BAHAN PELATIHAN

PENGUATAN KELEMBAGAAN KELOMPOKTANI

MELAKUKAN PEMBUKUAN ADMINISTRASI

KELOMPOK

Oleh:
Ir. H.M.A. Yamanie
Ir. Mahyuni
Ir. Kusmayadi

DEPARTEMEN PERTANIAN
BADAN PENGEMBANGAN SDM PERTANIAN
BALAI BESAR PELATIHAN PERTANIAN – BINUANG
KALIMANTAN SELATAN
2008
 MELAKUKAN PEMBUKUAN ADMINISTRASI KELOMPOK

LATAR BELAKANG

Selain aturan kelompok, setiap Kelompoktani yang baik harus

mempunyai buku-buku administrasi kelompok yang diisi secara
tertib oleh pengurus kelompok ataupun oleh anggota yang ditugasi
untuk itu.

Kegiatan-kegiatan yang telah, sedang dan akan dilakukan harus

dicatat dengan baik. Demikian pula halnya dengan aliran uang
yang diterima dan uang keluar dari dana yang dikuasai kelompok,
harus dicatat dengan baik dan benar.

Seluruh catatan tersebut dibukukan dalam buku khusus yang

disebut buku administrasi kelompok.

TUJUAN PEMBELAJARAN KHUSUS

Setelah selesai berlatih peserta

1) Mampu menjelaskan jenis-jenis buku administrasi kelompok dan

manfaatnya bagi kelompok.

2) Mau dan mampu mengisi buku-buku administrasi kelompok

dengan benar.
METODA DAN ALAT BANTU PEMBELAJARAN

1) Metoda yang digunakan antara lain adalah curah pendapat,

diskusi, penjelasan singkat, penugasan.

2) Alat bantu yang diperlukan antara lain adalah kertas koran,

lakban, spidol, blanko-blanko administrasi Kelompok.

WAKTU

4 JAM PELAJARAN @ 45 MENIT

 ADMINISTRASI KELOMPOK

Pengertian

Administrasi kelompoktani adalah seperangkat catatan atau

dokumen yang menyangkut tentang semua kegiatan yang
dilakukan oleh kelompok tersebut. Perangkat administrasi
kelompok yang baik dan benar diperlukan sebagai bahan informasi
bagi kelompok maupun pihak lain yang berkaitan dengan
kelompok itu, seperti : usaha, permodalan, jaringan kerjasama dan
lain-lain. Perangkat administrasi itu dibedakan menjadi 2 (dua)
bagian pokok, yaitu : Administrasi Kegiatan dan Administrasi
Keuangan.

A. Administrasi Kegiatan

Administrasi kegiatan adalah segala catatan yang dilakukan oleh

kelompok berkaitan dengan kegiatan kelompok di luar urusan
keuangan. Catatan-catatan itu antara lain tentang identitas
anggota, pihak lain yang telah berkunjung, hasil rapat/pertemuan,
kegiatan kelompok dan lain-lain.

Manfaat administrasi kelompok adalah menyediakan data dan

informasi tentang kondisi organisasi dan kegiatan non keuangan
kelompok pada saat tertentu, bagi pengurus dan anggota maupun
pihak lain yang memerlukannya.

Informasi ini dapat dipakai sebagai ;

a. Bahan monitoring dan evaluasi perkembangan organisasi

dan kegiatan non keuangan kelompok.

b. Bahan bagi manajemen untuk pengambilan keputusan.

c. Bahan pengendalian organisasi dan kegiatan non keuangan

kelompok.
Prinsip-prinsip administrasi kegiatan

a. Menurut cara tertentu (sistematis).

Pencatatan harus dilakukan sesuai dengan blanko-blanko

yang telah ditetapkan

b. Menurut urutan waktu (kronologis);

Pencatatan (pengisian blanko-blanko) menurut waktu

kejadian kegiatan.

c. Dapat dipahami/dimengerti orang lain.

Hasil pencatatan harus informatif.

d. Dapat diperuksa (auditable).

Hasil pencatatan harus dapat diperiksa dengan mudah.

Buku-buku yang digunakan untuk mencatat kegiatan kelompok,
antara lain adalah :
1. Buku Daftar Anggota

Buku ini adalah dokumen tertulis yang berisi tentang bio data
setiap petani yang menjadi anggota kelompok. Buku ini
bermanfaat untuk mengetahui nama-nama anggota, jumlah
dan perkembangan anggota serta hal-hal lain yang
berhubungan dengan data anggota kelompok.

Contoh : Buku Daftar Anggota dan Penjelasannya

Halaman depan sampul buku

BUKU DAFTAR ANGGOTA

NAMA KELOMPOKTANI :

ALAMAT KELOMPOKTANI :

Format isi buku

No. Nama Umur Jenis Tingkat Alamat Mulai Jabatan Jumlah
Anggota kelamin pendi- menjadi dalam tang-
dikan anggota kelom- gungan
L P tanggal pok keluarga
 Nomor anggota :

 Nomor yang diberikan kepada setiap anggota pada saat

menjadi anggota kelompok.

 Diisi sesuai dengan urutan pada saat petani menyatakan

diri menjadi anggota kelompok.

 Nomor anggota tidak boleh ada yang sama untuk setiap

petani

2. Buku Tamu

Buku tamu adalah dokumen yang berisi catatan tentang

pihak-pihak luar yang pernah berkunjung ke dalam
kelompok. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui seberapa
jauh perhatian atau bimbingan atau saran-saran yang pernah
diberikan oleh pihak luar terhadap kelompok. Buku tamu diisi
setiap kali ada pihak dari luar yang datang untuk suatu
keperluan.

Contoh : Buku Tamu

Halaman sampul depan

BUKU TAMU

NAMA KELOMPOKTANI :

ALAMAT KELOMPOKTANI :
Format isi buku

No. Tanggal Nama Instansi Maksud Kesan/kesan Tanda

/jabatan Tujuan / saran tangan

Maksud dan tujuan :

 Untuk mengetahui keperluan tamu tersebut datan ke

kelompok

 Bermanfaat untuk melihat seberapa jauh kelompok

memperoleh pembinaan dari pihak luar yang relevan

Kesan-kesan/saran :

 Catatan pendapat tamu tersebut terhadap kelompok

yang dikunjungi. Kesan-kesan ini bisa positif dan bisa
juga negatif

 Kolom ini bisa berisi usulan-usulan perbaikan dari

orang yang berkunjung ke kelompok. Usulan-usulan
yang bersifat konkrit dan jelas, penting bagi kelompok
untuk ditindak lanjuti sebagai bahan pembahasan
dalam pertemuan pengurus maupun pertemuan
anggota
 3. Buku Notulen Rapat

Merupakan catatan tentang hal-hal yang telah dibahas dalam

setiap pertemuan kelompok, baik pertemuan pengurus
maupun pertemuan anggota. Catatan pertemuan ini penting
untuk mengetahui segala persoalan ataupun hal-hal lain
yang pernah dibicarakan dalam pertemuan/rapat.

Catatan ini juga bermanfaat bagi kelompok untuk melihat

pengalamannya yang lalu baik berupa keberhasilan maupun
kelemahan/kegagalan serta persoalan-persoalan yang
dihadapi kelompok dan cara mengatasinya.

Bagi pihak luar, catatan ini juga bermanfaat untuk

mengetahui persoalan yang pernah dibicarakan di dalam
kelompok sehingga membantu pihak luar dalam memberikan
bimbingan selanjutnya.

Contoh : Buku Notulen rapat/Pertemuan

Halaman depan sampul buku

BUKU NOTULEN RAPAT/PERTEMUAN

NAMA KELOMPOKTANI :

ALAMAT KELOMPOKTANI :
 Format isi buku

Hari / tanggal

Tempat Pertemuan

Topik Yang Dibahas

Peserta Pertemuan

Hasil Pertemuan  Hasil pertemuan dicatat dalam

bentuk kesimpulan yang menurut
semua peserta dianggap penting.

 Tidak perlu semua kalimat atau

perkataan yang disampaikan oleh
peserta pertemuan dicatat sebagai
hasil pertemuan.

 Masalah yang belum terpecahkan,

dicatat juga.

4. Buku Kegiatan Kelompok

Merupakan dokumen yang berisi catatan tentang segala

kegiatan yang dilaksanakan oleh kelompok, misalnya rencana
kegiatan kelompok, catatan pelaksanaan kegiatan, hasil monitoring
dan evaluasi dan sebagainya. Dokumen-dokumen tersebut
bermanfaat bagi kelompok untuk mengingat kembali pengalaman-
pengalaman yang dimiliki.
Contoh : Buku Kegiatan Kelompok

Halaman depan sampul buku

BUKU KEGIATAN KELOMPOK

NAMA KELOMPOKTANI :

ALAMAT KELOMPOKTANI :

Format isi buku

Bulan : ......................................

No. Tanggal Uraian Kegiatan Keterangan

 5. Buku Agenda Surat Menyurat

Buku agenda surat menyurat kelompok terdiri dari (a) agenda

Surat Masuk, dan (b) agenda surat Keluar.

a. Agenda Surat Masuk

Agenda surat masuk digunakan untuk mencatat surat

masuk/surat yang diterima kelompok. Buku ini di isi dan
disimpan oleh sekretaris kelompok.

BUKU AGENDA SURAT MASUK

NAMA KELOMPOKTANI :

ALAMAT KELOMPOKTANI :

FORMAT ISI BUKU

NO. TANGGAL NAMA TANGGAL NO. PERIHAL LAMP.

TERIMA INSTANSI/LEMBAGA SURAT SURAT SURAT
DAN ALAMAT
PENGIRIM
 b. Agenda Surat Keluar

Agenda surat keluar digunakan untuk mencatat surat

keluar yang dikirim ke instansi/lembaga lain. Buku ini di
isi dan disimpan oleh sekretaris kelompok.

BUKU AGENDA SURAT KELUAR

NAMA KELOMPOKTANI :

ALAMAT KELOMPOKTANI :

FORMAT ISI BUKU

NO. NOMOR SURAT TANGGAL PERIHAL NAMA DAN ALAMAT

SURAT LEMBAGA INSTANSI
YANG DITUJU
 6. Buku Daftar Hadir

Digunakan untuk mencatat kehadiran anggota yang datang

dalam rapat-rapat maupun kegiatan lainnya yang dilakukan oleh
kelompok.

BUKU DAFTAR HADIR

NAMA KELOMPOKTANI :

ALAMAT KELOMPOKTANI :

FORMAT ISI BUKU

DAFTAR HADIR

RAPAT/KEGIATAN :
HARI/TANGGAL :
JAM :
TEMPAT :
PESERTA :

NO. NAMA ALAMAT JABATAN TANDA

TANGAN
 Setiap buku administrasi kegiatan juga mencantumkan cita-
cita dan harapan Kelompoktani yang ditulis pada halaman
dalam dari sampul buku.

B. Administrasi Keuangan Kelompok

Administrasi keuangan kelompok adalah segala catatan yang

dilakukan kelompok yang berkaitan dengan aliran dana yang
diterima maupun dana yang dikeluarkan. Selain berisi
catatan aliran dana, administrasi keuangan juga berisi
catatan tentang kegiatan-kegiatan yang di biayai dari dana
tersebut.
 Buat pada kertas koran dan gunakan tabel isian, seperti
contoh berikut ini.

No. Nama Buku Diisi Diisi Kadang- Tidak Diisi

Teratur kadang

1. Buku Tamu

2. Buku Kegiatan
Kelompok

3. Dan lain-lain

Apa kira-kira penyebabnya sampai ada yang tidak mengisi

buku-buku tersebut

Sumber : Seri Panduan Pemberdayaan KPK. Modul 5. Pencatatan

Kelompok. Departemen Pertanian. Badan
Pengembangan SDM Pertanian. Proyek P4K. Tahun
2004.