MODUL

PEMBUKUAN/ADMINISTRASI KEUANGAN KELOMPOK

Tujuan:
1. Peserta paham tentang pengertian administrasi keuangan secara benar.
2. Peserta mengenal jenis format administrasi keuangan yang dipakai dalam
kelompoknya.
3. Peserta dapat mengisi format administrasi kelompok dengan benar.
4. Peserta tahu akan manfaat administrasi keuangan.
5. Peserta tahu akan kendala dalam pengelolaan administrasi keuangan dalam
kelompoknya.
6. Peserta dapat mengetahui cara menganalisa laporan keuangan dengan benar.

Metode:
1. Ceramah partisipatif
2. Curah pendapat
3. Peragaan proses dan cara kerja administrasi keuangan
4. Tanya jawab
5. Berbagi pengalaman
6. Tugas Individu/Kelompok
7. Diskusi kelompok

Bahan dan media:

1. Kertas plano, kertas HVS, metaplan
2. Kalkulator, Spidol, ballpoint, pensil, karet penghapus
3. Format administrasi keuangan:
a. BUM (Bukti Uang Masuk)
b. BUK (Bukti Uang Keluar)
c. BKH (Buku Kas Harian)
d. KSPA (Kartu Simpanan Pinjaman Anggota)
e. Buku Bank
f. Bukti Memorial (BUMI)
g. Neraca Percobaan
h. Laporan Keuangan Dan Statistik Bulanan (LKSB)
4. Soal-soal Latihan

Waktu: 2 jam

Prose penyajian:
1. Fasilitator meminta pada peserta untuk curah pendapat tentang:
- Pengertian administrasi keuangan
- Jenis-jenis format yang dipakai dalam kelompok
- Manfaat administrasi keuangan
- Kendala dalam pengelolaan administrasi keuangan
2. Fasilitator mencatat semua pendapat peserta sesuai masing-masing item
3. Penegasan hasil curah pendapat yang relevan dengan masing-masing item
4. Kesimpulan dari masing-masing item
5. Memperkenalkan perangkat pembukuan berikut kegunaannya

1
 6. Peragaan cara pengisian perangkat pembukuan
7. Membagi warga belajar dalam kelompok kecil yang beranggotakan 4-5 orang
8. Meminta masing-masing kelompok untuk menyelesaikan soal pembukuan (terlampir)
9. Presentasi hasil kerja kelompok

I. PENGERTIAN ADMINISTRASI KEUANGAN, MANFAAT, KENDALA

DAN PROSES PENCATATAN KEUANGAN KELOMPOK

A. Pengertian Administrasi Keuangan/Pembukuan

Pembukuan adalah serangkaian kegiatan pencatatan, pengelompokan, periwayatan, dan
pelaporan dari suatu transaksi (kejadian) yang ada didalam kelompok.

Pembukuan dapat dikatakan baik manakala memiliki ciri-ciri:

a. Dicatat menurut urutan waktu (kronologis)
Pencatatan keuangan harus sesuai dengan urutan kejadian. Transaksi yang lebih
dulu terjadi harus dicatat lebih dahulu, baru diikuti oleh transaksi berikutnya.
b. Sistematis
Dalam pencatatan keuangan diperlukan beberapa perangkat administrasi/perangkat
pembukuan misalnya: BUM, BUK, Buku kas,KSPA, dll. Pencacatan tersebut harus
dilakukan dengan benar, sesuai urutannya (sistematis)
c. Mampu memberikan informasi yang dibutuhkan (informatif)
Pencatatan transaksi ke dalam masing-masing buku/form, harus dapat memuat
informasi penting sesuai keadaan sebenarnya sehingga mudah dibaca dan dipahami
orang lain yang membutuhkannya. Pencatatan hendaknya dilakukan dengan
singkat, jelas dan memuat seluruh informasi yang dibutuhkan.
d. Dapat/gampang diperiksa (auditable)
Pencataan harus dilakukan sejelas mungkin untuk memudahkan siapapun yang
membutuhkannya (Sesama anggota, badan pemeriksa dan badan terkait lainnya).
Pencatatan ini akan dilaporkan dan diperiksa oleh badan terkait.
e. Accountable (dapat dihitung)
Semua informasi yang tercatat haurs dapat diukur dan dinilai atau dihitung. Selain
itu informasi tersebut juga harus dapat mencerminkan kenyataan/keadaan yang
sebenarnya
f. Sederhana
Pencatatan dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan pengelolanya
(pengurus kelompok).

B. Manfaat Administrasi Keuangan/Pembukuan

1. Sebagai alat kendali atau alat kontrol.
2. Sebagai alat didalam membuat perencanaan kegiatan
3. Sebagai dokumentasi

C. Kendala Dalam Pencatatan Administrasi Keuangan

1. Tidak adanya bukti pemasukan dan pengeluaran uang kas
2. Pencatatan keuangan tidak dilakukan secara berurutan
3. Kurang cakapnya pengurus atau pengelola keuangan dalam kelompok
4. Tidak adanya tenaga yang mempunyai kemauan mengelola kelompok
5. Bukti-bukti tidak disimpan dengan benar

2
 6. Kurangnya ketelitian pengelola administrasi keuangan

D. Proses pencatatan keuangan kelompok

Pencatatan Pengelompok Periwayatan Pelaporan

BUM RKM
Transaksi kas BUK BKH RKK NP LKSB

 Sebaiknya data-data keuangan tertulis ke dalam buku daftar anggota untuk

mengecek/memeriksa/mencocokkan pinjaman setiap anggota.
 Data-data keuangan juga dituliskan pada kartu simpanan dan pinjaman anggota (KSPA)
untuk mengecek/memeriksa/mencocokkan simpanan atau pinjaman dari setiap anggota.

Transaksi non-Kas: BUMI (Bukti Memorial)

Keterangan dan petunjuk:

a. Transaksi kas : Kejadian yang selalu mempengaruhi jumlah kas (kas-
bertambah/berkurang)
b. BUM : Bukti uang masuk
c. BUK : Bukti uang keluar
Penerapan dilapangan dapat juga menggunakan warna
(misalnya, BUM warna merah dan BUK warna putih)
d. BKH : Buku kas harian
e. BUM, BUK, dan BKH : Dikerjakan oleh bendahara
f. Buku Bank dan KSPA : Dikerjakan oleh ketua
g. BUM dan BUK :diarsip/disimpan oleh sekretaris
h. RKM : Rangkuman kas masuk
i. RKK : Rangkuman kas keluar
j. NP : Neraca pencobaan
k. LKSB : Laporan keuangan dan data statistk bulanan
l. BUMI : Bukti memorial

E. Penjelasan Dari Format Adminitrasi Keuangan

1. Bukti Uang Masuk (BUM)

Merupakan tanda penerimaan kas. BUM berguna bagi:
- Penerimaan pembayaran tunai seperti: angsuran pinjaman, simpanan, dll.
- Penarikan tabungan dari Bank
BUM diberi tanggal dan nomor urut selama satu tahun buku (lazimnya 12 bulan).

2. Bukti Uang Keluar (BUK)

Merupakan tanda pengeluaran kas. Manfaat BUK adalah bagi:
Pembayaran tunai seperti: pemberian pinjaman, pembayaran simpanan anggota,
penyetoran tabunagn ke Bank, dll.
BUK diberi tanggal dan nomor urut selama satu tahun (lazimnya 12 bulan).

3
 3. Buku Kas Harian (BKH)
Merupakan alat tempat mencatat secara rinci penerimaan dan pengeluaran kas. Berguna
untuk melihat posisi (sisa) kas setiap saat.

4. Buku Bank
Merupakan alat tempat mencatat penyetoran dan pengambilan tabungan Bank. Berguna
untuk melihat posisi (sisa) tabungan Bank setiap saat.

5. Kartu Simpanan Pinjaman Anggota (KSPA)

KSPA digunakan untuk mencatat setiap simpanan dan pinjaman antara anggota dengan
Kelompok. KSPA dibuat rangkap 2 (dua), yang 1 disimpan disimpan di Kelompok dan
yang lainnya dipegang oleh anggota.

6. Rangkuman Kas Masuk

RKM tempat untuk mencatat secara rinci semua transaksi penerimaan (data diambil
dari semua BUM), masukan sesuai kolom yang ada. RKM memuat semua transaksi
yang ada dikolom debet pada buku kas

7. Rangkuman Kas Keluar

Merupakan tempat untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas(data diambil dari
BUK) yang dikelompokkan menurut jenis atau golongannya. RKK memuat semua
transaksi yang ada dikolom kredit pada buku kas.

8. BUMI atau BUKTI MEMORIAL

Digunakan untuk:
a. Perbaikan kesalahan
b. Pemindahan antar perkiraan
c. Penyesuaian
d. Penutupan buku akhir tahun
BUMI dipakai untuk mencatat transaksi yang tidak berkaitan dengan uang tunai (non-
kas).

9. Neraca Percobaan
Merupakan perangkat administrasi keuangan yang digunakan untuk memproses
perubahan komponen aktifa dan pasiva sebagai akibat dari adanya transaksi keuangan.
Angka mutasi neraca percobaan diambil dari angkla-angka pada RKM dan RKK serta
dari BUMI sesuai deangan debet/kreditnya dan nama perkiraannya.

10. Laporan Keuangan Dan Statistik Bulanan/LKSB

Terdiri dari neraca dan laporan sisa hasil usaha, juga memuat beberapa informasi
penting tentang profil Kelompok. LKSB memuat informasi tentang posisi harta, utang
dimiliki Kelompok, piutang Kelompok pada pihak lain/anggota, keuntungan yang
diperoleh Kelompok, modal yang dimiliki Kelompok, dan informasi lain. LKSB dibuat
setiap bulan.

4
BUKTI MEMORIAL (BUMI)

BUMI merupakan perangkat keuangan untuk mencatat transaksi non-kas (tidak menyangkut
uang tunai), yang dapat digunakan untuk keperluan:

1. Perbaikan Kesalahan (Koreksi)

Pada saat melakukan pencatatan keuangan sering terjadi kesalahan yang diketahui
pada akhir periode pembukuan, misalnya diakhir bulan. Dalam hal ini BUMI dapat
digunakan untuk perbaikan/koreksi.

Contoh:
Pokmas melati pada tgl 4 april 2000 TUM 5 simpanan wajib Rp.5.000,- tetapi dicatat
masuk ke simpanan sukarela Rp.5.000,-
Koreksinya adalah:

BUMI

Keterangan Debet Kredit

Simpanan wajib 5.000 -
Simpanan sukarela - 5.000
Jumlah 5.000 5.000

2. Pemindahan Antar Perkiraan

Dalam waktu tertentu dapat terjadi ada seorang anggota kelompok mau mengalihkan
simpanan sukarelanya untuk membayar pokok pinjamannya.

Contoh:
Amaq Ridwan karena tidak punya uang untuk membayar pokok pinjamannya, minta
simpanan sukarelanya untuk membayar pokok pinjaman sebesar Rp. 20.000,-
Koreksinya adalah:

BUMI

Keterangan Debet Kredit

Simpanan sukarela 20.000 -
Piutang/pinjaman anggota - 20.000
Jumlah 20.000 20.000

5
3. Penyesuaian
Penyesuaian yang dibahas dalam hal ini adalah penyesuaian aktiva tetapn (harta
tetap), yaitu inventaris, dengan menggunakan metode garis lurus.

Rumusnya adalah:

Penyusutan per tahun=(nilai perolehan−nilai residu )/ nilai ekonomi

Contoh:
Pokmas melati mempunyai mesin tik merek IBM yang dibeli dengan harga 450.000,-
dan ditaksir akan dapat digunakan selama 4 tahun dengan nilai residu (nilai sisa/harga
setelah habis masa pakai) Rp.50.000,-

Penyusutan pertahun adalah = (450.000-50.000)/4=100.000

Jadi koreksinya adalah:
BUMI

Keterangan Debet Kredit

Biaya penyusutan inventaris 100.000 -
Akumulasi penyusutan inventaris - 100.000
Jumlah 100.000 100.000

4. Penutupan Buku (Akhir Tahun Buku)

Pada akhir periode akuntansi (misalnya 1 tahun) biasanya pembukuan ditutup dengan
cara mendebet perkiraan pendapatan dan mengkreditkan perkiraan biaya, sehingga
saldonya menjadi nol. Akibat dari pendebetan dan pengkreditan tersebut, akan muncul
perkiraan lawan, yaitu perkiraan SHU (sisa hasil usaha)

Contoh:
Pokmas melati pada periode akhir tahun buku (januari s/d desember 2000)
memperoleh pendapatan Rp.1.000.000,- dan jumlah biaya yang dikelurakan sebesar
Rp.350.000,-

Pencatatan dalam BUMI adalah:

Keterangan Debet Kredit

Pendapatan 1.000.000 -
SHU - 1.000.000
Jumlah 1.000.000 1.000.000

6
Keterangan Debet Kredit
SHU 350.000 -
Biaya - 350.000
Jumlah 350.000 350.000