MATERI

“ADMINISTRASI IPNU IPPNU”

Oleh :
Profil Pemateri
Nama : Muhammad Nur Ibnu Qowim
TTL : Kediri, 08 Maret 1998
Alamat : Ds. Jajar Kec. Wates Kab. Kediri
No. HP/WA : 081 555 823 160
Riwayat Pendidikan
1.TK Dharma Wanita Jajar 2005
2.SDN Jajar II 2011
Pengalaman Organisasi di Luar IPNU
3.MTs. Al Muttaquun Wates 2014
1. OSIS tahun 2012 – 2013 sebagai Ketua
4.MAN 5 Kab. Kediri 2017
2. Pramuka tahun 2015 – 2016 sebagai Pradana
5.UIN SATU Tulungagung 2021
Pengalaman Organisasi di IPNU 3. Karang Taruna Jajar tahun 2022 – 2027 sebagai Sekretaris
1. PR IPNU Desa Jajar tahun 2015 – 2017 sebagai Ketua
2.PAC IPNU Kec. Wates tahun 2019 – 2021 sebagai Ketua
3.PC IPNU Kab. Kediri tahun 2019 – 2021 sebagai Wasek II Kaderisasi
4.PC IPNU Kab. Kediri tahun 2021 – 2023 sebagai Sekretaris
5. PAC ISNU Kec. Wates tahun 2021 – 2026 sebagai Wakil Ketua
6. PR GP Ansor Desa Jajar tahun 2023 – 2026 sebagai Wakil Sekretaris
Pendahuluan - 1
 Sejatinya, IPNU dan IPPNU itu adalah organisasi yang berbeda, mereka memiliki PD-
PRT yang masing-masing isinya berbeda, dan memiliki Peraturan Organisasi dan
Administrasi yang berbeda pula.
 Di dalam organisasi IPNU, kita mengenal :
a. PD-PRT (Peraturan Dasar – Peraturan Rumah Tangga), PD-PRT disusun dan dapat
diperbarui setiap kali KONGRES IPNU berdasarkan peraturan yang ketat.
b. PO (Peraturan Organisasi), PA (Peraturan Administrasi), PO dan PA disusun dan
ditetapkan dalam forum KONBES dan RAKERNAS IPNU.
 Sedangkan di dalam organisasi IPPNU selain juga ada PD-PRT, juga ada peraturan
organisasi dan administrasi yang tertuang dalam PPOA (Petunjuk Pelaksanaan
Organisasi dan Administrasi).
 Meskipun kedua organisasi ini berbeda, namun sebenarnya keduanya saling
membutuhkan, bersinergi dan saling melengkapi. Khususnya di wilayah Kabupaten
Kediri. Maka IPNU-IPPNU sebenarnya tidak bisa dipisahkan.
Pendahuluan - 2
 Meskipun IPNU dan IPPNU di Kabupaten Kediri tidak mungkin
dipisahkan, namun secara Peraturan Organisasi dan Administrasinya
harus tetap berpisah (baca : berbeda).

 Sehingga perlu kami perkenalkan bagaimana peraturan administrasi

versi IPNU, versi IPPNU dan bagaimana administrasi jika versi bersama
IPNU dan IPPNU.
Materi 1.1: Dasar Pemikiran pentingnya
Administrasi
IPNU-IPPNU adalah organisasi yang memiliki aturan-aturan sebagai pijakan dalam menjalankan
roda organisasi. Hanya saja perlu diingat adalah aturan itu hanyalah washilah atau sarana dalam
mencapai ghoyah. Artinya jangan sampai pengurus organisasi terjebak dalam aturan-aturan yang
malah menyempitkan gerak dan langkah organisasi.
Selayaknya pula sebuah organisasi, IPNU-IPPNU memerlukan keseragaman gerak langkah yang
didukung oleh administrasi yang baik. Pengelolaan organisasi secara asal-asalan tentu akan
berujung pada amburadulnya perjalanan organisasi yang berimplikasi pada tidak tercapainya
tujuan secara optimal. Bahkan sangat mungkin akan menimbulkan penyimpangan-penyimpangan
yang tidak saja menghambat, tetapi juga meruntuhkan semua harapan-harapan yang telah
dicitakan.

Contoh Sederhana nya :

Organisasi mengadakan acara  perlu undangan, permohonan pemateri, permohonan peserta 
butuh surat  administrasi.  Begitupun selesai acara, perlu dibuatkan Laporan
Pertanggungjawaban  Administrasi.
Organisasi mempunyai program kerja  perlu disosialisasikan, perlu dilaksanakan, perlu
dijadwalkan  membuat Tabel Prokrer  Administrasi
Organisasi mengadakan rapat dan kegiatan lainnya  Perlu dicatat kesimpulannya,
didokumentasikan siapa saja peserta nya  maka butuh Buku Notulen, Buku Daftar Hadir dsb 
Administrasi
Begitu pula diperlukannya Buku Daftar Inventaris, Buku Tamu, Buku Kegiatan, Papan Kegiatan,
Struktur Pengurus Dsb  Semua itu juga termasuk ADMINISTRASI.
 Materi 1.2: Pengertian Administrasi
Administrasi berasal dari bahasa latin : Ad = Intensif dan ministrare =
melayani, membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau
usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua
kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan.
Administrasi berasal dari Bahasa Belanda “Administratie” yang merupakan
pengertian administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha
kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan
ini dalam Bahasa Inggris disebut : Clerical Works (FX. Soedjadi , 1989)
Administrasi dalam arti luas, berasal dari Bahasa Inggris “Administration”
yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas
tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian,
1973).
Jadi administrasi ialah penyelenggaraan daya
dukung organisasi, dan manajemen ialah proses
penyelenggaraan kerja organisasi mulai dari P-O-
A-C-E dst..

Maka kombinasi dari keduanya yaitu

penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh
orang-orang secara bersama-sama (kerjasama)
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

“Manajemen (Pemimpin) adalah Otaknya

Organisasi, dan Administrasi (Asparasek)
adalah Jantungnya.”
Materi 1.3 : Tujuan Administrasi

1. Mendukung kinerja organisasi secara umum;

2. Menjaminpenyelenggaraan administrasi yang
teratur dan manajebel;
3. Mengoptimalkan potensi kesekretariatan.
 Aturan dan Format Surat IPNU-IPPNU secara Umum
Berdasarkan pada Peraturan Administrasi (PA) Bab IV Pasal 5, Format Surat IPNU
adalah :
1. Ukuran Kertas yang dipakai dalam surat menyurat IPNU adalah menggunakan
kertas F4 atau A4. dengan ketentuan;
- Kertas F4 untuk surat yang menggunakan konsederan (konsederan adalah
menimbang, mengingat, memperhatikan, dst. Contohnya : Surat Pengesahan
(SP), Surat Pengangkatan/Pemberhentian (Sp), SRP, dan SK.
- Kertas A4 untuk surat yang tidak menggunakan konsederan (contoh : Surat
Umum (Undangan, Pemberitahuan, Peminjaman barang dst), Surat Tugas,
Surat Mandat, Surat Keterangan)
2. Warna kertas yang digunakan adalah Putih.
3. Jenis kertas HVS antara 60 – 80 gram.
4. Semua surat IPNU ditulis menggunakan font “Arial Narrow”, IPPNU “Times
New Roman”. Untuk ukuran font-nya, tidak ada ketentuan, sehingga bisa
menggunakan ukuran 10,11 atau 12 sesuai kebutuhan.
5. Surat elektronik (surel) berformat PDF atau JPG diperbolehkan, namun
dengan ketentuan discan setelah dicetak (print out) terlebih dahulu.
 Dalam surat IPNU, gunakan font
“Arial Narrow” dengan ukuran
10, 11 atau 12 sesuai
kebutuhan.  IPPNU : Times
New Roman

Dalam surat IPNU, gunakan Kertas A4

untuk Surat Umum, dan F4 untuk Surat
ber-konsideran.  IPPNU sebaliknya.
Yang katanya
ndak penting,
tapi penting..
Contoh Surat Umum Format IPNU (Blockstyle) Contoh Surat Khusus Format IPNU (Fullblockstyle)
1. Setiap surat resmi organisasi pasti memiliki kop surat (Kepala Surat)
2. Kepala surat memuat :
a. Lambang Organisasi
b. Nama Organisasi
c. Tulisan IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA
d. Nama daerah kerja yang didahului dengan nama tingkat administrasi pemerintahan (kecuali untuk
pimpinan yang tidak berkedudukan di ibukota propinsi/ kabupaten/ kecamatan)
e. Alamat sekretariat lengkap
f. Garis dobel melintang
g. Alamat website di bawah logo (jika punya).
3. Warna lambang IPNU sesuai dengan ketentuan warna dalam Peraturan Organisasi.
4. Tingkat kepengurusan organisasi ditulis dengan font garamond warna hitam.
5. Tulisan IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA ditulis dengan huruf kapital dan font arial warna hijau.
6. Nama daerah kerja dan nama tingkat administrasi pemerintahan ditulis dengan huruf kapital dan font bookman old
style warna hitam.
7. Alamat sekretariat ditulis italic (miring) dengan font time new roman warna hitam.
8. Tulisan kepala surat terletak di sebelah kanan lambang dengan posisi simetris.
9. Pada saat-saat tertentu dimungkinkan penggunaan kop surat bersama IPPNU.
 KEPALA SURAT IPNU

Font Garamond Hitam

Bookman Old style warna

hitam Font Arial warna hijau

Pasal 6 ayat 2 huruf g.

Alamat website di bawah logo (jika
punya), jika tidak, maka dapat Times New Roman warna
menggunakan www.ipnu.or.id hitam (italic)
KEPALA SURAT IPPNU

GARAMOND 16
GARAMOND 16

GARAMOND 20
TIMES NEW ROMAN 10 ITALIC
KEPALA SURAT BERSAMA DENGAN
MENGGUNAKAN FORMAT IPNU
KEPALA SURAT BERSAMA DENGAN
MENGGUNAKAN FORMAT IPPNU
 Nomor, Lampiran Dan Perihal Surat IPNU
Nomor surat terdiri dari 7 komponen, masing-masing dipisah dengan garis
miring, seperti a/b/c/d/e/f/g, yang memuat :
a.Nomor urut surat keluar
b.Kode tingkat kepengurusan, Seperti : PP, PW, PC, PCI, PAC, PKPT, PR, PK.
c.Kode indeks surat (dijelaskan pada slide berikutnya)
d.Periodesasi ditulis dengan huruf romawi (Kebalikan Letak dg IPPNU)
e.2angka terakhir kelahiran IPNU IPPNU yakni 73 (1373 H), 54 (1954 M) menjadi
7354, yakni 74(1374 H), 55(1955 M) (Kebalikan Letak dg IPPNU)
f.Bulan pembuatan surat ditulis Romawi
g.2 angka terakhir tahun pembuatan surat, IPPNU ditulis semua
Contoh : IPNU 014/PC/A/XXV/7354/VI/23
IPPNU 014/PC/A/7455/XXIV/VI/2023
1. Nomor surat bertujuan untuk mempermudah
pencatatan surat keluar dan surat masuk.
2. Terdapat perbedaan penomoran surat untuk
IPNU dan IPPNU.
Perhatikan contoh berikut:
 Kalau
IPPNU?

Kalau
IPPNU?

Kalau Kalau
IPPNU? IPPNU?
Tentang Indeks Surat IPNU
Kode Indeks Umum :
A Untuk Internal IPNU
B Untuk eksternal IPNU
C Untuk Banom

Kode Indeks Keputusan :

SK : Surat Keputusan SP : Surat Pengesahan
Sp : Surat pengangkatan/pemberhentian SRP : Surat Rekomendasi pengesahan
ST : Surat Tugas SPt : surat pengantar
SKt : Surat keterangan SM : Surat Mandat
 Lampiran : lampiran di dalam surat
disingkat Lamp, ditulis dengan angka,
angka tersebut menunjukkan jenis
berkas bukan jumlah
halaman/lembaran, jika jumlah halaman
ditulis maka ditambah dengan angka di
dalam kurung.
Contoh : Lamp : 1(6)
 Perihal surat ditulis Hal, diisi dengan
pokok surat secara singkat. Perihal
ditulis dengan huruf besar tanpa garis
bawah dan tidak diakhiri dengan titik.
Lampiran atau disingkat Lamp. diisi apabila pada surat itu
disertakan surat-surat lain.
a. Jumlah lampiran cukup disebut dengan angka;
b. Angka tersebut menunjukkan jumlah jenis/macam berkas, bukan
jumlah halaman;
c. Bila jumlah halaman disebutkan, maka ditambah dengan angka di
dalam kurung.
Misalnya Lamp.: 1 (6), berarti jumlah lampiran 1 berkas sebanyak 6
halaman
d. Dalam organisas lain penulisan Lampiran Disesuaikan dengan Pedoman
Administrasi nya.
Perihal surat atau disingkat Hal. diisi dengan inti isi atau
pokok surat secara singkat dan mudah dimengerti.
Perihal surat ditulis dengan huruf besar (kapital) tanpa
garis bawah dan tidak diakhiri dengan titik.
Contoh :
CONTOH IPNU

CONTOH IPPNU
 F. Badan Surat
Isi surat terdiri dari 3 Bagian :

1.Pembuka

2.Isi Surat
3.Penutup
G. Kaki Surat
1. Penulisan Tempat dan Tanggal
Pembuatan Surat (Sesuai Pedoman
Organisasi dan Administrasi yang
berlaku)
2. Penulisan Identitas yang mengirim
surat beserta Tanda Tangan
3. Juga dapat diberikan pihak terkait
yang harus disertakan, (misal,
mengetahui Kepala Sekolah dsb)
4. Aturan penulisan, jabatan terrendah
ke jabatan tertinggi dimulai dari sisi
kiri ke kanan surat.
5. Tembusan : Tembusan dituliskan jika
surat tersebut perlu ditembuskan
kepada pihak tertentu.
Penulisan tembusan ditulis dari
Struktural tertinggi hingga terrendah.
CONTOH KAKI SURAT
A. Buku Inventaris
Buku daftar inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat
barang/aset/inventaris organisasi.
Buku daftar inventaris dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom,
sebagai berikut:
a. nomor urut barang;
b. nomor indeks/kode barang;
c. nama satuan/jenis barang;
d. jumlah barang;
e. asal mula barang;
f. harga satuan barang (kalau diperoleh dengan membeli);
g. tanggal mulai dipakai;
h. tanggal mulai tidak dipakai (rusak);
i. Keterangan: misalnya ada penambahan barang.
 contoh
Buku Inventaris
No. Index Jenis Jumlah Asal Harga KETERANGAN
Barang Barang

01 K-01 Komputer 3 Beli @ Rp.4.000.000,- Terpakai

02 A-01 Almari 2 Inventaris Terpakai

periode lalu

03 P-01 Printer 3 Inventaris Rusak

periode lalu

04 P-02 Printer 1 Beli @ Rp. 800.000,- Terpakai

B. Buku Notulen
Buku notulensi adalah buku catatan resmi tentang pembicaraan, kesepakatan atau
keputusan yang diambil dalam pertemuan, rapat-rapat atau diskusi-diskusi.
Buku notulesi juga merupakan bahan pertimbangan, peringatan dan evaluasi
setiap menyelenggarakan pertemuan, rapat dan diskusi pada tahap-tahap berikutnya.
Buku notulensi, memuat antara lain:
a. nama pertemuan;
b. hari, tanggal pertemuan;
c. waktu pertemuan (jam mulai dan berakhir);
d. tempat pertemuan;
e. jumlah undangan dan jumlah peserta;
f. nama dan jabatan yang memimpin;
g. nama dan jabatan notulis;
h. Kesimpulan-kesimpulan dari setiap pembicaraan;
i. Keputusan-keputusan yang diambil;
j. rekomendasi (jika ada).
C. Buku Tamu
Buku tamu adalah buku yang digunakan untuk mencatat tamu-tamu
yang datang dan berkeperluan dengan organisasi.
Buku tamu dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom
sebagai berikut:
a. nomor urut;
b. hari, tanggal, jam;
c. nama lengkap tamu;
d. organisasi/institusi tamu;
e. jabatan/status tamu;
f. alamat;
g. keperluan;
h. Tanda tangan tamu.
Buku tamu

No HARI/TGL/ NAMA INSTANSI JABATAN ALAMAT KEPERLUAN TTD

WAKTU

1. Kamis, 22 Fathoni PR. IPNU Desa Ketua Jl. Jiken Ds. Audiensi
Oktober 2009 Jajar – Wates Jajar – Wates – dengan
Pukul : 10.00 Kab. Kediri Pengurus PAC
WIB IPNU
D. Buku Daftar Hadir
Buku daftar hadir adalah buku yang digunakan untuk mencatat kehadiran
peserta rapat, diskusi, lokakarya, pelatihan atau pertemuan-pertemuan lain.

Buku daftar hadir dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom
sebagai berikut:

a. nomor urut;
b. nama lengkap;
c. jabatan;
d. alamat;
e. tanda tangan.

Di setiap halaman buku daftar hadir ditulis nama, hari/tanggal dan

agenda pertemuan.
CONTOH DAFTAR HADIR
DAFTAR HADIR
RAPAT HARIAN PC IPNU KAB. KEDIRI
Jum’at, 23 Oktober 2021
Jl. Imam Bonjol No. 38 Hp. 081555823160 Kediri 64122

No NAMA JABATAN ALAMAT TELP/HP TTD

Pagu
1. SYIFAUDDIN Ketua PC IPNU 085794391160

Wates
2. M. NUR IBNU Sekretaris PC 081555823160
QOWIM IPNU
E. Buku Daftar Kegiatan
Buku daftar kegiatan adalah buku yang digunakan untuk mencatat
setiap kegiatan organisasi, baik internal maupun eksternal.
Buku daftar kegiatan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-
kolom sebagai berikut:
a. nomor urut;
b. nama/jenis kegiatan;
c. hari/tanggal pelaksanaan kegiatan;
d. waktu (pagi, siang, malam/sehari penuh, dll);
e. tempat pelaksanaan;
f. penyelenggara;
g. Keterangan: mencatat hal-hal yang penting, seperti adanya
makalah, dsb.
CONTOH DAFTAR KEGIATAN
DAFTAR KEGIATAN
PIMPINAN CABANG IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA
KABUPATEN KEDIRIMASA
KHIDMAT 2021 - 2023

BENTUK HARI/TANGGAL TEMPAT

No WAKTU PELAKSANA KET
KEGIATAN PELAKSANAAN PELAKSANAAN
1. Seminar 24 Juni 2022 08.00 – Bid. Studi STIKES Jombang – Diikuti oleh
Nasional 13.00 WIB Kebijakan Publik Jawa Timur Perwakilan
Wawasan PC IPNU OSIS SMA se-
Kebangsaan Jombang &
Undangan
OKP/Ormas
tingkat
nasional
2. Workshop 25-27 Juni 2022 Bid. Universitas Sunan Diikuti oleh
Organisasi Keorganisasian Giri Surabaya perwakilan
PC IPNU Jawa Timur bidang
organisasi dari
PW IPNU se-
Indonesia
F. Buku Agenda

INDEKS
NO NOMOR SURAT TERTANGGAL TUJUAN PERIHAL KET
SURAT
 INDEKS TANGGAL TERTANGGAL TERUSA DISPOSI
NO PENGIRIM PERIHAL KET.
SURAT TERIMA SURAT N SI
STEMPEL
A. BAGAN ORGANISASI
Bagan struktur organisasi adalah susunan pengurus yang
Dibuat dalam bentuk bagan.
Bagan struktur organisasi menjelaskan pembagian tugas
pengurus dalam menjalankan tugas-tugas organisasi.
Dalam pembuatan bagan struktur organisasi pada setiap
jalur komando atau koordinasi dicantumkan nama,
jabatan beserta foto yang bersangkutan.
Struktur organisasi dipasang di dinding kantor/sekretariat.
B. Papan Agenda Kegiatan
Papan agenda kegiatan adalah catatan kegiatan yang hendak dilaksanakan,
baik internal maupun eksternal.
Papan agenda kegiatan berbentuk empat persegi panjang sebagaimana papan
pengumuman.
Papan daftar kegiatan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom
sebagai berikut:
a. nomor urut;
b. nama/jenis kegiatan;
c. pelaksana kegiatan;
d. hari/tanggal pelaksanaan kegiatan;
e. waktu (jam) pelaksanaan;
f. tempat pelaksanaan;
g. keterangan: mencatat hal-hal yang penting, seperti adanya
menyampaian makalah dll
 BENTUK
NO HARI/ TANGGAL WAKTU TEMPAT KETERANGAN
KEGIATAN

1. Lakmud PAC Sabtu – Minggu, 07 - Pukul : Kepulauan Bidang Pengkaderan harap

Kunjang 08 Agustus 2023 10.00 WIB Seribu menyampaikan materi

2. Diklatama CBP Sabtu – Minggu, 07 - Pukul : Kepulauan Perwakilan CBP harap

KPP PAC Badas 08 Agustus 2023 15.00 WIB Seribu memberikan binaan kepada
anggota baru CBP
Tabel program kerja tahunan adalah tabel yang memuat rencana kalender
Kerja dan/atau kegiatan tahunan, untuk mempermudah evaluasi waktu dan
Persiapan kegiatan.
Tabel program kerja tahunan ini dibuat berdasarkan hasil rapat kerja.
Tabel program kerja tahunan memuat kolom-kolom, sebagai berikut:
a. nomor urut;
b. jenis kegiatan;
c. waktu pelaksanaan;
d. bulan/minggu keberapa program itu dilaksanakan;
e. pelaksana;
f. penanggung jawab;
g. keterangan.
CONTOH TABEL PROGRAM KERJA TAHUNAN
SEKIAN... TERIMA KASIH...