PEDOMAN ADMINISTRASI ORGANISASI

HIMPUNAN MAHASISWA FISIKA

FKIP UNTAD

BAB I
PENDAHULUAN

Pasal 1

Administrasi kesekretariatan merupakan segenap proses penyelenggaraan setiap usaha

kerjasama antar manusia yang dilakukan secara tertulis untuk mencapai tujuan tertentu. Untuk
mencapai tujuan tersebut, agar supaya diselenggarakan secara tertib, teratur, bertanggung jawab,
efisien dan efektif maka diselenggarakan aturan-aturan, petunjuk maupun ketentuan yang
berkenaan dan berkaitan dengan segala perilaku keadministrasian dan kesekretariatan.
Oleh karena itu, Himpunan Mahasiswa Fisika FKIP UNTAD memandang perlu untuk
membuat suatu Pedoman Administrasi Kesekretariatan untuk memudahkan gerak langkah
organisasi dalam rangka mencapai tujuannya.Administrasi Kesekretariatan Himpunan Mahasiswa
Fisika FKIP UNTAD merupakan segenap proses penyelenggaraan aktivitas yang berfungsi
sebagai tempat dan pusat aktivitas organisasi serta mekanisme kerja-kerja kepengurusan
organisasi.
Pedoman Administrasi dan Kesekretariatan Himpunan Mahasiswa Fisika FKIP UNTAD
disusun dengan sistematika sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
BAB II SEKRETARIAT
BAB III PENGELOLA ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
BAB IV KETATAUSAHAAN
BAB V KETATAARSIPAN
BAB VI INVENTARISASI DAN DOKUMENTASI
BAB VII RUANG BACA HIMPUNAN MAHASISWA FISIKA FKIP UNTAD
BAB VIII LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN HIMPUNAN MAHASISWA
FISIKA FKIP UNTAD
BAB IX PENUTUP

BAB II
SEKRETARIAT

Pasal 2
Tempat
Sekretariat Himpunan Mahasiswa Fisika FKIP UNTAD sebagai tempat untuk menyelenggarakan
segala aktivitas dan pengelolaan administrasi organisasi yang bertempat di Lingkungan FKIP
UNTAD.

Pasal 3
Fasilitas
Sekretariat Himpunan Mahasiswa Fisika FKIP UNTAD hendaknya dilengkapi fasilitas sebagai
berikut :
1. Papan Nama
2. Komputer
3. Printer
4. Lemari Administrasi
5. Rak Buku
6. Kotak Saran
7. Mading
8. Kotak Surat
9. ATK
10. Papan Tulis

BAB III
PENGELOLA ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN.

Pasal 4
Pengelola Administrasi Kesekretariatan Himpunan Mahasiswa Fisika FKIP UNTAD sepenuhnya
menjadi kewajiban dan kewenangan pada sekretaris dan bidang kesekretariatan.

BAB IV
KETATAUSAHAAN

Pasal 5
JENIS-JENIS SURAT
1. Surat Resmi/Biasa/Rutin.
2. Surat Mandat/Surat tugas/Surat Kuasa/Surat Keterangan
3. Surat Ketetapan/Surat Keputusan.

Pasal 6
BENTUK DAN ISI SURAT
1. Kertas Surat.
a. Warna Putih bersih
b. Ukuran kuarto (A4)

2. Kop / Kepala Surat

a. Logo Surat
 Logo UNTAD berada disebelah Kiri Kop
 Logo HIMPUNAN MAHASISWA FISIKA FKIP UNTAD berada disebelah Kanan
Kop
b. Urutan Kepala surat HIMPUNAN MAHASISWA FISIKA FKIP UNTAD Sebagai
berikut:
c. Tulisan “HIMPUNAN MAHASISWA FISIKA” yang berwarna hitam dengan
jenis huruf Times New Roman, Ukuran 16 ditebalkan.
d. Tulisan “FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN” yang
berwarna biru donker dengan jenis huruf Times New Roman, Ukuran 16
ditebalkan
e. Tulisan “UNIVERSITAS TADULAKO” yang berwarna merah dengan jenis
huruf Times New Roman, Ukuran 18 ditebalkan.
f. Berisi tulisan Alamat,Contact person (Sekretariat), E-Mail,dan Website dari
Himpunan Mahasiswa Fisika FKIP UNTAD yang berwarna hitam dengan
jenis huruf Times New Roman, Ukuran 12 ditebalkan

g. Contoh
  Garis pembatas antara kop surat dan isi surat.

h. Urutan Kepala surat Kepanitian HIMPUNAN MAHASISWA FISIKA FKIP UNTAD

Sebagai berikut:
 Tulisan “PANITIA PELAKSANA NAMA KEGIATAN” yang berwarna hitam
dengan jenis huruf Times New Roman, Ukuran 14 Tulisan “HIMPUNAN
MAHASISWA FISIKA” yang berwarna hitam dengan jenis huruf Times New
Roman, Ukuran 16 ditebalkan.
 Tulisan “FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN” yang berwarna
biru donker dengan jenis huruf Times New Roman, Ukuran 16 ditebalkan
 Tulisan “UNIVERSITAS TADULAKO” yang berwarna merah dengan jenis huruf
Times New Roman, Ukuran 18 ditebalkan.
 Berisi tulisan Alamat,Contact person (Sekretariat), E-Mail,dan Website dari
Himpunan Mahasiswa Fisika FKIP UNTAD yang berwarna hitam dengan jenis
huruf Times New Roman, Ukuran 12 ditebalkan
 Contoh
 Garis pembatas antara kop surat dan isi surat.

3. Nomor Surat.
Terdiri dari 5 (lima) bagian, yaitu :
Nomor Urut/Kode Jenis Surat/Pembuat-HIMAFI-FKIP/ UNTAD /Bulan/Tahun
Keterangan :
a. Nomor Urut.
1. Nomor surat untuk surat-surat resmi/biasa/ mandat/ tugas/kuasa/keterangan.
2. Nomor surat untuk surat-surat keputusan dan surat-surat ketetapan.

Nomor surat baik untuk a.1 maupun untuk a.2 di atas dimulai ( dengan nomor 001
sampai dengan tak terbatas dan diperbaharui kembali dengan nomor 001 setiap periode
pergantian kepengurusan.
b. Kode Jenis Surat.
Terdiri dari 4 (empat) bagian, yaitu :
1. i = Untuk Jenis Surat Resmi/Biasa/Rutin/Mandat/Tugas/Kuasa/Keterangan Internal
Organisasi.
2. e = Untuk jenis Surat Resmi/Biasa/Rutin/Mandat/Tugas/Kuasa/Keterangan Eksternal
Organisasi.
3. TAP = Untuk Jenis Surat Ketetapan.
4. KPTS = Untuk Jenis Surat Keputusan.
c. Pembuat / Pengirim
 Ketua,wakil ketua ,Sekretaris dan Bendahara = HIMAFI-FKIP
 Bidang-bidang = 3 huruf kapital yang disesuaikan dengan nama bidang
 Panitia Pelaksana = PP
d. Bulan
I = Januari
 II = Februari
III = Maret
IV = April
V = Mei
VI = Juni
VII = Juli
VIII = Agustus
IX = September
X = Oktober
XI = Nopember
XII = Desember
e. Tahun Masehi : 2005, 2006, 2007 ....... Dst.

4. Lampiran Surat.
5. Pokok Surat (Perihal/Hal)
Ringkas dan jelas
6. Alamat Surat
Alamat Surat terletak dibawah perihal, segaris lurus dibawah isi nomor surat, lampiran
dan perihal dengan jarak satu setengah Spasi. Jika alamat surat ditujukan kepada Lembaga
atau instansi maka penyebutannaya bukan pada lembaga/instansi bersangkutan tetapi kepada
Pengurus atau Pimpinan Lembaga/Instans; tersebut. Jika surat tersebut ditujukan pada salah
situ unit/bagian yang ada pada lembaga/Instansi tersebut maka setelah penyebutan Pimpinan/
Pengurus Lembaga/Instansi yang bersangkutan, hendaknya dilengkapi dengan "up" yang
berarti "untuk perhatian".
7. Kata Permulaan Surat.
Kata permulaan ini berfungsi sebagai pembuka surat, dengan alinea baru dan berjarak 2
spasi. Dipakai kalimat "Dengan hormat" atau "Assalamu'alaikum Wr.Wb."
8. Isi Surat.
Sistematika isi surat adalah sebagai berikut :
1. Pendahuluan
2. Uraian persoalan/isi/pokok surat
3. Penutup
Pendahuluan dan penutup sebaiknya tidak lebih dari dua alinea. Sedangkan isi/uraian
persoalan dibuat ringkas, padat, jelas, sopan, wajar dan tidak bertele-tele. Antara
Pendahuluan, Isi dan Penutup diberi jarak 2 spasi.
9. Penutup Surat.
Dalam pembuatan surat-surat resmi/rutin/biasa yang dibuka dengan " Dengan Hormat "
Maka dalam menutup surat digunakan kalimat " Hormat Kami ".
10. Tanggal Surat.
Tanggal surat terletak di kanan bawah pembaca sebelah kalimat penutup dengan jarak 2
spasi. Tanggal surat diawali dengan lokasi dikeluarkannya surat, kemudian disambung
tanggal,bulan dan tahun.
11. Penanda Tanganan.
a. Surat Himpunan Mahasiswa Fisika FKIP UNTAD
 Surat yang sifatnya internal kampus ditanda tangani oleh ketua dan sekretaris, stempel
Himpunan Mahasiswa Fisika FKIP UNTAD berada di sebelah kiri sekretaris,
 Surat yang tujuannya ke birokrasi ditanda tangani oleh ketua dan sekretaris yang
diketahui oleh koordinator prodi. Stempel Himpunan Mahasiswa Fisika FKIP UNTAD
berada di sebelah kiri sekretaris dan Stempel Fakultas berada disebelah kiri
Koordinator Prodi.
 Surat yang tujuannya ke eksternal kampus ditandai tangani oleh ketua dan sekretaris
yang diketahui oleh koordinator prodi dan atau disetujui oleh Wadek BIMA. Stempel
 HIMPUNAN MAHASISWA FISIKA FKIP UNTAD berada di sebelah kiri sekretaris
dan Stempel Fakultas berada disebelah kiri Koordinator prodi atau WADEK BIMA

b. Surat Kepanitian
 Surat yang sifatnya internal kampus ditandai tangani oleh ketua dan sekretaris panitia
yang diketahui oleh Ketua Himpunan Mahasiswa Fisika FKIP UNTAD . stempel
Panitia Pelaksana berada di sebelah kiri sekretaris dan Stempel HIMPUNAN
MAHASISWA FISIKA FKIP UNTAD berada disebelah kiri Ketua HIMPUNAN
MAHASISWA FISIKA FKIP UNTAD .
 Surat yang tujuannya ke birokrasi ditandai tangani oleh Ketua HIMPUNAN
MAHASISWA FISIKA FKIP UNTAD dan ketua panitia yang diketahui oleh
koordinator prodi. stempel Panitia Pelaksana berada di sebelah kiri Ketua Panitia dan
Stempel HIMPUNAN MAHASISWA FISIKA FKIP UNTAD berada disebelah kiri
Ketua HIMPUNAN MAHASISWA FISIKA FKIP UNTAD . Stempel Fakultas berada
disebelah kiri Ketua Koordinator Prodi
 Surat yang tujuannya ke eksternal kampus ditandai tangani oleh ketua HIMPUNAN
MAHASISWA FISIKA FKIP UNTAD dan ketua panitia yang diketahui oleh
koordinator prodi dan atau disetujui oleh Wadek BIMA. stempel Panitia Pelaksana
berada di sebelah kiri Ketua Panitia, Stempel Himpunan Mahasiswa Fisika FKIP
UNTAD berada disebelah kiri Ketua Himpunan Mahasiswa Fisika FKIP UNTAD dan
Stempel Fakultas berada disebelah kiri Koordinator Prodi atau WADEK BIMA
c. Pengatasnamaan Tanda Tangan
 Pengatasnamaan tanda tangan dapat dilakukan apabila ketua himpunan memberikan
persetujuan.
 Pengatasnamaan tanda tangan ; An. Ketua Himpunan
 Nama Ketua Himpunan diganti dengan nama yang bertanda tangan

BAB V
KETATA ARSIPAN

Pasal 7
BUKU AGENDA
Untuk memudahkan pengelolaan sistem administrasi dan kesekretariatan, yaitu pengelolaan surat
menyurat, surat masuk maupun keluar, pengarsipan dan dokumentasi agar teratur dan sistematis,
maka sistem pengagendaan surat menyurat perlu diatur tersendiri.
1. Surat Masuk.
Unsur-unsur yang terpenting untuk dicatat dalam surat masuk adalah sebagai berikut :
a. Nomor Urut
b. Nomor kode arsip
c. Nomor Surat
d. Tanggal diterima
e. Tanggal Surat
f. Isi Surat
g. Asal Surat
h. Keterangan
2. Surat Keluar
Surat Keluar harus melalui sirkulasi sebagai berikut :
a. Konsep surat harus terlebih dahulu dikonfirmasikan kepada ketua yang bersangkutan agar
tidak terjadi kekeliruan atau perbedaan-perbedaan antara muatan, isi dan redaksi surat
tersebut.
 b. Konsep surat yang telah mendapat konfirmasi dan persetujuan, baru kemudian diberi
nomor verbal.
Buku verbal untuk surat keluar memuat antara lain :
a. Nomor urut
b. Nomor kode arsip
c. Nomor surat
d. Tanggal Surat
e. Isi Surat
f. Tujuan Surat
3. Surat Keputusan/Ketetapan.
Buku Agenda Surat Keputusan/Ketetapan memuat antara lain :
a. Nomor Urut
b. Nomor Kode Arsip
c. Nomor Surat
d. Tanggal Surat
e. Isi Surat
f. Keterangan
4. Buku Ekspidisi
Buku Ekspidisi memuat antara lain :
a. Tanggal Pengiriman
b. Tujuan Surat
c. Tanggal/Nomor Surat
d. Lampiran
e. Keterangan

Pasal 8
ADMINISTRASI KEARSIPAN
1. Arsip adalah kumpulan warkat/surat-surat yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kemanfaatan apabila dibutuhkan dapat secara tepat ditemukan kembali.
Jadi intinya arsip berarti pengumpulan dan penyimpanan warkat/surat-surat. Tata kearsipan
yang sempurna apabila semua surat dan dokumen-dokumen lainnya tersimpan pada suatu
tempat tertentu dan teratur rapi sehingga apabila diperlukan kembali mudah ditemui,
walaupun surat-surat tersebut telah tersimpan lama. Pengarsipan yang baik dan sangat
berguna, terutama membantu kelancaran dan ketertiban organisasi serta dapat digunakan
sebagai pengembangan pengetahuan umumnya.
2. Surat-surat organisasi harus disimpan di sekretariat/ dan dilarang keras disimpan di luar.

Pasal 9
KODE MAP / ARSIP HIMPUNAN MAHASISWA FISIKA FKIP UNTAD
1. Kode Arsip Surat Masuk
a. Surat Masuk Internal = Mi
b. Surat Masuk Eksternal = Me
2. Kode Arsip Surat Keluar
a. Surat Keluar Internal = Ki
b. Surat Keluar Eksternal = Ke
3. Kode Arsip Surat Ketetapan/Keputusan.
a. Surat Ketetapan = TAP
b. Surat Keputusan = KPTS
4. Kode Map Dokumentasi
a. Kebijakan Org/Statemen = DKO
b. Makalah/Tulisan = DMT

BAB VI
INVENTARISASI DAN DOKUMENTASI

Pasal 10
PENGERTIAN INVENTARISASI ORGANISASI
Inventarisasi Organisasi adalah segala sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa kekayaan
organisasi yang pada pokoknya dapat kita bagi menjadi dua bagian, yaitu : Inventarisasi yang
permanen (tahan lama). Contohnya : Gedung/Sekretariat , alat-alat , komputer, meja, alat dapur
dan sebagainya. Penyimpanan inventaris organisasi harus dilakukan dengan baik oleh orang-
orang yang berkompeten dan bertanggung jawab sesuai dengan job discription kesekretariatan.
Penyimpanan harus dilaksanakan serta ditempatkan di sekretariat, tidak diperkenankan dibawa
atau disimpan di rumah fungsionaris.

Pasal 11
TUJUAN INVENTARISASI ORGANISASI
Tujuan dibuatnya daftar inventarisasi organisasi adalah :
1. Menunjukkan kekayaan organisasi
2. Menghindari adanya pemborosan
3. Sebagai alat kontrol dari inventaris (mengetahui kerusakan, perubahan, penggantian dan
menambah jika terjadi kekurangan)

Pasal 12
DOKUMENTASI ORGANISASI
1. Dokumentasi Organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian,
pengumpulan, penyimpanan dan pengawetan dokumen-dokumen organisasi. Dokumentasi
organisasi tersebut merupakan suatu tanda bukti yang sah menurut hukum dari peristiwa-
peristiwa atau suatu kejadian dan kemudian disimpan. Pada hakekatnya semua arsip
organisasi adalah dokumen.
2. Bentuk-bentuk dokumen organisasi antara lain :
a. Gambar-gambar dan foto-foto
b. Tulisan-tulisan dan surat-surat penting
c. Benda-benda berharga dan bernilai
d. Foto copy atau salinan surat
e. Surat Kabar, Majalah dan lain sebagainya.
3. Dokumentasi yang dipakai untuk menyusun laporan tahunan/akhir organisasi dan sebagai
bukti yang sah serta sangat penting untuk menyusun sejarah perjuangan organisasi. Oleh
karena itu, pemeliharaan dan penyimpanan dokumen seperti hal lainnya barang-barang
inventaris dan arsip hendaknya disusun dengan rapih dan teratur dalam map-map/rak-rak dan
tempat-tempat tertentu dengan pengelompokan sesuai dengan kebutuhan.

BAB VII
Ruang Baca HIMPUNAN MAHASISWA FISIKA FKIP UNTAD
 Pasal 13
1. Himpunan Mahasiswa Fisika FKIP UNTAD sebagai Organisasi yang merupakan wadah
berhimpun mahasiswa yang di dalamnya senantiasa berkecimpung dalam dunia pendidikan
dan berpartisipasi aktif pengembangan generasi muda dalam rangka meningkatkan ilmu
pengetahuan, maka perpustakaan organisasi menjadi sangat penting dan strategis.
2. Perpustakaan yang ideal bagi Himpunan Mahasiswa Fisika FKIP UNTAD adalah meliputi
buku-buku yang diperlukan bagi anggotanya. Oleh karena itu minimal yang harus dimiliki
mencakup buku-buku yang diperlukan dalam meningkatkan nilai akademik dan
pengembangan organisasi , yang meliputi antara lain :
a. Kepemimpinan
b. Manajemen Organisasi
c. Buku-buku perkuliahan
d. Kewirausahaan
e. Motivasi & Inspirasi
f. Majalah / Surat kabar
3. Dalam upaya menertibkan dan mengembangkan perpustakaan organisasi, maka perlu diatur
dalam administrasi perpustakaan dan diserahkan pengelolaannya kepada pengurus yang
bertanggung jawab.

BAB VIII
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
HIMPUNAN MAHASISWA FISIKA FKIP UNTAD

Pasal 14
Format LPJ
1. Sampul
2. Bab I Pendahuluan
A. Rekomendasi Mubes
B. Visi Misi
C. SK Pengurus
3. Bab II Program Kerja
A. Program Kerja Harian
 Nama Kegiatan
B. Program Kerja ( Kegiatan )
 Bidang
1. Nama Kegiatan
C. Program Kerja yang Terlaksana
 Program Kerja Harian
1. Nama Kegiatan
2. Waktu dan Tempat
3. Maksud dan Tujuan
4. Persentase Keberhasilan
5. Penanggung Jawab
6. Dokumentasi Kegiatan
 Program Kerja Kegiatan
1. Nama Kegiatan
2. Waktu dan Tempat
3. Maksud dan Tujuan
4. Persentase Keberhasilan
5. Penanggung Jawab
 6. Dokumentasi Kegiatan
D. Program Kerja yang Tidak Terlaksana
 Bidang
1. Nama Kegiatan
2. Waktu dan Tempat
3. Maksud dan Tujuan
4. Penanggung Jawab
5. Hambatan dan Saran
4. Bab IV Penutup
5. Lampiran
A. Laporan Sekretaris
B. Laporan Bendahara
C. LPJ Kegiatan (Dekanat)

BAB IX
PENUTUP
Pasal 15
1. Panduan Administrasi Organisasi ini menjadi sangat penting dan strategis dalam menunjang
dan menjadikan organisasi Himpunan Mahasiswa Fisika FKIP UNTAD menjadi organisasi
yang tertib, seragam, dan teratur secara rapi sehingga segala sesuatu pekerjaan yang
berhubungan dengan organisasi akan efisien dan efektif serta bermutu.
2. Melaksanakan administrasi yang baik dan profesional sangat bergantung pada profesionalitas
para pelaksannya, yaitu Sekretaris dan bidang kesekretariatan dengan dukungan dan
pengertian semua pengurus.