BAHAN PELATIHAN

PENGUATAN KELEMBAGAAN KELOMPOKTANI

MELAKSANAKAN ADMINISTRASI
KEUANGAN KELOMPOK

Oleh:
Ir. H.M.A. Yamanie
Ir. Mahyuni
Ir. Kusmayadi

DEPARTEMEN PERTANIAN
BADAN PENGEMBANGAN SDM PERTANIAN
BALAI BESAR PELATIHAN PERTANIAN – BINUANG
KALIMANTAN SELATAN
2008
 MELAKSANAKAN ADMINISTRASI KEUANGAN

EVALUASI AWAL

1. Coba saudara jelaskan pengertian dari administrasi keuangan ?

2. coba saudara jelaskan manfaat dari administrasi keuangan ?

3. Sebutkan prinsip-prinsip pembukuan keuangan ?

4. Sebutkan bentuk-bentuk buku pencatatan keuangan yang

saudara

ketahui ?
 PENDAHULUAN

A DESKRIPSI SINGKAT

Buku-buku administrasi, termasuk buku keuangan yang dimiliki oleh

Kelompoktani, pada umumnya masih jarang di isi oleh pengurus. Hal
ini disebabkan pengurus menganggap bahwa pengisian buku
keuangan sangat rumit. Selain itu, kebanyakan pengurus belum
menyadari pentingnya pembukuan keuangan bagi kelompok

Dana-dana yang diterima maupun yang dikeluarkan untuk membiayai

kegiatan kelompok dicatat secara tidak sistematis atau bahkan tidak
dicatat sama sekali. Akibatnya, sering keadaan keuangan kelompok
tidak jelas dan terjadi kekeliruan perhitungan.

Oleh karena itu, catatan keuangan kelompok sangat diperlukan bagi

Kelompoktani, terutama bagi Kelompoktani yang ingin
mengembangkan usahanya dan mengembangkan dana kelompok /
dana bersama kelompok.

Dalam kenyataannya, kelompok telah memiliki buku-buku

keuangan, tetapi belum lengkap, belum diisi dengan tertib, teratur dan
benar. Oleh karena itu pemahaman tentang administrasi keuangan
sangat penting bagi pengurus terutama yang menangani keuangan.
Manfaat pembukuan keuangan adalah menyediakan informasi tentang
kondisi keuangan kelompok pada saat tertentu, baik untuk pengurus,
anggota dan pihak-pihak lain (pembinan, penasehat, pengawas).

B TUJUAN PEMBELAJARAN UMUM (TIU)

Setelah pembelajaran selesai, peserta diharapkan mampu

melalukan pencatatan administrasi keuangan.
C TUJUAN PEMBELAJARAN KHUSUS (TIK)

a. Menjelaskan pengertian administrasi keuangan

b. Menjelaskan manfaat administrasi keuangan
c. Menyebutkan prinsip-prinsip pembukuan keuangan
d. Menyebutkan bentuk-bentuk buku catatan keuangan

D POKOK BAHASAN

a. Pengertian administrasi keuangan

b. Manfaat administrasi keuangan
c. Prinsip-prinsip pembukuan keuangan
d. Bentuk-bentuk buku catatan keuangan

E METODE DAN ALAT BANTU PEMBELAJARAN

1. Metode yang digunakan antara lain adalah curah pendapat,

diskusi, penjelasan singkat, penugasan dan bermain peran.
2. Alat bantu yang diperlukan antara lain adalah kertas koran,
spidol, selotif, berbagai blanko-blanko keuangan dan catatan
keuangan kelompok.
 KEGIATAN PEMBELAJARAN

ADMINISTRASI KEUANGAN

SETELAH ANDA MEMPELAJARI KEGIATAN

PEMBELAJARAN INI, ANDA DIHARAPKAN DAPAT
MENJELASKAN PENGERTIAN ADMINISTRASI KEUANGAN
DAN JENIS-JENIS BUKU ADMINISTRASI KEUANGAN

A PENGERTIAN

Administrasi keuangan dapat berarti pembukuan keuangan, yaitu

catatan transaksi keuangan yang dibuat secara kronologis (menurut
urutan waktu) dan sistematis (menurut cara-cara tertentu). Setiap
organisasi kelompok, wajib mengelola administrasi keuangan dengan
baik yaitu sesuai jenis serta diisi dengan tertib, teratur dan benar.
Sebab dengan administrasi keuangan yang baik, keuangan kelompok
dapat terkendali dan pada waktu tertentu akan mudah untuk diketahui
sehingga dapat digunakan sebagai bahan untuk pengambilan
keputusan.

Informasi kondisi keuangan kelompok dapat digunakan, sebagai :

a. Alat monitor perkembangan keuangan

b. Alat pengendalian keuangan

c. Alat evaluasi terhadap pencapaian tujuan/sasaran dari setiap

kegiatan atau usaha

d. Alat manajemen dalam pengambilan keputusan

B PRINSIP-PRINSIP PEMBUKUAN KEUANGAN

a. Sistematis; buku diisi menurut cara-cara tertentu sesuai dengan

jenis bukunya.

b. Kronologis; buku diisi sesuai dengan urutan terjadinya

transaksi.

c. Informatif; dapat dipahami/dimengerti oleh semua pihak yang

berkepentingan.

d. Accountable; buku diisi memenuhi kaidah-kaidah atau

ketentuan akuntasi. Antara lain : dapat dihitung, dapat
dievaluasi, dan dapat dipertanggung jawabkan

e. Auditable; catatan keuangan dapat diperiksa dengan mudah.

Dalam membuat buku-buku kelompok harus mengikuti prinsip-

prinsip tersebut diatas agar lengkap, tertib, teratur, benar, dan
bermanfaat.

C BENTUK-BENTUK PEMBUKUAN KEUANGAN

1. Pembukuan Keuangan Kelompok

Pembukuan keuangan atau administrasi keuangan kelompok
adalah catatan keuangan untuk kegiatan-kegiatan usaha agribisnis
yang dilakukan kelompok. Hal-hal yang dibukukan dalam buku ini
antara lain adalah : iuran bulanan anggota, sumbangan untuk
kegiatan kelompok, biaya rapat, biaya ATK, biaya transportasi dan
lain-lain. Bila kelompok melakukan kegiatan tabungan, simpan
pinjam, usaha bersama, catatan pembukuan harus terpisah, masing-
masing bagian harus ada catatan tersendiri.

Buku-buku ini harus dilengkapi dengan arsip dari kumpulan

bukti-bukti pemasukan atau pengeluaran uang berupa nota, bon
kwitansi, faktur pembayaran dan lain-lain. Jadi walau sudah
dicatat, bukti-bukti tersebut harus tetap disimpan (diarsipkan).
 Contoh :

Buku Kas Harian

Hari/bulan :

No Tanggal Uraian pemasukan Pengeluaran saldo

1 2 3 4 5 6

Jumlah

Petunjuk Pengisian :

a. Tulis nama atau bulan pada waktu dilakukannya pencatatan pada

judul format sebelah kiri.

b. Apabila bulan pencatatan merupakan bulan lanjutan, maka pada

kolom saldo terlebih dahulu di isi saldo bulan sebelumnya.
Misalnya kolom tanggal di isi tanggal 1, kolom uraian di isi
dengan saldo kas bulan lalu, lalu kolom saldo di isi besarnya
jumlah uang kas saldo bulan lalu.

c. Setelah itu baru dilanjutkan dengan menuliskan setiap kali

terjadinya transaksi pemasukan ataupun pengeluaran uang sesuai
dengan urutan waktu pada kolom 2 yaitu kolom tanggal.

d. Tuliskan dengan jelas macam transaksi, pemasukan atau

pengeluaran pada kolom 3 yaitu kolom uraian.

e. Tuliskan selisih antara pemasukan dengan pengeluaran untuk

setiap baris transaksi pada kolom 6, yaitu kolom saldo.
2. Buku keuangan bersama

Buku keuangan usaha bersama adalah buku-buku pencatatan

keuangan untuk kegiatan usaha bersama atau kegiatan yang
dikelola secara bersama-sama dalam kelompok.

Catatan keuangan usaha bersama terdiri dari : buku catatan

pengeluaran, buku catatan pemasukan, buku kas harian, dan arsip
bukti pengeluaran dan pemasukan.

a. Buku Catatan Pengeluaran

No Tanggal Biaya Beli Beli Beli Bayar Bayar Jumlah

Transportasi ....... ....... ....... iuran buruh
1 2 3 4 5 6 7 8 9

Jumlah

b. Buku Catatan Pemasukan

No Tanggal Pinjaman Jual Jual Titipan dll dll Jumlah

modal ....... ....... modal
1 2 3 4 5 6 7 8 9

Jumlah
c. Buku Kas Harian

No Tanggal Uraian pemasukan Pengeluaran saldo

1 2 3 4 5

Jumlah

d. Arsip Bukti Pengeluaran dan Pemasukan

No. Tanggal Uraian Catatan

1 2 3 4

Jumlah

Dalam kenyataan sehari-hari, usaha agribisnis (kalau

dicatat) mungkin hanya dilakukan pada buku kas harian yang
sudah dimodifikasi. Modifikasinya terjadi pada cara mencatat
uraian, dimana seharusnya pada buku kas harian yang dicatat
adalah jumlah uang masuk dan jumlah uang keluar. Sedang yang
dilakukan petani biasanya semua kegiatan dirinci pada buku kas
harian.
 Buku harian modifikasi ini akan menyulitkan kita dalam
menjumlahkan jenis kegiatan yang berbeda. Misalnya untuk
mengetahui pengeluaran bagi ongkos transportasi, kita harus
meneliti kembali setiap pengeluaran yang telah dicatat. Dengan
cara ini tentunya kita banyak membuang waktu untuk menelaah
catatan transaksi keuangan yang ada.

Dengan adanya buku catatan pengeluaran dan catatan

pemasukan berdasarkan penggolongan seluruh transaksi, maka
dapat diketahui dengan cepat.

Bukti pengeluaran dan pemasukan berupa bon, kwitansi, nota

dan lain-lain harus diarsipkan, penomoran arsip sebaiknya
disesuaikan dengan nomor pada buku catatan pengeluaran-
pemasukan.

3. Buku keuangan simpan pinjam

Seperti juga buku keuangan usaha bersama, buku keuangan
simpan pinjam harus bisa menumbuhkan kepercayaan antara
pengurus dan anggota. Oleh karena itu, pencatatan tidak dapat
dilakukan hanya dengan cara mencatat berapa uang masuk dan
berapa uang keluar saja. Pencatatan harus dilengkapi dengan
catatan tentang sumber dan tujuan penyaluran uang.

Buku-buku catatan keuangan simpan pinjam meliputi :

a. Buku Catatan Pengeluaran

N Tgl Nam Simp Pinja Simp Ang- Simp. Simp. Adm. Jumla
o . a . -man . sura Poko Waji Simp h
Suka n k b .
Bank
-rela Bank

Jumlah
b. Buku Catatan Pemasukan

N Tgl Nam Angsura Simp Simp hutan Simp. Simp Bunga catata
o . a n . . g Poko . pinjama n
Suka Bank k Waji n
pinjama Bank
-rela b
n

Jumlah

c. Buku Simpanan / Pinjaman Anggota

Nama :
Alamat :

Simpanan Pinjaman Tunggakan

No Tgl Catatan
Disetor Ditarik Saldo Pokok Pokok Bunga Pokok Bunga
pinjaman angsuran
SW SS SW SS SW SS

d. Buku Kas Harian

Tanggal Catatan Masuk Keluar Saldo

No.

JUMLAH
 e. Arsip Tanda Bukti

No. Tanggal Uraian Nomor Arsip

Apabila unit simpan pinjam sudah berkembang, kegiatan

pemberian pinjaman tidak terbatas hanya bersifat sosial (biaya
sakit, bayar sekolah, sunatan, kelahiran dll) tetapi akan mengarah
kepada kegiatan ekonomi seperti; penambahan modal, pembelian
bahan baku, biaya pemasaran dll. Oleh karena itu,
perhitunganlaba/rugi akan menjadi hal penting karenanya laba rugi
harus dihitung.

4. Buku keuangan usaha tani

Buku keuangan usahatani merupakan catatan keuangan

usaha yang dilakukan oleh petani, yaitu sebagai bahan untuk
menilai apakah usahatani yang dilaksanakan untung atau tidak.
Kalau untuk seberapa besar, demikian pula kalau rugi. Dengan
melihat kondisi ini maka petani dapat memutuskan apakah
usahanya dilanjutkan dan diperbaiki atau ganti usaha lain.

Buku keuangan usahatani mencakup : a) Buku catatan

Pengeluaran;
b) Buku Catatan Pemasukan; c) Buku Kas Harian; dan d) Arsip
Bukti Pengeluaran dan pemasukan.
Contoh :

Buku Catatan Pengeluaran Usahatani

No. Tanggal Transportasi Beli Beli Beli Bayar Bayar Jumlah

Bahan
........ ........ Iuran Buruh
Bakar

Jumlah

Buku Catatan Pemasukan Usahatani

No Tangga Jual Jual Pinjama Titipa Dan Dan Jumla
. l ....... ....... n n Lain Lain h
. . Modal Modal - -
Buruh Lain Lain

Jumlah
Buku Kas Harian

No. Tanggal Pengeluaran Pemasukan Saldo

Jumlah

Arsip bukti Pengeluaran dan Pemasukan

No. Tanggal Uraian Catatan

Jumlah

Catatan-catatan tersebut menjadi bahan untuk menganalisa

laba/rugi usaha. Dalam menghitung laba/rugi ini perlu diingat bila
di dalam kegiatan usaha ada peralatan/bangunan yang bersifat
modal tetap, pengeluaran harus dihitung sebagai penyusutan
alat/bangunan yang digunakan. Demikian juga dengan lahan/tanah
diperhitungkan dengan ongkos sewa lahan yang digunakan.