PEDOMAN DASAR ADMINISTRASI

Makassar, 13 Mei 2022

IKATAN MAHASISWA MBOJO UNIVERSITAS

HASANUDDIN KOTA MAKASSAR
(IWA MBOJO UNHAS MAKASSAR)
PERIODE 2022-2023
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar
Administrasi Kesekretariatan
Administrasi Kearsipan
Administrasi Keanggotaan
Panduan Proposal
Panduan Laporan Pertanggungjawaban
Penutup
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
IKATAN MAHASISWA MBOJO UNHAS Makassar atau yang disingkat IWA MBOJO
UNHAS Makassar demi terlaksananya AD/ART perlu kiranya ada pedoman yang bisa dipakai
untuk menunjang administrasi organisasi. Dengan adanya Pedoman ini, sehingga dapat
mempermudah pengurus dan mengurangi kesalahan dalam hal administrasi.
Pencapaian tujuan pengurus bisa dilakukan jika kerjasama semua unsur didalam
organisasi berjalan dengan baik. Oleh karena itu perlu dilakukan pengendalian proses kerja
sama semua unsur organisasi supaya pencapaian tujuan berlangsung secara efisien dan efektif.
Salah satu pengendalian yang dimaksud adalah secara keseluruhan tanpa menitikberatkan
pada salah satu unsur tertentu. Pengendalian proses kerjasama disusun dalam sebuah
peraturan, yakni pedoman administrasi yang merupakan bagian dari organisasi secara umum.
Mengingat adanya kebutuhan dan tuntutan perkembangan organisasi yang semakin
meningkat, terutama pada kesadaran akan perlunya organisasi yang rapi dan teratur dalam
mencapai tujuan organisasi dan cita-cita perjuangan, maka perlu dilakukan penyempurnaan
pedoman administrasi di IWA MBOJO UNHAS Makassar.
B. Tujuan

Pedoman administrasi IWA MBOJO UNHAS Makassar disusun untuk dijadikan

pedoman dalam pengelolaan administrasi IWA MBOJO UNHAS Makassar dalam rangka
menuju tertib organisasi, sehingga akan tercipta koordinasi, integrasi dan sinkronisasi
terhadap pengelolaan dan pelayanan administrasi IWA MBOJO UNHAS Makassar
C. Ruang Lingkup
Ruang lingkup yang menjadi sasaran pedoman administrasi adalah mencakup:
1. Administrasi Kesekretariatan 3. Administrasi Keanggotaan
2. Administrasi Kearsipan 4. Penulisan Proposal dan LPJ
 BAB II
ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

Administrasi kesekretariatan adalah kegiatan organisasi yang meliputi pengelolaan sekretariat,

pengadaan barang-barang organisasi (inventaris) termasuk arsip.
A. Sekretariat
Diketahui bahwa sekretariat IWA MBOJO UNHAS Makassar belum mampu diadakan
oleh pengurus, maka pengurus dan jajarannya menjadikan tempat tinggal sekretaris umum
sebagai sekretariat sementara, untuk menghimpun inventaris organisasi.
Dalam melaksanakan pengembangan administrasi organisasi maka maka hal-hal yang
perlu mendapat perhatian di antaranya:
1. Stempel
Stempel Logo Organisasi dan Stempel Kegiatan
2. Papan
3. Kertas
a. Amplop
b. Kertas kosong
c. Kertas nota atau kwitansi
4. Buku-buku Organisasi
a. Buku induk anggota
b. Buku notulensi rapat
c. Buku presensi rapat
d. Buku agenda surat (Surat masuk dan surat keluar)
e. Buku kas perbendaharaan
B. Inventaris Organisasi
1. Inventaris organisasi adalah segala sesuatu yang dimiliki organisasi berupa harta kekayaan
organisasi yang terdiri dari dua macam:
a. Inventaris permanen: kekayaan organisasi yang dalam jangka relatif lama tidak
mengalami perubahan seperti stempel, white board, dan lainnya.
b. Inventaris tidak permanen: kekayaan organisasi yang dalam waktu singkat mengalami
perubahan seperti kop surat.
 2. Penyimpanan inventaris harus dilakukan dengan baik dan penyimpanan harus dilaksanakan
dan ditempatkan pada sekretariat sementara.
C. Buku-buku organisasi
1. Buku Induk Anggota
No Nama Fakultas Angkatan Alamat Ttl No HP

2. Buku Notulensi Rapat

No Hari/tanggal Pimpinan Pembahasan Kesimpulan
Rapat

3. Buku Presensi Rapat

No Hari/Tanggal Nama Kesan dan Tanda tangan
agenda rapat Pesan

4. Buku Agenda Surat Masuk

Adalah buku untuk mencatat surat-surat masuk, dengan format seperti dibawah ini ;

No Tanggal No Perihal isi Tanggal Pengirim Ket

Masuk Surat surat acara surat
1 2 3 4 5 6 7

Keterangan:
Kolom 1. Untuk menuliskan nomor urut surat masuk sesuai dengan nomor urut
diterimanya surat oleh sekretariatan. Dalam hal ini nomor urut surat tidak
sama dengan nomor dalam surat
Kolom 2. Untuk menuliskan tanggal diterimanya surat masuk Kolom 3. Nomor surat
yang terdapat di surat masuk
Kolom 4. Perihal isi surat ditulis singkat dan jelas sesuai yang tertera dalam surat
Kolom 5. Kolom “Tanggal acara” untuk tanggal pelaksanaan acara dalam surat tersebut
 Kolom 6. Kolom “Pengirim surat” untuk asal surat/ instansi/ organisasi pengirim surat
Kolom 7. Untuk menuliskan catatan/ keterangan lain-lain apa yang dilaksanakan terhadap
surat masuk
5. Buku Agenda Surat Keluar
Adalah buku untuk mencatat surat-surat keluar, dengan.Contoh format kolom sebagai
berikut ;

Nomor Tanggal No Surat Dikirim ke Perihal Ket

urut Masuk isi surat
1 2 3 4 5 6

Keterangan:
Kolom 1. Untuk menuliskan nomor urut surat keluar, untuk ini sama dengan nomor
dalam surat
Kolom 2. Untuk menuliskan tanggal dikirimnya surat keluar
Kolom 3. Nomor surat (kiri atas) yang terdapat di surat
Kolom 4. Kolom “Dikirim kepada” untuk alamat tujuan keluar
Kolom 5. Perihal isi surat ditulis singkat dan jelas sesuai yang tertera dalam surat
Kolom 6. Untuk menuliskan catatan/ keterangan lain-lain terhadap surat keluar
6. Buku Kas
Adalah untuk mencatat hal-hal yang berhubungan dengan keuangan. Buku kas ini dengan
kolom: tanggal; uraian; debit; kredit; (disesuaikan dengan kebutuhan).
Tanggal Keterangan Debit Kredit Saldo

D. Dokumentasi Organisasi
1. Pengertian
Dokumentasi organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian,
pengumpulan dan penyimpanan dokumen-dokumen organisasi Dokumen adalah suatu tanda
bukti yang sah dari peristiwa atau kejadian. Pada dasarnya semua arsip organisasi adalah
dokumen.
2. Bentuk-bentuk dokumentasi
 a. Gambar/foto
b. Tulisan dan Surat penting
c. Benda Berharga
d. Media sosial
3. Pengelolaan dokumentasi
Dokumen selain digunakan untuk kepentingan tertentu dan penyusunan sejarah organisasi.
 BAB III
ADMINISTRASI KEARSIPAN
A. Arsip
1. Pengertian
Arsip pada dasarnya merupakan dokumen organisasi yang menyangkut kepentingan
organisasi, baik berupa buku-buku, laporan, makalah, surat dan sebagainya. Secara khusus
yang dimaksud dengan arsip pada bagian ini adalah kumpulan surat yang disimpan secara
sistematis, karena memiliki nilai manfaat yang sewaktu-waktu akan digunakan. Oleh
karena itu, surat menjadi penting agar tata kearsipan dilakukan dengan baik.
Beberapa sistem penyimpanan arsip:
a. Sistem abjad (Alphabetic Filing), suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan urutan dari
A-Z.
b. Sistem subjek (Subject Filing), suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan
permasalahan yang sering dihadapi.
c. Sistem tanggal (Chronological Filing), suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan
urutan tanggal dari datangnya surat/ arsip.
d. Sistem daerah (Geographical Filing), suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan
asalsurat menurut Daerah/ Cabang/ Komisariat yang mengirim surat.\
e. Sistem nomor (Numerical Filing), suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan susunan
sesuai dengan nomor urut arsip.
B. Surat
1. Pengertian
Surat adalah bentuk penuangan ide atau kehendak berupa tulisan dan dapat menjadi
gambaran tentang suatu peristiwa yang dituangkan dalam bentuk tulisan.
2. Fungsi Surat
Urusan surat-menyurat adalah suatu bagian penting dari pekerjaan administrasi
kesekretariatan. Bagi organisasi, surat berfungsi sebagai:
a. Alat komunikasi;
b. Dokumentasi organisasi; dan
c. Alat pembuktian (tanda bukti).
3. Macam dan Bentuk Surat
a. Macam-macam surat
1. Macam-macam surat
a) Menurut jenis :
a. Surat Keputusan
b. Surat Mandat/Tugas
c. Surat Undangan
d. Surat Penghargaan
b) Menurut Wujud
a. Biasa
b. Nota
c) Menurut Isi/Keamanan
a. Sangat Rahasia (vital): surat yang bernilai sejarah ilmiah atau memiliki nilai
sangat penting seperti SK
b. Rahasia (Penting): surat yang dapat membantu kelancaran organisasi dan sulit
dicari di tempat lain, seperti peraturan-peraturan organisasi
c. Biasa: surat yang meiliki kegunaan bersifat sementara dan hanya sewaktu-
waktu dibutuhkan. Misalnya surat permohonan pemateri, dll.
d. Tidak Penting: surat yang telah habis masa kegunaannya, seperti undangan, dll.
b. Bentuk Surat
a. Surat-menyurat IWA MBOJO UNHAS mengunakan bentuk block style (bentuk
Amerika) atau bentuk lurus seperti: “Times New Roman”
b. Surat resmi harus menggunakan bahasa indonesia yang sesuai dengan EYD (ejaan
yang disempurnakan), sederhana, objektif dan mudah dipahami
c. Dengan menggunakan font size 12
c. Kode Surat
Surat Internal ke Internal
Kode Surat Contoh surat
A SK, Mandat, Surat peringatan, surat penghargaan
(Piagam/sertifikat), undangan untuk alumni dan pembina
 Surat Internal ke Eksternal
Kode Surat Contoh surat
B Undangan untuk lembaga lain, undangan untuk pemateri yang
bukan internal IWA MBOJO UNHAS Makassar.
4. Nomor Surat
Nomor Surat Bentuk
Administrasi
01 Surat Keputusan
02 Surat Undangan
03 Surat peringatan
04 Surat penghargaan
(Piagam/sertifikat)
Contoh penomoran surat :
 Surat untuk internal ke internal ; 01.001/A/SK/DPO/IWA MBOJO UNHAS/XI/2019
Nomor surat
 Surat dari internal ke external ; 02.002/B/BAZARDISKUSI/IWA MBOJO
UNHAS/XI/2019
5. Pengelolaan Surat
a. Surat Keluar
1) Pembuatan konsep
2) Pengetikan
3) Pemeriksaan/ penelitian
4) Penandatanganan
5) Pembubuhan cap/ stempel organisasi
6) Penulisan dalam buku agenda surat keluar
7) Penyimpanan arsip
8) Pelipatan surat
9) Pemasukan dalam amplop (terlebih dahulu diberi alamat tujuan)
10) Pengiriman surat dengan cara diantarkan sendiri, dengan mengirim gambar lewat
media sosial, dll.
b. Surat Masuk
1) Surat masuk diterima oleh anggota IWA MBOJO UNHAS
2) Masuk pada sekretaris
3) Penelitian/ pembacaan surat
4) Menuliskan dalam buku agenda surat masuk
5) Pemprosesan surat dan pengarsipan surat
CONTOH FORMAT SURAT
Surat Keputusan Kepengurusan

DEWAN PENGAWAS IKATAN MAHASISWA MBOJO UNIVERSITAS

HASANUDDIN KOTA MAKASSAR PERIODE 2019/2020
Sekretariatan : Jln. Politeknik Unhas Pondok Pasompe Kota Makassar, Hp.082340588329
SURAT KEPUTUSAN
No: 001/A(kode surat)/DPO(PELAKSANA)/SK(PERIHAL)/IWA
MBOJO UNHAS/XI(BULAN)/2019(TAHUN)

TENTANG
Struktur Kepengurusan IWA MBOJO UNHAS MAKASSAR PERIODE 2019/2020
Dengan Rahmat Allah SWT, DEWAN IWA MBOJO UNHAS setelah:
Menimbang:
1. Demi keberlangsungan organisasi IWA MBOJO UNHAS dalam segala bentuk kerja-
kerjanya
2. Bahwa sehubungan dengan itu, maka perlu adanya surat keputusan ini, Tentang susunan
struktur kepengurusan IWA MBOJO UNHAS Periode 2019/2020
Mengingat:
AD/ART DAN GBHO IWA MBOJO UNHAS
Memperhatikan:
Saran dan usul anggota IWA MBOJO UNHAS dan REKOMENDASI MUBES I IWA
MBOJO UNHAS

MEMUTUSKAN
Menetapkan:
Struktur kepengurusan IWA MBOJO UNHAS MAKASSAR PERIODE 2019/2020
(terlampir)
Surat ketetapan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan akan ditinjau kembali jika
terdapat kekeliruan dalam penetapannya.
 Ditetapkan di : Lt. 5 FK Unhas
Tanggal : 8 Desember 2019
Pukul : WITA

DEWAN IWA MBOJO UNHAS

INDRIANI KARLINA
Koordinator
Lampiran : Surat Keputusan Pengurus Harian Iwa Mbojo Universitas
Hasanuddin periode 2019/2020
No : 001/A/DPO/SK/IWA MBOJO UNHAS/XII/2019, tentang susunan
pengurus organisasi Iwa Mbojo Universitas Hasanuddin periode
2019/2020.

STRUKTUR KEPENGURUSAN
IKATAN MAHASISWA MBOJO UNIVERSITAS HASANUDDIN
PERIODE 2018/2019
DEWAN PENGAWAS ORGANISASI
Koordinator :
Indriani Karlina
Anggota :
1. Nia Selawati Putri
2. Meri Suhaerani
3. Misdanwati
4. Ernawati

Ketua Umum
Nurhayati
Wakil Ketua
M. Ibnu Widodo
Sekretaris Umum
Rahayu Mariamah
Bendahara Umum
Suhada

Departemen Humas Departemen Kajian dan Kaderisasi

Koordinator : Ainul Hikmah Koordinator : Maulana

Anggota :1. Rabiatun Rafiah Anggota :1. Sri Yanti

 2. Mardaniatul Ilmi R. 2. Sri Wahyuni
3. Himatul Ajijah 3. M. Faisal
4. Nurwahdaniati 4. Fitri Sahadatun Nita
5. Mia Rahmawati 5. Astuti
6. Eni Mulyani 6. Yanatullah
7. M. Wildan Arafah 7. Nur Indah Apriani
8. Haryati 8. Nufita
9. Wawan
Departemen Minat dan Bakat Departemen Kewirausahaan
Koordinator : Ipa Bahya Koordinator : Linda Sarinda Paradita

Anggota : 1. Jafir Ramadhan Anggota : 1. Larasati

2. Yuliyati Purnamasari 2. Ahmad Ryandi P
3. Apriliyani Ahmad 3. Salmah
4. Raodatul Adawiah 4. Eka Novianti
5. Ahmad Dyandi P 5. Nur Hilaliah
6. Riska Azzani P 6. Abdizul Fahril Imad
7. Sri Irma Kuniawati 7. Ilham
8. Ismail
Surat Keputusan Panitia Pelaksana
PENGURUS
IKATAN MAHASISWA MBOJO UNIVERSITAS HASANUDDIN KOTA
MAKASSAR
PERIODE 2019-2020
Sekretariatan : Jln. Politeknik Unhas Pondok Pasompe Kota Makassar, Hp.085xxxxxxxxxxx
SURAT KEPUTUSAN
No: 001/A(kode surat)/PENG(PELAKSANA)/SK(PERIHAL)/IWA
MBOJO UNHAS/XI(BULAN)/2019(TAHUN)

TENTANG
Steering Committee dan Organizing Committee Musyawarah Besar IWA MBOJO UNHAS
MAKASSAR 2019
Dengan Rahmat Allah SWT, pengurus IWA MBOJO UNHAS setelah:
Menimbang:
1. Demi keberlangsungan organisasi IWA MBOJO UNHAS dipandang perlu
membuat suatu kepanitiaan dalam kegiatan tersebut
2. Bahwa sehubungan dengan itu, maka perlu adanya surat ketetapan ini, Tentang susunan
kepanitiaan tersebut
Mengingat:
AD/ART DAN GBHO IWA MBOJO UNHAS
Memperhatikan:
Saran dan usul anggota IWA MBOJO UNHAS

Memutuskan
Menetapkan :
Pertama : susunan steering Committee dan Organizing Committe MUBES IWA MBOJO
UNHAS MAKASSAR sebagaimana terlampir
Kedua : mengamanatkan tugas dan tanggung jawab berdasarkan ketentuan yang berlaku
Ketiga : ketetapan ini berlaku sejak waktu di tetapkannya dan tidak akan ditinjau
kembali kecuali terdapat kekeliruan dalam penetapannya.
Makassar, 22 Oktober 2019
 PENGURUS IWA MBOJO UNHAS MAKASSAR PERIODE 2018/2019

Ketua Sekretaris

Muhammad Alauddin Nurwahidah

Lampiran : Surat Keputusan SC dan OC MUBES IWA MBOJO UNHAS MAKASSAR 2019
Nomor : 001/A/SK/PH-IWA MBOJO UNHAS/III/2019

Steering Committee:
Koordinator : Muhammad Ainul Riski
Anggota : - Umratunnisah
- Muhammad Riko
Organizing Comite:
Ketua : Maulana
Sekretaris : Rahayu
Bendahara : Suhada
Divisi Acara Divisi Perlengkapan
Koordinator : Ipha Bahya Koordinator : Wawan Setiawan
Anggota : - M. Wildan Arafah Anggota : - M. Faisal
- Fitri Sahadatun Nita - Ilham
- Eka Novianti - salma
- Himatul Ajijah - Mia Rahmawati
- Jafir Ramadan - Yanatullah
- Astuti - Nur Indah Apriani
- Eni Mulyani
Divisi Konsumsi Divisi Dana Dan Usaha
Koordinator : Nuraqlia Insania Koordinator : Ainul Hikmah
Anggota : - Yuliati Purnamasari Anggota : - Abdizul Fahril
- Mardaniatul Ilmi - Larasati
- irma - Nurhilaliah
- Raodatul Adwiyah - Ismail
- Sri Wahyuni - Nufita
- Apriliyani - Sri Yanti
- Ahmad Ryandi - Rizka Azzani Putra
- Ahmad Dyandi - Nurwahdaniati
- Rabiatun rafiah - Haryati
Surat Mandat/Tugas
DPO/PENGURUS
IKATAN MAHASISWA MBOJO UNIVERSITAS HASANUDDIN KOTA
MAKASSAR
PERIODE 2019-2020
Sekretariatan : Jln. Politeknik Unhas Pondok Pasompe Kota Makassar, Hp.085xxxxxxxxxxx
SURAT MANDAT
Nomor: 000(nomor surat)/A(kode surat)/PENG(PELAKSANA)/SK(PERIHAL)/IWA MBOJO
UNHAS/XI(BULAN)/2019(TAHUN)

DPO/Pengurus IWA MBOJO UNHAS Periode 2019/2020 dengan ini memberikan mandat
kepada:
1. Nama: ........................................................

Jabatan: ......................................................
Alamat: .......................................................
2. Nama: ........................................................
Jabatan: ......................................................
Alamat: ......................................................
Keperluan: Untuk menggantikan sementara Koordinator Dewan Pengawas Organisasi
Dengan ketentuan bahwa segala yang berkaitan dengan tanggung jawab yang diemban oleh
Koordinator DPO dilaksanakan dengan sebaik, mandat ini akan berakhir ketika pemberi mandat
kembali aktif melakukan tugas dan kewajibanya

Demikian surat mandat ini kami berikan, untuk dijadikan pegangan dan dipergunakan
sebagaimana mestinya.
Makassar, Tahun

Pemberi Mandat Penerima Mandat

............. ..............................
Contoh Undangan Panitia Pelaksana Untuk eksternal
PANITIA PELAKSANA PELANTIKAN DAN RAPAT KERJA
PENGURUS IKATAN MAHASISWA MBOJO UNIVERSITAS
HASANUDDIN KOTA MAKASSAR
PERIODE 2019-2019
Sekretariatan :Jln.Perintis Kemerdekaan VIII,Perumahan Dosen Unhas Tamalanrea
Politeknik Blok EB/05. Tamalanrea.Kota Makassar Hp:085339459134
Nomor :000/B/PANPEL/PERIHAL/IWAMBOJO UNHAS/BULAN/TAHUN
Lampiran :-
hal : Undangan menghadiri acara
Kepada

Yth. (Nama lembaga)

ditempat

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Semoga segala aktifitas keseharian kita selalu dalam lindunganNya.Amin. Sehubungan
dengan pelaksanaan (nama kegiatan ) Ikatan Mahasiswa Mbojo (IWA MBOJO) Universitas
Hasanuddin dengan (tema kegiatan ) yang akan dilaksanakan pada :

Hari/tanggal : ......................
Pukul : ..................... .. - Selesai
Tempat : .........................................................

Maka kami selaku panitia pelaksana (nama kegiatan) memohon agar kiranya Ayahanda
dapat hadir dalam kegiatan yang dimaksud. Demikianlah surat ini, atas perhatianya kami
ucapkan terimakasih.
WassalamualaikumWr. Wb.
Makassar, Tahun
Ketua Panitia Sekertaris

...................... ...............................

Mengetahui,

Ketua Umum

.........................................
 BAB IV
ADMINISTRASI KEANGGOTAAN
A. Pengertian
Administrasi keanggotaan adalah administrasi yang menyangkut segala aspek
keanggotaan yang meliputi: pembuatan data base anggota IWA MBOJO UNHAS Makassar.
B. Database anggota
1. Pembuatan Database anggota
Database anggota adalah merupakan pendataan anggota IWA MBOJO UNHAS
Makassar untuk mengetahui jumlah mahasiswa mbojo yang ada di Unhas yang
nantinya menjadi data organisasi
2. Prosedur Pembuatan Database anggota
a. Mengisi formulir online atau offline
b. Pengurus menjadi pelaksana penggadaan database anggota
c. Disimpan dan dijadikan arsip organisasi oleh sekertaris umum
C. Format Database Iwa Mbojo Unhas Makassar
No Nama Asal Angkatan No. HP Alamat tetap
1
3
4
5
6
7
8
9
10
 BAB V
PANDUAN PROPOSAL
A. Pengertian
Proposal kegiatan merupakan rencana yang dituangkan dalam bentuk rancangan kerja.
Berasal dari kata Propositum yang berarti menampilkan ke muka, membayangkan,
mengajukan, mengusulkan.
B. Sasaran Panduan
Kemampuan membuat proposal kegiatan merupakan salah satu pokok rencana kegiatan
yang perlu diberikan kepada pengurus organisasi. Oleh karena itu, untuk kegiatan-kegiatan
yang berskala besar pengurus IWA MBOJO UNHAS Makassar kedepannya membutuhkan
proposal untuk menunjang suksesnya kegiatan tersebut.
C. Tujuan
Sebagai panduan proposal yang digunakan IWA MBOJO UNHAS Makassar.
D. Sistematika Penulisan Proposal
Dalam penulisan proposal kegiatan, poin-poin yang harus ada dalam proposal antara
lain:
a. Halaman Muka (Cover)
Pada cover harus tercantum judul proposal, lambang IWA MBOJO UNHAS Makassar),
periode kepengurusan 20….-20….
b. Lembar Pengesahan, kata pengantar, dan daftar isi
 PROPOSAL PERMOHONAN BANTUAN DANA

Logo IWA MBOJO UNHAS Makassar

IWA MBOJO UNHAS Makassar

2020/2021

a. Isi Proposal
Isi proposal meliputi:
A. Latar Belakang
B. Tema Kegiatan
C. Maksud dan Tujuan Kegiatan
D. Sasaran Kegiatan
E. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
F. Susunan Panitia
G. Susunan Acara
H. Rancangan Anggaran
I. Penutup
b. Poin-poin di atas perlu disesuaikan dengan jenis proposal yang diajukan. Kalau memang tidak perlu,
maka tidak ditulis.
 BAB VI
PANDUAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ)
A. Pengertian
Laporan pertanggungjawaban kegiatan merupakan laporan pertanggungjawaban yang
dibuat masing-masing oleh Ketua Umum, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, Koordinator
Departemen-departemen IWA MBOJO UNHAS Makassar, dan laporan yang dibuat oleh
panitia pelaksana mengenai segala aktivitas pelaksanan kegiatan yaitu capaian kegiatan
tentang keberhasilan suatu kegiatan yang dilaksanakan dan realisasi anggaran juga disertakan
sesuai dengan rancangan kegiatan serta dalam realisasi anggaran ini ditulis secara rinci pada
setiap kegiatan yang telah dilaksanakan dan disertakan dengan lampiran bukti-bukti kegiatan
(surat-surat, presensi kehadiran, dokumentasi dan nota-nota kegiatan).
B. Tujuan
Sebagai pertanggungjawaban dari pengurus dan panitia pelaksana
C. Kelengkapan Laporan Pertanggungjawaban
Dalam pertanggungjawaban kegiatan harus dilengkapi dengan lampiran-lampiran
kegiatan tersebut yang akan dijelaskan selanjutnya.
D. Alur Pengajuan Laporan Pertanggungjawaban
a. Alur pengajuan untuk panitia pelaksana

Pembuatan LPJ &

kelengkapannya oleh sekretaris panitia Pengesahan atau tanda

Kegiatan Diserahkan ke
tangan oleh
Ke Koordinator Departemen
dengan dibantu bendahara panitia & sekretaris dan ketua
disepakati ketua panitia Panitia

b. Alur pengajuan untuk Pengurus

1) Pembuatan LPJ dan kelengkapannya oleh pengurus dan bantu oleh panitia pelaksana yang
telah menyerahkan LPJ kepanitiaannya
2) Setiap departemen diwajibkan untuk menyerahkan LPJnya ke Sekertaris Umum
3) Diedit dan dijilid oleh sekertaris umum
4) Diajukan dan dilakukan pengesahan oleh DPO pada saat triwulan dan sidang anggota
E. Sistematika Penulisan LPJ Kegiatan
Dalam pembuatan laporan pertanggungjawaban kegiatan, poin-poin yang harus
ada di dalamnya adalah:
a. Halaman Muka (Cover)

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN…..
Panitia Pelaksana dan/atau Pengurus
(ketua umum, sekertaris umum, bendahara umum, dan departaemen)

Logo IWA MBOJO UNHAS Makassar

IWA MBOJO UNHAS Makassar

Periode 20…-2....

b. Isi Laporan Pertanggungjawaban

Isi laporan pertanggungjawaban adalah lembar pengesahan, kata pengantar, daftar isi,
laporan pertanggungjawaban masing-masing badan pengurus dan lampiran (foto-foto
selama kegiatan, perangkat kepanitiaan seperti, surat-surat, notulensi rapat kepanitiaan,
notulensi acara/materi, daftar peserta, name tag, sertifikat, publikasi, undangan, dll).
Laporan pertanggungjawaban diantaranya :
a. Rekomendasi Mubes
b. Latar Belakang
c. Tema Kegiatan
d. Maksud dan Tujuan Kegiatan
e. Kondisi Objektif
 Kondisi internal
 Kondisi eksternal
f. Sasaran Kegiatan
g. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
h. Realisasi Anggaran
i. Hasil kegiatan
j. Penutup dan Pengesahan
k. Lampiran
 Fotokopi slip pengambilan dana (jika ada)
 Nota-nota
 Foto kegiatan
Laporan pertanggungjawaban ini bersifat wajib, dan evaluasi oleh DPO.
 BAB VII
PENUTUP

Pedoman ini dibuat untuk mengatur keseragaman di dalam menjalankan administrasi

keorganisasian di IWA MBOJO UNHAS Makassar