Anda di halaman 1dari 10

PANDUAN SEDERHANA PEMERIKSAAN DANA PPK

Latar Belakang
Banyak kasus penyimpangan di PPK ini yang terjadi karena kurang adanya control yang baik, baik di
tingkat UPK maupun di desa. Pengelolaan dana ini menjadi kurang perhatian karena pelaku cenderung
lebih melihat kepada proses dari kegiatan PPK sehingga pengelolaan dana diserahkan sepenuhnya
kepada pengurus UPK tanpa pengawasan yang berarti. Laporan pertanggungjawaban yang dibuat oleh
UPK kadang kurang dipahami oleh masyarakat sehingga mereka tidak mengerti kondisi keuangan yang
sebenarnya terjadi dan asal menerima pertanggungjawaban tersebut.
Untuk melengkapi pemeriksaan pengelolaan dana di tingkat desa, bias digunakan formulir Pemeriksaan
detail administrasi Desa

Maksud dan Tujuan

Dengan disusunnya panduan ini, diharapkan agar setiap pelaku PPK bisa dengan mudah melakukan
pengawasan dan pemeriksaan terhadap kondisi keuangan baik di tingkat kecamatan maupun ditingkat
desa. Pemeriksaan ini selain untuk melihat berbagai penyimpangan danajuga merupakan evaluasi kinerja
bagi para pengurus UPK.

Dengan adanya evaluasi kinerja bagi pengurus UPK maka UPK akan lebih bertanggungjawab dalam
melaksanakan tugasnya , dan bias diketahui hal-hal apa saja yang menjadi kebutuhan dari UPK ,
misalnya apakan UPK perlu pelatihan atau studi banding ke kecamatan lain yang lebih bagus
kondisinya. Dan jika menyangkut masalah penyimpangan dana maka bias diambil tindak lanjut
penyelesaian yang lebih cepat.

Materi Pemeriksaan
Materi Pemeriksaan adalah semua pembukuan, rekening, bukti-bukti transaksi . dokumen-dokumen
yang ada di UPK , TPK dan kelompok. Untuk memudahkan pemeriksaan di buat ceklist tentang apa saja
yang menjadi point-point pemeriksaan . Ceklist ini dibuat dua bagian, yaitu ceklist ditingkat kecamatan
dan di tingkat desa. Pemeriksaan desa merupakan perbandingan antara pencatatan di UPK dengan
pencatatan yang ada di desa yang bersifat komulatif per tanggal pemeriksaan. Selain pemeriksaan yang
berkaitan dengan pengelolaan dana di UPK , konsultan juga wajib memeriksa pengelolaan dana di desa
dengan menggunakan formulir-formulir “Pemeriksaan Detail Administrasi Desa”

Dari hasil pengisian ceklist bisa diambil kesimpulan hal-hal apa saja yang perlu mendapat perhatian dan
diberikan catatan seperlunya untuk kemudian diambil tindak lanjut penyelesaiannya.
1. Ceck List Pemeriksaan dana UPK
2. Pemeriksaan Desa
3. Kesimpulan hasil pemeriksaan
4. Form Rekapitulasi Penggunaan Dana
5. Perhitungan Dana Kolektif BPPK
6. Perhitungan SPP UPK
7. Perhitungan Dana Pengembalian Usaha Ekonomi Produktif
8. Perhitungan Dana Operasioanal Kegiatan
9. Perhitungan Dana Pengembalian Simpan Pinjam Perempuan
Keterangan Ceck List Pemeriksaan Dana UPK
A. Kemampuan dan Tanggung Jawab UPK

I. Tugas dan tanggung jawab Ketua UPK


1. Pengendalian Organisasi
2. Melakukan pembinaan administrasi di TPK
3. Melakukan penagihan pengembalian SPP/SPP sesuai rencana
4. Fungsi Hubungan masyarakat
5. Meminpin rapat/pertemuan UPK
6. Mewakili organisasi dalam pertemuan dengan aparat terkait
7. Menyetujui atau menolak pengajuan dana baik dari sekretaris maupun bendahara
8. Menandatangani surat-surat laporan, pencairan dari bank, pembukaan rekening,
pencairan ke desa, kuitansi-kuitansi dan perjanjian dengan pihak lain. Specimen rekening
dana kolektif , SPPl UPK. SPPl Kegiatan , dan dana pengembalian

II. Tugas dan tanggung jawab Bendahara UPK


1. Melakukan administrasi di TPK
2. Melakukan penagihan pengembalian SPP/SPP sesuai rencana
3. Mencatat setiap transaksi keuangan
4. Membuat Laporan Keuangan
5. Memegang semua rekening bank dana PPK
6. Memegang uang kas dana PPK
7. Mengeluarkan uang atas persetujuan Ketua
8. Membuat perencanaan keuangan dan anggaran
9. Mengisi form-form laporan keuangan

III. Tugas dan tanggungjawab Sekretaris UPK


1. Melakukan administrasi di TPK
2. Melakukan penagihan pengembalian SPP/SPP sesuai rencana
3. Bertanggungjawab atas segala kearsipan dokumen baik yang menyangkut masalah
keuangan PPK dan proses kegiatan PPK
4. Menempelkan / memberikan informasi tentang pertanggungjawaban keuangan kepada
masyarakat melalui papan informasi dan media informasi lainnya
5. Mencatat hasil keputusan rapat dalam notulen
6. Mengisi dan mencatat agenda harianhasil keputusan rapat
7. Bertindak sebagai humas bila ketua berhalangan
8. Mengelola inventaris
9. Merencanakan pengadaan administrasi kantor
10. Membuat surat-surat

Keterangan kualitas :
C : Cukup, jika pengurus UPK telah melaksanakan tugas, cara kerja & tanggungjawab sesuai
porsinya masing-masing secara jujur dan tidak melakukan penyimpangan dana

AK : Agak kurang, jika sudah ada pembagian tugas yang jelas, tetapi masih
ada beberapa tugas yang belum dilaksanakan oleh pengurus UPK
K : Kurang, Pembagian tugas masing-masing pengurus UPK tudak jelas dan ada dominasi
salah satu pengurus UPK atau terlibat dalam penyimpangan dana

IV. Jadwal kegiatan dan rencana kerja pengelolan UPK . UPK diharapkan membuat rencana
dan jadwal kegiatan bulanan

V. Laporan UPK pada papan informasi


UPK harus melakukan pengelolaan dana secara terbuka dengan memberiksa informasi
kepada masyarakat tentang kondisi keuangan di UPK yang ditempelkan pada papan
informasi dan media informasi lainnya.

Adminstrasi dan Pembukuan UPK

Dana Kolektif
1. Alokasi dan rencana penyaluran dana kolektif
Pembuatan alokasi dan rencana penyaluran dana kolektif ke desa berdasarkan dengan
RPD yang diajukan oleh masing-masing desa
2. Buku Kas Harian Kolektif
Adalah buku yang mencatat semua transaksi kas (uang tunai) yang berkaitan dengan
dana kolektif . setiap transaksi harus dicatat secara kronologis dan sistematis (sesuai
dengan tanggal kejadian yang tertera pada bukti penerimaan dan penggunaan uang
serta jelas peruntukannya untuk apa)
3. Buku Bank Kolektif BPPK
Adalah buku untuk mencatat semua transaksi bank yang berkaitan dengan dana
kolektif . Setiap transaksi harus dicatat secara kronologis dan sistematis (sesuai
dengan tanggal kejadian yang tertera pada bukti penerimaan dan penggunaan uang
serta jelas peruntukannya untuk apa)
4. Bukti-bukti transaksi
Arsip kelengkapan kuitansi (KW2) pencairan kedesa . KW2 merupakan bukti TPK
menerima dana dari UPK yang ditandatangani oleh ketua TPK dan Ketua UPK serta
diketahui oleh FK
5. Specimen sesuai aturan-aturan
Specimen untuk rekening kolektif terdiri dari salah satu wakil masyarakat yang
terpilih dalam MAD, Ketua UPK dan semua FK
6. Proses penyaluran dana harus sesuai dengan kebutuhan . UPK bersama FK harus
melakukan verifikasi terhadap kelengkapan syarat-syarat penyaluran (RPD/LPD0 dan
melakukan pengecekan dengan kondisi lapangan.

SPP UPK
1. Rencana Pengunaan SPP UPK
Pengurus UPK harus membuat Rencana penggunaan SPP UPK yang harus
disampaikan untuk disepakati dalam musyawarah antar desa
2. Buku Kas harian Operasional
Adalah buku untuk mencatat semua transaksi kas yang berkaitan dengan SPP . Setiap
transaksi harus dicatat secara kronologis dan sistematis (sesuai dengan tanggal
kejadian yang tertera pada bukti penerimaan dan penggunaan uang serta jelas
peruntukannya untuk apa)
3. Buku Bank Operasional
Adalah buku untuk mencatat semua transaksi bank yang berkaitan dengan
operasional. Setiap transaksi harus dicatat secara kronologis dan sistematis (sesuai
dengan tanggal kejadian yang tertera pada bukti penerimaan dan penggunaan uang
serta jelas peruntukannya untuk apa)
4. Arsip kelengkapan Bukti-bukti transaksi
Setiap transaksi baik penerimaan maupun pengeluaran yang terjadi dalam transaksi
bank maupun kas harus dilampiri dengan bukti transaksi. Bukti transaksi selain bukti
pengeluaran dan penerimaan uang juga harus dilampiri bukti transaksi penggunaan
uang yaitu berupa bon/nota dari pembelian barang. Untuk memudahkan pencarian
dokumentasi dari bukti-bukti transaksi maka harus dilakukan penomoran bukti-bukti
transaksi berdasarkan urutan kejadian
5. Specimen sesuai aturan
Specimen untuk rekening operasional UPK terdiri dari dua orang yaitu ketua dan
Bendahara UPK

DANA SPP
1. Rencana dan jadwal pengembalian SPP
Rencana dan jadwal pengembalian SPP merupakan target pengembalian tiap bulan
(atau sesuai kesepakatan) sehingga UPK bias memonitor pengembalian UPK tersebut
sesuai rencana
2. Buku Kas harian SPP
Adalah buku untuk mencatat semua transaksi kas yang berkaitan dengan dana
pengembalian SPP . Setiap transaksi harus dicatat secara kronologis dan sistematis
(sesuai dengan tanggal kejadian yang tertera pada bukti penerimaan dan penggunaan
uang serta jelas peruntukannya untuk apa)
3. Buku Bank SPP
Adalah buku untuk mencatat semua transaksi bank yang berkaitan dengan
pengembalian SPP. Setiap transaksi harus dicatat secara kronologis dan sistematis
(sesuai dengan tanggal kejadian yang tertera pada bukti penerimaan dan penggunaan
uang serta jelas peruntukannya untuk apa)
4. Arsip kelengkapan Bukti-bukti transaksi
Setiap transaksi baik penerimaan maupun pengeluaran yang terjadi dalam transaksi
bank maupun kas harus dilampiri dengan bukti transaksi. Bukti transaksi selain bukti
pengeluaran dan penerimaan uang juga harus dilampiri bukti transaksi penggunaan
uang yaitu berupa bon/nota dari pembelian barang. Untuk memudahkan pencarian
dokumentasi dari bukti-bukti transaksi maka harus dilakukan penomoran bukti-bukti
transaksi berdasarkan urutan kejadian
5. Kartu Kredit SPP
Adalah kartu yang merupakan bukti penerimaan pengembalian pinjaman SPP dari
kelompok ke UPK
6. Specimen sesuai aturan
Specimen untuk rekening dana SPP terdiri dari dua orang yaitu salah seorang wakil
masyarakat yang terpilih dalam MAD dan ketua UPK.
DANA SIMPAN PINJAM PEREMPUAN

1. Rencana dan jadwal pengembalian SPP


Rencana dan jadwal pengembalian SPP merupakan target pengembalian tiap bulan
(atau sesuai kesepakatan) sehingga UPK bias memonitor pengembalian UPK tersebut
sesuai rencana
2. Buku Kas harian SPP
Adalah buku untuk mencatat semua transaksi kas yang berkaitan dengan dana
pengembalian SPP . Setiap transaksi harus dicatat secara kronologis dan sistematis
(sesuai dengan tanggal kejadian yang tertera pada bukti penerimaan dan penggunaan
uang serta jelas peruntukannya untuk apa)
3. Buku Bank SPP
Adalah buku untuk mencatat semua transaksi bank yang berkaitan dengan
pengembalian SPP. Setiap transaksi harus dicatat secara kronologis dan sistematis
(sesuai dengan tanggal kejadian yang tertera pada bukti penerimaan dan penggunaan
uang serta jelas peruntukannya untuk apa)
4. Arsip kelengkapan Bukti-bukti transaksi
Setiap transaksi baik penerimaan maupun pengeluaran yang terjadi dalam transaksi
bank maupun kas harus dilampiri dengan bukti transaksi. Bukti transaksi selain bukti
pengeluaran dan penerimaan uang juga harus dilampiri bukti transaksi penggunaan
uang yaitu berupa bon/nota dari pembelian barang. Untuk memudahkan pencarian
dokumentasi dari bukti-bukti transaksi maka harus dilakukan penomoran bukti-bukti
transaksi berdasarkan urutan kejadian
6. Kartu Kredit SPP
Adalah kartu yang merupakan bukti penerimaan pengembalian pinjaman SPP dari
kelompok ke UPK
7. Specimen sesuai aturan
Specimen untuk rekening dana SPP terdiri dari dua orang yaitu salah seorang wakil
masyarakat yang terpilih dalam MAD dan ketua UPK.

KEGIATAN (DOK)

1. Rencana penggunaan DOK


Rencana penggunaan DOK dibuat berdasarkan aturan yang telah ada dan
diperkirakan sesuai jadwal kegiatan perencanaan . Rencana penggunaan DOK ini
dibuat oleh FK dan UPK yang disampaikan dalam MAD untuk disepakati
2. Buku Kas harian DOK
Adalah buku untuk mencatat semua transaksi kas yang berkaitan dengan dana
pengembalian DOK . Setiap transaksi harus dicatat secara kronologis dan sistematis
(sesuai dengan tanggal kejadian yang tertera pada bukti penerimaan dan penggunaan
uang serta jelas peruntukannya untuk apa)
3. Buku Bank DOK
Adalah buku untuk mencatat semua transaksi bank yang berkaitan dengan
pengembalian DOK. Setiap transaksi harus dicatat secara kronologis dan sistematis
(sesuai dengan tanggal kejadian yang tertera pada bukti penerimaan dan penggunaan
uang serta jelas peruntukannya untuk apa)
4. Arsip kelengkapan Bukti-bukti transaksi
Setiap transaksi baik penerimaan maupun pengeluaran yang terjadi dalam transaksi
bank maupun kas harus dilampiri dengan bukti transaksi. Bukti transaksi selain bukti
pengeluaran dan penerimaan uang juga harus dilampiri bukti transaksi penggunaan
uang yaitu berupa bon/nota dari pembelian barang. Untuk memudahkan pencarian
dokumentasi dari bukti-bukti transaksi maka harus dilakukan penomoran bukti-bukti
transaksi berdasarkan urutan kejadian
5. Specimen sesuai aturan
Specimen untuk rekening dana DOK terdiri dari dua orang yaitu salah seorang wakil
masyarakat yang terpilih dalam MAD dan ketua UPK.
6. Penggunaan DOK sesuai dengan aturan. Aturan penggunaan DOK sesuai dengan surat
Pimpro No. 414.21/147/ perihal SPPl PPK tahun 2003

DAFTAR INVENTARIS

UPK harus membuat daftar inventaris untuk memonitor /mengetahui jenis dan jumlah
inventaris yang dimiliki oleh UPK dan untuk mengetahui nilai buku inventaris
tersebut
Pengarsipan dokumen keuangan
Dokumen Non keuangan adalah segala dokumen-dokumen yang berhubungan dengan
kegiatan PPK

B. Laporan Bulanan UPK


1. Neraca
Neraca adalah posisi keuangan UPK per tanggal tertentu yang terdiri dari dua
komponen yaitu aktiva dan passive.
2. Laporan Operasional UPK
Laporan Operasional UPK menunjukkan kinerja keuangan UPK dalam satu periode
tertentu. Laporan operasional UPK didapat dari pengurangan total pendapatan dengan
biaya-biaya dalam satu periode tertentu , contohnya satu bulan.
3. Realisasi penyaluran dana
Realisasi penyaluran dan merupakan komulatif dana yang telah disalurkan ke desa
per kegiatan
4. Laporan Perkembangan Pinjaman
Laporan Perkembangan Pinjaman merupakan merupakan laporan target dan realisasi
pengembalian pinjaman serta saldo pinjaman dari kelompok ke desa
5. Laporan kolektibilitas Pinjaman
Laporan kolektibilitas Pinjaman merupakan laporan kualitas pinjaman yang ada di
kelompok/desa untuk mengetahui tingkat kesehatan pinjaman

Keterangan Kualitas untuk administrasi :


C : Cukup, jika telah memenuhi segala syarat , baik , benar dan lengkap, tertib
serta inovativ kreatif yang menambah kualitas
AK : Agak Kurang , Jika telah memenuhi syarat , namun ada beberapa hal yang
kurang lengkap dan kurang tertib
K :Kurang , Jika tidak memenuhi syarat , tidak lengkap dan tidak tertib
sehingga harus diperbaiki

SELISIH DANA SAAT PEMERIKSAAN


Perhitungan selisih dana ada pada lampiran. Jika terjadi selisih beri ceck list telah dilakukan dan
isi berapa jumlah selisih.

Ceck List Pemeriksaan Dana di desa

Pemeriksaan desa merupakan perbandingan antara pencatatan di UPK dengan pencatatan yang ada di
desa yang bersifat komulatif per tanggal pemeriksaan . SElain pemeriksaan yang berkaitan dengan
pengelolaan dana di desa dengan menggunakan formulir-formulir “ Pemeriksaan Detail Administrasi
LKMD”

1. Alokasi Dana Kolektif


Diisi untuk mengetahui apakah pencatatan pencairan di UPK sesuai dengan pencatatan/yang diterima
oleh desa . Jika tidak sesuai maka perlu mendapat perhatian dan di cross check antara keterangan UPK
dengan TPK dengan dibuktikan dengan bukti-bukti transaksi

2. Alokasi Dana DOK


Diisi untuk mengetahui apakah pencatatan pencairan di UPK sesuai dengan pencatatan / yang diterima
oleh desa. Jika tidak sesuai , maka di cross check antara keterangan UPK dengan keterangan TPK
dengan dibuktikan dengan bukti-bukti transaksi

3. Alokasi Dana SPP


Diisi untuk mengetahui apakah pencatatan pencairan di UPK sesuai dengan pencatatan / yang diterima
oleh desa. Jika tidak sesuai , maka di cross check antara keterangan UPK dengan keterangan TPK
dengan dibuktikan dengan bukti-bukti transaksi

CEK LIST PEMERIKSAAN DAN DI UPK


Kecamatan : Ketua UPK :
Kab : Bendahara :
Propinsi : Sekretaris : Tgl :

Hal-hal yang diperiksa Telah dilakukan Kualitas catatan Perlu


C AK K perhatian
I. Kemampuan & Tg jwb UPK
1. Tugas, Cara Kerja & TG Jwb Ketua
2. Tugas, Cara Kerja & TG Jwb
Bendahara
3. Tugas, Cara Kerja & TG Jwb
Sekretaris
4. Jadwal Kegiatan & Rencana Kerja
Pengelola UPK
5. Laporan UPK pada papan informasi
dan lembarf informasi

II. Administrasi & Pembukuan UPK


Dana Kolektif
1. Rencana Penyaluran dana
2. Buku Kas harian Kolektif
3. Buku Bank Kolektif
4. Bukti-bukti transaksi
5. Specimen sesuai dengan aturan
6. Proses penyaluran dank e desa sesuai
dengan RPD dan LPD
SPP
1. Rencana Penggunaan SPP
2. Buku Kas harian Operasional UPK
3. Buku Bank Operasional UPK
4. Bukti-bukti transaksi
5. Specimen sesuai dengan aturan
Rencana Penggunaan SPP

Dana SPP
1. Rencana dan jadwal pengembalian
SPP
2. Buku Kas harian SPP
3. Buku Bank SPP
4. Bukti-bukti transaksi
5. Specimen sesuai dengan aturan
Rencana Penggunaan SPP

Dana Simpan Pinjam Perempuan


1. Rencana dan jadwal pengembalian
SPP
2. Buku Kas harian SPP
3. Buku Bank SPP
4. Bukti-bukti transaksi
5. Kartu kredit SPP
6. Specimen sesuai dengan aturan
Rencana Penggunaan SPP

Dana Operasional Kegiatan


1. Rencana Penggunaan Dana DOK
2. Buku Kas Harian DOK
3. Buku BankDOK
4. Bukti-bukti transaksi
5. Specimen sesuai dengan aturan
Rencana Penggunaan UEP
6. Penggunaan DOK sesuai aturan

Daftar Inventaris
Pengarsipan dokumen Keuangan
Pengarsipan dokumentasi non keuangan

Laporan Rutin UPK


1. Neraca
2. Laporan Operasional UPK
3. Realisasi penyaluran dana
4. Laporan Perkembangan Pinjaman
5. Laporan Kolektibilitas Pinjaman

Selisih Dana Saat Pemeriksaan


1. Selisih dana kolektif Rp
2. Selisih dana operasional Rp
3. Selisih dana pengembalian SPP Rp
4. Selisih dana pengembalian dana UEP Rp
5. Selisih dana operasioal kegiatan Rp

C : Cukup
AK: Agak Kurang
K : Kurang

Kesimpulan Hasil Pemeriksaan :


NO Temuan Tanggapan Rekomendasi RKTL

Pemeriksa

(…………………………………..) (…………………………)

Diketahui dan disetujui


(……………………) (……………………….) (…………………….)

Kecamatan :
Hal-hal yang diperiksa Nilai Pencairan Diterima Digun Dana UEP & SPP Perlu
SPC dari UPk Desa akan Pokok Bunga Perhatian
I. AlI. Alokasi Dana Kolektif
1. Prasarana
2. Pendidikan
3. Kesehatan
4. UEP
5. SPP
II.Alokasi Dana DOK
1. Papan Informasi
2. MD I
3. MD II
4. MD III
5. MAD II
6. MKP
7. Honor FD
8. dll
III.Alokasi Dana UEP
1. Pengembalian dari kelompok
2. Setor ke UPK
3. Catatan pengembalian di UPK

IV. Alokasi dana SPP


1. Pengembalian dari kelompok
2. Setor ke UPK
3. Catatan pengembalian di UPK