No.
: 03/03-2018
Penyusun: ALFIAH, S.Pi
Perlunya Pembukuan
Pembukuan diperlukan untuk menjaga keakuratan catatan
atas semua transaksi dan keputusan-keputusan yang dibuat dalam
kelompok. Pembukuan terdiri dari buku-buku administrasi,
termasuk buku keuangan yang dimiliki oleh kelompok.
Administrasi keuangan dapat berarti pembukuan keuangan,
yaitu catatan transaksi keuangan yang dibuat secara kronologis
(munurut urutan waktu) dan sistematis (menurut cara-cara
tertentu). Setiap organisasi kelompok, wajib mengelola
administrasi keuangan dengan baik yaitu sesuai jenis serta diisi
dengan tertib, teratur dan benar. Dengan administrasi keuangan
yang baik, keuangan kelompok dapat terkendali dan pada waktu
tertentu akan mudah untuk diketahui, sehingga dapat digunakan
sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.
Informasi kondisi keuangan kelompok dapat digunakan
sebagai:
1. Alat monitor perkembangan keuangan;
2. Alat pengendalian keuangan;
3. Alat evaluasi terhadap
pencapaian tujuan/sasaran
dari setiap kegiatan atau
usaha; dan
4. Alat manajemen dalam
pengambilan keputusan.
Dalam membuat buku-buku kelompok harus lengkap, tertib,
teratur, benar dan bermanfaat, sehingga harus mengikuti prinsip-
prinsip:
1. Sistematis, buku diisi menurut cara-cara tertentu sesuai
dengan jenis bukunya;
2. Kronologis, buku diisi sesuai dengan urutan terjadinya
transaksi;
3. Informatif, dapat dipahami/dimengerti oleh semua pihak yang
berkepentingan;
4. Accountable, buku diisi memenuhi kaidah-kaidah atau
ketentuan akuntansi, antara lain: dapat dihitung, dapat
dievaluasi, dan dapat dipertanggungjawabkan;
5. Auditable, catatan keuangan dapat diperiksa dengan mudah.
Bentuk-bentuk Pembukuan Keuangan Kelompok
Beberapa bentuk pembukuan yang dapat digunakan untuk
menjaga keakuratan catatan atas semua transaksi dan
keputusan-keputusan yang dibuat dalam kelompok, antara lain
berupa:
1. Buku pertemuan adalah buku dasar dan penting yang berisi
tidak hanya proses pertemuan kelompok tapi juga transaksi
keuangan yang terjadi pada hari itu. Hal ini membantu
kelompok untuk mengingat kembali keputusan yang telah
diambil dalam pertemuan sebelumnya, tindakan yang diambil
dan perlu ditindaklanjuti. Buku ini sering disebut “buku induk”.
2. Buku Administrasi Anggota adalah berisi tentang semua
informasi mengenai anggota dan keluarganya serta catatan
pendaftaran.
3. Buku Kehadiran merupakan catatan tentang kehadiran
anggota. Ini membantu untuk mencatat absen rutin dan
alasan bagi yang tidak hadir.
4. Buku Pas Anggota merupakan catatan tabungan dan
pinjaman setiap anggota. Buku ini disimpan oleh anggota.
5. Buku tabungan individu berisi tabungan harian masing-
masing anggota kelompok. Ini membantu kelompok untuk
mengetahui tabungan anggota setiap hari, setiap bulan dan
setiap tahun. Bahkan jika buku pas anggota hilang, status
tabungan dan pinjamannya mungkin dapat di lacak dari buku
ini .
6. Buku pinjaman individu berisi semua informasi pinjaman yang
diberikan pada anggota, secara individu (termasuk masalah
pinjaman, tujuan pinjaman, jadwal pengembalian bunga,
pengembalian pinjaman, hutang yang belum lunas dan
melampaui batas waktunya.
7. Buku kas memelihara semua catatan tunai dan transaksi bank
dari kelompok.
8. Buku kas umum berisi neraca aktivitas secara kumulatif.
Sebagai contoh, dari buku kas umum, seseorang dapat
menceritakan berapa banyak telah dihabiskan untuk
transportasi oleh kelompok, berapa banyak telah diperoleh
dari denda dan lain sebagainya. Hal ini memberikan informasi
posisi keuangan pada setiap aktivitas kelompok.
9. Buku tanda terima menjaga catatan semua penerimaan
kelompok, dibuat duplikatnya, dan yang asli diberikan pada
orang yang telah memberikan uang. Hal ini membantu baik
kepada kelompok dan pihak yang membayar, sebagai bukti
bahwa uang telah diterima.
10. Semua pembayaran dan pengeluaran kelompok diputar
menggunakan voucher pembayaran. Voucher ini ditahan oleh
kelompok sebagai bukti pembayaran. Namun demikian
voucher pembayaran hanya merupakan dokumen pendukung.
Pembayarannya sendiri dibuat dengan nota bon atau
pembayaran yang ditandatangani oleh penerima pembayaran.
11. Catatan permintaan surat kesanggupan pinjaman diminta dari
peminjam sebagai keamanan pinjaman.
12. Dokumen pendukung, yang berhubungan dengan berbagai
transaksi keuangan dan keputusan-keputusan yang dibuat oleh
kelompok dan semua koresponden harus disimpan dalam
dokumen penyimpanan.
13. Buku kas bank/buku cek diperlukan untuk mengadakan
transaksi bank.
14. Daftar kontribusi lokal menyediakan informasi keuangan yang
dimobilisasi pada tingkat lokal, baik dalam bentuk uang tunai
atau sejenisnya untuk berbagai program.
15. Buku stok berisi informasi bahan-bahan yang diterima atau
diadakan dan neraca, sesuai dengan nilai bahan.
Memilih Penulis Pembukuan Keuangan 5. Membangun kepercayaan dalam kelompok sebagai sebuah
lembaga yang mengarah ke berkesinambungan, pengakuan
Terkait dengan pentingnya pembuatan pembukuan
dan kredibilitas.
keuangan kelompok, maka perlu diangkat seorang penulis sebagai
pengelola dan penanggungjawab pembuatan pembukuan 6. Mengambil keputusan-keputusan anggaran dan pendanaan.
keuangan. Penulis dapat berasal dari dalam kelompok (anggota
kelompok) atau seseorang dari luar kelompok (bukan anggota
kelompok), dengan syarat: (1) jujur; (2) mudah dijumpai; (3) Referensi:
dapat diterima oleh semua anggota kelompok, (4) tidak Juni Pranoto dan Wahyu Suprapti, 2006. Membangun Kerjasama
mengintervensi dinamika kelompok, (5) transparan; dan (6) ahli Tim (Team Building). Lembaga Administrasi Negara – Republik
dalam menulis pembukuan. Kelompok juga harus dapat dengan Indonesia, Jakarta.
mudah memperoleh penulis pengganti jika penulis sewaktu-waktu
berhenti. Santosa S., 2004. Dinamika Kelompok Edisi Revisi. Penerbit: Bumi
Aksara, Jakarta.
Tim Pusbangluh, 2008. Modul Pembinaan dan Pengembangan
Pemantauan Penulis Pembukuan Keuangan Kelompok Kelembagaan Penyuluhan Perikanan. Pusat Pengembangan
Supaya efektif memantau penulis, beberapa kiat yang dapat Penyuluhan BPSDMKP, Jakarta.
digunakan kelompok adalah sebagai berikut :
1. Kelompok harus yakin bahwa penulis tidak pernah memegang Informasi Lebih Lanjut dapat Menghubungi:
uang.
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
2. Anggota kelompok harus selalu memeriksa catatan-catatan SEKRETARIAT PENYULUH PERIKANAN KAB. POHUWATO
sebelum mereka tanda tangan. Jl. Jenderal Sudirman Kompleks Perkantoran Blok paln Marisa
3. Jika penulis bukan anggota kelompok, dia tidak boleh ikut
campur dalam kegiatan kelompok. Contact Person:
Alfiah, S.Pi; HP 0822-9350-4279
Kelompok harus dapat mengontrol/mengendalikan keuangan
umum, beberapa hal yang dapat dilakukan oleh kelompok untuk
tetap mengendalikan keuangan umum adalah sebagai berikut:
1. Siapapun penulis pembukuan keuangan tidak pernah
memegang uang.
2. Anggota mengawasi secara normal jumlah total dan komposisi
uang kelompok pada setiap waktu.
3. Jumlah total biasanya diumumkan pada pertemuan atau ditulis
pada papan.
4. Anggota mengawasi catatan tabungan individu mereka dan
status kredit dalam kelompok.
5. Anggota menyuruh penulis untuk membacakan catatan
pertemuan pada hari itu juga sebelum mereka tanda tangan.
6. Anggota kelompok memastikan bahwa buku selalu
diperbaharui.
7. Anggota memastikan bahwa penulis mempunyai semua
perlengkapan penting untuk menulis buku seperti pensil, pena,
penghapus, kertas, lembaran karbon, penjepit, perekat,
stempel karet dan tinta stempel.
8. Anggota kelompok memastikan bahwa pemeliharaan dan
penyimpanan buku mereka tidak bercampur dengan buku
penulis jika dia anggota kelompok.

Audit Keuangan dalam Kelompok

Audit adalah pemeriksaan buku akunting secara sistematis,
oleh orang di luar kelompok (bukan penulis atau anggota
kelompok). Tujuan audit adalah untuk memeriksa kesalahan dan
kelalaian dalam membuat perhitungan, untuk meralat adanya
kesalahan, dan untuk pencegahan kesalahan di masa mendatang.
Audit dibutuhkan baik untuk manfaat kelompok sendiri dan untuk
membangun kredibilitas operasional kelompok kepada dunia luar.
Tujuan dari audit pembukuan keuangan kelompok antara
lain adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi keuangannya.
2. Menemukan dan meralat kesalahan dan kelalaian dalam
menyusun pembukuan.
3. Memperkuat keberadaan sistem akunting dalam kelompok.
4. Menjelaskan pendapatan, pengeluaran, kekayaan dan
pertanggungjawaban.