MENGELOLA SURAT MASUK

Modul Menangani Surat / Dokumen Kantor
Sri Rahayu Retno Ningtyas, S.Pd
MENERIMA DAN
MENDISTRIBUSIKAN SURAT MASUK
TUJUAN UMUM :
 Menjelaskan pengertian pengurusan surat masuk

 Menerangkan prosedur pengurusan surat masuk system buku agenda
 Memahami prosedur pengurusan surat masuk surat biasa
 Menjelaskan prosedur pengurusan surat masuk surat rahasia
 Menjelaskan pengurusan surat masuk surat penting dengan system pola baru
Pengurusan Surat (Mail Handling)
Surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikan
berita/informasi dari seseorang/lembaga/instansi kepada seseorang/lembaga/instansi
dengan mengikuti aturan dan bentuk tertentu.

Suatu organisasi atau perusahaan memiliki surat masuk dan keluar. Surat yang
masuk dalam sebuah perusahaan merupakan dokumen yang kemudian dapat
dijadikan sebagai data. Dalam hal ini, surat mempunyai fungsi, yakni sebagai alat
komunikasi, bahan pembuktian dan sarana untuk mengambil kebijakan. Maka dari itu,
keluar masuknya surat menjadi hal yang penting dalam sebuah perusahaan sehingga
pengurusannya harus ditangani secara sistematis.
Administrasi Perkantoran
Dalam pemeliharaan sirkulasi surat baik yang diterima maupun dikeluarkan oleh
sebuah perusahaan atau organisasi harus dikelola dengan baik. Hal ini bertujuan untuk
mendukung kegiatan administrasi sehingga tercapainya tujuan perusahaan.

Robeck (1987:9) berpendapat bahwa kegiatan manajemen pengurusan surat
secara efisiensi merupakan factor utama dalam mendistribusikan informasi dari satu
unit kerja ke unit kerja yang lain dalam suatu organisasi (internal)dan distribusi
informasi antar organisasi (eksternal). Bila pengurusna surat berjalan secara efektif
dan efisien, maka akan sesuai tujuannya yakni agar surat sampai kepada pihak-pihak
yang dituju dengan tepat sehingga memudahkan dalam proses kerja.

Untuk menangani surat agar menjadi sistematis diperlukan system yang
menunjang dalam pengurusan surat dikenal dengan dua system, yaitu:

1. System tradisional ialah system pengurusan surat yang dikenal dengan system
buku agenda
2. System pola baru atau modern ialah system pengurusan surat yang juga
dikenal dengan system kartu kendali.

Menurut Keputusan MENPAN No. 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata
Persuratan Dinas, berdasarkan corak dan bentuknya, surat dibedakan menjadi
memorandum, telegram, faximile, e-mail.

Pembedaan surat dinas menurut jenisnya diantaranya meliputi surat keputusan,
surat perintah, surat instruksi, surat edaran, surat perjanjian, surat tugas dan
sebagainya.
Yang dimaksud dengan surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu
Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda
organisasi baik dari organisasi lain maupun dari perorangan. Prosedur penanganan
surat masuk pada suatu organisasi secara umum akan meliputi aktifitas-aktifitas
sebagai berikut:
1. Penerimaan Surat
Semua surat yang masuk diterima dan dikumpulkan pada suatu bagian
ataupetugas tertentu. Kemudian diteliti alamatnya satu persatu apakah alamatnya
benar atau tidak. Maksudnya apakah semua surat-surat yang masuk itu benar-benar
untuk organisasi yang bersangkutan.
Untuk surat-surat yang salah alamat dipisahkan untuk dikembalikan kepada pihak
pengirim. Apabila pengirimannya melalui pos dapat dikembalikan dengan cara
mengembalikan pada kantor pos dan giro dengan diberi catatan “SALAH ALAMAT”.
Demikian pula apabila pengirimannya melalui biro-biro jasa yang lain.
Untuk surat-surat yang benar pada organisasi yang bersangkutan, pada
amplopnya atau pada suratnya diberi cap tanggal penerimaan. Misalnya surat yang
diterima tanggal pada tanggal 21 Agustus 2008, diberi cap tanggal sesuai tanggal
tersebut.
2. Persortiran Surat
Surat-surat yang telah diberi tanggal penerimaan tadi disortir berdasarkan
tujuannya. Misalnya yang untuk direktur dan untuk bagian-bagian yang ada pada
organisasi yang bersangkutan.
3. Pembukaan Surat
Setelah disortir surat-surat tersebut dibuka satu persatu sambil diteliti tentang
kelengkapan-kelengkapan yang ada.
Disini tidak semua surat boleh dibuka, tetapi ada beberapa jenis surat yang tidak
boleh dibuka oleh petugas, hanya orang yang dituju sajalah yang mempunyai hak
untuk membuka surat-surat tersebut. Surat-surat tersebut adalah yang berjenis rahasia
dan surat pribadi atau private atau prive.
Untuk membedakan surat-surat tersebut dengan surat yang lain dapat dilihat dari
amplop dan alamatnya. Untuk surat rahasia pada amplopnya akan dibubuhi tulisan
RAHASIA atau RHS. Sedangkan untuk surat pribadi dapat dilihat dari cara penulisan
alamatnya. Surat-surat pribadi alamatnya biasanya tanpa menggunakan jabatan, tetapi
hanya namanya saja. Seperti misalnya:
Kepada
Yth. Bapak Ir. Sudirman
Kantor Depdiknas Malang
Jalan Veteran 7
Malang 63245
Atau biasanya pada sampulnya ditulis PRIVATE atau PRIVE atau yang lainnya
yang menunjukkan bahwa surat tersebut surat pribadi. Sedangkan untuk yang surat
dinas atau bisnis, biasanya hanya disebutkan jabatannya saja seperti misalnya:
Kepada
Yth. Direktur PT. SEMBADA
Jalan Arjuna 505
Purwokerto 53181
Setelah surat dibuka isinya dikeluarkan, jangan lupa untuk tetap menyertakan
amplopnya. Jadi isi suratnya tetap menyatu dengan amplopnya, misalnya saja dengan
distaples. Tujuan menyertakan amplopnya adalah untuk:
1. mengetahui alamat si pengirim, apabila pada suratnya tidak ada alamat
pengirimannya
2. menghindari hilangnya sesuatu, apabila misalnya ada lampiran yang teringgal
didalam amplop.
3. Mengetahui tanggal pembuatan surat, apabila pada surat tidak tercantum
tanggal pembuatan surat.
4. Mengetahui tanggal pengiriman surat, khususnya apabila dikirim melalui pos,
ini dapat dijadikan bukti apabila ada protes tentang keterlambatan datangnya
surat.
4. Pengagendaan Surat Masuk
Setiap surat yang masuk akan dicatat pada Buku Agenda Surat Masuk. Adapun yang
dicatat adalah nomor urut, tanggal penerimaan, tanggal surat, nomor surat, perihal
surat, asal surat, tujuan surat, keterangan.
Contoh Buku Agenda Surat Masuk Sebagai berikut:
No Tanggal Tanggal Nomor Surat Perihal Asal Surat Tujuan Ket

Terima Surat
18 21/8/2008 15/8/2008 12/KH/VIII Pajak Kantor Pajak Direktur

Penjualan Malang
5. Pengklasifikasian Surat
Surat-surat diklasifikasikan menurut jenisnya dan tingkat kepentingannya, misalnya
surat rahasia, surat pribadi, surat dinas yang harus segera ditanggapi, surat dinas
biasa, surat yang hanya berupa informasi.
6. Pendistribusian Surat
Aktifitas disini adalah menyampaikan surat-surat ke alamat yang dituju. Tentang alamat
yang dituju ada dua kemungkinan, yaitu perorangan, seperti untuk direktur/pimpinan,
dan beberapa orang lainnya.
Untuk surat-surat yang ditujukan kepada pimpinan, sebaiknya dalam penyampaiannya
disusun berdasarkan pengklasifikasian. Susunannya dimulai dyang paling penting
sampai ke yang kurang penting dan ditrmpatkan pada sebuah map khusus.
Untuk mendistribusikan surat kepada bagian-bagian yang ada pada suatu organisasi,
biasanya ditempuh dengan cara menggunakan Buku Ekspedisi Intern. Buku ini
mencatat tentang identitas surat, tujuan surat, tanda tangan/paraf penerima surat dan
tanggal penerimaan surat. Contoh Buku Ekspedisi Intern adalah sebagai berikut:
BUKU EKSPEDISI INTERN
No Tanggal Terima Nomor Surat Tujuan Surat Tanda Tangan dan

Tanggal
45 12/9/2007 89/Ps/K/IX/07 Bagian Personalia
Sering terjadi sebuah surat perlu diketahui oleh beberapa pihak. Untuk surat yang
semacam ini cara pendistribusiannya ada beberapa cara yaitu:
a. Diperbanyak
Surat tersebut diperbanyak sejumlah pihak yang harus mendapatkan surat tersebut,
kemudian didistribusikan dengan menggunakan Buku Ekspedisi Intern.
b. Menggunakan Slip Edaran
Yang dimaksud slip edaran adalah lembaran kertas yang memuat pihak-pihak yang
akan dituju oleh surat tertentu. Slip edaran ini nantinya dilampirkan pada surat yang
akan diedarkan.Setiap orang yang telah membaca surat tadi harus membubuhkan
tanda tangan/parafnya dan diberi tanggal, kemudian diedarkan ke orang berikutnya.
Orang yang paling akhir bertugas mengembalikan surat tersebut ke tempat yang
telah ditentukan atau akan ada petugas yang mengambil surat tersebut.
Jadi disini suratnya tidak diperbanyak, tetapi diedarkan ke pihak-pihak yang dituju,
dengan dilampiri slip edaran. Pada kolom catatan biasanya diisi tentang perlunya
surat tersebut dibaca oleh pihak-pihak yang dituju. Misalnya: “Hanya sebagai
informasi” atau “Hanya untuk diketahui”. Contoh slip edaran:
SLIP EDARAN
Tanggal : Catatan :
Tanggal Surat :
Nomor Surat :
Perihal :
No. Tujuan Paraf dan Tanggal
c. Menggunakan Slip Tindakan (Action Slip)
Dengan cara ini surat tadi diperbanyak sebanyak yang diperlukan. Kemudian
masing-masing copy surat tadi dilampiri Slip Tindakan atau sering juga disebut Slip
Penugasan. Bentuk slip tersebut biasanya adalah seperti yang tercantum di bawah ini.
Slip ini diberi tanda pada salah satu atau beberapa perintah yang harus dilakukan
sehubungan dengan surat yang diedarkan.
Arus prosedur surat masuk system buku agenda
Ekspedisi
Penerimaan
Penyortiran
Agenda Masuk
Arsip
Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Kendali

Pengurusan surat dengan system kartu kendali yaitu pencatatan surat dibedakan
Kepala Bag. Pimpinan Kepala Bag.
antara pengurusan surat biasa, surat rahasia dan surat penting. System ini
menggunakan alat bantu. Pengurusan surat dinas adalah proses penanganan surat
dinas yang meliputi kegiatn mulaiSekretaris

membuat / Kepala TU mengirim atau menerima,
konsep,
mencatatat dan mengarahkan sampai surat diterima oleh unit pengolah atau dikirim ke
alamat yang dituju. Diproses

Dalam mengelola surat masuk system kartu kendali diperlukan saran dalam
bentuk format, di antaranya :

1. Kartu kendali: formulir untuk mencatat, menyampaikan dan penemuan kembali
serta sebagai pengganti surat dinas penting, selama surat tersebut masih
dalam proses.
2. Lembar disposisi: formulir untuk memberikan petunjuk atau instruksi terhadap
tindak lanjut surat dan juga berfungsi sebagai alat control proses tindak lanjut
surat.
3. Lembar pengantar: formulir yang digunakan sebagai bukti pengiriman atau
penerimaan surat.
Pengurusan surat masuk dengan system pola baru atau system kartu kendali
terdiri dari :
 Pengurusan surat masuk dinas

 Pengurusan surat masuk penting
 Pengurusan surat masuk rahasia
Surat dinas adalah penyampain informasi tertulis sebagai sarana komunikasi
untuk menyampaikan pesan kedinasan kepada pihak lain balik secara intern maupun
ekstern. Surat dinas biasanya memiliki kop surat sebagai identitas pengirimnya. Dalam
mengolah surat masuk menggunakan system kartu kendali, surat dinas harus memiliki
macamnya tersendiri.
1. Surat dinas biasa ialah surat dinas yang isinya mengandung hal-hal yang
sifatnya rutin.
2. Surat dinas penting ialah surat dinas yang isinya bersifat strategis,
kebijakan, operasional kegiatan yang memerlukan proses lebih lanjut dan
bila surat hilang akan mempengaruhi kegiatan organisasi.

3. Surat dinas rahasia ialah surat dinas yang isinya surat atau informasinya
hanya boleh diketahui oleh pihak tertentu atau yang berhak atas surat
tersebut, petugas persuratan hanya boleh memproses surat pada sampul
surat saja.
Pengurusan Surat Masuk Surat Biasa

Surat biasa atau surat rutin dicatat dalam lembar pengantar surat biasa, adapun
langkah-langkah pengurusan surat biasa adalah adalah sebagai berikut:

a. Penerima surat memeriksa kebenaran alat surat, bila alamat surat sudah
sesuai dengan yang dituju, penerima surat menerima dengan member tanda
tangan atau paraf pada buku ekspedisi. Kemudian surat dipilih dan
digolongkan berdasarkan surat dinas dan surat pribadi. Selanjutnya surat
dinas dipisahkan antara surat dinas rahasia dan tidak rahasia. Langkah
ketiga, surat tidak rahasia dibuka kembali kemudian diteliti dan dipisahkan
antara surat biasa dan surat penting. Surat biasa diperiksa kelengkapannya
seperti lampirannya jika ada, surat kemudian di stempel penerimaan, ditulis
tanggal dan nomor urut setiap bulan.
b. Pencatatan surat melakukan kegiatan menerima semua surat dari penerima
surat, mencatat lembar pengantar surat (rangkap dua) kepada pengarah
surat.
c. Pengarah surat, setelah menerima surat beserta lembar pengantar dari
penerima surat kemudian surat diteliti kebenarannya, selanjutnya diserahkan
kepada petugas tata usaha unit pengelohan surat yang disertai dua lembar
pengantar. Dari situlah, pengarah menerima satu lembar pengantar yang asli
kemudian disimpan di unit pengarah surat.

d. Unit pengolah
 Tata usaha bagian unit pengolah setelah menerima surat dan meneliti
surat dan lembar pengantar rangkap dua memberi paraf lembar
pengantar dan pengembalian satu lembar pengantar (asli) kepada
pengarah surat kemudian menyimpan lembar pengantar yang kedua
dan menyerahkan surat yang disertai lembar disposisi rangkap dua
kepada pimpinan pengolah.

 Pimpinan unit pengolah menerima surat dan lembar disposisi, kemudian
memberikannya kepada pelaksana pengolah surat untuk ditindaklanjuti.

Bagan Pengurusan Surat Masuk Biasa
Penerima Surat Pencatat Surat
Memeriksa, menerima, Mencatat identitas surat ke

memilah, memberi stempel lembar pengantar
Pengurusan Unit
SuratPengolah
Masuk Surat
Surat Rahasia Pengarah Surat
Pencatatan surat rahasia berada dalam lembar pengantar surat rahasia sehingga
Tata Usaha pengolah, Mengarahkan surat ke
keduanya mempunyai kemiripan dalam format pengantar surat. Pengurusan surat
pimpinan pengolah, unit-unit pengolah
pelaksana
rahasia hampir sama pengolah
dengan pengurusan surat biasa. Namun yang membedakan
keduanya yakni setelah surat dinas dipisahkan antara surat dinas rahasia dan tidak
rahasia kemudian surat rahasia diberikan kepada bagian pencatat surat dalam
keadaan tertutup dan apabila surat rahasia tidak bias ditangani oleh pelaksana, maka
langsung ditindaklanjuti oleh pimpinan unit pengolah.
Pengurusan Surat Masuk Surat Penting

Surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh instansi/ lembaga/ organisasi/
badan/ institusi (terutama pemerintahan) kepada seseorang atau instansi lain. Surat
dinas berisi berbagai hal yang berhubungan dengan kepentingan administrasi
pemerintahan. Surat dinas penting adalah surat dinas yang isinya bersifat strategis,
kebijakan, operasional kegiatan yang memerlukan proses lebih lanjut dan bila surat
hilang maka akan mempengaruhi kegiatan perkantoran. Penanganan surat yang tidak
sesuai prosedur maka akan mengakibatkan :

a. Surat akan terlambat sampai di unit pengolah sehingga dapat berdampak
pada ketidaklancaran pekerjaan.

b. Surat dapat juga hilang atau terlambat sampai di unit pengolah sehingga
menimbulkan kerugian bagi organisasi.

c. Surat tersebut memerlukan tindak lanjut
d. Akan berdampak pada kelanjutan hidup organisasi yang bersangkutan
e. Apabila surat hilang akan sulit mendapatkan informasi surat tersebut di
tempat lain.
Langkah-langkah dalam pengurusan surat penting :
a. Penerima surat memeriksa kebenaran alat surat, bila alamat surat
sudah sesuai dengan yang dituju, penerima surat menerima dengan
memberi tanda tangan atau paraf pada buku ekspedisi. Kemudian surat
dipilih dan digolongkan berdasarkan surat dinas dan surat pribadi.
Selanjutnya surat dinas dipisahkan antara surat dinas rahasia dan tidak
rahasia. Langkah ketiga, surat tidak rahasia dibuka kembali kemudian
diteliti dan dipisahkan antara surat biasa dan surat penting. Surat biasa
diperiksa kelengkapannya seperti lampirannya jika ada, surat kemudian
di stempel penerimaan, ditulis tanggal dan nomor urut surat setiap
bulan.
b. Pencatat surat melakukan kegiatan menerima semua surat dari
penerima surat ,mencatat surat dalam kartu kendali (rangkap tiga):
kecuali kolom indeks/subjek dan pengolah. Menyampaikan surat yang
disertai kartu kendali (rangkap tiga) kepada pengarah surat.

c. Pengarah surat, setelah menerima surat beserta lembar pengantar dari
penerima surat kemudian surat diteliti kebenarannya, kemudian mengisi
kolom indeks/subjek dan pengolah, selanjutnya surat diserahkan
kepada petugas tata usaha unit pengolah, pengolah, pengarah
menerima dua kartu kendali (kartu kendali I dan kartu kendali II) dari
tata usaha unit pengolah. Lembar kedua kartu kendali diserahkan
kepada penata arsip, lembar pertama kartu kendali kemudian disimpan
di unit pengarah surat.
d. Unit pengolah
- Tata usaha bagian unit pengolah setelah menerima dan meneliti
surat dan lembar pengantar rangkap dua memberi paraf lembar
pengantar dan pengembalian satu lembar pengantar (asli) kepada
pengarah surat kemudian menyimpan lembar pengantar yang kedua
dan menyerahkan surat yang disertai lembar disposisi rangkap dua
kepada pimpinan pengolah.

- Pimpinan unit pengolah menerima surat dan lembar disposisi,
kemudian memberikannya kepada pelaksana pengolah surat untuk
ditindaklanjuti.
e. Unit kearsipan
Bertugas menerima kartu kendali II yang telah diparaf oleh TU unit
pengolah dan disimpan sementara dalam kotak kartu kendali (sebagia
bukti surat masih dalam proses), kemudian menerima surat yang telah
selesai diproses unit pengolah dan menukarkan kartu kendali II dengan
kartu kendali III, selanjutnya menyimpan surat dengan system tertentu.
LATIHAN SOAL!
A. Pilihlah satu jawaban yang paling benar dengan cara memberi tanda
silang (x) pada huruf a, b, c, d, atau e!
1. Semua surat yang diterima oleh suatu perusahaan..........
a. Surat masuk
b. Surat keluar
c. Surat rahasia
d. Surat dinas
e. Surat penting
2. Proses penanganan surat mulai dari menerima surat, mencatat identitas surat
dengan menggunakan buku agenda..............
a. System buku agenda
b. System pola baru
c. System kartu kendali
d. System tahunan
e. System pola modern
3. Unti kerja yang kegiatannya menindaklanjuti sesuai dengan isi surat
yakni.................
a. Penerima surat
b. Pencatat surat
c. Pengarah surat
d. Pengadah surat
e. Petugas arsip
4. Di bawah ini yang tidak terdapat pada stempel agenda adalah..............
a. Tanggal terima
b. Nomor agenda
c. Tanggal diteruskan
d. Tanda tangan
e. Nama terang
5. Penulisan kode klasifikasi sesuai dengan pokok masalah surat ditempatkan
dikolom.....................
a. Indeks
b. dari
c. keterangan
d. nomor
e. semua benar
6. Disposis yang menunjukkan bahwa surat yang bersangkutan perlu tindakan
lebih lanjut disebut disposisi..............
a. Langsung
b. Tak langsung
c. Reproductive
d. Deponeren
e. Taqlik
7. Setelah dicatat identitas surat ke lembar pengantar, selanjutnya surat ditangani
oleh...............
a. Penerima surat
b. Pencatat surat
c. Unit pengolah surat
d. Pimpinan
e. Pengarah surat
8. Surat pertama kali masuk ke………

a. Pencatat surat
b. Penerima surat
c. Pengarah surat
d. Unit pengolah
e. Pak kasir
9. Surat dinas yang isinya mengandung hal-hal penting adalah surat dinas……..
a. Biasa
b. Penting
c. Rahasia
d. Tidak pentig
e. Tidak rahasia
10. Setelah surat masuk, langkah ketiga adalah ……….

a. Mencatat
b. Membuang
c. Member tanda
d. Diolah
e. Diteliti
B. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan tepat!

1. Unit kerja yang kegiatannya menindaklanjuti surat disebut?
2. Kebenaran alamat surat diperiksa oleh!
3. Tempat penulisan nama unit pengolah atau penerima surat berada di!
4. Surat dinas penting adalah surat dinas yang isinya bersifat?
5. Buku agenda untuk mencatat surat masuk dan keluar secara terpisah disebut?
MENERIMA DAN
MENDISTRIBUSIKAN SURAT KELUAR
TUJUAN UMUM :
 Memahami prosedur pengurusan surat keluar

 Menerima surat keluar dengan baik dan benar
 Mencata surat keluar (surat biasa, penting dan rahasia)
 Mengarahkan keluar (surat biasa, penting dan rahasia)
 dan mengolah surat keluar (surat biasa, penting dan rahasia)

Surat keluar adalah surat yang dibuat oleh perusahaan atau instansi yang
ditujukan untuk perusahaan lain dengan maksud member tanggapan atau jawaban
atas isi surat yang telah diterima.
Sedangkan pengelolaan prosedur pengurusan surat keluar bertujuan agar surat
yang dikirimkan sampai ke alamat yang dituju dengan tepat dan cepat. Agar surat
dapat sampai dengat tepat dan cermat, maka konsep pembuatan surat pun harus
cermat. Untuk mencapai tujuan tersebut, organisasi perlu menerapkan kebijakan
tentang pengurusan surat keluar sesuai dengan asas yang berlaku. Asas tersebut akan
menjadi dasar pengurus surat secara efisien.
Sebab surat keluat adalah sebagai berikut :
1. Menjawab surat masuk yang memerlukan jawaban
2. Menawarkan hasil produksi atau promosi
3. Permintaan untuk kebutuhan kantor, barang produksi dan kebutuhan tenaga
4. Hubungan kerja sama seperti MOU, tender dan lain-lain
5. Dukungan masyarakat
6. Dalam rangka pendidikan atau training
Pengurusan Surat Keluar Sistem Buku Agenda
System agenda adalah suatu system seri dimana surat masuk dan atau surat
keluar dicatat atau diregistrasikan secara urut dalam buku agenda dan
pemberkasannya didasarkan pada nomor urut yang terdapat dalam buku agenda
tersebut.
Sarana-sarana untuk system agenda meliputi; buku agenda, daftar klasifikasi, buku
indeks masalah, buku indeks nama, dan buku register otoritet.

Langkah-langkah pengurusan surat keluar system buku agenda adalah sebagai
berikut :
1. Pembuatan konsep
Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan
konsep.Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat dengan baik,
yaitu
a. Penempatan tujuan. Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-
konsep surat dimulai, harus diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan
surat tersebut. Seperti untuk membalas surat pesanan. Dengan
mengetahui tujuan ini akan dapat diketahui isi dan macam surat yang
akan dibuat.
b. Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan. Dengan mengetahui
isi dan macam surat yang akan dibuat, dapat dipersiapkan informasi
pendukung yang diperlukan untuk surat yang akan dibuat dapat
dipersiapkan terlebih dahulu.Hal ini sudah barang tentu akan
mempermudah dalam proses penyusunan konsep surat.
c. Mengetahui calon penerima surat.Calon penerima surat perlu di ketahui
juga. Hal ini akan sangat membantu dalam memilih kata-kata dan
bahasa yang cocok untuk digunakan dalam surat yang akan dibuat.
Kemudian dalam pembuatan konsep surat harus diusahakan agar konsep tersebut
sudah dapat mencerminkan surat yang sesungguhnya. Maksudnya harus sudah dapat
mencerminkan surat yang baik seperti, yang telah diterangkan sebelumnya.
2. Persetujuan konsep
Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang
bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah orang yang
akan menandatangani surat.
Untuk surat yang isinya menyangkut lebih dari satu pihak/departeman dalam suatu
organisasi biasanya konsep tersebut akan dikonsultasikan terlebih dahulu kepada
pihak-pihak/departemen-departemen tadi.
Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep tadi, maka pejabat yang
berkepentingan terhadap surat itu akan membubuhkan parafnya pada konsep surat.
3. Pemberian nomor surat
Setelah konsep disetujui, konsep tersebut akan dilengkapi atau diberi nomor surat.
Salah satu yang perlu diperhatikan dalam pembuatan/pemberian nomor surat
hendaknya yang jelas, sederhana dan mudah dimengerti serta tetap bentuknya. Nomor
surat biasanya merupakan gabungan dari nomor-nomor dan kode-kode tertentu,
misalnya 231/K/Ps/IX/08, yang artinya:
- 231 = nomor urut surat
- K = surat keluar
- Ps = kode untuk surat pesanan
- IX = bulan pembuatan surat
- 08 = tahun pembuatan surat
4. Pengetikan konsep
Setelah konsep surat diberi nomor surat, kemudian diketik. Dalam proses
pengetikan ini, biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai berikut:
 diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap
 dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan
 memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari
segi waktu pengirimannya dan isinya
Setelah kegiatan hal tersebut di atas diteliti, berulang mulai proses pengetikan.
Dalam proses pengetikan surat ini perlu diperhatikan bahwa bentuknya harus
seragam, sesuai dengan aturan yang ada pada organisasi yang bersangkutan. Selain
itu sudah barang tentu harus rapi dan tidak boleh ada kesalahan pengetikan.
Kemudian perlu diperhatikan juga, apabila surat tersebut akan dibuat dalam
jumlah yang banyak, maka perlu dipikirkan cara memperbanyak.
5. Penanda tanganan surat
Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan surat
tersebut siap untuk ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan disini adalah antara
lain: amplop, lampiran-lampiran, dan sebagainya.
Yang berhak menandatangani adalah orang yang akan bertanggungjawab
terhadap isi surat tersebut. Jadi diserahkan kembali kepada orang yang telah
memberikan parafnya pada konsep surat tersebut.
6. Pemberian cap stempel organisasi
Setelah surat ditanda-tangani langkah berikutnya adalah diberi cap stempel
organisasi, yaitu disebelah kiri atas tanda-tangan dan mengenai sebagian tanda-
tangan orang yang bertanggung jawab langsung terhadap surat yang bersangkutan.
7. Pencatatan surat keluar
Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda Surat Keluar.
Yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat, lampiran,
asal surat, dan keterangan.
Contoh Buku Agenda Surat Keluar adalah sebagai berikut:
BUKU AGENDA SURAT KELUAR
No Tanggal Tujuan Surat Perihal Nomor Surat Lamp Asal Ket
1 10/09/2008 PT Setia Hati Penawaran 03/KP/Pn/IX/08 2 Bagian

Jl Setia 45 Barang Marketing
Makasar
Semua surat keluar perlu dicatat padaBuku Agenda Surat Keluar, tujuannya
adalah:
1. untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat
2. untuk mengontrol surat yang keluar
3. untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar
8. Pengiriman surat
Proses pengiriman surat secara umum ada dua macam, yaitu;
1. dikirim oleh petugas pengiriman surat
2. dikirim melalui jasa pengiriman surat
Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim perlu dipisah-pisahkan terlebih
dahulu, mana yang akan dikirim oleh petugas dan mana yang akan dikirim melalui jasa
pengiriman.
Untuk yang dikirim melalui jasa pengiriman perlu dipisah-pisahkan lagi menurut
jenis jasa pengirimannya,yaitu didasarkan kepada tingkat kepentingannya dan lama
waktu pengirimannya. Seperti misalnya apabila akan menggunakan jasa pos, apakah
menggunakan jenis kiriman biasa, kilat, kilat khusus, tercatat dan sebagainya. Jadi
harus dapat menentukan jenis jasa pengiriman yang tepat sesuai dengan kebutuhan
surat yang akan dikirim.
Adapun jasa-jasa pengiriman surat yang dapat dipergunakan adalah ada 3
kemungkinan, yaitu;
1. Perum Pos dan Giro
2. Perum Telekomunikasi
3. Jasa Pengiriman Swasta
Arus prosedur surat keluar
Kepala Bagian Pimpinan Kepala Bagian
Sekretaris / Kepala TU
Agenda Verbal
Sekretaris Umum
Penggandaan
Sekretaris Umum
Kepala Bagian Pimpinan Kepala Bagian
Sekretaris / Kepala TU
Ekspedisi Arsip
Keluar
Pengurusan Surat Keluar Sistem Pola Baru (Kartu Kendali)
Pengurusan surat keluar system pola baru / kartu kendali, suatu system yang
merupakan satu kesatuan, di dalamnya meliputi; pengurusan surat, kode klasifikasi,
indeks, tunjuk silang, penataan berkas, penemuan kembali arsip, dan penyusutans
arsip.
Hal yang baru pada system kartu kendali dibandingkan dengan system-sistem
terdahulu adalah:
1. Adanya perbedaan perlakuan terhadap surat penting dan tidak penting
2. Pemberkasan harus didasarkan pada filling system
3. Adanya sub system penyusutan arsip
Sarana-sarana dalam system kearsipan pola baru antar lain meliputi; kartu
kendali, lembar pengantar, lembar disposisi, dan pola klasifikasi. Langkah-langkah
pengurusan surat biasa dilakukan sebagai berikut:
1. Pengurusan Surat Keluar Surat Biasa
a. Tata usaha unit pengolah
Memeriksa dan mencatat surat keluar dalam lembar pengantar rangkap
dua, menyampaikan surat beserta lembar pengantar ke unit kearsipan,
menerima kembali surat dan lembar pengantar kemudian diserahkan
kepada pengolah.
b. Pencatat surat melakukan kegiatan
- Menerima semua surat beserta lembar pengantar rangkap dua dari
tata usaha unit pengolah
- Memberi nomor surat dan tanggal surat dinas, memeberi stempel,
tanggal pengiriman serta serta memberi paraf lembar pengantar
surat biasa, lembar 1 dan 2
- Mengembalikan tindakan surat beserta lembar pengantar yaitu
lembar kedua kepada tata usaha pengolah.
- Menyampaikan lembar pengantar pertama kepada penata untuk
disimpan
- Menyampaikan surat asli kepada pengirim surat untuk dikirimkan.
c. Penata surat
Menerima lembar pengantar ke-1 dari pencatat surat, menyimpan
lembar pengantar surat ke dalam system kronologis atau urut nomor
dan tanggal surat dinas
d. Pengirim
Pengirim naskah mengelompokkan naskah dinas berdasarkan sifat
surat, kemudian surat dinas sesuai dengan alamat yang dituju.
2. Pengurusan Surat Keluar Surat Rahasia
Langkah-langkah pengurusan surat rahasia sebenarnya hampir sama
dengan pengurusan surat keluar bias. Hanya saja yang membedakannya
yaitu pada tata usaha unit pengolah surat yang diberikan kepada pengolah
surat harus diserahkan dalam keadaan tertutup agar terjaga kerahasiannya.
Setelah surat selesai diurus kemudian dikirim berdasarkan prioritas sifat
surat.
3. Pengurusan Surat Keluar Surat Penting
Langkah-langkah pengurusan surat penting surat keluar adalah sebagai
berikut:
a. Unit Pengolah
- Kepala tat usaha segera mengkonsep surat setelah disetujui
pimpinan
- Kemudian surat diketik oleh juru ketik sebanyak rangkap dua
(lembar pertama asli) menggunakan HVS, lembar kedua tindasan
atau tembusan dengan menggunakan kertas dorslag
- Surat yang sudah jadi diperiksa oleh kepala tata usaha, jika terdapat
kesalahan atau kejanggalan harus diketik ulang. Sebaliknya jika
surat itu telah benar, maka kepala tata usaha membubuhkan paraf
disebelah kiri salam penutup pada lembar kedua (tindasan) surat itu
diteruskan kepada pimpinan untuk ditandatangani.
- Diserahkan kepada pencatat surat
b. Pencatat surat
- Menerima dan melampiri surat itu dengan dua lembar kartu kendali
dan mengisinya
- Memberi nomor
- Meneruskan kepada pengarah
c. Pengarah surat
Menerima lembar pengantar ke-1 dari pencatat surat, menyimpan
lembar pengantar tersebut dalam system kronologis atau urut nomor
dan tanggal surat.
d. Pengirim surat (ekspeditur)
- Menerima dua lembar surat (asli dan tindasan) katu kendali 1 dan 2
- Memberi stempel pada lembar asli dan tindasan
- Melipat dan memasukan surat asli ke dalam amplop untuk dikirim
- Surat lembar ke-2 (tindasan) dan kartu kendali 3 diteruskan kepada
tata usaha pengolah untuk disimpan. Sedangkan kartu kendali 2
diteruskan kepada penata arsip
e. Penata arsip
- Menerima kartu kendali II yang telah diparaf oleh unit pengolah dan
penyimpanannya pada kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa
tindasan surat masih berbeda di unit pengolah
- Jika tindasan surat yang berbeda di unit pengolah telah inaktif maka
tindasan surat katu kendali III diserahkan kepada penata arsip dan
kartu kendali II yang berada pada penata arsip dikembalikan pada
unit pengolah sebagai bukti bahwa arsip telah diserahkan kepada
penata arsip di unit kearsipan.
LATIHAN SOAL!
1. Surat yang dikirim sebagai jawaban/tanggapan atas isi surat yang diterima oleh
suatu perusahaan disebut..........
a. Surat masuk
b. Surat keluar
c. Surat rahasia
d. Surat dinas
e. Surat penting
2. Buku yang dipergunakan secara khusus untuk mencatat surat-surat keluar
disebut..............
a. Buku agenda
b. Buku eskpedisi
c. Buku verbal
d. Buku arsip
e. Buku registrasi
3. Penulisan nomor surat yang benar adalah.................
a. 005/V/B/2013
b. 005/A/V/2013
c. 2005/A/V/2013
d. V/2005/A/2013
e. A/V/2013/005
4. Pembuatan konsep surat dilakukan oleh masing-masing bagian atau unit kerja
.............
a. Sentralisasi
b. Ekspedisi
c. Desentralisasi
d. Indeks
e. Buku agenda
5. Konsep surat yang telah disetujui, dicatat ke dalam.....................
a. Buku agenda non verbal
b. Buku ekspedisi ekstern
c. Buku agenda verbal
d. Buku ekspedisi intern
e. Buku harian
6. Pada surat dinas, pengetikan nama instansi menggunakan huruf..............
a. Latin
b. Tegak bersambung
c. Capital
d. Kecil
e. Italic
7. Pada pembuatan surat dinas, stempel dibubuhkan di sebelah...............
a. Kiri menyinggung tanda tangan
b. Kanan tanda tangan
c. Atas tanda tangan
d. Kanan menyinggung tanda tangan
e. Kiri menyinggung tanda tangan
8. Dalam pola kartu kendali, surat keluar penting dicatat dalam………

a. Kolom unit keluar
b. Kolom tanggal penyimpanan
c. Kolom nomor urut
d. Kolom jumlah
e. Kolom tanggal surat
9. Yang perlu dihindari dalam pembuatan surat dinas, adalah……..

a. Penetuan bentuk surat yang standar
b. Bahasa
c. Tanggal tertulis
d. Kolom dan nomor urut
e. Jenis kertas
10. Yang berhak menyetujui pembuatan konsep surat adalah ……….

a. Konseptor
b. Sekretaris
c. Juru ketik
d. Agendaris
e. Pimpinan perusahaan

1. Nomor surat diketik di?
2. Dalam pembuatan surat penting, biasanya menggunakan bentuk surat!
3. Setelah surat ditandatangani pimpinan, surat diserahkan kepada!
4. Member stempel pada lembar asli adalah tugas dari?
5. Menangani surat dengan menggunakan lembar pengantar berlaku untuk jenis
surat?
MENGELOLA SURAT PENTING DAN
HARU DITERIMA PADA HARI YANG
SAMA
TUJUAN UMUM :
 Melakukan identifikasi perlakuan terhadap macam-macam surat

 Keterampilan memproses surat segera
Mengelola Surat Penting

Sekretaris adalah seorang tangan kanan pimpinannya. Kegiatan rutin yang
dilakukan sekretaris adalah manangani surat-surat yang ditujukan kepada
pimpinannya. Selain itu, sekretaris bertugas memproses surat masuk maupun keluar.
Sebagai tangan kanan pemimpinnya, sekretaris harus dapat membedakan antara surat
penting dan surat tak penting yang diterimanya. Biasanya surat penting diletakkan di
atas meja kerja pimpinan.

Surat dinas penting adalah surat dinas yang isinya bersifat strategis, kebijakan,
operasional kegiatan yang memerlukan proses lebih lanjut dan bila surat hilang maka
akan menjadi masalah yang nantinya akan mempengaruhi organisasi atau
perusahaan. Penanganan surat penting diaksanakan dengan menggunakan kartu
kendali, yaitu kartu yang dilakukan untuk pencatatan dan pengendalian penting surat
masuk dan keluar dalam organisasi.

Cara untuk mengetahui sebuah surat termasuk dalam kategori penting atau tidak
terlalu penting adalah :

1. Meneliti sumber surat
Sumber surat dapat dilihat dari nama pengirim, alamat, dan stempel pos.
Dari itulah sekretaris dapat membedakan mana surat dinas dan pribadi.
2. Memperhatikan aktivitas bisnis dan kehidupan sosial pimpinan, sehingga
sekretaris segera mengenalnya.

3. Memperhatikan cara pengirimannya
4. Cara pengiriman surat yang dilakukan oleh pengirim dapat dijadikan
petunjuk kepada petugas atau sekretaris, apakah surat tersebut tergolong
surat penting atua tidak. Berbagai macam cara pengiriman surat
diantaranya adalah memakai Special mail service, first class mail, second
class, third class, fourth class (parcel class)
Mengirimkan surat penting yang mendadak atau harus tiba pada waktu yang sama
Surat yang Harus Tiba Pada hari yang Sama
merupakan pekerjaan yang memerlukan ketelitian. Betapa tidak, pada dasarnya suatu
perusahaan tidak hanya mengirimkan satu surat setiap harinya, akan tetapi bisa
mencapai puluhan surat. Petugas atau sekretaris harus mampu mengidentifikasi surat-
surat berdasarkan sifat, jenis dan lain-lain untuk dikirim segera dan harus tiba pada
hari yang sama. Maka dari itu petugas harus sudah siap untuk pengiriman yang sesuai
dengan prosedur pengiriman surat yang distandarkan perusahaan. Pada dasarnya
surat jenis ini harus sampai ke tujuan tepat waktu dan isinya harus diketahui oleh pihak
yang bersangkutan dimana waktu harinya yang sama pada saat surat dikirim.
Pemilihan pengiriman dapat dilaksanakan oleh tenaga kurir atau jasa transportasi lain.
Pemilihan
Banyak caraPengiriman Surat Penting
yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk pengiriman sebuah
surat, sehingga perusahaan memilih sarana pengiriman yang tepat dan dianggap baik.
Surat-surat yang telah selesai menjalani pemeriksaan kemudian dipilih cara-cara
pengirimannya berdasarkan :
 Classes of mail
a. First class (kelas utama)
Cocok untuk mengirimkan surat, catatan pribadi, kartu pos, dan cek
b. Second class (kelas II)
Untuk mengirimkan surat kabar dan jurnal atau berkala
c. Third class (kelas III)
Untuk kiriman materi promosi, buku, katolog, bibit tanaman,
perdagangan, dan edaran

d. Fourth class (kelas IV)
Untuk barang dagangan dan barang cetakan. Bila paket di kirim
bersamaan dengan suratnya, maka surat diletakkan di luar paket dan
dibayar dengan jasa first class.
 Special mail service

Ada beberapa pilihan untuk yang khusus :
a. Private courier service
Adalah jasa pengiriman surat dan paket yang diselenggarakan
perusahaan swasta. Umumnya cepat dan tepat dipercaya. Contoh :
TIKI, DHL, Fed Ex

b. Express mail
Dipakai untuk mempercepat pengiriman. Cocok untuk pengiriman surat,
dokumen dan barang dagangan. Contoh : pos kilat, kilat khusus

Dibeberapa negara ada pula express mail next day service, yaitu
pengiriman yang tiba ditujukan pada hari berikutnya dengan express
mail same day airport service, yaitu pengiriman antar airport dalam
negeri yang akan tiba pada hari itu juga di airport tujuan.
c. Registered mail (tercatat)
Cocok untuk mengirimkan dokumen penting dan barnag-barang
berharga. Bila dianggap perlu maka dibuatkan asuransi pos, terutama
untuk dokumen yang berharga.

d. Certified mail
Pengiriman jenis ini mempunyai bukti pengiriman
e. Insured mail
Untuk pengiriman yang diasuransikan, biasanya untuk pengiriman kelas
3 dan 4.
f. Special delivery
Pelayanan pengiriman pos yang lebih cepat dari pada layanan biasa
g. Special handling
Cocok untuk barang kelas 4, dikirim dari kantor pos dalam negeri
dengan proiritas
h. Priority mail
Pelayanan pos kelas satu
 Secara elektornik
a. Melalui mesin faximile, yang dapat mengirimkan dan menerima tulisan
maupun gambar melalui saluran telepon (telecopier)

b. E-mail yaitu pengiriman pesan dengan memanfaatkan saluran internet
c. Telex, yaitu mesin pengirim berita dalam bentuk teks saja dengan
menggunakan mesin tele typerwriter

 Petugas pengantar surat perusahaan
Dalam suatu perusahaan biasanya ada petugas khusus pengantar surat
(kurir), sedangkan surat yang masih bersifat intern atau dalam satu
perusahaan biasanya diantar oleh office boy. Pastikan surat yang sudah
diterima ada tanda buktinya. Nantinya sekretaris dapat mencatatnya ke
dalam buku ekspedisi atau tanda terima.
LATIHAN SOAL!
1. Surat yang ditujukan kepada pimpinan ditandatangani oleh..........
a. Sekretaris
b. Penerima surat
c. Unit pengolah
d. Penata arsip
e. Agendaris
2. Tagihan premi asuransi, tagihan kartu kredit, telepon termasuk surat..............
a. Niaga
b. Bisnis
c. Pribadi
d. Penting
e. Rahasia
3. Surat untuk mengirimkan surat kabar dan jurnal menggunakan paket
pengiriman .................
a. First class
b. Second class
c. Third class
d. Fourth class
e. Fivth class
4. Surat elektronik disebut .............
a. SMA
b. SMS
c. MMS
d. GPRS
e. 3G
5. Insured mail adalah....................
a. Pengiriman yang memiliki bukti
b. Pengiriman yang diasuransikan
c. Pengiriman pos yang lebih cepat
d. Pengiriman oleh perusahaan swasta
e. Pengiriman khusus barang beharga
6. Mesin yang digunakan untuk mengirim gambar dan tulisan melalui saluran
telepon disebut.............
a. Teleconference
b. Telematika
c. Telepon
d. Telegram
e. Facsimile
7. First calss sangat cocok dipergunakan untuk pengiriman...............
a. Kartu pos
b. Wesel
c. Jurnal
d. Catalog
e. Perdagangan
8. Cara mengetahui penting tidaknya surat, yakni………

a. Meneliti sumber surat
b. Membuka isi surat
c. Melihat stempel surat

d. Tanggal pengiriman
e. Melihat lampiran
9. Di bawah ini yang bukan merupakan sifat surta dinas, yaitu……..
a. Strategis
b. Informative
c. Kebijakan
d. Operasional kebijakan
e. Proses lebih lanjut
10. TIKI, DHL, FedEx ,cocok untuk jenis pengiriman ……….
a. Priority mail
b. Private courier service
c. Registered mail
d. Certivied mail
e. Special handling

1. Surat yang ditujukan kepada pimpinan ditandatangani oleh?
2. Meneliti sumber surat dilihat dari!
3. Model pengiriman untuk mempercepat pengiriman, yaitu!
4. Pengiriman yang diasuransikan disebut?
5. surat yang apabila hilang mempengaruhi keberhasilan suatu perusahaan
disebut?
MENGELOLA DAN
MENGIRIM E-MAIL
TUJUAN UMUM :
 Menjelaskan pengetahuan dasar computer

 Menjelaskan prosedur perintah operasi dasar internet untuk mengirim dan
menerima E-mail
Apa itu E-mail
Surat elektronik (disingkat ratel atau surel atau surat-e) atau pos elektronik
(disingkat pos-el) atau nama umumnya dalam bahasa Inggris “e-mail atau email”
(ejaan Indonesila: imel) adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur Internet.
Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan
membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah
biaya untuk membayar sambungan Internet.
E-mail (electronic mail) merupakan salah satu cara pengiriman pesan atau gambar
melalui internet. Untuk menyampaikan pesan atau berkomunikasi, kita cukup
mengetikan pesan kemudian mengirimnya lewat e-mail.
Cara Kerja E-mail
E-mail sudah jadi bagian kehidupan, apalagi untuk orang yang ‘berkecimpung di
dunia IT. Tapi sebenarnya bagaimana cara kerja email itu?
Saat kita mengirim email maka email tersebut di simpan pada email-server
menjadi satu file berdasarkan tujuan email yang berisi sumber dan juga tujuan, serta
dilengkapi tanggal dan waktu pengiriman. Pada saat kita hendak membaca email maka
kita mengakses email server dan membaca pada file yang adalah milik kita dan berisi
email untuk kita dan menampilkannya pada browser.
Pada dasarnya, e-mail sama dengan surat biasa (snail mail) yang harus melewati
kantor pos untuk sampai ke tujuannya. Setelah pengetikan surat melalui komputer
selesai, kemudian dimasukan ke dalam e-mail yang nantinya akan dikirim melalui
server. Ketika e-mail sampai ke server yang menjadi tujuan pengiriman surat, maka e-
mail tersebut disimpan pada sebuah mail box. Si pemilik e-mai atau orang yang
menjadi tujuan e-mail tersebut baru bisa membaca pesan surat setelah membuka mail
boxnya.
Anatomi Alamat E-mail
Alamat E-mail sangat penting untuk mengetahui keberadaan pengirim surat.
Sedangkan untuk alamat e-mail terdiri dari dua bagian yaitu dipisahkan dengan tanda
axon dengan symbol @, misalnya:sandry@yahoo.co.id
Sandry disebut user name, biasanya terletak sebelah kiri @, hal ini berarti
identitas sipemilik alamat e-mail seperti singkatan nama (nickname) nomor atau
apapun juga. User name juga menjadi nama bagi e-mailbox yang dimiliki seseorang di
sebuah server.
Yahoo.co.id disebut domain name, terletak disebelah kanan @ yang
menunjukkan identitas server dimana seorang user memiliki e-mailbox.
Etika Penulisan E-mail
Etika atau Nettiquette adalah etika dalam berkomunikasi melalui e-mail. Seperti
halnya berkomunikasi melalui surat atau berhadap muka, berkomunikasi dengan e-
mail butuh tata cara tersendiri, di antarnya:
1. Jangan terlalu banyak mengutip
2. Perlakuan e-mail secara pribadi
3. Jangan gunakan huruf capital
4. Jangan membicarakan orang lain
5. Jangan gunakan CC
6. Jangan gunakan format HTML
7. Jawablah secara masuk akal
Cara Membuat E-mail
Cara membuat e-mail gratis di google:
Kunjungi gmail.com
Halaman selanjutnya pilih “create an account”
Isi data yang diminta first name = nama depan anda
Last name = nama belakang anda
Desired login name = alamat email yang akan anda buat. Misalnya
masukkan namaanda. Email anda nantinya akan
menjadi namaanda@gmail.com. Jangan lupa untuk clik “check availability”,
harus sampai tertulis namaanda@gmail.com is available
Choose a password = masukkan password anda
Re-enter password = ulangi password anda. tunggu sampai indikasi
berwarna hijua yang berarti aman
Security question = pertanyaan kemanan anda (sebaiknya buat pertanyaan
anda sendiri)
← Answer = jawaban anda
← Recovery email = kosongkan saja
← Location = pilih lokasi anda. biasanya sudah otomatis.
← Masukkan gambar kode yang terlihat
← Kemudian tekan “create my account”
Apabila berhasil, maka akan terlihat seperti gambar di bawah ini
Tidak pake lama, langsung tekan “show me my account”
Selamat, sekarang anda sudah memiliki email. Kalau sudah selesai, jangan
lupa klik “log out”.
Kekurangan dan kelebihan menggunakan e-mail
kelebihan penggunaan email :
1. Nyaman
Untuk mengirim surat tidak perlu ke kantor pos, cukup duduk di depan
komputer yang terhubung Internet dan ketik pesan lalu dikirim ke alamat
tujuan. Bahkan sekarang inie-mail bisa dikirim melalui media komunikasi
mobile seperti ponsel dan PDA (Personal Assistant Data).
2. Cepat
Hanya dengan hitungan detik e-mail dapat dikirimkan ke belahan dunia
manapun.
3. Murah
Biaya pengiriman relatif sangat murah dibandingkan penggunaan telepon
atau surat, terutama jika mengirim surat atau interlokal ke luar daerah atau
luar negeri.
4. Hemat sumber daya
Kita tidak perlu membeli kertas, pulpen, atau memboroskan tinta printer
untuk digandakan lalu dikirimkan ke beberapa orang sekaligus yang tidak
sedikit mengeluarkan biaya.
5. Global
E-mail bisa digunakan oleh siapa saja, di mana saja, dan kapan saja
sebagai sarana komunikasi di seluruh penjuru dunia.
6. Reliabel
Kita bisa menyimpan e-mail di server yang tidak akan hilang kecuali
dihapus.
7. Pesan multimedia
Pesan yang dikirim tidak hanya sekedar teks (tulisan) saja. Isi e-mail dapat
berupa gambar, foto, video, program, bahkan suara.
Kekurangan penguunaan e-mail
1. Salah kirim
Bila sebuah e-mail yang berisi dokumen-dokumen penting salah alamat,
maka ada kemungkinan dokumen tersebut disalahgunakan.
2. Rawan penyadapan
Ada kemungkinan e-mail disadap oleh oknum tertentu, sehingga
dibutuhkan kehati-hatian dalam mengirimkan pesan rahasia.
3. Pemalsuan identitas
Kita tidak bisa memastikan identitas seseorang hanya dengan mengetahui
alamat e-mail yang dimilikinya.
4. Kebanjiran e-mail
Hal ini bisa terjadi karena mailbox sudah terlalu lama tidak dibuka atau
dihapus.
5. Sampah e-mail
Banyak sekali e-mail sampah (junkmail/spam) yang berupa iklan komersial
yang tidak kita harapkan.
6. Respon terlambat
Tidak semua orang membaca e-mail setiap hari sehingga ada
kemungkinan balasan akan mengalami keterlambatan.
E-mail Client
a. Pengenalan Outlook
Ms Outlook adalah sebuah aplikasi pengelolaan klien email dan workgroup yang
dikeluarkan oleh Perusahaan Microsoft. Aplikasi Outlook ini membantu kita dalam
pengelolaan email yang tentunya lebih praktis dibandingkan dengan menggunakan
internet, karena dapat mengontrol dan menghemat waktu kita selama menggunakan
internet. Biasanya MS Outlook sudah 1 paket dalam MS Office, sehingga dalam
menginstallnya cukup dilakukan bersama-sama dengan MS Office. Selain untuk
pengelolaan email, Outlook juga mempunyai beberapa fasilitas lain seperti
pengelolaan kalender kerja, meeting, jadwal tugas dll. Sebenarnya feature MS Outlook
akan lebih optimal apabila di sisi servernya menggunakan MS Exchange.
a. Menu-menu utama outlook
1. Folder List
Folder List menampilkan semua folder yang ada, seperti Inbox,
Personal Folders, dan Public Folders.
2. Toolbar
Toolbar berisi shortcuts dari perintah yang umum digunakan, seperti
"New Mail Message", "Print", dan "Print Preview".
Note: Toolbar dapat diubah sesuai dengan keperluan/keinginan kita.
3. Status Bar
Status Bar menunjukkan banyaknya pesan yang ada pada folder yang
ditunjuk, dan berapa banyak pesan yang belum dibaca jika ada.
4. Outlook Bar
Sama seperti Folder List, Outlook Bar berisi shortcuts untuk fasilitas
yang ada pada Microsoft Outlook, seperti Calendar, Contacts, and
Tasks.
b. Outlook untuk pengelolaan e-mail
1. Membaca Email
Untuk membaca email pastikan Outlook berada pada folder “Inbox”, cukup
dobel klik pada pesan yang ingin dibaca. Pesan akan terbuka pada jendela
baru.
Untuk mengetahui adanya pesan baru, pada windows toolbar ( sudut kiri
monitor ) akan diberi tanda amplop yang diiringi dengan suara “ding”
sebagai bunyi default untuk email yang tiba pada Outlook.
2. Membaca File Attachment
Jika Anda menerima pesan berisi file lampiran (attachment), di folder Inbox
pada Outlook akan di beri tanda paperclip disebelahnya. Untuk membuka
file attachment lakukan langkah berikut :
1. Buka pesan/mail message.
2. Akan ada icon dengan nama file di body text.
3. Dobel klik icon file. File attachment akan terbuka sesuai dengan
program aplikasinya. Anda bisa menyimpannya atau menutup saja filenya.
Cara menyimpan file attachment.
1. Sorot file attachment
2. Klik menu File – kemudian Save attachment.
3. Pilih folder tempat menyimpan file yang diinginkan.
3. Membuat Sub Folder pada Inbox.
Apabila kita ingin mengelompokkan email dan menempatkannya pada
folder tertentu hal ini dapat dilakukan dengan membuat folder baru di
dalam folder Inbox.
Lakukan langkah berikut :
1. Pada folder Inbox klik File
2. Pilih New – pilih Folder
3. Ketik nama folder pada kolom yang tersedia.
4. Membuat/mengirim Email
Untuk membuat pesan (message) baru pada Outlook ikuti langkah berikut:
1. Pada folder Inbox, klik menu File
2. Sorot New
3. Klik menu Mail Message
Note: Proses ini dapat disingkat dengan menekan icon New Mail Message
(sudut kiri atas) pada toolbar Inbox .
Pengelola Personal Address Book atau Alamat E-mail
Outlook menyediakan address book untuk mengelola alamat e-mail yang ada.
Alamat tersebut dapat dikelompokkan secara personal dan group.
Bergabung dengan Mailling List
Mailing list adalah salah satu wadah untuk menjalin komunikasi dalam suatu
komunitas. Cara bergabung dengan mailing list, yaitu:
- Subscribel mendaftar pada salah satu group atau lebih, misalnya:
dikmenjur-subscribe@yahoogroups.com
- Ikuti petunjuk dari administrator dari group yang bersangkutan
LATIHAN SOAL!
1. E-mail adalah singkatan dari..........
a. Electronic mail
b. Electric mail
c. Electronika mail
d. Electring mailing
e. Electronic mailing
2. E-mail yang dikirim ke server disimpan di..............
a. E-mailbox
b. Draft mail
c. Domain
d. User
e. Outbox
3. User name terletak di .................
a. Sebelah kanan @
b. Sebelah kiri @
c. Sebelah kanan dot (.)
d. Sebelah kiri dot (.)
e. Diatara @ dan dot (.)
4. Surat yang diterima e-mail, masuk ke dalam.............
a. Spam
b. Draft
c. Notepad
d. Outbok
e. Inbox
5. Untuk membuat e-mail setelah masuk ke dalam yahoo.com, kita harus meng-
klik tombol....................
a. Sign in
b. Sign up
c. Log in
d. Log out
e. Yahoo ID
6. Dalam membalas e-mail maka cukup meng-klik.............
a. Send
b. Attachment
c. Reply
d. Inbox
e. Outbox
7. Kegiatan memburu di internet disebut...............
a. Hunting
b. Browsing
c. Hiker
d. Upload
e. Facebook
8. Pengisian password minimal……… karakter

a. 5
b. 6
c. 7
d. 8
e. 9
9. Untuk menutup atau keluar dari e-mail, maka klik menu……..
a. Close
b. Tutup
c. Close group
d. Finished
e. Sign out
10. Symbol attachment pada e-mail berbentuk ……….
a. Gambar surat
b. Huruf T
c. Tanda silang
d. Gambar smile
e. Clippaper

1. Nama pengguna e-mail disebut?
2. Bcc ialah singkatan dari!
3. Untuk menghapus e-mail kita dapat meng-klik!
4. Jelaskan bagaimana cara membuat e-mail?
5. Menu yang berisi shortcuts, seperti new mail message, print, dan print priview,
yaitu?

MENGELOLA SURAT MASUK

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

MENGELOLA SURAT MASUK

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul Menangani Surat / Dokumen Kantor

Sri Rahayu Retno Ningtyas, S.Pd

MENDISTRIBUSIKAN SURAT MASUK

 Menjelaskan pengertian pengurusan surat masuk

Pengurusan Surat (Mail Handling)

berita/informasi dari seseorang/lembaga/instansi kepada seseorang/lembaga/instansi

dengan mengikuti aturan dan bentuk tertentu.

masuk dalam sebuah perusahaan merupakan dokumen yang kemudian dapat

pengurusannya harus ditangani secara sistematis.

Sri Rahayu Retno Ningtyas, S.Pd

mendukung kegiatan administrasi sehingga tercapainya tujuan perusahaan.

yang dituju dengan tepat sehingga memudahkan dalam proses kerja.

menunjang dalam pengurusan surat dikenal dengan dua system, yaitu:

dikenal dengan system kartu kendali.

Persuratan Dinas, berdasarkan corak dan bentuknya, surat dibedakan menjadi

memorandum, telegram, faximile, e-mail.

Sri Rahayu Retno Ningtyas, S.Pd

ataupetugas tertentu. Kemudian diteliti alamatnya satu persatu apakah alamatnya

untuk organisasi yang bersangkutan.

pengirim. Apabila pengirimannya melalui pos dapat dikembalikan dengan cara

Demikian pula apabila pengirimannya melalui biro-biro jasa yang lain.

Untuk surat-surat yang benar pada organisasi yang bersangkutan, pada

Surat-surat yang telah diberi tanggal penerimaan tadi disortir berdasarkan

organisasi yang bersangkutan.

kelengkapan-kelengkapan yang ada.

dan surat pribadi atau private atau prive.

Sri Rahayu Retno Ningtyas, S.Pd

alamatnya. Surat-surat pribadi alamatnya biasanya tanpa menggunakan jabatan, tetapi

hanya namanya saja. Seperti misalnya:

Yth. Bapak Ir. Sudirman

Kantor Depdiknas Malang

Yth. Direktur PT. SEMBADA

Jalan Arjuna 505

distaples. Tujuan menyertakan amplopnya adalah untuk:

1. mengetahui alamat si pengirim, apabila pada suratnya tidak ada alamat

2. menghindari hilangnya sesuatu, apabila misalnya ada lampiran yang teringgal

3. Mengetahui tanggal pembuatan surat, apabila pada surat tidak tercantum

tanggal pembuatan surat.

Sri Rahayu Retno Ningtyas, S.Pd

4. Mengetahui tanggal pengiriman surat, khususnya apabila dikirim melalui pos,

4. Pengagendaan Surat Masuk

surat, asal surat, tujuan surat, keterangan.

Contoh Buku Agenda Surat Masuk Sebagai berikut:

No Tanggal Tanggal Nomor Surat Perihal Asal Surat Tujuan Ket

18 21/8/2008 15/8/2008 12/KH/VIII Pajak Kantor Pajak Direktur

Surat-surat diklasifikasikan menurut jenisnya dan tingkat kepentingannya, misalnya

biasa, surat yang hanya berupa informasi.

dan beberapa orang lainnya.

Sri Rahayu Retno Ningtyas, S.Pd

Untuk surat-surat yang ditujukan kepada pimpinan, sebaiknya dalam penyampaiannya

disusun berdasarkan pengklasifikasian. Susunannya dimulai dyang paling penting

BUKU EKSPEDISI INTERN

No Tanggal Terima Nomor Surat Tujuan Surat Tanda Tangan dan

45 12/9/2007 89/Ps/K/IX/07 Bagian Personalia

semacam ini cara pendistribusiannya ada beberapa cara yaitu:

kemudian didistribusikan dengan menggunakan Buku Ekspedisi Intern.

b. Menggunakan Slip Edaran

tanda tangan/parafnya dan diberi tanggal, kemudian diedarkan ke orang berikutnya.

Sri Rahayu Retno Ningtyas, S.Pd

informasi” atau “Hanya untuk diketahui”. Contoh slip edaran:

No. Tujuan Paraf dan Tanggal

c. Menggunakan Slip Tindakan (Action Slip)