PEDOMAN

KESEKRETARIATAN DAN
ADMINISTRASI
HIMASI UBSI KARAWANG
2020

Page | 1
 PERATURAN ORGANISASI
HIMASI UBSI KAMPUS KABUPATEN KARAWANG
I. SISTEM ADMINISTRASI
Sistem Administrasi Organisasi ini sebagai pedoman kegiatan yang akan mencakup
beberapa petunjuk pembuatan surat dan dokumen, proses perjanjian, penggunaan
logo organisasi, kertas surat dan tata cara yang berlaku dilingkungan HIMASI UBSI
Kampus Kabupaten Karawang.

A. SURAT DAN DOKUMEN

Surat merupakan suatu bentuk representasi HIMASI UBSI Kampus Kabupaten
Karawang yang paling sering digunakan dalam kegiatan keseharian. Pembuatan dan
penandatangan suatu surat ditentukan oleh jenis dan tujuan surat dimaksud.

1. Bentuk Penulisan Surat

a. TANGGAL dan NOMOR
Penulisan tanggal dan Nomor surat resmi harus mengikuti kaidah sebagai berikut :
Ditulis dipojok sebelah kiri dan kanan atas kertas, sbb :
Tempat, Tanggal Bulan Tahun
Nomor : 001/Jenis_Surat/Yang Mengeluarkan/Nama Instansi/MM/YYYY

Contoh :

Nomor : 001/SK/BPH/HIMASI-UBSIKRW/10/2020
Tentang :
Perihal : S urat Keputusan

Artinya :
Nomor surat adalah 001 (tiga digit angka), jenis surat adalah Surat Undangan,
Dikeluarkan oleh Ketua HIMASI, UBSI Kampus Kabupaten Karawang, bulan
adalah 10 (Angka) dan Tahun adalah 2020. (Empat Digit).

Sedangkan untuk keputusan, Surat Keputusan, Surat Mandat, Surat Tugas dan
sistem penomorannya berbeda dari format diatas.

b. JENIS dan UKURAN HURUF

Jika memungkinkan penulisan Surat atau Dokumen yang akan diterbitkan
menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran huruf 12 point. Jika tidak
memungkinkan, dapat menggunakan Times News Roman, tetapi tetap dengan
ukuran 12 point. Sedangkan untuk yang diketik dengan mesin tik manual tergantung
dari standar huruf mesin tik bersangkutan.

c. FORMAT GAYA TULISAN

Page | 2
 Standar Bentuk / Gaya penulisan surat dan dokumen format yang digunakan adalah
full Block Style (Bentuk Lurus Penuh).

d. AKHIR dan TANDA TANGAN

pengakhiran dan penandatanganan Surat dan dokumen berbentuk sebagai berikut:
Hormat kami,
Karawang, 22 November
2020
Badan Pengurus Harian
HIMASI UBSI
Kampus Kab. Karawang
Periode 2020

Nama Nama
Ketua Umum Sekretaris Umum

Tembusan :
1. Wakil Ketua Himasi
2. Pembina Himasi
3. Ybs
4. Arsip

Contoh Surat (Terlampir)

Page | 3
Page | 4
2. Jenis Surat dan Dokumen Resmi

Page | 5
Page | 6
Jenis surat dan dokumen resmi yang digunakan Himasi UBSI Karawang adalah
sebagai berikut :
1) Keputusan (KEP)
2) Petunjuk Pelaksanaan (JUKLAK)
3) Surat Edaran (SE)
4) Surat Permohonan (SP)
5) Surat Tugas (ST)
6) Surat Mandat (SM)
7) Surat Pengantar (SP)
8) Surat Biasa (SB)
9) Surat Undangan (UND)
10) Surat Rekomendasi (SR)
11) Laporan Kegiatan (LAP)
12) Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ)

1. Keputusan (KEP)
Merupakan ketetapan yang dihasilkan dari suatu musyawarah atau rapat di tingkat
Musma, Muslub, Rapat Kerja (Raker), Rapat Umum Pengurus, Musyawarah
Anggota, Rapat BPH

1.1. Wewenang
Yang berwewenang membuat dan menandatangani KEP adalah Pimpinan pada :
a) Musyawarah Mahasiswa (MUSMA)
b) Musyawarah Luar Biasa (MUSLUB)
c) Rapat Badan Pengurus Harian (RBPH)
d) Musyawarah Anggota (MUSANG)
e) Rapat Kerja (RAKER)
f) Rapat Umum Pengurus (RUP)

Yang dimaksud Pimpinan MUSMA, MUSLUB, RBPH, MUSANG, RAKER, RUP

umumnya terdiri dari Contoh : Ketua Umum, Wakil Ketua Umum, Sekretaris
Umum dan Bendahara Umum Musyawarah / Rapat.

Page | 7
1.2. Distribusi
Pendistribusiannya harus sesuai kebutuhan, atau disampaikan kepada pengurus. Dan
kepada Ketua Umum sebagai laporan.

2. Surat Keputusan (KEP)

Merupakan ketetapan yang dihasilkan dari suatu rapat pengurus atau rapat anggota
yang sifatnya umum dan berlaku/harus ditaati bagi seluruh anggota.

2.1. Wewenang
Yang berwewenang membuat dan menandatangani Surat Keputusan adalah Pengurus
HIMASI UBSI Kampus kabupaten Karawang, dalam hal ini adalah ketua umum dan
atau Wakil Ketua Umum

2.2. Distribusi
Jika Surat Keputusan menyangkut atau beberapa orang, maka masing-masing nama
tersebut harus menerima copy Surat Keputusan tersebut. Pendistribusian Surat harus
sesuai kebutuhan dan penerima suatu Surat Keputusan yang disebutkan pada bagian
tembusan surat.

3. Petunjuk Pelaksanaan (JUKLAK)

Merupakan suatu ketentuan teknis berkaitan dengan pelaksanaan suatu kegiatan
dilingkungan internal oganisasi HIMASI UBSI Kampus kabupaten Karawang,
Misalnya untuk seleksi Penerimaan Anggota Baru, Rapat Anggota dll.

3.1 Wewenang
JUKLAK dapat dibuat dan ditanda tangani oleh Ketua Umum atau Ketua
Departemen tergantung jenis pelaksanaan dimaksud. Misalnya untuk seleksi
penerimaan anggota baru atau rapat anggota, akan dibuat dan ditanda tangani oleh
Ketua Departemen yang bersangkutan, sedangkan untuk kegiatan pelatihan akan
dibuat dan ditanda tangani oleh Ketua Departemen Ke-Organisasian.

3.2. Distribusi
JUKLAK harus disampaikan oleh Ketua Umum, Sekretaris Umum dan pihak terkait
lain.

4. Surat Edaran (SE)

Merupakan surat resmi yang digunakan sebagai pemberitahuan atas kebijakan yang
dianggap perlu untuk mendukung pelaksanaan suatu kegiatan atau dalam rangka
mendukung kegiatan sehari-hari.

4.1. Wewenang
Surat Edaran dapat dibuat dan ditanda tangani oleh Ketua Umum, Wakil Ketua
Umum ,Sekertaris Umum, Bendahara dan Kepala Departemen.

4.2. Distribusi

Page | 8
Harus disampaikan kepada objek SE dimaksud dan tembusan harus disampaikan
sesuai kebutuhan.

5. Surat Tugas (ST)

Surat jenis ini merupakan pegangan bagi pelaksana tugas tertentu, misalnya
seseorang anggota yang ditugaskan mengikuti pelatihan atau perlombaan suatu
event. Dalam
Surat Tugas harus disebutkan semua konsekuensi yang timbul atas penugasan
dimaksud, Misalnya dalam hal pembuatan laporan.

5.1. Wewenang
Surat Tugas dibuat dan ditandatangani oleh Sekertaris Umum atau Kepala
Departemen dan tembusan disampaikan kepada Ketua Umum.

5.2. Distibusi
Disampaikan pada personal yang diberi tugas dan tembusan diberikan sesuai
kebutuhan.

6. Surat Mandat (SM)

Surat Mandat berkaitan dengan terjadinya pelimpahan wewenang/tugas sementara
pengurus. Surat mandat ini dibuat oleh personalia pengurus yang bersangkutan pada
saat sedang meninggalkan/berhalangan menjalankan kewajibannya atau tugas
organisasi di luar daerah yang waktunya lebih dari 3 hari kepada pengurus lainnya
pada tingkatan sejajar yang tidak berhalangan.

6.1. Wewenang
Surat mandat dapat dibuat dan ditanda tangani oleh setiap pejabat Dewan Pengurus
dibawah atau sejajar dengan yang bersangkutan.

6.2. Distibusi
Surat Mandat harus disampaikan kepada penerima mandat. Copy surat disampaikan
kepada jajaran Badan Pengurus lainnya dan anggota.

7. Surat Permohonan (SP)

Merupakan pengantar yang disampaikan kepada penerima suatu hal surat, isinya
menerangkan jenis permohonan atau dukumen yang disampaikan misalnya ;
Permohonan izin tempat, Permohonan Penyelenggaraan Kegiatan dll.

7.1 Wewenang
Surat Pengantar dibuat dan ditandatangani oleh Ketua Umum dan atau Wakil Ketua
Umum, sedangkan surat pengantar yang dibuat oleh Ketua Departemen harus di
Ketahui oleh Ketua Umum.

7.2 Distribusi
Sesuai kebutuhan acara yang akan diselenggarakan.

Page | 9
8. Surat Biasa (SB)
Merupakan persentasi ini kepada organsasi lain atau pihak lain yang melakukan
hubungan dengan HIMASI UBSI Kampus kabupaten Karawang

8.1. Wewenang
Bisa dibuat dan ditanda tangani oleh Ketua Umum, Sekertaris Umum. Untuk surat
yang dibuat oleh bidang humas harus dengan mengetahui Ketua Umum.

8.2. Distribusi
Sesuai kebutuhan. Untuk Surat yang ditandatangani oleh Kepala Departemen Sosial
harus ditembuskan kepada Ketua Umum, Wakil Ketua dan atau Sekertaris Umum
serta departemen yang terkait dengan isi surat.

9. Surat Undangan (UD)

Merupakan pemberitahuan yang mengaharapkan kehadiran pihak yang diundang
pada suatu acara kegiatan yang diselenggarakan oleh organisasi ini ditempat waktu
tertentu.

9.1. Wewenang
Surat Undangan dapat dibuat dan ditanda tangani oleh Ketua Umum, Sekertaris
Umum Kepala Departemen Sosial, atau perorangan yang diberi wewenang. Surat
Undangan yang di buat oleh Kepala Departemen Sosial atau perorangan yang diberi
wewenang harus diketahui oleh Ketua Umum, Wakil Ketua dan atau Sekertaris
Umum.

9.2. Distribusi
Sesuai kebutuhan acara yang akan diselenggarakan.

10. Surat Rekomendasi (REKOM)

Merupakan suatu surat yang di keluarkan oleh organisasi untuk kepentingan
penyelenggaraan suatu kegiatan yang membawa nama organisasi. Biasanya Surat
Rekomendasi dari Organisasi diminta oleh anggota yang akan melaksanakan suatu
kegiatan atau Panitia Pelaksana suatu kegiatan.
Yang perlu diperhatikan pada setiap pemberian Surat Rekomendasi adalah :
Keseriusan pemohon dalam melaksanakan kegiatan yang dimintakan rekomendasi.
Peluang bahwa kegiatan akan berlangsung. Agar dihindari penyalahgunaan Surat
Rekomendasi di gunakan untuk kepentingan pribadi.

Kepada pemohon harus diberikan syarat, terutama yang berkaitan dengan

penyelenggaraan kegiatan, akan tunduk kepada peraturan organisasi yang berlaku.
Sebelum Surat Rekomendasi diberikan. Pemohon mengisi formulir permohonan
rekomendasi kegiatan atau dapat pula dengan membuat Surat Permohonan Kepada
Dewan Pengurus.
Ketentuan mengenai penyelenggara diatur tersendiri dalam suatu Surat Keputusan
Pengurus HIMASI UBSI Kampus kabupaten Karawang.

Page | 10
 10.1. Wewenang
Surat Rekomendasi dibuat dan ditandatangani minimal oleh Sekretaris Umum atau
Kepala Departemen.

10.2. Distribusi.
Diberikan kepada pihak yang memerlukan adanya Surat Rekomendasi tersebut,
misalnya Anggota yang akan melaksanakan suatu kegiatan atau Panitia Pelaksana
suatu kegiatan. Tembusan disampaikan kepada Ketua Umum dan Pihak terkait.
Untuk Surat Rekomendasi yang dikeluarkan oleh setiap Ketua Departemen harus
ditembuskan kepada ketua Umum.

11. Press Release

Merupakan suatu bentuk publik atau presentasi atau kegiatan berskala Lokal,
Regional dan Nasional atau bahkan Internasional yang telah berhasil dilaksanakan
oleh Organisasi ini.

11.1. Wewenang
Dibuat dan ditandatangani oleh Ketua Pelaksana Kegiatan dengan mengetahui Ketua
Umum, Wakil Ketua Umum, Sekretaris Umum dan atau Departemen terkait.

11.2. Distribusi
Disampaikan kepada Media Lokal atau Divisi Kominfo yang berada di bawah
nauangan Departemen Sosial. Dan kepada Ketua Umum sebagai laporan.

12. Laporan Kegiatan

Merupakan presentasi suatu kegiatan. Laporan kegiatan harus mencakup bentuk,
waktu dan tempat kegiatan, personil dan anggota yang terlibat, pelaksanaan secara
umum, laporan keuangan dan dokumentasi.

12.1. Wewenang
Dibuat dan ditandatangi oleh Ketua Pelaksana, atau anggota yang ditugaskan
mengikuti suatu kegiatan dengan mengetahui Ketua Umum.

12.2. Distribusi
Disampaikan kepada pihak-pihak luar organisasi yang telah
berpartisipasi/membantu jalanya kegiatan, Ketua Umum, dan Sekretaris Umum, dan
Ketua Bidang terkait dengan kegiatan.

B. PERIJINAN KEGIATAN
Pada perinsipya dalam setiap melaksanakan kegiatan, agar dapat berlangsung
mulus sesuai dengan rencana, kita harus memperhatikan aspek perijinan, apalagi
untuk kegiatan yang melibatkan orang lain. Prosedur perijinan kegiatan pada
prinsipya sangatlah mudah tergantung pada level kegiatan apakah Nasional,
Regional, atau Lokal/Daerah

Page | 11
 Sebagai ilustrasi akan diberikan proses perijinan untuk kegiatan bersekala nasional,
yaitu Kejuaraan Nasional Panjat Tebing. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam
mendapat ijin pelaksanaan adalah sebagai berikut :
Ijin tertulis mengenai penggunaan tempat dari pemilik/pengelola, misalnya :

Universitas/Kampus
Rekomendasi Pengkab FPTI
Rekomendasi Pengda FPTI
Rekomendasi KONI
Rekomendasi dari pihak-lain yang terkait.

Jika hal – hal tersebut diatas telah dipenuhi, setelah secara resmi diterima, kita akan
menerima tanda terima dokumen yang akan digunakan untuk mengambil surat ijin
dimaksud. Surat ijin yang diberikan akan ditembuskan ke pihak-pihak terkait,
misalnya; Kapolda atau Kapolres atau Kantor Kepolisisan, Fakultas/Jurusan atau
Universitas/Kampus dan pihak lainnya.
Pada beberapa kegiatan berskala Daerah, Regional atau Nasional yang biasanya
dilakukan oleh suatu organisasi yang berkaitan dengan kegiatan panjat tebing,
biasanya diperlukan rekomendasi dari PP FPTI, Pengda/Pengcab FPTI dan KONI
Propinsi/Kabupaten untuk itu rekomendasi dari Badan
Pengurus/Fakultas/Universitas biasanya diminta oleh ketiga lembaga tersebut.

C. KERTAS SURAT, KOP SURAT DAN AMPLOP SURAT.

HIMASI UBSI Kampus kabupaten Karawang tentunya ingin menjalankan organisasi
secara tertib dan profgesional. Salah satu ciri keduanya adalah adanya keseragaman
penampilan yang akan ditunjukan oleh organisasi, hal ini jangan diartikan lain.
Untuk itu perlu dibuat pedoman pembuatan Kop Surat HIMASI UBSI Kampus
kabupaten Karawang yang seragam sebagai berikut :

Kertas Surat berukuran F4 (215,9 x 355,6 mm) atau ukuran A4 (210x297 mm).
Warna dan Jenis kertas harus disesuaikan dengan amplop, map dan lainnya sehingga
tidak terjadi kombinasi yang tidak teratur.
Lambang (logo) HIMASI UBSI Kampus kabupaten Karawang ditampilkan pada
kertas surat di pojok sebelah kanan atas.

Lambang (logo) Universitas Bina Sarana Informatika ditampilkan pada kertas surat
di pojok sebelah kiri atas.

Dalam keadaan darurat, dimungkinkan untuk menggunakan kertas surat hitam putih
yang bisa dibuat dengan memfoto copy satu buah master. Terutama untuk surat atau
dokumen yang merupakan tembusan.

D. LAMBANG, BENDERA DAN PAPAN NAMA.

Page | 12
 Lembaga, bendera dan papan nama pada dasarnya merupakan citra organisasi
HIMASI UBSI Kampus kabupaten Karawang secara visual, karena itu harus dijaga
agar tidak menyimpang dan makna yang semula diharapkan.

II. KEANGGOTAAN.
Sebuah organisasi dalam perjalananya sangatlah memerlukan anggota. Dalam hal
penerimaan anggota HIMASI UBSI Kampus kabupaten Karawang, dilakukan
melalui suatu seleksi pada kegiatan Pendidikan Dasar (Seleksi Penerimaan Anggota)
yang diselenggarakan minimal setiap satu tahun sekali. (Jenis Anggota dan
Keanggotaan telah dan dijelaskan dalam AD/ART).

1. Penerimaan Anggota
Untuk merekrut anggota, Pengurus membentuk suatu kepanitian/satuan tugas yang
dibentuk melalui rapat anggota. Panitia yang telah terbentuk tersebut bertugas
mempersiapkan segala hal terkait dengan pelaksanaan kegiatan seleksi penerimaan
anggota dibawah koordinasi ketua umum & wakil ketua
.
 Syarat-syarat umum mengikuti seleksi penerimaan anggota pada HIMASI
UBSI Kampus kabupaten Karawang adalah :
1) Warga Negara Indonesia
2) Sehat Jasmani dan Rohani
3) Mahasiswa UBSI Kampus Kabupaten Karawang
4) Mengisi formulir pendaftaran yang telah disiapkan
5) Membuat surat pernyataan dan ditandatangani
6) Mengikuti materi yang telah dijadwalkan, baik di ruangan atau di lapangan
7) Mengikuti aturan-aturan Panitia Seleksi Penerimaan Anggota dan
Ketentuan AD/ART.

* Materi Dasar Wajib Pendidikan (Materi Buku)

1) Ke-Organisasian.
2) Kepemimpinan
3) Ke-mahasiswaan
4) Wawasan Umum

2. Pelantikan Anggota
a. Calon Anggota Menjadi Anggota Muda
- Syarat
Telah dinyatakan lulus mengikuti seleksi penerimaan anggota HIMASI UBSI
Kampus kabupaten Karawang

- Administrasi Pelantikan

Page | 13
 1. Panitia/Satgas Pelaksanaan melaporkan dan menyerahkan nama-nama peserta yang
lulus dalam seleksi penerimaan anggota kepada Pengurus untuk pembinaan
lanjutan dibawah koordinasi Departemen Ke-organisasian
2. Departemen Ke-organisasian membuat surat rekomendasi kepada Ketua Umum
tentang nama-nama yang akan dilantik
3. Penomoran Anggota Muda dibuat oleh Departemen Ke-organisasian setelah
berkoordinasi dengan Sekretaris Umum
4. Surat Keputusan Pelantikan dibuat Sekretaris Umum yang ditandatangani oleh
Ketua Umum.

- Tata Cara Pelantikan

1. Pelantikan dilakukan dalam suatu seremonial upacara pelantikan anggota muda
secara tradisional organisasi yang dihadiri oleh seluruh Panitia Pelaksanaan
Kegiatan Seleksi Penerimaan Anggota dan Pengurus, Demisioner serta Anggota
yang hadir pada saat itu
2. Surat keputusan pelantikan dibacakan oleh petugas yang ditentukan
3. Pemberian tanda Keanggotaan berupa PIN Logo HIMASI oleh Pengurus dan
Dewan Penasihat yang hadir
4. Pembacaan ikrar Janji Anggota oleh salah seorang anggota yang ditentukan dan
wajib diikuti oleh seluruh Anggota Muda yang dilanti k

b. Pelantikkan Anggota Muda menjadi Anggota Biasa/Anggota Muda

- Syarat
1. Telah mengikuti kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Organisasi 1,2 dan
2. Telah Mencapai Point (100 Point) yang ditentukaan oleh Departemen Ke-
organisasian
- Administrasi Pelantikan
1. Departemen Ke-organisasian membuat surat rekomendasi kepada Ketua Umum
tentang nama-nama anggota muda yang telah memenuhi syarat untuk dilantik
2. Surat Keputusan Pelantikan dibuat Sekretaris Umum dan ditandatangani oleh
Ketua Umum
3. Nomor Anggota dibuat oleh Departemen Ke-organisasian setelah berkoordinasi
dengan Sekretaris Umum

- Tata Cara Pelantikan

1. Pelantikan dilakukan dalam suatu seremonial upacara pelantikan anggota secara
tradisional organisasi yang dihadiri oleh Pengurus serta anggota, Demisioner dan
para tamu undangan.
2. Surat Keputusan pelantikan dibacakan oleh Pembina Himasi UBSI Karawang pada
saat upacara pelantikkan.
3. Pemberian Tanda Keanggotaan berupa PIN Logo HIMASI Oleh Pengurus dan
dewan penasihat.
4. Pembacaan ikrar Janji anggota oleh petugas yang ditentukaan diikuti oleh seluruh
anggota biasa/anggota luar biasa dilantikkan pada saat pelantikan.

- Administrasi Pelantikan

Page | 14
 1. Badan Pengurus Harian memberikan usul pengangkatan dalam Rapat Pengurus
tentang nama-nama orang yang dinilai memenuhi syarat untuk dilantikan menjadi
anggota kehormatan.
2. Nama-nama orang yang akan dilantik menjadi anggota kehormatan disahkan Rapat
Pengurus dan dipertanggung jawabkan pada Musma
3. Surat keputusan pelantikkan ditandatangani oleh ketua umum

- Tata Cara Pelantikkan

1. Pelantikkan dilakukan dalam suatu seremoni upacara pelantikkan anggota secara
tradisional organisasi
2. Surat keputusan pelantikkan dibacakan oleh anggota yang ditentukan pada saat
upacara pelantikan
3. Pemberian tanda keanggotaan berupa PIN Logo HIMASI Serta Pembacaan janji
anggota yang ditentukaan diikuti oleh seluruh anggota kehormatan yang dilantikan

Dengan ini disahkan dalam sidang komisi, Musyawarah Mahasiswa

Himpunan Mahasiswa Sistem Informasi Universitas Bina Sarana Informatika Kampus
Kabupaten Karawang.
Ditetapkan Pada,
Hari :
Tanggal :
Jam :
Ditetapkan di:

Presidium Sidang I Presidium Sidang II Presidium Sidang III

............................... ................................ ..................................

Page | 15