TENTANG
BAB I
PENDAHULUAN
Pasal 1
1. Administrasi kesekretariatan merupakan segenap proses penyelenggaraan setiap usaha
kerjasama antar manusia yang dilakukan secara tertulis untuk mencapai tujuan tertentu
dan diselenggarakan secara tertib, teratur, bertanggung jawab, efisien dan efektif
berdasarkan aturan-aturan, petunjuk maupun ketentuan yang berkenaan dan berkaitan
dengan segala perilaku keadministrasian dan kesekretariatan.
2. Administrasi Kesekretariatan Komite Nasional Pemuda Indonesia (KNPI) merupakan
segenap proses penyelenggaraan aktivitas yang berfungsi sebagai tempat dan pusat
aktivitas organisasi serta mekanisme kerja-kerja kepengurusan organisasi.
BAB II
LETAK BANGUNAN SEKRETARIAT
Pasal 2
Letak Sekretariat atau Kantor KNPI sebagai tempat untuk penyelenggaraan segala aktivitas
dan pengelolaan administrasi organisasi hendaknya dipilih pada tempat yang ideal dan
strategis dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut :
1. Terletak di Pusat Kota.
2. Mudah dijangkau oleh kendaraan umum.
3. Di pinggir jalan
4. Di lingkungan yang bersih, aman dan nyaman.
Pasal 3
1. Fasilitas Bangunan/Gedung Sekretariat KNPI hendaknya dilengkapi fasilitas Sebagai
berikut :
a. Ruang Tata Usaha/Staf Sekretariat
b. Ruang Pengurus
c. Ruang Tamu
d. Ruang Rapat
e. Ruang Perpustakaan
f. Musholla / Tempat Ibadah
g. Ruang kamar mandi / WC
h. Ruang dapur
i. Peralatan komunikasi : Telpon, Fax, Modem/Internet
j. Peralatan kantor : Meja, Kursi, Sofa, Komputer, Lemari/Rak Arsip, ATK serta Mesin
Fotocopy (Jika mampu)
k. Perlengkapan organisasi : Papan nama, Stempel, Bendera
2. Pengaturan ruangan hendaknya mempertimbangkan faktor-faktor Kenyamanan
kesehatan, keindahan dan keserasian sehingga bagi pemakai dan pengunjung kantor
merasa nyaman dan dapat meningkatkan semangat dan motivasi kerja.
BAB III
PENGELOLA KANTOR DAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN.
Pasal 4
1. Pengelola Kantor dan Administrasi Kesekretariatan KNPI sepenuhnya menjadi kewajiban
dan kewenangan Sekretaris Jenderal/Sekretaris sebagai koordinator dan penanggungjawab
dibantu dengan Wakil-wakil Sekretaris Jenderal/Wakil-wakil Sekretaris, Sedangkan
pelaksana harian Sekretariat Jenderal dikendalikan oleh Kepala Sekretariat.
2. Penyediaan fasilitas penunjang administrasi kesekretariatan yaitu : kertas dan alat-alat
tulis, serta segala fasilitas yang sifatnya mendukung kesekretariatan menjadi tugas dan
tanggung jawab tim kebendaharaan.
Pasal 5
1. Sekretariat adalah orang-orang yang bertanggung jawab atas kelancaran pekerjaan
Ketata-Usahaan/Administrasi Organisasi yang meliputi penyampaian informasi,
penggandaan dan percetakan, distribusi surat menyurat dan lain-lain
2. Sekretariat memiliki tugas dibawah kendali Sekretaris Jenderal / Sekretaris serta
membantu kelancaran kegiatan organisasi secara keseluruhan
BAB IV
KETATAUSAHAAN DAN STANDAR FORMAT SURAT
Pasal 6
Jenis-jenis Surat dalam administrasi kesekretariatan KNPI :
1. Surat Resmi/Biasa/Rutin.
2. Surat Mandat/Surat tugas/Surat Kuasa/Surat Keterangan
3. Surat Ketetapan/Surat Keputusan.
Pasal 7
Bentuk dan Isi Surat dalam administrasi kesekretariatan KNPI :
1. Kertas Kop Surat menggunakan kertas HVS Warna Putih bersih dengan Ukuran folio
(F4).
2. Nomor Surat Terdiri dari 5 (lima) bagian, yaitu :
3. Lampiran Surat.
5. Alamat Surat
Alamat Surat terletak dibawah perihal, segaris lurus dibawah isi nomor surat, lapiran dan
perihal dengan jarak satu setengah Spasi. Jika alamat surat ditujukan kepada Lembaga
atau instansi maka penyebutannya bukan pada lembaga/instansi bersangkutan tetapi
kepada Pengurus atau Pimpinan Lembaga/Instans; tersebut. Jika surat tersebut ditujukan
pada salah satu unit/bagian yang ada pada lembaga/Instansi tersebut maka setelah
penyebutan Pimpinan/ Pengurus Lembaga/Instansi yang bersangkutan, hendaknya
dilengkapi dengan "up" yang berarti "untuk perhatian".
8. Penutup Surat.
Dalam pembuatan surat-surat resmi/rutin/biasa yang dibuka dengan " Dengan Hormat "
Maka dalam menutup surat digunakan kalimat " Hormat Kami ".
9. Tanggal Surat.
Tanggal surat terletak di kanan bawah surat sebelah kalimat penutup dengan jarak 2 spasi.
Tanggal surat diawali dengan lokasi dikeluarkannya surat, kemudian disambung tanggal /
bulan / tahun.
BAB V
KETATA ARSIPAN
Pasal 8
Untuk memudahkan pengelolaan sistem administrasi dan kesekretariatan, yaitu
pengelolaan surat menyurat, surat masuk maupun keluar, pengarsipan dan dokumentasi
agar teratur dan sistematis, maka sistem pengagendaan surat menyurat perlu diatur
sebagai berikut :
1. Agenda Surat Masuk. Unsur-unsur yang terpenting untuk dicatat dalam surat masuk
adalah sebagai berikut :
Pasal 9
1. Surat menyurat Kepanitiaan / Pelaksana Program diatur dengan ketentuan sebagai
berikut :
a. Surat menyurat Kepanitiaan/ Pelaksana Program mengikuti tata cara surat menyurat
Dewan Pengurus KNPI
b. Kepanitiaan / Pelaksana Program hanya mengeluarkan surat internal kepanitiaan dalam
rangka koordinasi dan dinamisasi kerja panitia
c. Untuk surat eksternal kepanitiaan harus dikeluarkan oleh Dewan Pengurus KNPI
2. Surat menyurat Badan dan Lembaga dilingkungan KNPI mengikuti tata cara kerja
administrasi Dewan Pengurus KNPI yang telah ditetapkan
BAB VI
ADMINISTRASI KEARSIPAN
Pasal 10
1. Arsip adalah kumpulan warkat / surat-surat yang disimpan secara sistimatis karena
mempunyai suatu kemanfaatan apabila dibutuhkan dapat secara tepat ditemukan kembali.
Jadi intinya arsip berarti pengumpulan dan penyimpanan warkat/surat-surat. Tata
kearsipan yang sempurna apabila semua surat dan dokumen-dokumen lainnya tersimpan
pada suatu tempat tertentu dan teratur rapi sehingga apabila diperlukan kembali mudah
ditemui, walaupun surat-surat tersebut telah tersimpan lama. Pengarsipan yang baik dan
sangat berguna, terutama membantu kelancaran dan ketertiban organisasi serta dapat
digunakan sebagai pengembangan pengetahuan umumnya.
2. Surat-surat organisasi harus disimpan di sekretariat / kantor dan dilarang keras
disimpan di luar kantor.
Pasal 11
Kode arsip administrasi kesekretariatan KNPI adalah :
1. Kode Arsip Surat Masuk
a. Surat Masuk Interns! = MA
b. Surat Masuk Eksternal = MB
2. Kode Arsip Surat Keluar
a. Surat Keluar Internal = KA
b. Surat Keluar Eksternal = KB
3. Kode Arsip Surat Ketetapan/Keputusan.
a. Surat Ketetapan = TAP
b. Surat Keputusan = KPTS
4. Kode Map Dokumentasi
a. Kebijakan Org/Statemen = DKO
b. Makalah/Tulisan = DMT
BAB VII
INVENTARISASI DAN DOKUMENTASI ORGANISASI
Pasal 12
Tujuan dibuatnya daftar inventarisasi organisasi adalah :
1. Menunjukkan kekayaan organisasi
2. Menghindari adanya pemborosan
3. Sebagai alat kontrol dari inventaris (mengetahui kerusakan, perubahan, pergantian dan
menambah jika terjadi kekurangan)
Pasal 13
1. Inventarisasi Organisasi adalah segala sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa
kekayaan organisasi berbentuk inventarisasi yang permanen (tahan lama) Contohnya :
Gedung/Sekretariat kantor, alat-alat kantor, komputer, meja, kursi dan lain-lain
2. Penyimpanan inventaris organisasi harus dilakukan dengan baik oleh orang-orang yang
kompeten dan bertanggung jawab sesuai dengan job discription kesekretariatan.
Penyimpanan harus dilaksanakan serta ditempatkan di sekretariat, tidak diperkenankan
dibawa atau disimpan di rumah fungsionaris.
Pasal 14
1. Dokumentasi Organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian,
pengumpulan, penyimpanan dan pengawetan dokumen-dokumen organisasi. Dokumentasi
organisasi tersebut merupakan suatu tanda bukti yang sah menurut hukum dari peristiwa-
peristiwa atau suatu kejadian dan kemudian disimpan. Pada hakekatnya semua arsip
organisasi adalah dokumen.
2. Bentuk-bentuk dokumen organisasi antara lain :
a. Gambar-gambar dan foto-foto
b. Tulisan-tulisan dan surat-surat penting
c. Benda-benda berharga dan bernilai
d. Foto copy atau salinan surat
e. Surat Kabar, Majalah dan lain sebagainya.
3. Dokumentasi yang dipakai untuk menyusun laporan tahunan/akhir organisasi dan
sebagai bukti yang sah serta sangat penting untuk menyusun sejarah perjuangan
organisasi, oleh karena itu pemeliharaan dan penyimpanan dokumen seperti hal lainnya
barang-barang inventaris dan arsip hendaknya disusun dengan rapih dan teratur dalam
map-map/rak-rak dan tempat-tempat tertentu dengan pengelompokan sesuai dengan
kebutuhan.
BAB VIII
PERPUSTAKAAN ORGANISASI
Pasal 15
1. Perpustakaan yang ideal bagi KNPI adalah meliputi buku-buku yang diperlukan bagi
anggotanya. Oleh karena itu minimal yang harus dimiliki mencakup buku-buku yang
diperlukan dalam kelengkapan kurikulum pelatihan KNPI, yang meliputi antara lain :
a. Wawasan Ideologi
b. Wawasan Pembangunan Nasional
c. Wawasan Nusantara & Ketahanan Nasional
d. Wawasan Kepemimpinan dan Manajemen
e. Wawasan Ekonomi, Bisnis dan Kewira Usahaan
f. Wawasan Sosial Budaya
g. Dan sebagainya.
2. Dalam upaya menertibkan dan mengembangkan perpustakaan organisasi, maka perlu
diatur dalam administrasi perpustakaan dan diserahkan pengelolaannya kepada pengurus
yang bertanggung jawab dan memahami seluk beluk perpustakaan.
BAB IX
KEPROTOKOLERAN
Pasal 16
1. Keprotokoleran KNPI merupakan segala aktivitas yang berhubungan dengan
penyelenggaraan suatu prosedur kelancaran (acara/upacara) dan memegang peranan
penting bagi sukses dan sempurnanya suatu acara/upacara.
2. Agar sasaran suatu Kegiatan upacara dapat tercapai secara optimal, diperlukan
penanggungjawab dan pembagian tugas dalam penyelenggara-annya. Apabila
penyelenggaraan suatu aktifitas tanpa adanya Panitia Penyelenggara, maka pengelolaan
penataan dan penyelenggaraannya langsung berada di bawah tim Sekretariat
Jenderal/Sekretariat.
3. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan suatu acara/upacara adalah
sebagai berikut :
o Tempat / Gedung (lay out, dekorasi dan pengaturan kursi)
o Susunan acara, terutama mengenai urutan pemberi sambutan, secara struktural pejabat /
pengurus terbawah mendahului pejabat / pengurus diatasnya, sedangkan dalam sapaan
sambutan berlaku sebaliknya.
BAB X
PENUTUP
Pasal 17
1. Dengan adanya Pedoman Administrasi Kesekretariatan ini menjadi sangat penting dan
strategis dalam menunjang dan menjadikan organisasi KNPI menjadi organisasi yang
modern, karena dengan adanya pedoman tersebut segala hal yang berkaitan dengan
kesekretariatan menjadi seragam dan teratur secara rapi sehingga segala sesuatu
pekerjaan yang berhubungan dengan organisasi akan efisien dan efektif serta bermutu.
2. Untuk melaksanakan administrasi yang baik dan profesional sangat bergantung pada
profesionalitas para pelaksananya, yaitu tim Sekretaris Jenderal / Sekretaris dengan
dukungan dan pengertian semua fungsionaris.
Pasal 18
1. Apabila di dalam peraturan organisasi ini terdapat kekeliruan, maka akan dilakukan
perbaikan seperlunya.
2. Peraturan Organisasi ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.
Unknown di 10:04 PM
Share
No comments:
Post a Comment
‹
›
Home