ADMINISTRASI

IKATAN PELAJAR PUTRI NAHDLATUL ULAMA

(IPPNU)
“Tertib Administrasi,
Modal Kemajuan Organisasi”
 ADMINISTRASI
2

1 PENGERTIAN
2 PERSURATAN
3 PERALATAN ADMINISTRASI

4 PERLENGKAPAN
 PENGERTIAN
3

Administrasi
 Berasal dari kata latin administrare yang berarti
membantu, melayani dan memenuhi
 Administrasi merupakan rangkaian kegiatan
penataan sebagai usaha kerjasama dari sekelompok
orang untuk mencapai tujuan tertentu
 MACAM-MACAM SURAT

 Surat Keputusan
 Surat Pengangkatan
 Surat Pemberhentian
 Surat Permohonan Pengesahan
 Surat Pengesahan
 Surat Rekomendasi
 Surat Mandat
 Surat Tugas
 Surat Pengantar
 Surat Tindasana/Tembusan
 Surat Salinan
 Surat Reshuffle Pengurus
 Surat Permohonan Tanda Anggota
HO
ME
FORMAT SURAT
5

IPNU IPPNU
kertas FOLIO (33 x kertas F4 (33 x 22
22 cm) cm)
Jenis HVS antara Jenis HVS antara 70
60-80 gram gram
Ditulis dengan font Ditulis dengan font
arial times new roman

BAC
K
HO
ME
BAGIAN-BAGIAN SURAT
6

1. KEPALA SURAT
2. Nomor, lampiran, perihal (hal) Surat
3. Tujuan Surat
4. Pembuka Surat

5. ISI SURAT

6. Penutup Surat
7. Tanggal Surat
8. PENGIRIM SURAT & TTD
9. SANDI & / TEMBUSAN

BAC
K
HO
ME
1. KEPALA SURAT
7
BENTUK KOP SURAT IPPNU
Garamond size 20
Garamond size 16

PIMPINAN CABANG
IKATAN PELAJAR PUTRI NAHDLATUL ULAMA
KABUPATEN MAGETAN Garamond size 16
Sekretariat :Jl. M.T. Haryono, No. 9 Kantor NU Magetan
Telp : (no ketua IPPNU)/ (no sekretaris IPPNU) Email : ipnuippnulawu@gmail.com

Times New Roman

size 10 (italic)
BENTUK KOP SURAT BERSAMA

PIMPINAN CABANG
IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA
IKATAN PELAJAR PUTRI NAHDLATUL ULAMA
KABUPATEN MAGETAN
Sekretariat :Jl. M.T. Haryono, No. 9 Kantor NU Magetan
Telp : (no ketua IPNU)/ (no ketua IPPNU) Email : ipnuippnulawu@gmail.com
HO
ME
2. NOMOR, LAMPIRAN, PERIHAL
10
NOMOR

Contoh
: 016/PAC/A/XV/7354/XII/19(IPNU)
: 016/PAC/A/XIV/7455/XII/19 (IPPNU)
: 016/PAC/A/XV-XIV/7354-7455/XII/19 (Bersama)
: 001/Pan.LAKMUD/A/XV-XIV/7354-7455/XII/19 (Panitia)
BAC
K
HO
ME
2. NOMOR, LAMPIRAN, PERIHAL
11

KODE INDEKS KHUSUS

KODE INDEKS UMUM
A : Untuk Surat Sekretariat
B : Untuk Surat-surat
Keuangan
C : Untuk Departemen-
departemen Dan Lembaga-
Lembaga
SK : Surat Keputusan
SP : Surat Pengesahan
Sp : Surat Pengangkatan/
Pemberhentian
SM: Surat Mandat
Ins.PP : Intruksi Pimpinan Pusat
Ins.PW : Intruksi Pimpinan Wilayah
Ins.PC : Intruksi Pimpinan Cabang
Si. PP : Siaran Pimpinan Pusat
Si. PW : Siaran Pimpinan Wilayah
Si. PC : Siaran Pimpinan Cabang
SR : Surat Rekomendasi
SPT : Surat Pengantar

BAC
K
NOMOR, LAMPIRAN, HAL & ALAMAT
Nomor : a/b/c/d/e/f/
Lampiran : 2 (6)
Perihal/Hal : Undangan Rapat Kerja

Yang Terhormat :
1. PC. IPPNU ............
2. PAC. IPPNU ...............
Di Tempat
 LAMPIRAN
o Diisi apabila pada surat itu disertakan surat-
surat lain
o Jumlah Lampiran disebut dengan angka
o Angka tersebut menunjukkan beberapa
macam lampiran bukan berapa jumlah
halaman
o Bila Jumlah Halaman ingin disebutkan,
maka di tambah angka di dalam kurung
Contoh
Lampiran : 2 (6)
Artinya, Lampiran dua macam, jumlah
lembarannya enam lembar
 HAL/PERIHAL
o Diisi dengan inti persoalan surat
secara singkat dan mudah dimengerti
o Di tulis dengan huruf kecil tanpa garis
bawah dan tidak di akhiri titik

Contoh
Perihal : Undangan Rapat Kerja
 PEMBUKA & PENUTUP SURAT
PEMBUKA
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Bismillahirrahmanirrahim

PENUTUP
Wallahul Muwafiq Ila Aqwamith Thoriq
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Ketentuan diatas dipakai untuk surat-surat

umum IPPNU, kecuali surat keputusan, Intruksi,
Pengesahan dan Mandat
 TANGGAL SURAT
Magetan, 12 Shafar 1437 H
25 November 2018 M

 Ditulis dibawah kanan surat

 Harus disesuaikan dengan
tempat/kedudukan organisasi
 Letak kalender hijriyah dibagian atas,
sedangkan kalender masehi dibawahnya
dengan dipisah garis
PENGIRIM & TANDA TANGAN
PIMPINAN CABANG
IKATAN PELAJAR PUTRI NAHDLATUL ULAMA
KABUPATEN MAGETAN

DIAH ARUM ARINI NUR LAILIATUL JANNAH

Ketua Sekretaris

PIMPINAN CABANG
IKATAN PELAJAR PUTRI NAHDLATUL ULAMA
KABUPATEN MAGETAN

Ketua Sekretaris

DIAH ARUM ARINI NUR LAILIATUL JANNAH

NIA : NIA :
 TANDA TANGAN KEGIATAN
PANITIA PELAKSANA LATIHAN KADER MUDA
IPNU/IPPNU CABANG MAGETAN

YUDI DESRIYANTO EFY ANNI SAADHAH

Ketua Sekretaris

Mengetahui,

PIMPINAN CABANG
IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA
IKATAN PELAJAR PUTRI NAHDLATUL ULAMA
KABUPATEN MAGETAN

PRIA PURWANDANA DIAH ARUM ARINI

Ketua IPNU Ketua IPPNU
 TEMBUSAN
Tembusan : Badan/organisasi yang
dianggap perlu untuk mengetahui isi surat
tersebut

PIMPINAN CABANG
IKATAN PELAJAR PUTRI NAHDLATUL ULAMA
KABUPATEN MAGETAN

DIAH ARUM ARINI NUR LAILIATUL JANNAH

Ketua Sekretaris

Ditembuskan kepada :
1. Yth. MWC. NU Magetan
2. Yth. PC. IPNU Magetan
 LAPORAN

1. Laporan Pertanggungjawaban
2. Laporan Perjalanan
3. Laporan Kegiatan
4. Laporan Berkala
5. Laporan Progam Kerja
6. Laporan Pelaksanaan Program
HO
ME
PENGAJUAN SP
21
Persyaratan meliputi :
A. SURAT PERMOHONAN PENGESAHAN
B. LAMPIRAN-LAMPIRAN :
1. BERITA ACARA PEMILIHAN
2. SK KONFERENSI
3. BERITA ACARA TIM FORMATUR
4. SK TIM FORMATUR
5. SUSUNAN PENGURUS
6. SURAT REKOMENDASI
BAC
K
 PERALATAN ADMINISTRASI
1. Buku Daftar Inventaris
2. Buku Notulensi
3. Buku Tamu
4. Buku Daftar Hadir Kegiatan
5. Buku Daftar Kegiatan
6. Buku Keuangan
7. Buku Ekspedisi
8. Buku Agenda
9. Pengarsipan
10. Cap Agenda
11. Disposisi
12. Stempel
HO
ME
KELENGKAPAN ADMINISTRASI
23
1. BUKU INVENTARIS
No. Index Barang Jenis Barang Jumlah Asal KETERANGAN
01 K-01 Komputer 3 Beli Terpakai/Baik
02 A-01 Almari 2 Inventaris periode lalu Baik
03 P-01 Printer 3 Inventaris periode lalu Rusak
04 P-02 Printer 1 Beli Baik

2. BUKU NOTULENSI
BUKU NOTULENSI
…………………………………….
Hari, tgl : …………………………….
Pukul : …………………………….
Tempat : …………………………….
Agenda : …………………………….
Peserta : ………..

Pimpinan Rapat : …………………………….

Notulen : …………………………….

Kesimpulan :
……………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………….

BAC
K
HO
ME
KELENGKAPAN ADMINISTRASI
24
3. BUKU TAMU
No. HARI/TGL/WAKTU NAMA INSTANSI JABATAN ALAMAT KEPERLUAN TTD

1. Kamis, 22 Oktober 2009 Dedy PAC. IPNU PUCUK Ketua Babat Permohonan
Pukul : 10.00 WIB Ardiansyah Surat Pengesahan
(SP)

4. BUKU DAFTAR HADIR

No. NAMA JABATAN NO. HP TTD
1. MUHAMMAD Ketua Umum PC. IPNU Babat 085xxxxxx 1.

2. MUWASHOLAH Ketua Umum PC. IPPNU 085XXXXXX 2.

Babat

BAC
K
HO
ME
KELENGKAPAN ADMINISTRASI
25
5. BUKU DAFTAR KEGIATAN
HARI/TANGGAL TEMPAT
No. BENTUK KEGIATAN WAKTU PELAKSANA KETERANGAN
PELAKSANAAN PELAKSANAAN
1. Seminar Kewirausahaan 24 Juni 2010 08.00 – 13.00 WIB L-BUM PC. IPNU-IPPNU Graha Starnine Diikuti oleh 2 Perwakilan
(Pelatihan Sablon) Babat Tritunggal Babat PAC Se-Cab. Babat

2. DIKLATAMA 25-27 Juni 2010 CBP-KPP PAC. Sukodadi Lap. Desa Jombok Diikuti oleh perwakilan
PR/PK Se-Kec. Sukodadi

3. Diklat Administrasi 25-27 Juni 2010 PAC. IPNU-IPPNU Kec. SMK Wahid Hasjim Diikuti oleh perwakilan
Maduran Maduran PR/PK Se-Kec. Maduran

4. KONFERANCAB 29 Juli – 02 Agustus 2010 PAC. IPNU-IPPNU Kec. MTs. Al-Khoiriyah

Modo Sidodowo – Modo

6. BUKU KEUANGAN
JUMLAH
No. TGL TRANSAKSI SUMBER PEMASUKAN PENGGUNAAN DEBET KREDIT KETERANGAN

BAC
K
HO
ME
KELENGKAPAN ADMINISTRASI
26
7. BUKU EKSPEDISI
JUMLAH
No. TGL PENGIRIMAN JENIS BARANG ALAMAT TUJUAN PERIHAL NOMOR & TERTANGGAL KETERANGAN

8. BUKU AGENDA SURAT

AGENDA SURAT KELUAR
NO. INDEKS NOMOR TERTANGGAL TUJUAN PERIHAL KETERANGAN

1 C 01 19 September 2015 PCNU BABAT PERMOHONAN REKOMENDASI

SURAT PENGESAHAN
2 A 02 19 September 2015 PW. IPNU JAWA PERMOHONAN REKOMENDASI
TIMUR SURAT PENGESAHAN
3 A 03 19 September 2015 PP. IPNU PERMOHONAN SURA PENGESAHAN PP. IPNU

AGENDA SURAT MASUK

NO. TANGGAL TERIMA PENGIRIM PERIHAL TERTANGGAL TERUSAN DISPOSISI KET.

1 22 November 2015 PAC. IPNU Kec. Pucuk Permohonan SP 15 November 2015 - - Lengkap

2 10 Desember 2015 PAC. IPNU-IPPNU Kec. Sukorame Peringatan Maulid Nabi 7 Desember 2015 - - -

BAC
K
HO
ME
KELENGKAPAN ADMINISTRASI
27
9. DISPOSISI

BAC
K
HO
ME
KELENGKAPAN ADMINISTRASI
28
10. STRUKTUR ORGANISASI

BAC
K
HO
ME
KELENGKAPAN ADMINISTRASI
29
11. AGENDA KEGIATAN
NO BENTUK KEGIATAN HARI/TANGGAL WAKTU TEMPAT KETERANGAN

1. Makesta PC IPNU Sabtu – Minggu, 07 - 08 Pukul : 10.00 WIB Kepulauan Seribu Bidang Pengkaderan harap menyampaikan materi
Kepulauan Seribu Agustus 2010

2. Diklatama CBP Sabtu – Minggu, 07 - 08 Pukul : 15.00 WIB Kepulauan Seribu Perwakilan CBP harap memberikan binaan kepada anggota baru
Agustus 2010 CBP

12. PROGRAM KERJA TAHUNAN

PROGRAM KERJA TAHUN 2010
WAKTU PELAKSANAAN MINGGU/BULAN
NO. JENIS KEGIATAN JULI AGUSTUS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DESEMBER PJ KETERANGAN
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Bidang Organisasi

1 Perbaikan website

2 Pembuatan Data Base Online

3 Sosialisasi & Training Data

Base Online ke PW IPNU

BAC
K
HO
ME
KELENGKAPAN ADMINISTRASI
30
13. TARGET CAPAIAN PROGRAM
NO JENIS KEGIATAN WAKTU PROSENTASE KETERANGAN

01 Seminar Nasional Wawasan 24 Juni 2010 Peserta sangat

Pukul : 08.00 – 13.00
Kebangsaan antusias mengikuti
WIB
100
90
seminar
80
70
60 Pesert a
50 Pembicara
40 Mat eri
30
20
10
0
1 2 3 4

02

03

BAC
K
 ADMINISTRASI
31

4 TATA KELOLAH RUANGAN

1. PAPAN NAMA
2. AGENDA KEGIATAN
3. STRUKTUR ORGANISASI
4. DATA POTENSI ORGANISASI
5. DATA PERSONALIA PENGURUS
6. PROGRAM KERJA
7. DOKUMENTASI KEGIATAN
8. FOTO PENDIRI NU, IPNU, IPPNU
9. BENDERA MERAH PUTIH, NU, IPNU, IPPNU
10. LEMARI ARSIP
11. DLL
HO
ME
TATA KELOLAH RUANGAN
32

BAC
K
HO
ME
TATA KELOLAH RUANGAN
33

BAC
K
HO
ME
TATA KELOLAH RUANGAN
34

BAC
K
PC. IPNU-IPPNU BABAT