang gaduh
- Suara orang di sekitar yang lebih keras dibanding suara yang ada diujung
telepon
- Adanya interupsi dari seseorang yang minta bantuan karena situasi yang
mendesak
3. Hambatan bahasa
Hubungan telepon akan terhambat apabila bahasa yang digunakan oleh penelepon
tidak dimengerti oleh penerima telepon
 Kesantunan Saat Bertelepon
Dalam berkomunikasi melalui telepon, ada beberapa etika yang harus dilakukan, diantaranya:
1. Jangan membicarakan informasi rahasia di telepon.
2. Jangan berbicara terlalu keras
3. Jangan berbicara dengan orang ketiga pada saat anda bertelepon.
4. Jangan biarkan telepon dalam posisi terbuka sehingga orang ditelepon dapat
mendengar suara-suara yang ada di kantor.
5. Jangan memberikan nomor Direct Line pimpinan kepada sembarang orang.
6. Selalu ramah, langsung dan berbicara dengan jelas.
7. Jangan makan dan / atau minum saat melakukan percakapan.
8. Usahakan agar tidak terdengar suara latar yang mengganggu.
9. Jangan bersikap terlalu akrab
10. Jangan berteriak atau berbicara dengan orang lain saat bertelepon.
11. Selalu sediakan penadan kertas di samping telepon
KEGIATAN BELAJAR 8
PENERIMAAN TAMU

dituntut untuk bisa menerima tamu perusahaan sesuai dengan standart perusahaan.
tepat
Pokok-pokok pengetahuan dan keterampilan yang harus dinilai penguasaan dan penampilannya adalah
sebagai berikut :
 Menerima tamu :
- Mampu menerima tamu dengan baik dan sopan sesuai dengan standart perusahaan
 Penyampaian pesan dari tamu :

- Dapat menyampaikan pesan kepada yang berkepentingan secara cepat dan tepat
- Mencatat pesan yang ditinggalkan secara tepat dan akurat dan disampaikan kepada de
partemen/orang yang tepat untuk selanjutnya ditindaklanjuti oleh yang bersangkutan
 Pengertian tamu
Arti kata tamu sesuai dengan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KKBI) adalah seseorang atau
sekelompok orang yang datang mengunjungi instansi atau organisasi untuk kepentingan
pekerjaan baik kedinasan maupun pribadi.
Tamu yang berkunjung harus kita layani dengan baik, tanpa membeda-bedakannya. Oleh
karena itu, sebagai tuan rumah harus berusaha untuk melayani tamu sebaik mungkin. Seorang
penerima tamu harus bersikap ramah, sopan, dan bersedia untuk membantu memberikan
informasi yang diperlukan tamu. Seorang penerima tamu disebut sebagai recepsionist.
 Syarat penting bagi seorang penerima tamu :

1. Sopan dan ramah
2. Berkepribadian menarik
3. Bijaksana dan cerdas
4. Mempunyai pengetahuan tentang struktur organisasi serta hal-hal utama di
perusahaan dimana dia bekerja.
 Hal-hal yang harus diperhatikan pada saat menemui tamu :
1. Bersikap ramah memberikan salam dan menyapa tamu yang datang
2. Tanyakanlah maksud kedatangannya dan berikan informasi yang sejelas-jelasnya.
3. Bila tamu harus menunggu, usahakan agar tamu menunggu dengan suasana yang
menyenangkan berikanlah bacaan (surat kabar, majalah) serta persilahkan untuk
minum minuman yang tersedia
4. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat usahakan agar tamu
meninggalkan pesan dan catat segera serta beritahukan kepada pejabat yang
dituju.
5. Biasanya di instansi atau perusahaan ada petugas khusus penerima tamu yang
disebut Recepsionist. Tamu yang datang terlebih dahulu harus mengisi buku tamu.
Untuk memudahkan petugas untuk menghubungi orang yang dituju oleh tamu.
 Merencanakan dan menyusun jadwal menerima tamu :

Jadwal penerimaan tamu harus diatur dan secermat mungkin, perlu dibuat catatan
khusus. Buku tamu harus berisi Nomor Telp, Tanggal, Waktu, Siapa, dan untuk
tujuan apa tamu tersebut. Untuk membantu mengingatkan pimpinan juga harus dibuat
perjanjian atau pembatalan.
 Untuk menyapa tamu (greetings) yang harus dilakukan pada saat bertatap
muka antara lain :
1. Sopan dan ramah
2. Dengan tersenyum
3. Dengan bahasa tubuh yang baik
4. Menyapa selamat pagi/siang/sore/malam disesuaikan dengan waktu :
 Pagi : 08.00 sd 11.00 WIB
 Siang : 11.00 sd 15.00 WIB
 Sore : 15.00 sd 18.00 WIB
 Malam : 18.00 sd 24.00 WIB
 Cara pelayanan tamu kantor :

1. Mengetahui nama tamu, nama kantor/instansi dari tamu tersebut dan maksud
kunjungan
2. Memberikan kesan yang menyenangkan
3. Menyapa, menghormati dan memberi bantuan dengan informasi yang tepat
4. Mengetahui dengan pasti tentang hal yang boleh dan tidak boleh disampaikan
kepada tamu
5. Menghubungi dengan segera siapa yang dicari atau yang telah membuat janji
dengan tamu tersebut
6. Bila yang dicari oleh tamu tersebut sedang tidak ada ditempat, mintalah kepada
tamu tersebut untuk meninggalkan pesan dan segera sampaikan pesan tersebut
kepada yang bersangkutan.
 Hal yang harus dihindari pada saat menerima tamu adalah :
1. Hindari senda gurau, jangan berbisik-bisik ketika menerima tamu.

2. Jangan duduk saat menerima tamu hendaklah berdiri.
3. Janganlah berhias diri saat menerima tamu.
4. Jangan makan pada saat menerima tamu.
5. Kurang sabar dalam melayani tamu.
6. Tidak memberikan keterangan yang lengkap kepada pimpinan tentang tamu.
 Jenis tamu dan cara pelayanannya :

1. Tamu dengan perjanjian :
 Usahakan tamu menunggu sesingkat mungkin
 Tidak mengajak bicara tamu kecuali tamu berbicara terlebih dahulu
2. Tamu tak dikenal :
 Menyapa dan menanyakan keperluannya
 Apabila bisa diterima maka persilahkan tamu untuk duduk
 Bila tamu tersebut ditolak maka berikan alasan yang tepat dan tawarkan untuk
membuat janji terlebih dahulu
3. Tamu yang menolak memberitahu keperluannya :
 Persilahkan tamu untuk mengisi formulir atau buku tamu dengan lengkap
 Walaupun tamu bersikeras, usahakan tetap sabar dan sopan
4. Anggota keluarga atau teman atasan :
 Persilahkan menunggu dan menyampaikan ke pimpinan perihal tamu tersebut
KEGIATAN BELAJAR 9
KESEHATAN DAN KESELAMATAN KERJA

dituntut untuk bisa menerima tamu perusahaan sesuai dengan standart perusahaan.
tepat
 PENGERTIAN
Suatu ilmu pengetahuan dan penerapannya dalam upaya mencegah kecelakaan, kebakaran,
peledakan, pencemaran, penyakit, dsb
Keselamatan (Safety)
Keselamatan kerja diartikan sebagai upaya-upaya yang ditujukan untuk melindungi pekerja,
menjaga kesselamatan orang lain, melindungi peralatan, tempat kerja dan bahan produksi,
menjaga kelestarian lingkungan hidup dan melancarkan proses produksi
Kesehatan (Health)
Kesehatan diartikan sebagai derajat/tingkat keadaan fisik/psikologi individu. Secara umum

pengertian dari kesehatan adalah upaya yang ditujukan untuk memperoleh kesehatan
setinggi-tingginya dengan cara mencegah dan memberantas penyakit yang diidap pekerja,
mencegah kelelahan kerja dan menciptakan lingkungan kerja yang sehat
K3 Perkantoran adalah segala kegiatan untuk menjamin dan melindungi keselamatan dan
kesehatan karyawan melalui upaya pencegahan kecelakaan kerja dan penyakit akibat bekerja
di kantor.
Perkantoran adalah bangunan yang berfungsi sebagai tempat karyawan melakukan kegiatan
perkantoran baik yang bertingkat maupun tidak bertingkat.
 TUJUAN K3
- Menciptakan tempat kerja yang aman, sehat, aman dan sehat. Sehingga dapat
mengurangi dan atau bebas dari kecelakaan dan penyakit akibat kerja.
- Memelihara kesehatan dan keselamatan lingkungan kerja
- Meningkatkan system dan produktifitas kerja
 LANDASAN KETENTUAN
1. Amandemen UUD 45
a. Pasal 28 – Setiap orang berhak hidup sejahtera, batin, bertempat tinggal dan
mendapat lingkungan hidup yang baik dan sehat, berhak memperoleh
pelayanan kesehatan.
b. Pasal 34 – Negara bertanggung jawab atas penyediaan fasilitas pelayanan
kesehatan dan pelayanan umum yang layak
2. UU No 1 Tahun 1970 tentang keselamatan kerja.
Dalam undang-undang ini ditetapkan mengenai kewajiban pengusaha, kewajiban dan
hak tenaga kerja serta syarat-syarat keselamatan kerja yang harus dipenuhi oleh
organisasi
3. UU No 36 Tahun 2009 tentang kesehatan kerja (pasal 164 – 166}
4. UU No 13 Tahun 2013 tentang Ketenagakerjaan
a. Pasal 86 – Setiap pekerja/buruh mempunyai hak untuk memperoleh
perlindungan atas
- Keselamatan dan kesehatan
- Moral dan kesusilaan
- Perlakuan yang sesuai dengan harkat dan martabat manusia serta nilai-nilai
agama.
b. Pasal 87 – Setiap peusahaan wajib menerapkan system managemen
keselamatan dan kesehatan kerja yang terintegrasi dengan system management
perusahaan
5. Permenkes No 48 tahun 2016 tentang standar K3 Perkantoran
 MENGAPA K3 PERKANTORAN PENTING

 Keselamatan merupakan salah satu hak asasi manusia yang harus dilindungi oleh
pemerintah dan dihargai oleh anggota masyarakat lainnya.
 Kantor adalah tempat kerja yg mempunyai factor resiko dan potensi bahaya
dengan potensi ringan sampai sedang.
 Rata-rata pekerja bekerja di kantor selama +/- 8 jam sehari, sehingga terdapat
peluang terjadinya cedera pada karyawan akibat kelalaian maupun
ketidaksengajaan. Selain itu terdapat kemungkinan gangguan kesehatan akibat
beban kerja yang berlebih maupun ketidakseimbangan dalam melakukan aktivitas
pekerja
 POTENSI BAHAYA DI PERKANTORAN

1. Bahaya Fisik
Kemungkinan cidera pada karyawan akibat tersandung, terpeleset, terjatuh, terbentur
dan tergencet.
2. Bahaya Ergonomi
Adanya ketidak sesuaian antara aktivitas karyawan dengan lingkungan kerjanya
3. Bahaya Listrik
Kemungkinan terjadinya elektrik shock, hubungan pendek, over voltage
4. Bahaya Bencana
Kemungkinan terjadi bencana : banjir, gempa, gunung meletus
Diperlukan sosialisasi dan pelatihan tanggap darurat terhadap bencana secara berkala
5. Bahaya Limbah
Adanya system pembuangan limbah yang tidak memadai di perkantoran
6. Bahaya Psikososial
Kemungkinan terjadinya huruhara, demonstrasi, kekerasan di tempat kerja
Diperlukan adanya petugas keamanan dan system pelaporannya, penegakan disiplin,
mencegah budaya kekerasan di tempat kerja, adanya pembinaan mental dan spiritual.
 PRINSIP K3 YANG MENJADI DASAR PENGEMBANGAN K3

 K3 merupakan tanggung jawab moral etik. bukan sekedar memenuhi kewajiban
terhadap perundangan, melainkan sebagai tanggung jawab moral untuk
melindungi keselamatan sesama manusia
 K3 merupakan budaya bukan sekedar program untuk mendapatkan sertifikat atau
penghargaan. Melainkan merupakan cerminan budaya dalam organisasi
 K3 adalah tanggungjawab management. Pemilik atau pengusaha
bertanggungjawab atas aktivitas usahanya termasuk kesehatan dan keselamatan
kerja yang timbul .
 Pekerja harus dididik untuk bekerja dengan aman, melalui pembinaan dan
pelatihan.
 K3 adalah cerminan kondisi ketenaga kerjaan perusahaan. Jika kinerja K3 baik
maka kondisi ketenagakerjaan dalam perusahaan tersebut berjalan baik juga.
 Semua Kecelakaan dapat dicegah. Dengan menghilangkan sebab kecelakaan,
maka kemungkinan kecelakaan dapat dihindarkan.
 Program K3 bersifat spesifik, berdasarkan potensi bahaya, sifat kegiatan, kultur,
kemampuan financial dll
 K3 baik untuk bisnis, dilihat sebagai proses produksi dan strategi perusahaan.
 MEMBENTUK DAN MENGEMBANGKAN SISTEM MANAGEMEN K3

PERKANTORAN
1. Penetapan kebijakan K3 perkantoran
2. Perencanaan K3 perkantoran
3. Pelaksanaan rencana K3 perkantoran
4. Pemantauan dan evaluasi perkantoran
5. Peninjauan dan peningkatan kinerja SMK3 perkantoran
Bagi organisasi kecil dengan skala kegiatan sederhana dan resiko rendah, cukup membangun
sistem managemen K3 yang sederhana. Dengan sistem pengawasan dan pengendalian yang
sederhana pula.
Sebaliknya untuk organisasi dengan tingkat resiko yang tinggi dengan kegiatan yang luas dan
rumit, diperlukan system managemen K3 yang komprehensif diserta system pengendalian
dan pengawasan yang intensif.
 Standart K3 Perkantoran :
1. Keselamatan kerja
a. Persyaratan keselamatan kerja perkantoran
b. Kewaspadaan Bencana Perkantoran
2. Kesehatan kerja
a. Peningkatan Kesehatan Kerja
Contoh : penyediaan ruang dan kesempatan memberikan ASI pada waktu
kerja diperkantoran, adanya aktivitas olah raga diperkantoran.
b. Pencegahan penyakit di perkantoran
Contoh Pemeriksaan kesehatan calon karyawan; pemeriksaan kesehatan secara
berkala
c. Penanganan penyakit
Contoh: pertolongan pertama pada penyakit/kecelakaan; adanya kotak obat
dan P3K, adanya mekanisme rujukan ke fasilitas pelayanan kesehatan terdekat
d. Pemulihan kesehatan bagi karyawan
Contoh: pengkondisian karyawan bekerja pasca sakit/kecelakaan kerja
(disesuaikan dengan kemampuannya)
3. Kesehatan Lingkungan Kerja Perkantoran
a. Sarana Bangunan
Perlu diperhatikan :
 Design/lay out bangunan
 Seleksi material (tidak menggunakan bahan yang membahayakan
seperti asbes)
 Tanda khusus/warna kontras untuk menunjuk obyek penting (alat
pemadam kebakaran, tangga, pintu darurat dll)
 Kualitas udara :pemasangan poster dilarang merokok di ruang kerja,
pemasangan exhaust fan , system ventilasi yang baik, pembersihan dan
pemeliharaan filter AC secara berkala dll
 Kualitas pencahayaan : system pencahayaan yang baik, perencanaan
pemasangan candela, penggunaan tirai untuk mengatur cahaya dari
luar, penggunaan emergency lamp
 Jaringan listrik dan komunikasi: pengaturan kabel yg baik,
perlindungan kabel dengan pipa pelindung, penggunaan stop kontak
yang tidak berlebihan untuk mencegah hubungan pendek,penggunaan
central stabilizer meminimalisir over/under voltage dll
 Kontrol terhadap kebisingan: dinding kedap suara untuk ruang rapat,
dinding isolator khusus untuk ruang genset
 Penggunaan komputer
b. Hygiene dan sanitasi
 Pemeliharaan kebersihan ruang dan alat kerja
 Adanya petugas kebersihan kantor
 Toilet : penyediaan air dan sabun;membuat petunjuk penggunaan
closet duduk, tempat sampah yang tertutup, lantai kamar mandi tidak
licin
c. Pengamanan Pangan
 Penyediaan kantin/pantry/ruang makan
 Penyediaan air dan sabun cuci di kantin/pantry/ruang makan
 Pemilihan konsumsi yang hygienis
 Hindarkan makan di meja kerja
d. Pengendalian binatang pembawa penyakit
4. Ergonomi
Merupakan keilmuan dan aplikasinya dalam hal system dan desain kerja, keserasian
manusia dan pekerjaannya, pencegahan kelelahan guna tercapainya pelaksanaan
pekerjaan dengan baik.
a. Luas tempat kerja (ideal ratio 1 orang/2m)
b. Tata letak ruang kerja, perlu disediakan tempat istirahat, tempat shalat,
Apabila memungkinkan ada smoking room yang terpisah
c. Tata letak peralatan kantor, yang mudah dijangkau pada saat karyawan
beraktivitas. Misalnya: penyediaan tangga di ruang filling/arsip
d. Meja dan kursi kantor
e. Durasi Kerja, adanya jam istirahat serta pembatasan jam lembur sesuai
ketentuan UUKK no 13
f. Manual Handling, sebagai panduan karyawan dalam bekerja
 Aspek K3 Penggunaan Komputer
 Komputer
Merupakan perangkat tehnologi komunikasi dan informasi yang sering digunakan

dewasa ini. Karena komputer dapat melakukan hampir semua hal yang berhubungan
dengan Tehnologi Komunikasi dan Informasi.
Resiko Penggunaan Komputer :
- Dari sisi kesehatan :

 Menderita nyeri kepala, nyeri otot dan sakit pada tulang bahu, pergelangan
tangan, leher, punggung dan pinggang bagian bawah
 Kesemutan atau peredaran darah terganggu
 Sakit ginjal akibat kurang minum saat bekerja dg komputer
 Mata merah dan berair/Iritasi, gangguan syaraf mata
 Gangguan pengelihatan, pengaburan pengelihatan.
- Dari sisi keselamatan :
 Tersengat listrik
 Terjadinya arus pendek
 Kebakaran
 Rusaknya alat komputer
Hal yang harus diperhatikan agar tidak berdampak buruk bagi keselamatan dan kesehatan
pekerja:
- Mengatur posisi tubuh saat bekerja dengan komputer sehingga merasa nyaman
- Menggunakan kursi ergonomis
- Mengatur posisi perangkat computer dan ruangan sehingga memberi rasa nyaman.
- Sudut lampu ideal 45 %
- Hindari cahaya yang menyilaukan , sebaiknya cahaya datang dari arah belakang
- Jarak mata dengan layar 30 – 50 cm
- Sesekali alihkan pandangan mata ke luar ruangan untuk menyegarkan mata
- Menggunakan 10 jari
- Lakukan peregangan atau gerakkan badan untuk mengurangi ketegangan otot dan
pikiran
- Makan dan minum secara cukup pada saat bekerja dengan computer
 Mengatur posisi tubuh

1. Posisi kepala dan leher harus tegak lurus dengan wajah menghadap langsung ke
computer, jangan menengadah atau membungkuk
2. Posisi punggung yang baik adalah tegak, tidak miring ke kiri atau ke kanan, tidak
membungkuk dan tidak menyandar terlalu ke belakang.
3. Posisi pundak tidak terlalu terangkat dan tdak terlalu ke bawah. Pastikan otot pundak
tidak tegang
4. Posisi lengan dan siku yang baik adalah jika kita dapat mengetik dan menggunakan
mouse dengan nyaman. Jangan meletakkan mouse atau keyboard sejajar dengan
tempat duduk kita
5. Posisi kaki harus bebas, jangan bersentuhan dengan CPU apalagi perangkat listrik.
Kaki harus diluruskan sesekali agar aliran darah lancar. Bila posisi kami bersila, maka
harus sering diluruskan.
 Mengatur Posisi Komputer

1. Posisi monitor
a. Monitor harus diletakkan di tempat yang tidak memantulkan cahaya lain
b. Letakkan monitor lebih rendah dari garis horizontal mata
c. Aturlah cahaya monitor agar tidak terlalu gelap/terang
d. Usahakan menempatkan layar tampilan sedemikian rupa sehingga bagian
samping layar tampilan menghadap ke jendela
e. Hindarkan menggunakan sumber cahaya yang terlalu terang, khususnya yang
langsung masuk dalam bidang pandang mata
f. Sering-seringlah mengedipkan mata (minimal 5 detik setiap 10 menit). Bila
mata terasa lelah, pijitlah mata secara perlahan dan alihkan pandangan anda ke
tempat lain untuk relaksasi mata
2. Posisi Keyboard
a. Letakkan keyboard ditempat yang mudah dijangkau , jangan terlalu jauh dan
jangan terlalu dekat.
b. Jangan sampai posisi keyboard membuat anda membungkuk atau
menengadah.
3. Posisi Mouse:
a. Sama seperti posisi keyboard posisi mouse jangan terlalu jauh dan terlalu
dekat.
b. Usahakan posisi mouse dan keyboard sejajar.
4. Posisi CPU
a. CPU tidak boleh bersentuhan langsung dengan tangan basah, karena aliran
listrik CPU dapat membuat tangan tersetrum
b. Jangan letakkan CPU tepat di bawah AC. Tetesan air AC yang mengenai CPU
dapat mengakibatkan terjadinya kebakaran
c. Buka chasing CPU secara berkala untuk membersihkan bagian dalam CPU.
Gunakan kuas cat dan kain kering untuk membersihkan debu yang menumpuk
pada bagian-bagian CPU
5. Posisi Meja dan Kursi
a. Meja dan kursi harus berada dalam posisi yang membuat kita nyaman agar
tidak membuat otot kita tegang atau kelelahan.
b. Kursi usahakan yang mempunyai busa dan mempunyai sandaran yang
nyaman. Tinggi meja yang baik adalah 55 sd 75 cm
6. Posisi Kabel
a. Kabel computer harus dihindarkan dari air karena dapat mengakibatkan
korsleting
b. Usahakan agar kabel-kabel computer tidak menutupi bagian-bagian penting
computer yang bergerak
c. Atur agar kabel-kabel computer tidak terurai
d. Rapikan kabel computer dengan menggunakan pipa.
 Prosedur Menghubungkan Perangkat, Menghidupkan Dan Mematikan

Komputer
1. Langkah-langkah menghubungkan perangkat computer :

 Hubungkan kabel mouse dan keyboard ke colokan yang sesuai di chasis/CPU
biasanya ujung kabel berwarna sesuai dengan warnanya
 Pasang kabel monitor, kabel monitor terdiri dari 2 kabel daya dan kabel data
 Hubungkan perangkat lain jika ada (printer, speaker, LAN)
 Hubungkan kabel power pada chasis/CPU ke stabilizer
 Hubungkan kabel stabilizer ke listrik dan hidupkan
2. Cara Menghidupkan Komputer yang benar
 Hidupkan Stabilizer
 Tekan tombol power pada CPU, tunggu sampai dengan computer selesai booting
 Bila computer meminta user name dan password masukkan
 Bila desktop sudah tampil dan piter mouse sudah muncul sebagai anak panah berarti
kita sudah mulai bias bekerja
3. Cara Mematikan Komputer dengan benar
 Akhiri semua program yang dijalankan
 Gerakkan pointer mouse ke atas tombol (start) kemudian klik
 Klik (turn off) di bagian bawah menu yang tampil
 Kemudian muncul kotak dialog Turn Off Computer lalu klik tombol
 Tunggu sampai dengan computer benar-benar mati
 Lalu matikan stabilizer
 Kunci Keberhasilan SMK3

1. SMK3 harus komprehensif dan terintegrasi dengan langkah pengendalian yang
dilakukan
2. SMK3 harus dijalankan dengan konsisten
3. Semua unsur atau individu harus memahami konsep dan implementasi SMK3
4. Adanya dukungan dan komitment managemen puncak
5. SMK3 harus terintegrasi dengan system managemen lainnya yang ada dalam
organisasi
 SDM sebagai pelaksana K3 adalah :

1. Pimpinan Organisasi
2. Managemen Lini
3. Koordinator K3
4. Pengawas
5. Karyawan/Pekerja
 Upaya Meminimalisir Tindak Kecurangan/pencurian adalah :
1. Melakukan seleksi calon karyawan dengan memperhatikan latar belakang
(background check &refrence check).
2. Menyusun kebijakan Etika Karyawan, Hak dan Kewajiban Karyawan dan prosedur
operasional
3. Memberikan pendidikan dan pelatihan atas kebijakan dan peraturan perusahaan .
4. Menerapkan pembatasan terhadap :
a. Akses dokumen yang sensitive
b. Akses ke System computer
c. Akses ke area penyimpanan dokumen atau asset berharga
d. Persetujuan pengeluaran biaya
5. Melengkapi perangkat keamanan
a. Mempekerjakan satuan pengamanan yang terlatih
b. Memasang CCTV
c. Memasang Alarm
d. Menggunakan self locking door pada ruang tertentu
e. Penggunaan password untuk mengakses computer dan jaringan
f. Tempat penyimpan khusus(brankas atau almari besi tahan api) untuk
penyimpanan dokumen maupun benda berharga
6. Menerapkan system pengawasan yang memadai
a. Membuat daftar lengkap perlengkapan kantor
b. Penyimpanan barang/dokumen penting dengan menggunakan system barcode
c. Penerapan dual control dan dual custody
d. Absensi karyawan, termasuk pencatatan keluar masuknya karyawan
khususnya di luar jam kerja, jam lembur, hari libur dan pada saat cuti.
e. Rotasi karyawan secara berkala
f. Menunjuk pengawas
g. Melakukan pengecekan secara berkala/audit random
7. Menerapkan reporting system yang memadai, termasuk pengaduan apabila terdapat
dugaan pelanggaran
8. Melakukan investigasi atas dugaan terjadinya pelanggaran
9. Berikan sanksi apabila terjadi pelanggaran
 Kunci Keberhasilan Sistem Manajemen K3 (SMK3):

1. SMK3 harus komprehensif dan terintegrasi dengan langkah pengendalian yang
dilakukan
2. SMK3 harus dijalankan engan konsisten
3. Semua unsur atau individu harus memahami konsep dan implementasi SMK3
4. Adanya dukungan dan komitment managemen puncak
5. SMK3 harus terintegrasi dengan system managemen lainnya yang ada dalam
organisasi
 SDM Pelaksana K3 :
1. Pimpinan Organisasi
2. Managemen Lini
3. Koordinator K3
4. Pengawas
5. Karyawan/Pekerja
KEGIATAN BELAJAR 10
JADWAL KEGIATAN PIMPINAN

1. Peserta diharapkan dapat memiliki kemampuan pengetahuan, keterampilan dan sikap dalam
membuat jadwal kegiatan pimpinan secara cepat, tepat, jelas dan sopan sesuai dengan standart
perusahaan.
 Pengertian Jadwal Kegiatan Pimpinan
Jadwal Kegiatan Pimpinan adalah segala jadwal kegiatan pimpinan yang memerlukan
kehadirannya diluar rutinitas kantor yang dilakukan di balik meja kerja kantor.
Jadwal kegiatan harus diperhitungkan secermat mungkin mengingat pimpinan sarat dengan
kegiatan yang tidak mungkin menghadiri dan melaksakan semua kegiatan. Untuk itu
Sekretaris harus mampu mengatur jadwal kegiatan menggunakan skala prioritas, yaitu
berdasarkan : urutan surat masuk dan berdasarkan tingkat kepentingannya.
Agar tertib kegiatan pimpinan buatlah jadwal kegiatan disusun dalam jangka waktu tertentu,
misalnya harian, mingguan dan bulanan.

Contoh jadwal kegiatan pimpinan :
JADWAL KEGIATAN PIMPINAN
No Hari & Tanggal Jam Acara/kegiatan Tempat Keterangan
1 Senin 08.00 - Ibu Unique melaporkan hasil

10.00 monitoring dan evaluasi
15 April 2010
2 Senin 10.30 - Rapat Direksi Lantai 7 Rekonsiliasi Misi dan

12.00 Visi Perusahaan
15 April 2010
3 Senin 14.00 Menemui Bapak Indrajati Direktur Jl.Cipaganti Dikantor Bapak

PT. Indah Selaras No.15 Indrajati akan kembali
15 April 2010 kurang lebih pukul
16.00
4 Senin 10.00 Membicarakan kontrak kerja Ruang Ibu Rika marketing

sebagai vendor Serbaguna PT. Palopo
15 April 2010
5 Selasa 08.00 - Dijadwalkan Meeting Marketing Ruang 502

09.00 Divisi
16 April 2010
6 Selasa 11.00 - Menjenguk Bapak Rizal RS. ST. Carolus Makan siang dan
12.00 kembali pukul 13.30
16 April 2010
7 Selasa 14.00 - Konfirmasi undangan hari kamis Gedung Telp. Dari Ibu Dewi
selesai Dirgantara sekretaris Bapak
16 April 2010 Tanvar
8 Rabu 10.00 - Presentari expose pencapaian & Ruang Dihadiri seluruh staf
16.00 evaluasi target market periode Serbaguna divisi dan subdivisi
17 April 2010 Januari s.d April 2002 marketing yang
berjumlah 25 orang
9 Kamis 09.30 - Membicarakan perluasan usaha, Jakarta & Ibu Leni Di Jakarta,
12.00 dan makan siang dan mengantar Penerbangan GIA
18 April 2010 ke Bandara Istana Kuring pukul 14.15
&
12.30
10 Jumat 10.00 - Menyiapkan dokumen ekspor Setelah shalat Jumat

11.30 produk ke Jepang, menemui menemui Ibu Setya
19 April 2010 Bapak Kanawi Deperindag Direktur PT. PSK,
membicarakan
kerjasama transportasi
ke Tj. Priok, tidak
kembali ke Kantor
Jakarta,……………….. Mengetahui,
Sekretaris Pimpinan
KEGIATAN BELAJAR 11
PELAYANAN PRIMA

1. Peserta diharapkan dapat memiliki kemampuan pengetahuan, keterampilan dan sikap dalam
membuat jadwal kegiatan pimpinan secara cepat, tepat, jelas dan sopan sesuai dengan standart
perusahaan.
 Pengertian pelayanan prima
Pelayanan prima adalah kepedulian kepada pelanggan dengan memberikan layanan terbaik
untuk memfasilitasi kemudahan pemenuhan kebutuhan dan mewujudkan kepuasannya, agar
mereka selalu loyal kepada organisasi atau perusahaan.
Kepedulian kepada pelanggan telah dikembangkan mejadi suatu pola layanan terbaik yang
disebut sebagai layanan prima atau pelayanan prima.
Kata “layanan prima” (excellent service) dalam dunia bisnis sekarang dinyatakan dengan
istilah “service excellence”.
Prioritas utama dalam memberikan pelayanan prima bagi pelanggan harus berorientasi
kepada kepentingan para pelanggan sehingga kita mampu memberikan kepuasan yang
optimal.
Tujuan dari layanan prima adalah :
1. Menciptakan kepuasan pelanggan (customer satisfaction)
2. Membangun kesetiaan pelanggan (customer loyalty)
3. Membuat pembelian ulang (repeat order)
4. Meningkatkan omzet penjualan
5. Meningkatkan laba/keuntungan
Manfaat layanan prima bagi customer :
1. Terpenuhinya kebutuhan
2. Mendapat kepuasan lebih baik
3. Merasa dihargai atau diperhatikan kepentingannya

4. Merasa mendapatkan layanan yang professional
Cara menghandle komplain yang baik :
1. Mendengarkan dan memahami dengan baik komplain yang disampaikan
2. Memberi rasa empati dan merasakan seolah-olah kita berada pada posisi customer
3. Meminta maaf atas kesalahan dan ketidaknyamanan customer
4. Mengucapkan terimakasih kepada customer atas komplain yang disampaikan

KEGIATAN BELAJAR 12
PERJALANAN DINAS PIMPINAN

1.Peserta diharapkan dapat memiliki kemampuan pengetahuan, keterampilan dan sikap dalam membuat
perjalanan dinas pimpinan secara cepat, tepat, jelas dan sopan sesuai dengan standart perusahaan.
A. Pendahuluan
Sebagai seorang sekretaris pengetahuan dan ketrampilan yang perlu dimiliki salah
satunya adalah pengaturan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Dia harus
mengetahui peraturan-peraturan dari segala jenis transportasi, bagaimana prosedur nya,
pelayanannya serta menghubungi agen perjalanan atau travel biro dengan mudah.
Apabila di perusahaannya tidak ada bagian khusus yang menangani perjalanan
dinas/bisnis pimpinan, maka sekretaris yang mengatur tugas perjalanan dinas. Yang perlu
diperhatikan oleh sekretaris adalah peraturan perusahaan yaitu perlu mengetahui masing-
masing hak pimpinan, apakah dapat menggunakan fasilitas kelas utama (VIP), kelas
ekonomi, atau menentukan sendiri . Selanjutnya setelah mendapat kepastian keberangkatan
pimpinan maka sekretaris perlu mengumpulkan informasi secara lengkap, seperti :
1. Apa tujuan utama kepergian pimpinan
2. Kapan berangkat, bagaimana jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan
kedatangan pada berbagai persinggahan
3. Cara perjalanan apa yang dipilihnya, kendaraan yang dipakai (kereta api, bis, kapal
laut, pesawat, atau mobil)
4. Jenis pelayanan , apakah menggunakan kelas utama atau ekonomi
5. Apakah dia punya pilihan tertentu jenis hotel yang dikehendaki

Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan travel biro.
Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time schedule/ flight
secedule) dan pemesanan tiket (reservation) beberapa hari sebelum berangkat.
B. Daftar Perjalanan (Itinerary)
Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana tentang kegiatan yang dilakukan
selama perjalanan.
Daftar perjalanan (Itinerary) mencakup : hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama bandara
udara, pelabuhan, stasiun, nomor peasawat, kedatangan, dan nama hotel untuk setiap
dikunjungi.
Janji temu berisi catatan tentang hari, tanggal, waktu, dengan siapa, dimana, dan
tujuan pertemuan diselenggarakan. Daftar perjalanan dan janji temu bisa dibuat secara
terpadu dalam satu lembar kertas.
Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan : yang asli untuk
pimpinan, tembusan untuk wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan
untuk sekretaris befungsi sebagai arsip, apabila ada perubahan pada daftar tersebut sekretaris
dapat segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang tembusan.
Contoh 1:
ITINERARY
Cincinnati, Washington, Philadelphia, New York
June 22-26, 2006
Tuesday, June 22
6:10 p.m. Leave Cincinnati –Union Station on National Limited. Car D12,
Lower 9. Your Ticktes are in your letter case.
Wednesday, June 23
7:40 a.m Arrive Washington –Union Station. Reservation at the Carlton
Hotel.
10:00 a.m. Appointment with James C. Richardson at his office, 236
Fourteenth Street. Contract in your portfolio.
12:30 p.m. Luncheon engagement with Mr. Walters at The Mayflower
Contoh 2:
DAFTAR PERJALANAN
Selasa, 25 Pebruari 2006

Pukul 08.00 Berangkat dari kantor (dengan mobil perusahaan KT. 4375
DD)
12.00 Tiba di bandara Sepinggan
12.15 Berangkat dengan Merpati (MA-741) ke Jakarta
13.00 Tiba di bandara Soekarno Hatta Cengkareng Jakarta
14.00 Dijemput Nona Ponirah menuju Hotel Hilton (menggunakan
mobil Perusahaan)
Rabu, 26 Pebruari 2006

Pukul 09.00 Pertemuan dengan Presiden Direktur di ruang lobi hotel
11.00 Pertemuan dengan Mr. Ajimoto selaku mitra usaha
13.00 Rapat komisaris
Kamis, 27 Pebruari 2006

Pukul 09.00 Pertemuan dengan Mrs. Peny dari Philipp Ralin Electronics
11.00 Acara ramah tamah dan makan siang dengan relasi
13.30 Tiba di bandara Soekarno Hatta
14.15 Menuju Ke Balikpapan dengan pesawat Garuda (GA-130)
C. Mempersiapkan Kelengkapan Perjalanan
Perlengkapan yang perlu dipersiapkan dan yang dilakukan sekretaris untuk perjalanan
pimpinan adalah :
1. Surat Tugas atau Surat Perintah Jalan
Bagi pegawai atau pimpinan yang akan melakukan perjalanan dinas akan mendapat
Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dari atasannya
2. Mengingatkan pimpinan membawa dokumen pribadi
3. Tiket perjalanan
4. Daftar alamat penginapan, hotel, biro perjalanan, travel bank, kantor/perusahan yang
akan dihubungi
5. Peta untuk kota yang akan dikunjungi
6. Kuitansi, cek, buku tabungan, kartu kredit, prangko dan materai
7. Surat keterangan sehat dari dokter
8. Daftar perjalanan
9. Peta kota yang akan dikunjungi

10. Paspor
Paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan izin untuk meninggalkan
Negaranya dan untuk bepergian ke negara tertentu. Paspor merupakan tanda izin
bepergian dan melalui perbatasan Negara yang dilaluinya, tanda bukti diri di negara
asing dan bukti perlindungan hukum.
Paspor diperoleh di kantor Imigrasi setempat, salah satu syarat yang harus dipenuhi
oleh seseorang yang hendak bepergian ke luar negeri adalah
pengesahan dari pemerintah, melalui Departemen Kehakiman yang berupa exit
permit, yaitu surat ijin meninggalkan negara. Lengkapnya untuk memperoleh
passport, syaratnya :
1. Pasphoto ukuran 4x6 sebanyak 5 buah
2. Surat fiskal
3. Surat izin profesi yaitu izin yeng diberikan perusahaan/kantor yang
menugaskan dia, atau atas izin istri/istri, atas izin dari anak-anak/orang tua.
Surat fiskal dibawa untuk mendapat fiskal dari luar negeri, besarnya tergantung
keperluan.
Untuk mengurus paspor dikenakan biaya :
a. Biaya blangko dan buku paspor
b. Biaya exit permit
c. Biaya health certificate
Bagi warga negara Indonesia yang berketurunan asing yang memerlukan paspor
ketentuannya :
a. Memiliki kartu penduduk asli
b. Surat warga negara asli
c. Surat ganti nama kalau ada
d. Akte kelahiran asli
e. Pas photo 4x6, sebanyak 5 buah
f. Surat fiskal.
Paspor dibedakan dua macam :
a. paspor yang dikeluarkan oleh kantor Imigrasi yang tujuannya bukan untuk
kepentingan pemerintah
b. Paspor yang dikeluarkan oleh Depar temen Luar Negeri, terdiri : paspor dinas
(untuk warga Negara yang tugas ke luar negari atas nama pemerintah), paspor
diplomatik (untuk anggota corp diplomatik).
11. Visa
Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi
suatu Negara tertentu dalam waktu tertentu. Visa ini dapat diperoleh pada konsulat atau
keduataan negara yang bersangkutan.
Perwakilan atau kedutaan negara yang akan dikunjungi akan memberikan stempel dalam
salah satu lembaran paspor dari buku paspor. Hal ini menunjukkan bahwa si pemilik
paspor telah dibenarkan untuk memasuki wilayah negaranya, dalam waktu tertentu.
Untuk kunjungan yang tidak melebihi dua minggu, visa tidak diperlukan bagi warga
negara Indonesia yang masuk ke negara-negara ASEAN.
Macam-macam visa :
a. Visa untuk wisatawan (visitor authorization)
b. Visa untuk para pelajar (student authorization)
c. Visa untuk pegawai (employment authorization)
12. Health Certificate
Health certificate adalah sertifikat kesehatan yang diberikan Departemen Kesehatan
kepada warga negara yang akan ke luar negeri. Kartu ini menerangkan bahwa si
pemegang bebas dari penyakit menular (cacar air, kolera, hepatitis dsb). Maka sebelum
berangkat ke luar negeri penyakit harus dibebaskan dengan cara diimunisasi maupun
karantina. Jenis imunited penyakit menular mempunyai jangka waktu tertentu, untuk
cacar (smallpa) sertifikat berlaku sampai 3 tahun, pes 6 bulan, kolera 6 bulan, tipes 1
tahun, dan demam kuning 6 bulan. Hal ini merupakan keharusan untuk memasuki
Negara manapun, karena sudah merupakan ketentuan dari Undang-Undang Kesehatan
Internasional (International Health Regulation) yang dikeluarkan oleh WHO.
13. Fiskal
Fiskal adalah pajak yang harus dikeluarkan oleh warga negara yang akan berangkat ke
luar negeri, dipenuhi di lapangan udara pada saat keberangkatan. Agar segala persiapan
perjalanan pimpinan dapat terkontrol maka sekretaris dapat membuat pengendalian
perjalanan untuk setiap kegiatan perjalanan.

D. Alat Pembayaran (Travel Funds)
Uang tunai digunakan apabila pimpinan menghendaki uang tuani selama dalam
perjalanan. Pada perjalanan dinas ke luar negeri, sekretaris harus mengetahui mata uang
negara yang dituju. Untuk menjaga keamanan pimpinan dalam hal penyimpanan uang tuani
dapat digunakan alat pembayaran (travel funds)
1. Traveler’s Check. Alat pembayaran yang dikeluarkan bank dalam jumlah nominal
tertentu, yaitu $10.00, $20.00, $50.00 dan $100.00. Setiap travelers cheks yang
dikeluarkan oleh bank harus ditanda tangani oleh pembeli.
2. Letter of Credit (L/C). Alat pembayaran yang dikeluarkan oleh bank apabila
seseorang memerlukan dana yang jumlahnya besar selama dalam perjalanan. L/C
dikeluarkan atas nama seseorang yang memintanya, dan dengan tandatangannya ia
dapat menukar di bank yang ditunjuk. Setiap pengambilan di bank, bank akan
menunjukkan neraca dalam L/C.
3. Credit Card. Kartu yang dikeluarkan oleh bank, hotel, biro perjalanan, perusahaan
penerbangan yang memberikan hak kepada pembawa untuk memperoleh barang atau
jasa dalam batas nilai tertentu, menurut persyaratan yang ditetapkan.
4. Uang Tunai. Alat pembayaran ini digunakan apabila pimpinan menghendaki uang
tunai selama dalam perjalanan.
E. Mengurus Pengangkutan
1. Perjalanan dengan mobil
a. Gunakan peta dan route yang mungkin dipergunakan
b. Carilah keterangan mengenai kondisi cuaca di daerah yang akan dilewati
c. Dapatkan konfirmasi mengenai pemesanan kamar hotel
d. Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel, janji
pertemuan, rapat yang harus diikuti dan sebagainya, serta nomor telpon dan alamat
perusahaan yang akan dikunjunginya
d. Cek kembali apa surat yang diperlukan pimpinan sudah siap

e. Kumpulkan dan serahkan kepada pimpinan semua dokumen dan perlengkapan yang
diperlukan dalam perjalanan
2. Perjalanan Dengan Kereta Api
a. Dapatkan ketegasan dari stasiun kereta api tentang waktu keberangkatan kereta dan
waktu sampai ke tujuan. Dapatkan keterangan tentang kereta api berikutnya yang
mungkin dipakai seandainya ada halangan sehingga ketinggalan kereta api yang
semestinya digunakan.
b. Dapatkan karcis untuk perjalanan KA, berikut tanda pemesanan tempat duduk dan
tempat tidur.
c. Kalau mungkin usahakan pimpinan ada yang menjemput setibanya sampai tujuan
d. Dapatkan informasi pemesanan kamar hotel
e. Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel, janji temu, rapat
yang harus diikuti, serta nomor telpon dan alamat perusahan yang akan dikunjungi.
f. Cek dan perikasalah dokumen dan perlengakapan yang diperlukan pimpinan.
3. Perjalanan Laut
a. Periksalah apakah koper pimpinan anda masih berlaku, dan apakah semua visa yang
diperlukan sudah diperoleh.
b. Periksalah apakah surat ijin ekspor sudah diperoleh untuk contoh hasil produksi yang
dibawanya. Juga periksalah apakah peraturan tentang kesehatan dan asuransi
dipenuhi.
c. Dapatkan tiket kapal
d. Periksalah apakah pimpinan sudah siap dengan dokumen yang dibutuhkan
e. Periksalah apakah label yang mestinya dipasang pada semua yang dibawanya, dan
siapkan label untuk perjalanan pulang
f. Dapatkan mata uang asing, tarvellers
g. Siapkan rencana perjalanan

4. Perjalanan Udara
a. Dapatkan tiket pesawat terbang. Penerbangan pada kelas ekonomi dan kelas utama.
Biasanya perusahaan telah menentukan kelas apa yang cocok untuk pimpinan
b. Carilah keterangan dari pelabuhan udara mana dia akan diberangkatkan, serta dengan
cara apa dia harus pergi ke sana. Tanyakan pukul berapa pimpinan harus sudah
sampai ke lapangan terbang, dan tepatnya pukul berapa berangkat.
c. Dapatkan mata uang asing, travellers dan surat ijin bepergian
d. Periksalah apakah koper yang dibawanya sudah melebihi berat maksimum
e. Usahakan pimpinan dijemput dilapangan terbang tujuan
f. Siapkan rencana perjalanan
F. Mempersiapkan Penginapan
1. Pemesanan kamar. Pemesanan kamar dapat dilakukan melalui alat komunikasi seperti
telepon atau faksimili, dilakukan sehari sebelumnya atau memesan langsung apabila
kamar yang diinginkan tersedia.
Untuk memudahkan informasi, baik untuk tamu maupun bagian pemesanan kamar,
penulisan nama tamu harus baik dan benar karena identitas tamu akan disusun pada rak
informasi berdasarkan abjad yang didahului dengan nama akhir (surname) setelah itu
barulah nama depan (first name).
2. Check In. Check in dilakukan di bagian reservation, yakni jika pemesan telah
mengetahui bahwa kamar yang diinginkan tersedia. Pemesan dapat langsung, mengisi
reservation card, kemudian pemesan akan diberi keterangan mengenai fasilitas-fasilitas
dan sarana dari hotel tersebut, antara lain jenis kamar, tarif, dan kelengkapan fasilitas
yang tersedia.
3. Cara pembayaran. Pembayaran dilakukan pada saat check in, berdasarkan jenis kamar
yang dipilih dan berapa lama waktu penginapan. Pembayaran ini hanya untuk biaya
kamar, sedangkan untuk biaya lainnya, seperti makan akan dibayar

langsung pada saat itu juga (selesai makan). Ada pula hotel yang memperhitungkan
penginapan lengkap dengan makan dan fasilitas lainnya dimana pembayarannya
sekaligus pada saat akan check out.
4. Check Out. Check out pada umumnya dilakukan jam 12.00 hari terakhir dengan
memberikan kunci kamar dan pemeriksaan barang-barang yang di bawa. Pada
pengurusan check out resepsionis akan menghubungi semua bagian, seperti bar,
restoran, untuk mengtahui fasilitas apa saja yang digunakan dan belum di bayar.
G. Laporan Biaya Perjalanan
Jika pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, masih ada satu tugas
sekretaris yaitu membuat laporan keuangan. Semua pengeluaran akan diinventarisir sekretaris
untuk selanjutnya sebagai dasar penyusunan laporan. Sekretaris juga harus memeriksa catatan
dalam buku pengeluaran pada waktu pimpinan melakukan perjalanan, dari data ini sekretaris
akan mengetahui pengeluaran mana yang masih dapat memperoleh pengembalian dari bagian
keuangan.
Langkah-langkah menyusun laporan biaya perjalanan
1. Menginventaris/mengumpulkan tanda bukti pengeluaran berupa kas bon, kuitansi,
nota.
2. Mengelompokkan tanda bukti pada pos-pos tertentu, misalkan biaya penginapan,
biaya kegiatan, transpot, dan entertainment. Biaya entertainment adalah biaya yang
digunakan untuk menjamu relasi.
3. Tanda bukti pengeluaran dari luar, misal hotel dan restoran akan dibuatkan kas bon
atau kuitansi dari pihak perusahaan
4. Semua pengeluaran yang berhubungan dengan menjamu relasi setelah dibuatkan kas
bon/kuitansi akan dicatat lagi pada laporan entertainment.
5. Langkah yang terakhir adalah membuat laporan biaya perjalanan secara keseluruhan.
Contoh :
LAPORAN BIAYA PERJALANAN
Yang melakukan perjalanan : Mertilesi Yosana, MM

Jabatan : Manager PT Mahakam Trade
Tujuan : Jakarta
Tanggal : 25 – 27 Pebruari 2004
1. Tanggal, 26 pebruari 2004, tiket pesawat Balikpapan – Jakarta PP, Rp 800.000,00

2. Tanggal, 26 Oktober 2004, biaya relasi dengan Mr. Ajimoto Rp 300.000,00
3. Tanggal, 27 Oktober 2004, biaya relasi dengan Mrs. Peny Rp 300.000,00
4. Tanggal, 27 Oktober 2004, biaya hotel dan akomodasi Rp 1.000.000,00
5. Dana taktis Rp 500.000,00
Dari perusahaan Mertilesi Yosana, MM menerima dan perjalanan dinas Rp 3.000.000,00
Catatan :
Apabila dana perjalanan lebih besar dari biaya pengeluaran maka sisanya kan dikembalikan
lebih pada bagian keuangan, dan sebaliknya bila dana perjalanan lebih kecil dari biaya
pengeluaran, pihak keuangan mengganti kekurangan tersebut.
Samarinda, 28 Pebruari 2006

Menyetujui Sekretaris,
Bendahara
Devi Mufariha, SE Rosiana

Modul Sekretaris PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul Sekretaris PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

KEGIATAN BELAJAR 1

Tujuan khusus pembelajaran :

1. Peserta diharapkan dapat memiliki kemampuan pengetahuan, keterampilan dan

Akhirnya, surat resmi yang berisi ketentuan-ketentuan tentang cara-cara

1. Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi dokumen/naskah yang

2. Nama Tempat dan Tanggal

Nama Jalan hendaklah ditulis lengkap, jangan disingkat. Misalnya:

8. Isi surat (tubuh)

Tujuan Kegiatan Pembelajaran 2

Setelah terjadi transaksi jual-beli mungkin masih timbul berbagai

Cara penulisan surat tawaran

3. Surat Permintaan Penawaran

5. Surat Pengiriman Pesanan

Hal yang perlu dikemukakan dalam surat tagihan :

Hal yang harus dilakukan debitur/pembeli adalah :

Tujuan Kegiatan Pembelajaran

Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran ini peserta diharapkan mampu :

Pengurusan dan pengendalian surat merupakan kegiatan yang penting

B. Maksud dan Tujuan Pengurusan dan Pengendalian Surat

Maksud dan tujuan dilaksanakan pengurusan dan pengendalian surat

Pembagian surat berdasarkan sifat urgensi dapat dibagi menjadi :

2. Surat Biasa (Rutin)

D. Penggunaan Buku Agenda dan Kartu Kendali

Pengurusan dan pengolahan surat dapat dilakukan dengan menggunakan:

1. Buku Agenda (pola lama)

2. Kartu kendali (pola baru)

Kolom-kolom yang diperlukan dalam buku agenda maupun kartu kendali

1. Tanggal diterima (Surat Masuk/SM) atau tanggal dikirim (Surat keluar/SK)

7. Catatan atau keterangan

E. Perbedaan Buku Agenda dan Kartu Kendali

Sistem Lama Sistem baru

(Buku Agenda) (Kartu Kendali)

1. Sukar untuk di-file 1. Dapat di-file

F. Prosedur Pengurusan Surat Masuk

 Ytc - Yts (kadang ditulis personal)

5. Membaca dan memberi catatan

6. Menyampaikan surat kepada pimpinan

7. Distribusi (disposisi) surat ke departemen lain

8. Menjawab surat pada waktu pimpinan tidak ada di tempat

Tujuan memberikan ringkasan adalah untuk :

G. Pemrosesan Surat Keluar

1. Menerima Pendiktean atau konsep tertulis dari pimpinan

2. Mencatat pada buku agenda atau kartu kendali

3. Mengetik konsep surat-bentuk akhir

Lihat contoh-contoh bagan terlampir.

Contoh : Agenda Surat Masuk

Buku Agenda Surat Keluar

Tgl dan No. Surat :

Kepada Disposisi Sifat

Harap dikonsep balasan Rahasia

Lembar Circulation Slip

Harap disirkulasikan kepada :

No. Nama Paraf

Setelah selesai harap dikembalikan ke

For your attention Please Answer

For your information Please handle

For your action Please advise

For your comment Please see me

For your approval Please note and return

For your signature Let's discuss As requested

For your review

For your decission

For your review