PENGELOLAAN SURAT DAN TATA

PERSURATAN DALAM ARSIP

PENGELOLAAN SURAT DAN TATA PERSURATAN
DALAM ARSIP

Abstrak
Surat adalah sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara
tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain. Informasi itu dapat berupa
pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan dan sebagainya.
Pengelolaan surat dalam suatu lembaga diategorikan atas dua, yaitu surat masuk dan surat
keluar. Surat masuk merupakan surat yang diterima oleh organisasi/instansi yang dibuat
oleh organisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan dan surat keluar adalah surat yang
dikirimkan oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh organisasi/ instansi lain yang bersifat
kedinasan. Dalam sebuah lembaga/instansi baik negeri maupun swasta selalu berhubungan
dengan surat-menyurat. Pada dasarnya banyaknya surat yang masuk maupun surat keluar
perlu dilakukan penataan yang baik. Tata persuratan yang dilakukan dengan baik oleh
sebuah lembaga/instansi dapat memudahkan lembaga/instansi tersebut dalam menemukan
kembali surat-surat yang telah diarsipkan tersebut.

Kata-kata Kunci : Pengelolaan, Surat, Tata Persuratan, Arsip

A. Pendahuluan
Bagi masyarakat awam, istilah surat bukanlah sesuatu yang asing. Surat dalam
segala bentuknya merupakan salah satu bentuk dari Arsip. Surat digunakan oleh seseorang
sebagai sarana penyampaian pesan tertulis untuk berbagai kepentingan , baik pribadi,
bisnis, maupun kedinasan. Dalam menulis surat, ada beberapa hal yang harus diperhatikan,
diantaranya adalah: bahasa yang digunakan mudah dipahami, menggunakan kalimat yang
sederhana, isi pesannya jelas-tegas-dan tidak bertele tele. Disamping itu, yang tidak kalah
pentingnya untuk diperhatikan adalah jangan lupa untuk mengunakan kertas yang masih
bersih serta ukurannya sesuai dengan maksud dan tujuan pengiriman surat. Surat dinilai
efektif bila apa yang dikomunikasikan penulis itu sampai kepada tujuannya, sejalan dengan
kehendak si pengirim. Maka dari itu isi atau maksud dari surat itu harus terang dan jelas,
dan tidak menimbulkan salah pengertian pada pihak penerima.
Surat berhubungan erat dengan kantor. Kantor tanpa surat berarti tidak ada
aktivitas yang dapat dilakukan. Besar kecilnya kantor dapat dilihat dari banyak sedikitnya
surat yang terdapat di kantor tersebut. Pengelolaan surat dan tata persuratan merupakan
salah satu komponen penting dalam arsip, karena tata persuratan yang baik akan
mendukung tugas-tugas pimpinan. Pada dasarnya suatu lembaga/instansi akan melakukan
pengawasan yang ketat terhadap surat yang masuk ataupun surat yang keluar.
Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor.
Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke instansi. Dalam
suatu
organisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang
petugas dengan merangkap tugas-tugas lain. Dalam suatu organisasi yang besar
pengurusan surat-surat dapat dikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga
 dipusatkan di suatu bagian khusus, yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Pada umumnya
urusan penerimaan Pelangi Pendidikan, Vol. 20 No. 1 Juni 2013 8.

dan pengiriman surat-surat yang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat-surat masuk dan
juga surat-surat keluar adalah dianggap lebih baik.
Pengelolaan surat baik berupa surat masuk maupun surat keluar haruslah
dilakukan dengan tepat dan sesuai dengan alur pelaksanaan. Banyaknya surat masuk
maupun surat keluar yang diterima dan dikeluarkan oleh suatu lembaga/instansi haruslah
ditata dan diarsipkan dengan baik. Seorang arsiparis yang memilki pengalaman tentu dapat
menyortir mana surat yang perlu diarsipkan dan mana yang tidak.
.
B. Pembahasan
1. Pengurusan surat masuk
Surat Masuk adalah surat yang diterima oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh
organisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan. Setiap kantor dalam setiap harinya akan
menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada yang 1 surat, 2 surat, puluhan surat, bahkan
ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan
dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan. Sebaiknya
semua penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit tersendiri, yaitu unit kearsipan.
Sistem penerimaan surat semacam ini kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan
satu pintu.
Prosedur Pengelolaan surat masuk itu sendiri terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai
berikut :
1. Penyortiran surat
Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor/
instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan. Surat dapat
dipilah berdasarkan:
  Unit Organisasi
  Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit
organisasi di mana surat itu ditujukan.
  Macamnya Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat
pribadi, surat dinas dsb.
  Klasifikasi Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat
kilat/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima
maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).
  Kualifikasi Selanjutnya surat dikelompokkan menurut :
  Surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara), Surat rahasia (kode
R = menimbulkan kerugian negara), Surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui
pejabat tertentu), Surat biasa (kode B)
  Urgensi Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.
  Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu untuk memudahkan dalam
penanganan surat selanjutnya, yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus
disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus
didahulukan.
2. Pembukaan sampul (amplop) surat.
3. Pengeluaran surat dari dalam sampul
4. Pembacaan isi surat
5. Pencatatan di Buku Agenda Masuk
 Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku
agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat.Pencatatan surat sangat
diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk
pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir
dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat
masuk Pelangi Pendidikan, Vol. 20 No. 1 Juni 2013 85
selalu dilakukan padasetiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.
6. Penyampaian/Pendistribusian Surat
Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda kemudian surat-surat itu dikirim kepada
pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada
sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat,
disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman,
dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi.
Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada
buku ekspedisi.
2. Pengurusan surat keluar
Surat Keluar adalah surat yang dikirimkan oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh
oranisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan. Prosedur pengelolaan Surat Keluar Dalam
menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut:
1. Pembuatan konsep
Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan konsep. Ada
beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat dengan baik, yaitu:
a. Penetapan tujuan.

Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat dimulai, harus diketahui

terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut. Seperti untuk membalas surat pesanan.
Dengan mengetahui tujuan ini akan dapat diketahui isi dan macam surat yang akan dibuat.
b. Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan.

Dengan mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat, dapat dipersiapkan informasi
pendukung yang diperlukan untuk surat yang akan dibuat dapat dipersiapkan terlebih
dahulu.Hal ini sudah barang tentu akan mempermudah dalam proses penyusunan konsep
surat.
c. Mengetahui calon penerima surat.

Calon penerima surat perlu di ketahui juga. Hal ini akan sangat membantu dalam memilih
kata-kata dan bahasa yang cocok untuk digunakan dalam surat yang akan dibuat. Kemudian
dalam pembuatan konsep surat harus diusahakan agar konsep tersebut sudah dapat
mencerminkan surat yang sesungguhnya. Maksudnya harus sudah dapat mencerminkan
surat yang baik seperti, yang telah diterangkan sebelumnya.
2. Persetujuan konsep
Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang
bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah orang yang akan
menandatangani surat. Untuk surat yang isinya menyangkut lebih dari satu
pihak/departeman dalam suatu organisasi biasanya konsep tersebut akan dikonsultasikan
terlebih dahulu kepada pihak-pihak/departemen-departemen tadi. Sebagai tanda
persetujuan terhadap konsep tadi, maka pejabat yang berkepentingan terhadap surat itu
akan membubuhkan parafnya pada konsep surat.
3. Pemberian nomor surat
4. Pengetikan konsep
Setelah konsep surat diaprove atau disetujui oleh atasan, kemudian diketik. Dalam proses
pengetikan ini, biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai berikut;
a. diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap
b. dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan
c. memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari segi waktu
pengirimannya dan isinya. Setelah kegiatan hal tersebut di atas diteliti, barulah mulai proses
pengetikan. Dalam proses pengetikan surat ini perlu diperhatikan bahwa bentuknya harus
seragam, sesuai
Pelangi Pendidikan, Vol. 20 No. 1 Juni 2013 86

dengan aturan yang ada pada organisasi yang bersangkutan. Selain itu sudah barang tentu
harus rapi dan tidak boleh ada kesalahan pengetikan. Kemudian perlu diperhatikan juga,
apabila surat tersebut akan dibuat dalam jumlah yang banyak, maka perlu dipikirkan cara
memperbanyak.

5. Penanda tanganan surat

Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan surat tersebut siap
untuk ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan disini adalah antara lain: amplop,
lampiran-lampiran, dan sebagainya. Yang berhak menandatangani adalah orang yang akan
bertanggungjawab terhadap isi surat tersebut. Jadi diserahkan kembali kepada orang yang
telah memberikan parafnya pada konsep surat tersebut.
6. Pemberian cap Stempel
7. Pencatatan surat keluar
Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda Surat Keluar. Yang dicatat
adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat, lampiran, asal surat, dan
keterangan. Semua surat keluar perlu dicatat pada Buku Agenda Surat Keluar, tujuannya
adalah:
a. untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat
b. untuk mengontrol surat yang keluar
c. untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar

8. Pengiriman surat
Proses pengiriman surat secara umum ada dua macam, yaitu;
a. dikirim oleh petugas pengiriman surat
b. dikirim melalui jasa pengiriman surat

Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim perlu dipisah-pisahkan terlebih dahulu, mana
yang akan dikirim oleh petugas dan mana yang akan dikirim melalui jasa pengiriman. Untuk
yang dikirim melalui jasa pengiriman perlu dipisah-pisahkan lagi menurut jenis jasa
pengirimannya, yaitu didasarkan kepada tingkat kepentingannya dan lama waktu
pengirimannya. Seperti misalnya apabila akan menggunakan jasa pos, apakah
menggunakan jenis kiriman biasa, kilat, kilat khusus, tercatat dan sebagainya. Jadi harus
dapat menentukan jenis jasa pengiriman yang tepat sesuai dengan kebutuhan surat yang
akan dikirim. Adapun jasa-jasa pengiriman surat yang dapat dipergunakan adalah ada 3
kemungkinan, yaitu;
a. Perum Pos dan Giro
b. Perum Telekomunikasi
c. Swasta
3. Tata persuratan
Surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan, apapun medianya. Tata
persuratan merupakan tahap penciptaan dalam daur hidup Arsip. Kegiatan tata persuratan
menyangkut materi yang lingkupnya esensial dalam komunikasi kedinasan yang meliputi
penentuan jenis surat, sifat, format surat yang menampung bentuk redaksional serta
penggunaan sarana pengamanan surat, serta kewenangan penandatanganan. Pembakuan
elemen-eleman dalam tata persuratan tersebut apabila dilaksanakan dengan benar dan
konsisten maka efisiensi dan efektifitas dalam rangka menciptakan tata persuratan yang
berdaya guna dan berhasil guna dapat diwujudkan. Adapun tujuan dari tata persuratan
adalah :
a. Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata persuratan.
b. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna dan berhasil guna
c. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian
pelaksanaannya.
d. Mengingkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan
dalam tugas-tugas kedinasan.

Pembakuan tata persuratan bagi organisasi baik bisnis maupun publik akan menjadi
pedoman bagi elemen-eleman yang ada di dalam organisasi tersebut. Sehingga masing-
masing dalam membuat surat tidak menurut Pelangi Pendidikan, Vol. 20 No. 1 Juni 2013 87

selera masing-masing. Dalam hal ini ditentukan jenisnya seperti surat, laporan, produk
hukum maupun formulir. Masing-masing ditentukan juga formatnya. Contoh surat
korespondensi yang memiliki lingkup ekstern dibakukan 1) Kepala Surat (logo,nama dan
alamat, kota, tangga, nomor, sifat surat lampiran, hal dan alamat yang dituju; 2) batang
tubuh (pembuka, isi pokok dan penutup); dan kaki surat (jabatan penandatangan, nama,
tembusan dan cap).Pembakuan ini penting dalam menciptakan efisien dan efektifitas. Bukan
sekedar menjadi pedoman tetapi sekaligus menjadi dasar hukum keabsahan suatu surat.
Sebagai contoh penendatanganan surat. Betapa repotnya kalau semua surat harus
ditandatangani pimpinan tertinggi. Tetapi apabila ada pedoman tentang pendelegasian
wewenang penandatanganan surat, hal tersebut akan lebih memudahkan serta lebih efisien.

C. Penutup
Adapun kesimpulan dari hasil tulisan tersebut diatas bahwa surat dalam segala bentuknya
merupakan salah satu bentuk dari Arsip. Surat berhubungan erat dengan kantor. Kantor
tanpa surat berarti tidak ada aktivitas yang dapat dilakukan.Surat merupakan sarana
komunikasi dalam bentuk tulisan untuk itu segala bentuk surat merupakan bukti dari sebuah
rekaman arsip yang perlu dilakukan pengelolaan dan penataan yang baik. Terciptanya
pengelolaan yang baik harus di dukung oleh berbagai elemen dalam suatu organisasi.
Selain itu juga harus didukung SDM yang professional, anggaran yang memadai, sarana
dan prasarana yang standar, serta system yang baku, aplikatif dan efisien.
Pengelolaan surat terdiri dari pengurusan surat masuk dan surat keluar dimana surat masuk
merupakan surat yang diterima oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh organisasi/ instansi
lain yang bersifat kedinasan dan surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh
organisasi/instansi yang dibuat oleh oranisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan.
Tahap-tahap pelaksanaan pengelolaan surat masuk itu sendiri terdiri atas :
1. Penyortiran surat
2. Pembukaan sampul (amplop) surat.
3. Pengeluaran surat dari dalam sampul
4. Pembacaan isi surat
5. Pencatatan di Buku Agenda Masuk
6. Penyampaian/Pendistribusian Surat
Untuk tahap-tahap pelaksanaan pengelolaan surat keluar terdiri dari :
1. Pembuatan konsep
2. Persetujuan konsep
3. Pemberian nomor surat
4. Pengetikan konsep
5. Penanda tanganan surat
6. Pemberian cap Stempel
7. Pencatatan surat keluar
8. Pengiriman surat
Pengelolaan surat yang dilakukan sesuai dengan alur pelaksaanaan tentu akan tepat
sasaran dan memiliki daya guna yang bermanfaat. Selain pengelolaan surat, suatu
instansi/lembaga juga perlu melakukan tata persuratan apabila dilaksanakan dengan benar
dan konsisten maka efisiensi dan efektifitas dalam rangka menciptakan tata persuratan yang
berdaya guna dan berhasil guna dapat diwujudkan. Adapun tujuan dari tata persuratan
adalah : 
a. Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata persuratan.
b. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna dan berhasil guna
c. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian
pelaksanaannya.
d. Mengingkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan
dalam tugas-tugas kedinasan.

Selain itu untuk memaksimalkan tugas dari suatu lembaga/instansi dalam hal menangani
surat-menyurat agar mendukung nilai kearsipan bagi intansi/lembaga yang bersangkutan
maka perlu ditingkatkan kualitas kinerja tenaga kearsipan, pengadaaan pelatihan bagi
tenaga arsiparis serta daya Pelangi Pendidikan, Vol. 20 No. 1 Juni 2013 88

dukung pimpinan untuk menciptakan kinerja yang baik bagi bawahannya. Dengan demikian
dapat tercipta suatu lembaga/ instansi yang berkualitas dalam hal penanganan surat-
menyurat serta memudahkan pimpinan dalam hal mengambil sebuah keputusan. 
Pengertian Administrasi
Secara Umum
Secara umum, administrasi yaitu usaha dan kegiatan yang berhubungan dengan
penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan. Pengertian administrasi juga
dibedakan menjadi dua yaitu :

 Pengertian dalam arti sempit

administrasi adalah kegiatan yang meliputi catat mencatat, surat-menyurat,
pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda, dan aktivitas lain yang bersifat
teknis ketatausahaan.

 Pengertian dalam arti luas

administrasi adalah seluruh proses kerjasama dari dua orang atau lebih agar
dapat tercapai tujuan melalui pemanfaatan sarana dan prasarana tertentu
secara berdaya guna dan berhasil guna.

 Menurut Safrizal, ST,
 Administrasi dalam arti sempit dikenal dengan istilah tata usaha.
Pengertian administrasi dalam arti luas adalah kegiatan menyusun dan
mencatat data dan informasi secara sistematis baik internal maupun
eksternal yang berguna untuk menyediakan informasi serta memudahkan
untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh.
 Administrasi merupakan cabang ilmu manajemen yang berhubungan
dengan pelaksanaan kegiatan organisasi secara efisien, kapan, dan di
mana pekerjaan tersebut harus dilaksanakan.
 Administrasi yaitu keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau
lebih yang berdasar atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang
telah ditentukan sebelumnya.
 Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian
pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang
melaksanakannya agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.
 Administrasi yaitu penyelenggaraan terhadap pelayanan dan komunikasi
dalam bentuk surat atau musyawarah dalam suatu organisasi.
Tujuan dan Fungsi Administrasi
Administrasi dilakukan bertujuan untuk :

 Menyusun program Kerja

 Mengevaluasi kegiatan organisasi
 Memantau aktivitas administrasi
 Memastikan keamanan kegiatan usaha

Administrasi mempunyai fungsi sebagai berikut.

1. Perencanaan (Planning), merupakan perencanaan yang memerlukan kegiatan

administrasi, baik pengumpulan data, pengolahan data, maupun penyusunan
perencanaan.
2. Penyusunan (Organizing), merupakan usaha menyusun dan membangun
komunikasi kerja agar tujuan organisasi dapat tercapai.
3. Koordinasi (Coordinating), merupakan aktivitas menghubungkan, menyatukan
dan menyesuaikan suatu pekerjaan bawahan agar tercapai kerjasama untuk
mencapai tujuan organisasi.
4. Laporan (Reporting), merupakan kegiatan menyampaikan laporan
perkembangan atau hasil suatu kegiatan kepada leader, baik secara lisan
maupun tulisan.
5. Penyusunan Anggaran (Budgeting), merupakan kegiatan merencanakan dan
mengelola keuangan yang dilaksanakan secara berkesinambungan.
6. Penempatan (Staffing), merupakan aktivitas yang berkaitan dengan
pendayagunaan tenaga kerja, pengembangan, serta perlengkapan di dalam
suatu organisasi.
7. Pengarahan (Directing), merupakan kegiatan bimbingan, saran, perintah, agar
tugas dapat berjalan dengan tepat guna demi tercapai nya tujuan yang telah
ditentukan.

Ciri-Ciri Administrasi
Ciri-ciri yang dimiliki administrasi antara lain :

 Mempunyai tujuan yang jelas

 Terdapat kelompok orang yang terdiri dari dua individu atau lebih
 Terdapat kerja sama
 Terdapat usaha atau proses kerja
 Terdapat kepemimpinan, bimbingan, dan pengawasan