UKM-PA CEMPAGA
1. SISTEM ADMINISTRASI
Sistem Administrasi Organisasi ini sebagai pedoman kegiatan yang akan mencakup beberapa
petunjuk pembuatan surat dan dokumen, proses perjanjian, penggunaan logo organisasi, kertas surat
dan tata upacara yang berlaku dilingkungan UKM-PA CEMPAGA STIKes MEDIKA NURUL ISLAM
SIGLI
Sedangkan untuk keputusan, Surat Keputusan, Surat Mandat, Surat Tugas dan sistem
penomorannya berbeda dari format diatas.
Hormat kami,
Pengurus UKM-PA CEMPAGA
.......................... ...............................
1.1. Wewenang
Yang berwewenang membuat dan menandatangani KEP adalah Pimpinan pada :
a. Musyawarah Anggota
b. Musyawarah Anggota Luar Biasa
c. Rapat Pleno Kelompok (RPK)
Yang dimaksud Pimpinan Musta, Musta LB, dan RPK umumnya terdiri dari misal :
Ketua, Wakil Ketua dan Sekretaris Musyawarah / Rapat.
2.2. Distribusi
Jika SKEP menyangkut atau beberapa orang,maka masing-masing nama tersebut harus
menerima copy SKEP tersebut. Pendistribusiannya harus sesuai kebutuhan dan penerima
suatu SKEP disebut5kan pada bagian tembusan surat.
3. Petunjuk Pelaksanaan (JUKLAK)
Merupakan suatu ketentuan teknis berkaitan dengan pelaksanaan suatu kegiatan dilingkungan
internal oganisasi UKM-PA CEMPAGA STIKes MEDIKA NURUL ISLAM SIGLI, Misalnya untuk
seleksi Penerimaan Anggota Baru, Musyawarah Anggota dll.
3.1 Wewenang
JUKLAK dapat dibuat dan ditanda tangani oleh Ketua Umum atau Ketua Bidang tergantung jenis
pelaksanaan dimaksud. Misalnya untuk seleksi penerimaan anggota baru atau musyawarah
anggota, akan dibuat dan ditanda tangani oleh Ketua Bidang Organisasi dan Keanggotaan,
sedangkan untuk kegiatan Arung Jeram akan dibuat dan ditanda tangani oleh Ketua Bidang Arung
Jeram/SAR.
3.2. Distribusi
JUKLAK harus disampaikan oleh Ketua Umum, Sekertaris Umum dan pihak terkait lain.
4.1. Wewenang
Surat Edaran dapat dibuat dan ditanda tangani oleh Ketua Umum, Sekertaris Umum, Bendahara
dan Ketua Bidang.
4.2. Distribusi
Harus disampaikan kepada objek SE dimaksud dan tembusan harus disampaikan sesuai
kebutuhan.
5.1. Wewenang
Surat Tugas dibuat dan ditandatangani oleh Sekertaris Umum atau Ketua Biadang dan tembusan
disampaikan kepada Ketua Umum.
5.2. Distibusi
Disampaikan pada personal yang diberi tugas dan tembusan diberikan sesuai kebutuhan.
6.2. Distibusi
Surat Mandat harus disampaikan kepada penerima mandat. Copy surat disampaikan kepada
jajaran Dewan Pengurus lainnya dan anggota.
7.1 Wewenang
Surat Pengantar dibuat dan ditandatangani oleh Ketua Umum atau Sekertaris Umum, sedangkan
surat pengantar yang dibuat oleh Ketua Biadang harus mengetahui Ketua Umum.
7.2 Distribusi
Sesuai kebutuhan acara yang akan diselenggarakan.
8.1. Wewenang
Bisa dibuat dan ditanda tangani oleh Ketua Umum, Sekertaris Umum. Untuk surat yang dibuat oleh
bidang atau koordinator Badan/Lembaga Otonom harus dengan mengetahui Ketua Umum.
8.2. Distribusi
Sesuai kebutuhan. Untuk Surat yang ditandatangani oleh Ketua Bidang atau Koordinator
Badan/Lembaga Otonom harus ditembuskan kepada Ketua Umum atau Sekertaris Umum serta
bidang yang terkait dengan isi surat.
9.1. Wewenang
Surat Undangan dapat dibuat dan ditanda tangani oleh Ketua Umum, Sekertaris Umum Ketua
Bidang Koordinator Badan /Lembaga Otonom, Ketua Satgas atau peroranagn yang diberi
wewenang. Surat Undangan yang di buat oleh Ketua Bidang. Koordinator Badan/Lembaga
Otonom, Ketua Satgas atau perorangan yang diberi wewenag harus diketahui oleh Ketua Umum
atau Sekertaris Umum.
9.2. Distribusi
Sesuai kebutuhan acara yang akan diselenggarakan.
10. Surat Rekomendasi (SREK)
Merupakan suatu surat yang di keluarkan oleh organisasi untuk kepentingan penyelenggaraan
suatu kegiatan yang membawa nama organisasi. Biasanya Surat Rekomendasi dari Organisasi
diminta oleh anggota yang akan melaksanakan suatu kegiatan atau Panitia/Satgas Pelaksana
suatu kegiatan.
Yang perlu diperhatikan pada setiap pemberian Surat Rekomendasi adalah :
a. Keseriusan pemohon dalam melaksanakan kegiatan yang dimintakan rekomendasi.
b. Peluang bahwa kegiatan akan berlangsung. Agar dihindari penyalahgunaan Surat
Rekomendasi di gunakan untuk kepntingan pribadi.
c. Kepada pemohon harus diberikan syarat, terutama yang berkaitan dengan penyelenggaraan
kegiatan, akan tunduk kepada peraturan organisasi yang berlaku.
d. Sebelum Surat Rekomendasi diberikan. Pemohon mengisi formulir permohonan rekomendasi
kegiatan atau dapat pula dengan membuat Surat Permohonan Kepada Dewan Pengurus.
e. Ketentuan mengenai penyelenggara diatur tersendiri dalam suatu Surat Keputusan Dewan
Pengurus UKM-PA CEMPAGA STIKes MEDIKA NURUL ISLAM SIGLI.
10.1. Wewenang
Surat Rekomendasi dibuat dan ditandatangani minimal oleh Sekretaris Umum atau Ketua Bidang.
10.2. Distribusi.
Diberikan kepada pihak yang memerlukan adanya Surat Rekomendasi tersebut, misalnya Anggota
yang akan melaksanakan suatu kegiatan atau Panitia/Satgas Pelaksana suatu kegiatan.
Tembusan disampaikan kepada Ketua Umum dan Pihak terkait. Untuk Surat Rekopmendasi yang
dikeluarkan Ketua Bidang/Koordinator Badan/Lembaga Otonom harus ditembuskan kepada ketua
Umum.
11.1. Wewenang.
Dibuat dan ditandatangani oleh Ketua Pelaksana Kegiatan dengan mengetahui KETUA Umum
atau Sekretaris Umum dan atau Bidang terkait.
11.2. Distribusi
Disampaikan kepada Mass Media Lokal/Daerah, dan Nasioanl. Dan kepada Ketua Umum sebagai
laporan.
12.1. Wewenang
Dibuat dan ditandatangi oleh Ketua Pelaksana, atau anggota yang ditugaskan mengikuti suatu
kegiatan dengan mengetahui Ketua Umum.
12.2. Distribusi
Disampaikan kepada pihak-pihak luar organisasi yang telah berpartisipasi/membantu jalanya
kegiatan, Ketua Umum, dan Sekretaris Umum, dan Ketua Bidang terkait dengan kegiatan.
B. PERIJINAN KEGIATAN
Pada perinsipya dalam setiap melaksanakan kegiatan, agar dapat berlangsung mulus sesuai
dengan rencana, kita harus memperhatikan aspek perijinan, apalagi untuk kegiatan yang melibatkan
orang lain. Prosedur perijinan kegiatan pada prinsipya sangatlah mudah tergantung pada level
kegiatan apakah Nasional, Regional, atau Lokal/Daerah
Sebagai ilustrasi akan diberikan proses perijinan untuk kegiatan bersekala nasional, yaitu
Kejuaraan Nasional Panjat Tebing. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mendapat ijin pelaksanaan
adalah sebagai berikut :
1. Ijin tertulis mengenai penggunaan tempat dari pemilik/pengelola, misalya : STIKes
2. Rekomendasi Pengcab FPTI
3. Rekomendasi Pengda FPTI
4. Rekomendasi KONI
5. Rekomendasi dari pihak-lain yang terkait.
Jika hal – hal tersebut diatas telah dipenuhi, setelah secara resmi diterima, kita akan menerima
tanda terima dokumen yang akan digunakan untuk mengambil surat ijin dimaksud. Surat ijin yang
diberikan akan ditembuskan ke pihak-pihak terkait, misalnya; Kapolda atau Kapolres atau Kantor
Kepolisisan, Fakultas atau Universitas dan pihak lainnya.
Pada beberapa kegiatan berskala Daerah, Regional atau Nasional yang biasanya dilakukan
oleh suatu organisasi yang berkaitan dengan kegiatan panjat tebing, biasanya diperlukan
rekomendasi dari PP FPTI, Pengda/Pengcab FPTI dan KONI Propinsi/Kabupaten untuk itu
rekomendasi dari Dewan Penguru/Fakultas/Universitas biasanya diminta oleh ketiga lembaga
tersebut.
Dalam keadaan darurat, dimungkinkan untuk menggunakan kertas surat hitam putih yang bisa
dibuat dengan memfoto copy satu buah master. Terutama untuk surat atau dokumen yang merupakan
tembusan.
D. LAMBANG, BENDERA DAN PAPAN NAMA.
Lembaga, bendera dan papan nama pada dasarnya merupakan citra organisasi UKM-PA
CEMPAGA STIKes MEDIKA NURUL ISLAM SIGLI secara visual, karena itu harus dijaga agar tidak
menyimpang dan makna yang semula diharapkan.
E. TATA UPACARA
Adalah suatu rangkaian kegiatan yang ditata sesuai ketentuan agar tertib dan khidmat demi
tercapainya tujuan. Tata upacara yang dimaksud disini adalah tata upacara sederhana sesuai dengan
versi dan kebutuhan organisasi, tidak terpaku pada tata upacara formil (kenegaraan/kemiliteran).
1. Tujuan Upacara
a. Mewujudkan, memperkokoh, serta menumbuhkembangkan rasa tanggug jawab, kesetian,
kebersamaan dan pengabdian masyarakat dengan memberikan yang terbaik bagi bangsa.
b. Menumbuhkan motivasi dan tekad serta semangat juang kepada seluruh anggota untuk
mencapai perestasi terbaik demi bangsa dan negara dengan tetap memperhatikan bahwa
persahabatan antar bangsa/daerah merupakan tujuan utama.
c. Membangkitkan, menegakkan kekokohan disiplin, sportifikasi, dalam setiap pelaksanaan
kegiatan.
d. Sebagai bentuk pemberian penghargaan dan penghormatan terhadap rasa tanggung jawab
atas prestasi yang telah dicapai serta pengabdian anggota kepada organisasi
e. Menciptakan suasana dan rasa kegembiraan yang merupakan landasan keberhasilan serta
keyakinan terhadapp persahabatan sebagai warisan terbesar organisasi UKM-PA
CEMPAGA STIKes MEDIKA NURUL ISLAM SIGLI.
2. Perlengkapan Upacara
Ada beberapa perlengkapan jenis upacara yang ada di organisasi UKM-PA CEMPAGA STIKes
MEDIKA NURUL ISLAM SIGLI antara lain :
a. Atribut Keanggotaan (Mitella)
b. Bendera Resmi Organisasi dan Kampus
3. Jenis Upacara
Ada beberapa jenis upacara yang ada di organisasi UKM-PA CEMPAGA STIKes MEDIKA NURUL
ISLAM SIGLI antara lain :
a. Upacara Pelantikan/Pengukuhan Anggota Muda dan Anggota Tetap
b. Upacara Pelantikan/Pengukuhan Kepengurusan
c. Upacara Pembukaan/Penutup Suatu Kegiatan.
II. KEANGGOTAAN.
Sebuah organisasi dalam perjalananya sangatlah memerlukan anggota. Dalam hal penerimaan
anggota UKM-PA CEMPAGA STIKes MEDIKA NURUL ISLAM SIGLI, dilakukan melalui suatu seleksi
pada kegiatan Pendidikan dan Latihan Dasar (Seleksi Penerimaan Anggota) yang diselenggarakan
minimal setiap satu tahun sekali. (Jenis Anggota dan Keanggotaan telah dan dijelaskan dalam AD/ART)
1. Penerimaan Anggota
Untuk merekrut anggota, Dewan Pengurus membentuk suatu kepanitian/satuan tugas yang dibentuk
melalui rapat anggota. Panatia yang telah terbentuk tersebut bertugas mempersiapkan segala hal
terkait dengan pelaksanaan kegiatan seleksi penerimaan anggota dibawah koordinasi ketua bidang
organisasi dan keanggotaan.
Syarat-syarat umum mengikuti seleksi penerimaan anggota pada UKM-PA CEMPAGA STIKes
MEDIKA NURUL ISLAM SIGLI adalah :
a. Warga Negara Indonesia
b. Sehat Jasmani dan Rohani
c. Tidak Sedang Dalam perawatan/pengawasan medis
d. Mahasiswa (i) dari perguruan tinggi di STIKes MEDIKA NURUL ISLAM SIGLI
e. Mengisi formulir pendaftaran yang telah disiapkan
f. Membuat surat pernyataan dan ditandatangani diatas materai 6000
g. Mengikuti materi yang telah dijadwalkan, baik di ruangan atau di lapangan
h. Mengikuti aturan-aturan Panitia Seleksi Penerimaan Anggota dan Ketentuan AD/ART.
2. Pelantikan Anggota
a. Calon Anggota Menjadi Anggota Muda
o Syarat
Telah dinyatakan lulus mengikuti seleksi penerimaan anggota UKM-PA CEMPAGA STIKes
MEDIKA NURUL ISLAM SIGLI - Administrasi Pelantikan
1. Penitia Pelaksanaan melaporkan dan menyerahkan nama-nama peserta yang lulus dalam
seleksi penerimaan anggota kepada Dewan Pengurus untuk pembinaan lanjutan dibawah
koordinasi bidang organisasi dan keanggotaan
2. Bidang Organisasi dan Keanggotaan membuat surat rekomendasi kepada Ketua Umum
tentang nama-nama yang akan dilantik
3. Penomoran Regestrasi Anggota Muda dibuat oleh Bidang Organisasi dan Keanggotaan
setelah berkoordinasi dengan Sekretaris Umum
4. Surat Keputusan Pelantikan dibuat Sekretaris Umum yang ditandatangani oleh Ketua
Umum.
o Tata Cara Pelantikan
1. Pelantikan dilakuakan dalm suatu seremonial upacara pelantikan anggota muda secara
tradisional organisasi (tanpa kontak fisik) yang dihadiri oleh seluruh Panitia Pelaksanaan
Kegiatan Seleksi Penerimaan Anggota dan Dewan Pengurus, Dewan Pembina serta
Anggota yang hadir pada saat itu.
2. Surat keputusan pelantikan dibacakan oleh petugas yang ditentukan
3. Pemberian tanda Keanggotaan berupa Mitella Pengurus dan Dewan pembina yang hadir.
4. Pembacaan Janji Anggota oleh salah seorang anggota yang ditentukan dan wajib diikuti
oleh seluruh Anggota Muda yang dilantik
5. Pembacaan Kode Etik Pencinta Alam Se- Indonesia oleh Anggota yang ditentukaan
dengan diikuti seluruh Anggota Muda yang dilantik.
- Administrasi Pelantikan
1. Bidang Organisasi dan Keanggotaan membuat surat rekomendasi kepada Ketua
Umum tentang nama-nama anggota muda yang telah memenuhi syarat untuk dilantik
2. Surat Keputusan Pelantikan dibuat Sekretaris Umum dan ditandatangani oleh Ketua
Umum
3. Nomor Regestrasi Anggota dibuat oleh Bidang Organisasi dan KEANGGOTAAN
stelah berkoordinasi dengan Sekretaris Umum
4. Kartu Tanda Anggota dibuat oleh Bidang Organisasi dan Keanggotaan
- Administrasi Pelantikan
1. Dewan Pengurus memberikan usul pengangkatan dalam RPK tentang nama-nama
orang yang dinilai memenuhi syarat untuk dilantikan menjadi anggota kehormatan.
2. Nama-nama orang yang akan dilantik menjadi anggota kehormatan disahkan RPK dan
dipertanggung jawabkan pada MUSTA
3. Surat keputusan pelantikkan ditandatangani oleh ketua umum
4. Penetapan nomor regestrasi anggota dibuat oleh bidang organisasi dan keanggotaan
setelah berkoorganisasian dengan sekretaris umum
5. Kartu tanda anggota dibuat oleh ketua bidang organisasi dan keanggotaan.