ADMINISTRASI IPNU

2
KONFERENSI BESAR PP IPNU
Pesantren Minhdlul Ulum, Lampung, 18-20 Oktober 2019

ACHMAD JAINURI,S.SOS
Sekretaris PC IPNU Masa Khidmat 2016-2018

Organisasi yang baik, mutlak perlu administrasi yang baik pula.

 Seberapa penting admistrasi

3
Latar Belakang
2 Membuat Administrasi :
Dokumen yang berserakan
Laporan Kegiatan yang tidak terjilid
Dokumen yang sering hilang
Nomor surat tidak urut
Tidak ada Dokumen pendukung Kegiatan
 AdmiNIstarsi

Administrasi
3 berasal dari bahasa
Ad = Intensif, Kepada
2
Ministrare/Ministro = melayani, membantu, memenuhi.
Dapat diartikan, Administrasi adalah proses kerjasama antara dua
orang atau lebih dalam hal tata usaha (surat menyurat, Laporan,
Peralatan, dan Perlengkapan) untuk mencapai tujuan.
 AdmiNIstarsi

3
Peraturan
2 Adminstrasi IPNU
NOMOR : 02/Konbes/IPNU/X/19
Pengesahan Peraturan Administrasi
Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulama

Sistem Administrasi adalah Seperangkat Pranata, Metode, dan tata

aturan mengenai administrasi kesekretariatan IPNU
 TUJUAN ADMINISTRASI

Berdasarkan PPP
3 1. Mendukung Kinerja organisasi secara
umum
2 2. Menjamin penyelenggaraan admisnitrasi
yang teratur dan manajebel
3. Mengoptimalkan potensi kesekretariatan

Pandangan khusus
 Agar mempermudah dalam hal pencarian data kegiatan
sesuai dengan no urut kegiatan/ surat dalam rangka
tertib administrasi disegala kegiatan.
 Sebagai Bukti Identitas Organisasi
 Sebagai Warisan Peradaban
 CAKUPAN ADMINISTRASI

3 1. Surat Menyurat
2. Laporan
2

3. Peralatan Administrasi
4. Perlengakapan
Kesekretariatan
 A. SURAT MENYURAT

FORMAT SURAT
Ukuran Folio/F4 33 x 22 cm
Warna Putih

Kertas HVS antara 60-80 gr

Surat di tulis dg huruf Arial

Narrow

Surat Elektronik berformat PDF /

JPG dengan ketentuan di Scan
 KepALA SURAT
Font Garamond Hitam
(32,5)

PIMPINAN ANAK CABANG

IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA
KECAMATAN KUTOREJO
Sekretariat : Jl. Merpati No. 09 Ngunut Tulungagung Telp. 085730938503
Email ; ipnu_ngunut@gmail.com

Ukuran 3,34
Font Arial warna hijau
Bookman Old style (19,5)
warna hitam (33,5)

Times New Roman

warna hitam (italic) (10)
 PENOMORAN SURAT

Nomor : a/b/c/d/e/f/g
a. Nomor urut surat yang dikeluarkan
b. Kode Tingkatan Kepengurusan
c. Kode Indeks Surat
d. Periodesasi kepengurusan yang berjalan
e. Dua angka terakhir angka kelahiran IPNU/IPPNU
f. Bulan pembuatan surat
g. Tahun Pembuatan Surat

Nomor : 001/PAC/A/X/7354/II/2021
 KODE INDEKS SURAT

PP : Pimpinan Pusat KODE INDEKS UMUM

PW : Pimpinan Wilayah A : Untuk Lingkungan Internal IPNU
PC : Pimpinan Cabang
B : Untuk Lingkungan Eksternal IPNU
PAC : Pimpinan Anak Cabang
C : Untuk NU, Banom lain, lembaga/lajnah
PR : Pimpinan Ranting
di lingkungan NU
PAR : Pimpinan Anak Ranting
PK : Pimpinan Komisariat SK : Surat Keputusan
PKPT. : Pimpinan Komisariat SP : Surat Pengesahan
Perguruan Tinggi Sp : Surat Pengangkatan/ Pemberhentian
SM : Surat Mandat
Angka Kelahiran IPNU SRP : Surat Rekomendasi Pengesahan
IPNU 1373 (73) Hijriyah ST : Surat Tugas
1954 (54) Masehi SPt. : Surat Pengantar
(7354) SKt. : Surat Keterangan

Nomor : 001/PAC/A/X/7354/II/2021
 Nomor, Lampiran, Perihal, dan Alamat

Nomor : 001/PAC/A/X/7354/II/2021
Lampiran : 1(2)
Hal : Undangan Rapat Kerja

Kepada Yth :
1. PAC. IPNU ............
2. PR. IPNU ...............
Di Tempat
 LAMPIRAN/LAMP
 Diisi apabila pada surat itu disertakan surat-surat lain
 Jumlah Lampiran disebut dengan angka
 Angka tersebut menunjukkan beberapa macam lampiran bukan berapa jumlah halaman
 Bila Jumlah Halaman ingin disebutkan, maka di tambah angka di dalam kurung

Contoh Bila Lampiran Bagian dari Surat itu sendiri

Lampiran : 2 (6) bisa ditulis angka dan keterangan.
Artinya, Lampiran dua macam, jumlah , Contoh
lembarannya enam lembar Lampiran : 1 lembar jadwal
Lampiran : 1 bendel proposal

PERIHAL/HAL
o Diisi dengan inti persoalan surat secara singkat dan mudah dimengerti
o Di tulis dengan huruf kecil tanpa garis bawah dan tidak di akhiri titik

Contoh
Hal : Undangan Rapat Kerja
 Pembuka & Penutup Surat

PEMBUKA
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarokatuh
Bismillahirrahmanirrahim

PENUTUP
Wallahulmuwaffiq Ilaa Aqwamiththariq
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarokatuh
 SALAM PEMBUKA

Salam Silaturrahim kami sampaikan, semoga

kita selalu mendapat Rohmat dari Allah SWT,
sehingga dapat menjalankan aktifitas sehari
hari, Aamiin.
 TANGGAL SURAT

Mojokerto, 25 Jumadil Akhir 1442 H

07 Februarai 2021 M

 Ditulis dibawah kanan surat

 Harus disesuaikan dengan tempat/kedudukan organisasi
 Letak kalender hijriyah dibagian atas, sedangkan kalender masehi
dibawahnya dengan dipisah garis
PENGIRIM & TANDA TANGAN
PIMPINAN CABANG
IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA
KABUPATEN MOJOKERTO

MUJIBATUR ROHMAN FAKHRUDIN YUSUF

Ketua Sekretaris

PIMPINAN CABANG
IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA
KABUPATEN MOJOKERTO
Ketua Sekretaris

MUJIBATUR ROHMAN FAKHRUDIN YUSUF

NIA : NIA :
 TEMBUSAN

Tembusan : Badan/organisasi yang

dianggap perlu untuk mengetahui isi surat
tersebut

PIMPINAN CABANG
IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA
KABUPATEN MOJOKERTO

MUJIBATUR ROHMAN FAKHRUDIN YUSUF

Ketua Sekretaris

Tembusan kepada :
1. Yth. PAC IPNU Kecamatan Kutorejo
2. Yth. PR IPNU Desa Kaligoro.
3. Arsip
 SANDI

Sandi : Inisial orang yang mengkonsep dan mengketik

surat

PIMPINAN RANTING
IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA
TANJUNGSARI REJOSARI

MUHAMMAD EKO ACHMAD KASINO

Ketua Sekretaris
ME / ak

ME : Yang mengkonsep surat muh. eko

ak : Yang mengketik surat ah. kasino
Model Penulisan Surat

• Surat Umum disusun model blockstyle, Rata kanan menjorok ke

dalam 6 Spasi kecuali Nomor, Lampiran, dan Perihal
• Khusus surat khusus (Keputusan/Pengesahan/Mandat/
Tugas/Pengantar/Rekomendasi dll) disusun model fullblockstyle
dengan judul center
 JENIS SURAT
a. Surat Keputusan
 JENIS SURAT
b. Surat Permohonan Pengesahan
 JENIS SURAT
c. Surat Pengesahan
 JENIS SURAT
c. Surat Rekomendasi
 JENIS SURAT
c. Surat Mandat
 B. LAPORAN
Laporan Pertangungjawaban (pasal 34)
• Laporan yang disampaikan oleh ketua umum di hadapan
Kongres/Konferensi/Rapat Anggota sebagai pertanggung jawaban
kepemimpinan organisasi diakhir masa khidmat.
• Berupa :
1. Kondisi Obyek organisasi
2. Progres hasil kongres/konferensi/rapat anggota
3. Pelaksanaan program
4. Administrasi, surat, inventaris
5. Laporan keuangan
6. Hambatan-hambatan
7. Kesimpulan
8. rekomendasi
 Laporan Perjalanan (pasal 35)
• Laporan yang disampaikan oleh pengurus atas ikutserta dalam suatu
kegiatan yang dilaksanakan baik IPNU maupaun institusi lain.
• Berupa :
1. Nama, waktu dan tempat kegiatan
2. Ringkasan umum hasil
3. Hambatan
4. Kesimpulan
5. rekomendasi
 Laporan Kegiatan (pasal 36)
• Laporan setalah pelaksanaan kegiatan yang disampaikan oleh panitia
kepada organisasi melalui yang membidangi kegiatan tersebut
• Berupa :
1. Nama kegiatan
2. Waktu, tempat kegaiatan
3. Peserta kegiatan
4. Uraian hasil kegiatan
5. Laporan penggunaan anggaran
6. hamabatan
7. Kesimpulan
8. rekomendasi
 Laporan Berkala (pasal 37)
• Laporan yang disampaikan oleh tingkat kepengurusan tertentu kepada
tingkat kepengurusan yang di atasnya secara bertahap
• Berupa :
1. Program yang direncanakan
2. Kegiatan yang sudah terlaksana
3. Grafik capaian program
4. Laporan penggunaan anggaran
5. hambatan
6. Kesimpulan
7. Rekomendasi
8. Lampiran daftar kegaiatan yang seegra dilaksanakan
 Laporan Program Kerja (pasal 38)
• Laporan menyeluruh mengenai program kerja yang telah dilaksanakan
oleh bidang / departemen tertentu yang disampaikan oleh sekretaris,
bendahara, wakil ketua, dan koordinator bidang/departemen kepada
ketua umum. Selanjutnya disampaikan dirapat pleno
• Berupa :
1. Nomor urut
2. Program kerja tahunan / enam bulanan
3. Bentuk kegiatan
4. Waktu dan tempat
5. hambatan
6. Keterangan
 Laporan Pelaksanaan Program (pasal 39)
• Laporan lengkap program yang telah terlaksana yang disampaikan
oleh organisasi kepada pihak lain yang mendanai program atau yang
memberi kepercayaan untuk melaksanakan program
• Berupa :
1. Nama program 9. Rekomendasi
2. Waktu dan tempat
3. Rangkaian kegiatan
4. Peserta kegiatan
5. Uraian umum output program
6. Laporan penggunaan dana
7. hambatan
8. Kesimpulan
 Peralatan Administrasi
1. Buku Daftar Inventaris
2. Buku Tamu
3. Buku Notulensi
4. Buku Daftar Hadir
5. Buku Daftar Kegiatan
6. Buku Keuangan
6. Buku Ekspedisi
6. Buku Agenda Masuk
 Perlengkapan Administrasi

1. Papan Pengumuman
2. Papan Agenda Kegiatan
3. Bagan Struktur Organisasi
4. Table Program Kerja Tahunan
5. Peta Wilayah Kerja
6. Grafik Target Pencapaian Program
7. Simbol Negara (Foto Presiden, wapres dan
Garuda, Bendera Merah Putih, Bendara
IPNU) dianjurkan pemasangan foto ketua
demisioner
Terima Kasih