RANGKUMAN KEUANGAN

BAB 1
ADMINISTRASI KEUANGAN

A. Pengertian Administrasi Keuangan

1. Pengertian Administrasi

Secara etimologi, administrasi berasal dari bahasa Inggris dari kata administration yang
bentuk infinitifnya to administer artinya sebagai mengelola dan menggerakkan.

a. Administrasi dalam arti sempit

Merupakan penyusunan dan pencatatan dan informasi secara sistematis dengan maksud
untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara
keseluruhan dan dalam hubungan satu sama lain.

Menurut Handayaningrat, administrasi administrasi dalam arti sempit berasal dari kata
administratie (bahasa belanda), yaitu meliputi kegiatan catat mencatat, surat
menyurat,pembukuan ringan,ketik mengetik agenda yang bersifat teknis ketatausahaan/crucial
work.

b. Administrasi dalam arti luas

Merupakan kegiatan kerja sama yang dilaksanakan oleh sekelompok orang berdasarkan
pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunaan sumber
untuk mencapai tujuan efektif dan efisien.

Administrasi dalam arti luas ditinjau dari 3 sudut pandang,yaitu:

1) Proses
2) Fungsi
3) Kepranataan (institution)

✔ Ditinjau dari sudut pandang, administrasi merupakan keseluruhan proses yang dimulai dari
proses pemikiran,perencanaan,pengaturan,bimbingan,pengawasan sampai proses
pencapaian tujuan.
✔ Ditinjau dari sudut fungsi/tugas, administrasi berarti keseluruhan tindakan (aktivitas) yang
harus dilakukan dengan sadar oleh seseorang/kelompok organisasi orang yang
berkedudukan sebagai administrator atau yang menduduki manajemen puncak organisasi.
✔ Ditinjau dari sudut kepranataan, Administrasi diartikan sebagai suatu lembaga.
2. Pengertian Keuangan
Adalah rangkaian kegiatan dan prosedur dalam mengelola keuangan
(prnerimaan/pembiayaan) secara tertib,hemat,berdaya gunadan berhasil guna.

Menurut Handayaningrat, keuangan adalah pengelolaan APBN mulai dari proses

penyususnan rencan,pelaksanaan dan pengawasan anggaran.

3. Pengertian Administrasi Keuangan

Adalah pengelolaan yang meliputi segala aktivitas yang berkaitan dengan keuangan dan
pencapaian tujuan sebuah organisasi perusahaan.

Pengertian Administrasi Keuangan menurut ahli :

a. Pengelolaan keuangan (pengertian administrasi keuangan secara luas) berkaitan erat

dengan pengadaan atau pemanfaatan keuangan sehingga tugas pokok organisasi
terwujud.
b. Tata Usaha Keuangan (pengertian administrasi dalam arti sempit) berkaitan dentan
proses menerima,menyimpan,dan mengeluarkan uang dengan aktivitas penatabukuan.

B. Petugas Administrasi Keuangan

1. Staf administrasi keuangan atau sekretaris

Bertugas menangani administrasi keuangan, mebuat permohonan pengisian dana

kas kecil yang diajukan kepada kepala bagian keuangan/ bendahara dengan melampirkan
pembukuan kas kecil bulan sebelumnya yang sudah disetujui oleh pimpinan/mqnajer
keuangan.

2. Bendahara/ kasir, bertugas :

a. Menerima permohonan pengajuan dana kas kecil dan laporan pembukuan kas kecil dari
staf administrasi administrasi keuangan/sekretaris yang disetujui oleh
pimpinan/manajer keuangan.
b. Melakukan pengisian kembali dana kas kec berupa uang tunai atau cek
3. Manajer keuangan, bertugas :
a. Menerima dan memeriksa laporan keuangan kas kecil
b. Menandatangani dan menyetujui pengisian kas kecil

C. Pengelolaan Kas Kecil

1. Pengertian Kas Kecil

Dana yang disediakan oleh perusahaan untuk keperluan sehari-hari dengan jumlah
yang relatif kecil disebut kas kecil atau petty cash. Pada waktu pengeluaran kas untuk
pembentukan dana, kas kecil ditutup dengan cek,sedangkan pembayaran jumlah kecil dapat
dibayar dengan uang tunai.

Dana kas kecil diserahkan pada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan
bertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil. Pengisian dana
kas kecil dapat dilakukan berdasarkan permintaan pemegang kas kecil jika dana kas kecil
sudah menipis atau dilakukan secara periodik.
2. Metode Pencatatan Kas Kecil
a. Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System)

Adalah sistem pencatatan kas kecil dimana besarnya jumlah dana awal kas kecil
telah ditetapkan sama untuk setiap periodenya. Sistem ini tidak mengenal
penambahan/pasukan dana kas kecil di tengah perode.

Langkah-langkah operasional metode imprest :

1) Pembentukan dana kas kecil di mana pemegang kas kesil diserahi sejumlah uang tunai
untuk pembayaran pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi kebutuhan dalam
jangka waktu tertentu.
2) Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran.
3) Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan pembentukan dana kas kecil
kembali,yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran.

* Kelebihan sistem imprest sbb :

1) setiap periode diketahui jumlah pengeluaran per pos/rekening sehingga dapat

digunakan sebagai alat kontrol oleh atasa dalam penggunaan dana.
2) pemegang kas/pimpinan akan berhati-hati dalam mengelola keuangannya,karena
sistem ini tidak ada pemambahan di tengah periode.
3) karena jumlah dana awal perperiode selalu sama maka akan memudahkan bendahara
untuk menentukan jumlah dana per bagian/unit per priode.

* Kelemahan sistem imprest sbb :

1) saldo uang yang ada di kas tidak dapat digunakan sulit diketahui karena saldo baru
dapat dilihat di akhir periode.
2) apabila terjadi kekurangan dana akan menimbulkan sedikit masalah karena tidak ada
penambahan kas di tengah periode.
3) sekertaris harus berhati-hati dalam mengeluarkan dan membukukan dana karena jika
terjadi kelebihan akan menimbulkan permasalahaam secara administrasi.

b. Sistem Dana Tidak Tetap ( Fluctuation Fund Method)

Adalah sistem pencatatan kas kecil yang dibuka di awal bulan dan ditutup di akhir
bulan. Pengisian dana kas kecil setiap bulan selalu sama jumlahnya. Dalam sistem ini,ada
pemasukan ditanggal pembukuan.

* Kelebihan sistem dana tidak tetap

1) apabila terjadi kekuragan dana di tengah periode, saldo dapat dimintakan dana
tambahan ke bendaharan.
2) saldo dapat diketahui setiap saat tanpa harus menunggu akhir periode.
3) dana awal tiap periode diisi selalu sama
4) mudah dilakukan pengontrolan terhadap buku kas.

* Kelemahan sistem dana tidak tetap

1) tidak mudah mengetahui pengeluaran per pos/rekening setiap periodenya.

 2) tidak dapat diketahui pengeluaran terbanyak digunakan untuk apa.

* Perbedaan antara metode dana tetap dan tidak tetap sbb :

1) dalam metode dana tetap, pengeluaran yang dilakukan oleh kasir kas kecil tidak dibuat
jurnal sedangkan metode dana tidak tetap dibuat jurnal.
2) dalam metode dana tetap besarnya pergantian sebesar pengeluaran yang telah
dilakukan setiap saldo kas kecil selalu tetap seperti semula. Dalam metode fluktuasi
pengisian kembali tidak harus sebesar pengeluaran yang dilakukan
3) dalam metode dana tetap, saldo kas kecil tetap seperti semula sedangkan metode
fluktuasi berubah-ubah ( tidak tetap ).

3. Peralatan yang dibutuhkan untuk Pengelolaan Dana Kas Kecil

a) Bukti tarnsaksi penerimaan atau pengisian kembali dana kas kecil
b) Bukti transaksi yang berkaitan dengan pengeluaran uang tunai dari dana kas kecil
c) Jurnal pengeluaran kas.
d) Buku jurnal kas kecil
e) Buku laporan pengunaan dana kas kecil
f) Bukti pengeluaran kas kecil
g) Alat tulis dan alat hitung.

4. Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil

Pengelolaan dana kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil
sampai pencatatan buku kas kecil.

a) Pembentukan Dana Kas kecil

Jumlah dana kas kecil ditaksir dengan memperhitungkan kebutuhan dan untuk
tiga/empat minggu. Jika jumlah dana telah ditetapkan,bendahara menarik cek untuk
diserahkan kepada pemegang kas kecil. Bagian keuangan membuay bukti keluar kas
sebanyak tiga lembar. Bagian bendahara menerima dua lembar ( lembar 1 dan 3)
lembar ke-2 diarsipkan ke bagian keuangan. Bagian bendahara mengarsipkan bukti
kas keluar lembar ke-1 kemudian mengisi cek dan mengisi tanda tangan otoritas
atas cek untuk diserahkan kepada pemegang dana kas kecil,bersama bukti keluar
lembar ke-3. Cek kemudian diuangkan ke bank oleh pemegang kas kecil dan
uangnya disimpan dalam tempat penyimpanan yang terkunci.

b) Pembayaran Melalui Kas Kecil

Setiap pembayaran yang dilakukan melalui kas kecil harus didokumentasikan

dengan menggunakan bukti pengeluaran kas kecil. Bukti tersebut harus disimpan
pada tempat penyimpanan uang sampai kas kecil diisi kembali. Jumlah rupiah dari
seluruh bukti pengeluaran dan jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil harus
selalu sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan perusahaan.
Dengan demikian perusahaan dapat mengawasi pengelolaan kas kecil setiap saat.
Pengaruh tiap transaksi pemakaian kas kecil akan dicatat pada waktu kas kecil diisi
kembali.

c) Pengisian Kembali Kas Kecil

 Permintaan pengisian kembali dilakukan oleh pemegang kas kecil. Pemegang
kas kecil harus menyiapkan daftar pengeluaran kas kecil yang telah dilakukan
dengan dilampiri bukti pendukung pengeluaran kas kecil. Permintasn pengisian
kembali kas kecil diajukan kepada bendahara perusahaan yang akan meneliti
keabsahan pengeluaran yang telah dilakukan. Apabila segala sesuatu telah
memenuhi ketentuan bendahara akan memberi tanda persetujuan pada formulir
permintaan pengisian kembalu dan menarik cek sebesar jumlah kas kecil yang telah
digunakan sehingga jumlah uang dalam dana kas kecil akan kembali pada jumlah
semula.

Pengisian kembali akan mempengaruhi komposisi berupa penggantian bukti

pengeluaran dengan uang, tetapi tidak mempengaruhi saldo dana kas kecil. Dalam
pengisian kembali dana kas kecil, kadang kadang terjadi kekurangan atau kelebihan
kas. Untuk itu perlu disediakan rekening khusus yang disebut rekening selisih kas.

Jika terjadi kekurangan kas,rekening selisih kas harus didebet. Namun bisa juga
terjadi sebaliknya yang dengan demikian rekening selisih kas harus dikredit. Saldo
debit rekening selisih kas dilaporkan dalam laporan laba-rugi sebagai pendapatan
lain-lain.

Pengisian kembali pada akhir tahun buku diperlukan agar semua pengaluaran
yang terjadi sejak pengisian yang terakhir sampai akhir tahun buku dapat dilaporkan
dalam laporan keuangan.

d) Penggunaan Kas Kecil

Kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran kas kecil untuk setiap
pengeluaran yang ditanda tamgani oleh penerima dana. Lalu tramsaksi itu dicatat
dalam buku kas kecil dan bukti pengeluaran harus disimpan/diarsip.

Kasir kas kecil harus selalu menghitung nominal kas kec secara fisik setiap
selesai melakukan transaksi kemudian dicocokkan dengan pencatatan kas kecil
yang sudah dibuat. Financial Controller juga melakukan pemeriksaan kas kecil
dengan membandingkan antara fisik kas kecil dengan catatan yang sudah dibuat.