ADMINISTRASI ORGANISASI DAN KEUANGAN

KELOMPOK TANI TERNAK

Oleh : Muhammad Yani,S.Pt,M.Si

Dalam suatu organisasi, administrasi merupakan segenap rangkaian usaha

bersama yang dilaksanakan sekelompok orang yang ada dalam wadah organisasi
untuk mencapai suatu tujuan. Administrasi erat kaitannya dengan manajemen,
wadah organisasi itu sendiri maupun kepemimpinan yang menjalankan administrasi
itu. Demikian juga dengan administrasi kelompok. Sebuah organisasi kelompok tani
ternak yang kuat dan maju sudah sepatutnya mempunyai administrasi kelompok
yang baik dan benar untuk menunjang semua aktivitas yang dilakukan oleh
kelompok tersebut. Perangkat administrasi kelompok yang baik dan benar diperlukan
sebagai bahan informasi bagi kelompok maupun pihak lain yang berkaitan dengan
kelompok.

Dalam perangkat administrasi dibedakan menjadi dua bagian pokok yaitu :

administrasi organisasi dan administrasi keuangan. Dalam administrasi organisai,
segala catatan yang dilakukan oleh kelompok berkaitan dengan kegiatan organisasi
kelompok diluar urusan keuangan. Sedangkan administrasi keuangan, segala
catatan yang khusus berkaitan dengan keuangan kelompok.

A. ADMINISTRASI ORGANISASI KELOMPOK

Administrasi pada dasarnya adalah segala pencatatan yang sistematis

(menurut cara urutan waktu) yang dilakukan. Maka administrasi Organisasi
adalah pencatatan yang dilakukan secara sistematis dan kronologis terhadap
kondisi organisasi dan kegiatan yang dilakukan berkaitan kegiatan usaha pada
kelompok.

Pencatatan administrasi organisasi kelompok mempunyai kemampuan untuk

dapat menunjukkan data dan informasi terhadap kondisi organisasi kelompok
terhadap kegiatan organisasi pada saat tertentu bagi pengurus maupun pihak-
pihak lain yang memerlukan akan informasi tersebut. Informasi yang ada dapat
digunakan sebagai :

1 Bahan monitoring dan evaluasi terhadap perkembangan organisasi

berkaitan dengan kegiatan organisasi
2 Bahan bagi manajemen organisasi/kelompoktani untuk mengambil
keputusan

3 Bahan untuk melakukan pengendalian organasasi dan kegiatan organisasi

Kegiatan ini bertujuan untuk memudahkan dalam Pelaksanaan pengelolaan

administrasi organisasi bagi kelompok, maka untuk dapat berjalan
sebagaimana mestinya maka perlu memperhatikan hal-hal antara lain :

Prinsip dan Langkah Pencatatan Administrasi organisasi

1. Prinsip pencatatan dalam Administrasi organisasi kelompok meliputi :

a. Sistimatis, yaitu menurut cara-cara tertentu. Pencatatan harus

dilakukan sesuai dengan blangko-blangko atau format-format yang
telah ditentukan

b. Kronologis, yaitu menurut urutan waktu. Pencatatan (pengisian

blangko-blangko/ format-format) menurut waktu kejadian kegiatan)

c. Informatif, yaitu dapat dipahami/dimengerti oleh orang lain. Hasil

pencatatan harus dapat memberikan informasi.

d. Auditable, yaitu hasil pencatatan harus dapat diperiksa dengan mudah

2. Langkah pengelolaan

Pengelolaan administrasi organisasi kelompok dillakukan melalui penentuan

jenis-jenis buku untuk mencatat kegiatan dan mengelola buku tersebut
terutama dalam mencatat. Lebih rinci langkah pengelolaan tersebut adalah :

a. Melakukan pencatatan segala sesuatu tentang organisasi, tentang

kegiatan/usaha yang sedang berlangsung atau yang telah selesai.

b. Melakukan penggolongan usaha/kegiatan organisasi

c. Mencatat hal-hal penting pada buku yang sesuai dengan jenisnya

d. Membuat laporan

3. Jenis-jenis Buku Pencatatan Administrasi Organisasi Kelompok

a. Buku Daftar Aggota

Buku ini digunakan untuk mencatat nomor induk dan identitas
keanggotaan seluruh anggota termasuk pengurus, petugas, tim
 pengawas dan penasehat sesuai dengan format yang telah ditetapkan
yaitu : nomor induk, nama, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir/ umur,
alamat, pendidikan terakhir, pekerjaan utama, status perkawinan, jumlah
tanggungan keluarga, jabatan dalam kelompok tanggal masuk menjadi
anggota kelompoktani dan keterangan lain yang dianggap penting.
b. Buku Agenda Surat Menyurat
1) Agenda Surat Masuk
a) Digunakan untuk mencatat surat yang diterima kelompok
b) Buku ini diisi dan disimpan oleh Sekretaris kelompok
2) Agenda Surat Keluar
a) digunakan untuk mencatat surat dari kelompok yang dikirim ke
Instansi/Lembaga lain
b) Buku ini diisi oleh sekretaris kelompok
c. Buku Catatan Kegiatan/Usaha
1) Digunakan untuk mencatat seluruh kegiatan/usaha kelompok
2) Buku ini diisi oleh Sekretaris kelompok
d. Buku Notulen Rapat
Buku notulen rapat digunakan untuk mencatat pelaksanaan dan hasil
rapat, yang meliputi: hari/tanggal dibahas, tempat pertemuan, pemimpin
rapat, agenda /topik yang dibahas, jumlah peserta rapat, hasil rapat dan
tindak lanjut. Peserta yang datang pada rapat dan tanda tangan pada
daftar hadir. Buku ini diisi oleh sekretaris kelompok atau anggota/petugas
lain yang ditunjuk dan disimpan oleh sekretaris kelompok
e. Buku Inventaris Barang
1) digunakan untuk mencatat semua barang milik kelompok
2) Diisi oleh sekretaris atau petugas yang ditunjuk dan disimpan oleh
sekretaris
f. Buku Daftar Hadir
1) Digunakan untuk mencatat peserta yang datang dalam rapat-rapat
maupun kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh kelompok. Hal-hal
yang dicatat, antara lain : nama, alamat, status/jabatan dan tanda
tangan.
2) Diisi oleh masing-masing peserta yang datang dan disimpan oleh
sekretaris.
 g. Buku Tamu
Digunakan untuk mencatat identitas dan keperluan tamu yang
berkunjung ke kelompok, meliputi : tanggal, nama, nama dan alamat
instansi, jabatan, maksud/tujuan, saran/pesan dan tanda tangan.

Buku ini diisi oleh tamu yang bersangkutan dan disimpan di sekretaris
kelompok serta diperhatikan oleh pengurus terutama saran-saran untuk
perbaikan kelompok

B. ADMINISTRASI KEUANGAN KELOMPOK

Administrasi keuangan pada dasarnya merupakan catatan transaksi keuangan
yang dibuat secara kronologis (menurut urutan waktu) dan sistimatis (menurut
cara-cara tertentu). Sedang pembukuan mempunyai pengertian secara teknis
merupakan kumpulan prosedur-prosedur untuk mencatat, mengklasifikasikan,
mengiktisarkan dan melaporkan dalam bentuk laporan keuangan, transaksi-
transaksi yang telah dilaksanakan oleh perusahaan dan akhirnya
menginterprestasikan laporan-laporan tersebut.
Dengan demikian maka pembukuan administrasi keuangan mempunyai tujuan
bagaimana tersedianya informasi tentang kondisi keuangan pada saat-saat
tertentu, baik untuk pengurus sendiri maupun pihak-pihak luar yang terkait
dengan pembina, instansi terkait, bank dll.
Pembukuan administrasi keuangan kelompok mempunyai manfaat antara lain :
 Sebagai alat manajemen dalam pengambilan keputusan,
 Sebagai alat monitoring perkembangan keuangan,
 Alat pengendalian keuangan,
 Alat evaluasi terhadap pencapaian tujuan / sasaran.
Untuk menjaga tercapainya tujuan maka dalam pelaksanannya perlu berpegang
pada prinsip-prinsip pembukuan administrasi keuangan yang meliputi :
 sistimatis, yaitu buku diisi menurut cara-cara tertentu sesuai dengan
jenis bukunya
 kronologis, yaitu buku diisi dengan urutan terjadinya transaksi
 informatif, yaitu dapat dipahami/dimengerti oleh semua pihak yang
berkepentingan
  accountable, yaitu buku diisi memenuhi kaidah-kaidah / ketentuan-
ketentuan akuntansi antara lain : dapat dihitung, dapat dievaluasi dan
dapat dipertanggung jawabkan
 auditable, yaitu catatan keuangan dapat diperiksa dengan mudah.
Pembukuan administrasi keuangan kelompok hendaknya mengunakan model
pembukuan keuangan yang sederhana, mudah dipahami sehingga diharapkan
akan sangat membantu pengurus/ bendahara dalam mempertanggungjawabkan
keuangan dan diharapkan pula banyak anggota yang bisa mengerjakan dan
memahaminya.
Terkait dengan pentingnya pembuatan pembukuan keuangan kelompok, maka
perlu diangkat seorang penulis sebagai pengelola dan penanggungjawab
pembuatan pembukuan keuangan. Penulis dapat berasal dari dalam kelompok
(anggota kelompok) atau seseorang dari luar kelompok (bukan anggota
kelompok), dengan syarat : jujur; mudah dijumpai; dapat diterima oleh semua
anggota kelompok, transparan; dan. Mengerti pembukuan dan bisa menulis
pembukuan. Kelompok juga harus dapat memperoleh penulis pengganti jika
penulis sewaktu-waktu berhenti. Beberapa buku keuangan yang diperlukan
adalah :
a. Buku kas harian
Buku kas harian di pergunakan untuk mencatat transaksi-transaksi yang
bersifat dilakukan oleh kelompok setiap harinya bila ada transaksi baik itu
sifatnya penerimaan maupun pengeluaran secara tunai. Buku kas harian
terdiri dari :
1. Buku harian penerimaan kas.
Buku harian penerimaan kas dipergunakan untuk mencatat transaksi-
transaksi yang bersifat penerimaan secara tunai. Upamanya : penjualan
tunai, penerimaan piutang, pencairan kredit dan lain-lain. Khusus untuk
penerimaan kas yang berasal dari pencairan rekening bank atau dana-
dana yang ada di bank dicatat pula d i buku harian pengeluaran bank
2. Buku harian pengeluaan kas
Buku harian pengeluaran kas dipergunakan untuk mencatat transaksi-
transaksi yang bersifat pengeluaran secara tunai. Umpamanya : pembelian
tunai, pembayaran hutang, pengeluaran untuk beban dan lain-lain. Khusus
 pengeluaran kas untuk penyetoran ke bank atau ke dana-dana yang ada di
bank dicatat pula di buku harian penerimaan bank
3. Buku harian penerima bank
Buku harian penerimaan bank untuk mencatat transaksi-transaksi yang
berhubungan dengan bank atau dana-dana yang ada di bank.
Umpamanya : penyetoran dari kas ke bank, transfer antar bank atau dari
pihak ketiga dll
4. Buku harian pengeluaran bank
Buku harian pengeluaran bank dipergunakan untuk mencatat setiap
transaksi yang berhubungan dengan bank dalam bentuk kas, jaminan
bank, pengeluaran cek, beban administrasi bank dll
5. Buku harian pembelian
Buku harian pembelian dipergunakan untuk mencatat transaksi-transaksi
pembelian barang dagangan secara kredit. Umpamanya : pembelian
gabah, beras dll secara kredit
6. Buku harian penjualan
buku harian penjualan dipergunakan untuk mencatat transaksi-transaksi
penjualan barang dagangan secara kredit. Umpamanya : penjualan gabah
atau beras ke dolog, penjualan ternak ke pihak ketiga dll

b. Buku tabungan anggota

Buku Tabungan/Iuran Kelompoka dalah catatan pemasukan kas kelompok
yang berasal dari iuran wajib, iuran sukarela, tabungan wajib dan tabungan
sukarela anggota masing-masing anggota kelompok. Manfaat Buku
Tabungan/ IuranKelompok adalah:(1) mendata keluar masuk dan saldo
keadaan keuangan kelompok; (2) mengetahui jumlah iuran dan tabungan
setiap bulan dan setiap tahunnya; dan (3)memudahkan pelacakan status iuran
dan tabungan anggota kelompok

c. Buku pinjaman / Kredit anggota

Buku Pinjaman Anggota Kelompokadalah catatan terhadap semua informasi
pinjaman yang diberikan pada anggota, secara individu (termasuk masalah
pinjaman, tujuan pinjaman, jadwal pengembalian bunga, pengembalian
pinjaman, hutang yang belum lunas dan melampaui batas waktunyaManfaat
 Buku Pinjaman AnggotaKelompok adalah:menginventarisir besaranpinjaman
anggota kelompok serta pengembalian pinjaman anggota kelompok.

Perangkat kelengkapan administrasi lainnya seperti Sekretariat kelompok, papan

nama kelompok, stempel kelompok, Arsip surat masuk dan surat keluar, arsip
dokumen Berita Acara Pembentukan kelompok, arsip Dokumen AD dan ART
kelompok, Arsip dokumen Berita Acara Benah kelompok, rencana kerja kelompok
atau Rencana Definitif Kelompoktani (RDK), Rencana Defenitif Kebutuhan Kelompok
(RDKK), Rencana Usaha Anggota (RUA), Arsip Dokumen Biodata Anggota
kelompok, Dokumen berupa papan data (monografi) kelompok, Peta wilayah
kelompok.
Mengingat administrasi kelompok tani ternak ini sangat penting untuk
perkembangan organisasi dan usaha kelompok sehingga perlu bimbingan secara
rutin kepada kelompok tani ternak. Disamping itu perlu adanya kursus tentang
keadministrasian bagi pengurus kelompok dalam meningkatkan kemampuannya
dalam mengelola administrasi kelompok. Perlombaan administrasi kelompok juga
perlu dilaksanakan dalam rangka memotivasi pelaksanaan administrasi kelompok.