ADMINISTRASI

IKATAN
IKATAN PELAJAR
PELAJAR NAHDLATUL
NAHDLATUL ULAMA
ULAMA
(IPNU)
(IPNU)

PC IPNU TULUNGAGUNG
 CURICULUM
ACHMAD ILHAM SULAIMAN
VITAE
Tulungagung, 17 MEI 2000
Desa Majan Kec. Kedungwaru
0877 0460 4136 (telp dan wa)
0857 3378 8134 indah
Ig : ahmad_ilham.id twitter : @ilhamsulaiman17

Pendidikan Formal ;
SDN 1 Majan, MTs Al Huda Kedungwaru,
SMK SORE TA (TPm), IAIN Tulungagung. (HTN)

Riwayat Organisasi ;
Ketua PR IPNU Majan (2015-2016)
Ketua PAC IPNU Kedungwaru (2016 - 2018)
Wasek PC IPNU Tulungagung (2018 - sekarang)
LPM Dimensi (2019-sekarang)
Kabiro Mediasi LSO Advikasi & Riset Dema (2020-sekarang)
Sebelum kita masuk dalam MATERI ADMINISTRASI
IPNU, perlu adanya pemahaman segala bentuk
peraturan di organisasi IPNU
Apa Saja Peraturan Itu ???
 Anggaran Dasar – Anggaran Rumah Tangga Nahdlatul Ulama
(AD – ART NU)

Peraturan Dasar – Peraturan Rumah Tangga

(PD – PRT)

Peraturan Organisasi
(PO)

Peraturan Pimpinan Pusat

(PPP)

PPP Sistem Administrasi PPP Mekanisme Pelantikan

PPP Sistem Kaderisasi PPP Mekanisme Pembuatan KTA
PPP Mekasisme Pengajuan Surat Pengesahan PPP Data Base, dll
 ADMINISTRASI
1 PENGERTIAN
2 PERSURATAN
3 PENGAJUAN SP

4 KELENGKAPAN
5 TATA KELOLAH RUANGAN
5
HO
ME
PENGERTIAN
Administrasi
 Berasal dari kata latin administrare
yang berarti membantu, melayani
dan memenuhi
 Administrasi merupakan rangkaian
kegiatan penataan sebagai usaha
kerjasama dari sekelompok orang
untuk mencapai tujuan tertentu

6
HO
ME
PENGERTIAN
Administrasi meliputi :
 Persuratan;
 Laporan;
 Peralatan Administrasi;
 Perlengkapan sekretariatan.

7
 ADMINISTRASI
4 KELENGKAPAN
1. BUKU INVENTARIS
2. BUKU NOTULENSI
3. BUKU TAMU
4. DAFTAR HADIR
5. DAFTAR KEGIATAN
6. BUKU KEUANGAN
7. BUKU EKSPEDISI
8. BUKU AGENDA SURAT (MASUK-KELUAR)
9. DISPOSISI
10. STEMPEL
11. STRUKTUR ORGANISASI
12. AGENDA KEGIATAN
13. PROGRAM KERJA TAHUNAN
14. GRAFIK CAPAIAN PROGRAM
15. PO/PA DAN PD/PRT
8
 ADMINISTRASI
5 TATA KELOLAH RUANGAN
1. PAPAN NAMA
2. AGENDA KEGIATAN
3. STRUKTUR ORGANISASI
4. DATA POTENSI ORGANISASI
5. DATA PERSONALIA PENGURUS
6. PROGRAM KERJA
7. DOKUMENTASI KEGIATAN
8. FOTO PENDIRI NU, IPNU, IPPNU
9. BENDERA MERAH PUTIH, NU, IPNU, IPPNU
10. LEMARI ARSIP
11. DLL

9
HO
ME
MACAM-MACAM SURAT
Persuratan meliputi :
 SURAT UMUM
 SURAT KEPUTUSAN
 SURAT PENGESAHAN
 SURAT REKOMENDASI
 SURAT PENGANTAR
 SURAT KETERANGAN
 SURAT MANDAT
 SURAT TUGAS
BACK 10
HO
ME
FORMAT SURAT

IPNU IPPNU
 kertas F4 : Untuk  kertas F4 (330 x 215
surat konsideran mm)
 Kertas A4 : Untuk  Jenis HVS antara
surat non konsideran 60-80 gram
 Jenis HVS antara 60-  Ditulis dengan
80 gram font times new
 Ditulis dengan font roman
arial narrow
BACK 11
HO
ME
BAGIAN-BAGIAN SURAT
1. KEPALA SURAT
2. Nomor, lampiran, perihal (hal) Surat
3. Tujuan Surat
4. Pembuka Surat

5. ISI SURAT

6. Penutup Surat
7. Tanggal Surat
8. PENGIRIM SURAT & TTD
9. SANDI & / TEMBUSAN

BACK 12
HO
ME
1. KEPALA SURAT

Font : Times New Roman13

HO
ME
1. KEPALA SURAT

BACK 14
HO
ME
1. KEPALA SURAT

BACK 15
HO
ME
1. KEPALA SURAT

BACK 16
HO
ME
1. KEPALA SURAT

BACK 17
HO
ME
2. NOMOR, LAMPIRAN, PERIHAL
NOMOR

Contoh
: 099/PAC/A/VIII/7354/XII/16 (IPNU)
: 089/PAC/A/VII/7455/XII/16 (IPPNU)
: 110/PAC/A/VIII-VII/7354-7455/XII/16 (Bersama)
BACK : 001/Pan.LAKMUD/A/VIII-VII/7354-7455/XII/16 (Panitia)
18
HO
ME
2. NOMOR, LAMPIRAN, PERIHAL
INDEKS SURAT
 INDEKS UMUM

A : Internal IPNU
B : Eksternal IPNU
C : Untuk NU, Banom, Lembaga atau Lajnah di lingkungan NU

 INDEKS KEPUTUSAN

SK : Surat Keputusan
SP : Surat Pengesahan
Sp : Surat Pengangkatan/ Pemberhentian
SRP : Surat Rekomendasi Pengesahan
SM : Surat Mandat
ST : Surat Tugas
SPt. : Surat Pengantar
SKt. : Surat Keterangan
BACK 19
HO
ME
2. NOMOR, LAMPIRAN, PERIHAL
LAMPIRAN (Lamp.)

 Di isi apabila besertakan surat/lampiran lain

 Jumlah lampiran disebut dg ANGKA
 Apabila jumlah halaman disebutkan, maka di
tambah dengan angka didalam kurung.
misal : 1 (6), berarti jumlah lamp. 1 berkas
sebanyak 6 halaman
BACK 20
HO
ME
2. NOMOR, LAMPIRAN, PERIHAL
PERIHAL (Hal)

 di isi dg INTI / POKOK SURAT secara singkat

dan mudah di mengerti.
 di tulis dg huruf besar (KAPITAL) tanpa garis
bawah dan tidak di akhiri titik

BACK 21
HO
ME
3. TUJUAN SURAT

 di awali dengan “Kepada Yang Terhormat” /

disingkat “Yth”
 SASARAN Tujuan
 Tempat tujuan (di – JAKARTA/ di – tempat)

BACK 22
HO
ME
4. PEMBUKA SURAT

 di awali dengan “Assalamualaikum warahmatullahi

wabarokauh” dengan garis bawah (underline)
 di bawahnya “Bismillahirrahmanirahim”
 pada surat khusus (SK, SP, dll) hanya di gunakan
pembuka “Bismillahirrahmanirahim” tanpa salam
 Kalimat pembuka (jika surat umum)
BACK 23
HO
ME
5. ISI SURAT

 di tulis secara
SISTEMATIS, sesuai
EYD, jelas dan mudah
di mengerti

BACK 24
HO
ME
6. PENUTUP SURAT

 Kalimat penutup (jika surat umum)

 di akhiri dengan “Wallahulmufaqiq ila aqwamihariq”
dengan garis bawah (underline)
 di bawahnya “Wassalamualaikum wr. wb.”
 pada surat khusus (SK, SP, dll) hanya di gunakan
penutup “Wallahulmufaqiq ila aqwamihariq” tanpa
salam
BACK 25
HO
ME
7. TANGGAL SURAT

 Letak bawah sebelah kanan (di atas pengirim surat)

 Di dahului nama kota/ tempat pembuat surat
 Terdiri tanggal, bulan, tahun (Hijriyah & Masehi)
 Tahun hijriyah di atas tahun masehi

26
HO
ME
8. PENGIRIM & TTD SURAT

 Tulisan organisasi & Nama pengirim tidak boleh di

singkat
 Tulisan organisai & jabatan ketua, sekretaris di tulis
title case (karakter kecil) kecuali awal kata di tulis
Kapital
 Nama ketua, sekretaris di tulis dengan huruf
KAPITAL bergaris bawah tebal (bold underline)27
HO
ME
9. SANDI dan atau TEMBUSAN

AA/cw

 Sandi adalah inisial nama orang yang mengonsep dan membuat/mengetik surat
 AA : yang mengonsep surat Asrory Ahmad
 cw : yang mengetik surat Cresnanda Wanda
 Tembusan : badan/organisasi yang di anggap perlu mengetahui isi surat tersebut
 Dimulai dengan yang lebih tinggi, dan diawali dengan “Yth.”
BACK 28
HO
ME
STEMPEL

BACK 29
HO
ME
PENGAJUAN SP
Persyaratan meliputi :
A. SURAT PERMOHONAN PENGESAHAN
B. LAMPIRAN-LAMPIRAN :
1. BERITA ACARA PEMILIHAN
2. SK KONFERENSI
3. BERITA ACARA TIM FORMATUR
4. SK TIM FORMATUR
5. SUSUNAN PENGURUS
6. SURAT REKOMENDASI
BACK 30
HO
ME
PENGAJUAN SP
CONTOH PERMOHONAN PENGESAHAN

BACK 31
HO
ME
PENGAJUAN SP
1. BERITA ACARA PEMLIHAN

BACK 32
HO
ME
PENGAJUAN SP
2. SURAT KEPUTUSAN KONFERENSI

BACK 33
HO
ME
PENGAJUAN SP
3. BERITA ACARA TIM FORMATUR

BACK 34
HO
ME
PENGAJUAN SP
4. SURAT KEPUTUSAN TIM FORMATUR

BACK 35
5. CURICULUM VITAE

36
HO
ME
PENGAJUAN SP
6. SUSUNAN PENGURUS

BACK 37
HO
ME
PENGAJUAN SP
6. SURAT REKOMENDASI MWC NU/ PCNU

BACK 38
HO
ME
PENGAJUAN SP
7. SURAT REKOMENDASI PC / PAC IPNU

BACK 39
HO
ME
KELENGKAPAN ADMINISTRASI
1. BUKU INVENTARIS
No. Index Barang Jenis Barang Jumlah Asal KETERANGAN
01 K-01 Komputer 3 Beli Terpakai/Baik
02 A-01 Almari 2 Inventaris periode lalu Baik
03 P-01 Printer 3 Inventaris periode lalu Rusak
04 P-02 Printer 1 Beli Baik

2. BUKU NOTULENSI
BUKU NOTULENSI
…………………………………….
Hari, tgl : …………………………….
Pukul : …………………………….
Tempat : …………………………….
Agenda : …………………………….
Peserta : ………..

Pimpinan Rapat : …………………………….

Notulen : …………………………….

Kesimpulan :
……………………………………………………………………………………………………………………………………………… .
……………………………………………………………………………………………………………………………………………… .
……………………………………………………………………………………………………………………………………………… .

BACK 40
HO
ME
KELENGKAPAN ADMINISTRASI
3. BUKU TAMU
No. HARI/TGL/WAKTU NAMA INSTANSI JABATAN ALAMAT KEPERLUAN TTD

1. Kamis, 22 Oktober 2009 Dedy PAC. IPNU PUCUK Ketua Babat Permohonan
Pukul : 10.00 WIB Ardiansyah Surat Pengesahan
(SP)

4. BUKU DAFTAR HADIR

No. NAMA JABATAN NO. HP TTD
085xxxxxx
1. MUHAMMAD Ketua Umum PC. IPNU Babat 1.

085XXXXXX
2. MUWASHOLAH Ketua Umum PC. IPPNU 2.
Babat

BACK 41
HO
ME
KELENGKAPAN ADMINISTRASI
5. BUKU DAFTAR KEGIATAN
HARI/TANGGAL
No. BENTUK KEGIATAN WAKTU PELAKSANA TEMPAT PELAKSANAAN KETERANGAN
PELAKSANAAN
1. Seminar Kewirausahaan 24 Juni 2010 08.00 – 13.00 WIB L-BUM PC. IPNU-IPPNU Graha Starnine Diikuti oleh 2 Perwakilan
(Pelatihan Sablon) Babat Tritunggal Babat PAC Se-Cab. Babat

2. DIKLATAMA 25-27 Juni 2010 CBP-KPP PAC. Sukodadi Lap. Desa Jombok Diikuti oleh perwakilan
PR/PK Se-Kec. Sukodadi

3. Diklat Administrasi 25-27 Juni 2010 PAC. IPNU-IPPNU Kec. SMK Wahid Hasjim Diikuti oleh perwakilan
Maduran Maduran PR/PK Se-Kec. Maduran

4. KONFERANCAB 29 Juli – 02 Agustus 2010 PAC. IPNU-IPPNU Kec. MTs. Al-Khoiriyah

Modo Sidodowo – Modo

6. BUKU KEUANGAN
JUMLAH
No. TGL TRANSAKSI SUMBER PEMASUKAN PENGGUNAAN DEBET KREDIT KETERANGAN

BACK 42
HO
ME
KELENGKAPAN ADMINISTRASI
7. BUKU EKSPEDISI
JUMLAH
No. TGL PENGIRIMAN JENIS BARANG ALAMAT TUJUAN PERIHAL NOMOR & TERTANGGAL KETERANGAN

8. BUKU AGENDA SURAT

AGENDA SURAT KELUAR
NO. INDEKS NOMOR TERTANGGAL TUJUAN PERIHAL KETERANGAN

1 C 01 19 September 2015 PCNU BABAT PERMOHONAN REKOMENDASI

SURAT PENGESAHAN
2 A 02 19 September 2015 PW. IPNU JAWA PERMOHONAN REKOMENDASI
TIMUR SURAT PENGESAHAN
3 A 03 19 September 2015 PP. IPNU PERMOHONAN SURA PENGESAHAN PP. IPNU

AGENDA SURAT MASUK

NO. TANGGAL TERIMA PENGIRIM PERIHAL TERTANGGAL TERUSAN DISPOSISI KET.

1 22 November 2015 PAC. IPNU Kec. Pucuk Permohonan SP 15 November 2015 - - Lengkap

2 10 Desember 2015 PAC. IPNU-IPPNU Kec. Sukorame Peringatan Maulid Nabi 7 Desember 2015 - - -

BACK 43
HO
ME
KELENGKAPAN ADMINISTRASI
9. DISPOSISI

BACK 44
HO
ME
KELENGKAPAN ADMINISTRASI
10. STRUKTUR ORGANISASI

BACK 45
HO
ME
KELENGKAPAN ADMINISTRASI
11. AGENDA KEGIATAN
NO BENTUK KEGIATAN HARI/TANGGAL WAKTU TEMPAT KETERANGAN

1. Makesta PC IPNU Sabtu – Minggu, 07 - 08 Pukul : 10.00 WIB Kepulauan Seribu Bidang Pengkaderan harap menyampaikan materi
Kepulauan Seribu Agustus 2010

2. Diklatama CBP Sabtu – Minggu, 07 - 08 Pukul : 15.00 WIB Kepulauan Seribu Perwakilan CBP harap memberikan binaan kepada anggota baru
Agustus 2010 CBP

12. PROGRAM KERJA TAHUNAN

PROGRAM KERJA TAHUN 2010
WAKTU PELAKSANAAN MINGGU/BULAN
NO. JENIS KEGIATAN JULI AGUSTUS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DESEMBER PJ KETERANGAN
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Bidang Organisasi

1 Perbaikan website

2 Pembuatan Data Base Online

3 Sosialisasi & Training Data

Base Online ke PW IPNU

BACK 46
HO
ME
KELENGKAPAN ADMINISTRASI
13. TARGET CAPAIAN PROGRAM
NO JENIS KEGIATAN WAKTU PROSENTASE KETERANGAN
24 Juni 2010
01 Seminar Nasional Wawasan Peserta sangat
Pukul : 08.00 – 13.00
Kebangsaan WIB antusias mengikuti
100
90 seminar
80
70
60 P esert a
50 P embicara
40 Mat eri
30
20
10
0
1 2 3 4

02

03

BACK 47
HO
ME
TATA KELOLAH RUANGAN

BACK 48
HO
ME
TATA KELOLAH RUANGAN

BACK 49
HO
ME
TATA KELOLAH RUANGAN

BACK 50
HO
ME
TATA KELOLAH RUANGAN

BACK 51
HO
ME
TATA KELOLAH RUANGAN

BACK 52
HO
ME
TATA KELOLAH RUANGAN

BACK 53
LOGO

PC. IPNU-IPPNU BABAT