JOB SHEET

MENANGANI PENGELOLAAN RAPAT/PERTEMUAN

Satuan Pendidikan : Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)
Kompetensi Keahlian : Otomatisasi dan Tata Kelola
Perkantoran
Kelas/ Semester : XII OTKP-1
Alokasi Waktu : 120 menit
Bentuk Soal : Praktik Tertulis
Hari, Tanggal :

A. PETUNJUK
1. Berdoalah sebelum mengerjakan tugas
2. Baca dan pelajari setiap langkah kerja di bawah ini dengan cermat sebelum
melaksanakan praktek
3. Klarifikasi kepada Asesor apabila ada hal-hal yang belum jelas
4. Laksanakan pekerjaan sesuai dengan urutan proses yang sudah ditetapkan
5. Seluruh proses kerja mengacu kepada SOP/WI yang dipersyaratkan
6. Semua hasil pekerjaan di beri identitas (nomor induk siswa di pojok kanan atas)
7. Untuk menjaga kemungkinan hilangnya hardcopy, silahkan semua softcopy
dokumen/file terkait tugas ini diberi nama sesuai tugasnya dan di simpan di komputer
secara terstrutur dengan langkah-langlah : Membuat direktori (sesuai direktori yang
tersedia dikomputer siswa), Membuat folder di dalam direktori dengan nama folder
(nomor induk siswa), Membuat folder di dalam folder nomor induk siswa diberi namai
sesuai nama tugas praktik terkait.
8. Anda bekerja sebagai Sekretaris PT SMECON KING HARJO Jalan dr. Soeparno No.29
Telp/Fax (0281) 632137 Purwokerto E-mail:sukirno64@guru.smk.belajar.id,
9. Direktur anda bernama Drs. Harjo Subroto.
B. PERALATAN DAN BAHAN
1. Peralatan :
 ATK
 Komputer terhubung dengan internet dan Printer
 Pesawat telepon
2. Bahan :
 Blok note
 Sampul surat
C. TUGAS-TUGAS YANG HARUS DISELESAIKAN SEBAGAI BERIKUT:
1. Menciptakan dokumen/ lembar kerja sederhana
2. Memproduksi Dokumen
3. Mengatur rapat/ petemuan
4. Memproduksi Dokumen di Komputer
5. Memelihara Data/file di Komputer
6. Mengoperasikan Aplikasi Perangkat Lunak
7. Menggunakan Peralatan dan Sumberdaya Kerja
8. Menerapkan Prosedur K3 Perkantoran
D. INSTRUKSI KERJA
1. Mempersiapkan alat dan perlengkapan, terdiri dari : Komputer lengkap dengan printer
siap digunakan
2. Menyusun/mencetak daftar personil yang akan diundang dengan format : Nomor;
Nama Peserta rapat; Jabatan; Unit Kerja
3. Menyusun/mencetak Susunan Acara Rapat diketik dengan komputer
 4. Menyusun/mencetak layout rapat
5. Menyusun/mencetak surat undangan rapat dengan kertas HVS A4 70 gram; bentuk
surat undangan Full block style dan surat dilengkapi dengan KOP surat berlogo,
surat ditanda tangani dan di stempel digital dan Lipatan surat standar fold.
6. Sampul surat dibuat berkop perusahaan lengkap dengan logo perusahaan.
7. Undangan Rapat sesuai perintah pimpinan dengan ketentuan pelaksanaan rapat :
 Surat undangan tertanggal 19 April 2022,
 Hari/tanggal rapat, Sabtu, 23 April 2022,
 Waktu pelaksanaan rapat pukul, 08.00-10.00 WIB,
 Tempat rapat di ruang Serbaguna PT SMECON KING HARJO Jalan dr. Soeparno
No.29 Telp/Fax. (0281)632137 Purwokerto E-mail:sukirno64@guru.smk.belajar.id
8. Anda sebagai Sekretaris Direktur, sebelum rapat dilaksanakan harus menyusun
Rencana Anggaran Dan Belanja (RAB) Rapat Rutin Tri Wulan 1 dengan sumber
dari dana kas kecil Perusahaan dan hal-hal yang harus dipersiapkan untuk rapat rutin
tri wulan 1 dengan format sebagaimana ketentuan di bawah ini dan hasilnya dicetak
Harga Jumlah (RP)
N Satua Jml
Uraian Sumber Dana Satuan
o n Barang Pemasukan Pengeluaran
(Rp)
9. Menyusun dan mencetak daftar hadir undangan rapat dan buatlah daftar Hadir Rapat
dengan format :
No, Nama Peserta Rapat, Jabatan, Unit Kerja, Tanda Tangan
10. Menyusun/mencetak Daftar Penerima Uang Transpot Rapat lengkap dengan
tandatangan peserta dan Pimpinan dengan format: Nomor urut, nama peserta rapat,
jabatan, nominal diterima, tanda tangan.
11. Menyusun dan cetak Notula Rapat dari pelaksanaan kegiatan Rapat Tri Wulan 1
Tahun 2022 tentang Evaluasi Kinerja Pegawai.
JALANNYA KEGIATAN RAPAT :
Rapat Tri Wulan 1 (satu) tentang kinerja pegawai PT SMECON KING HARJO bulan: Januari,
Pebruari, Maret Tahun 2022.
Rapat diselenggarakan pada hari Selasa, 23 April 2022 di Ruang Serbaguna PT SMECON
KING HARJO, mulai pukul 08.00 WIB dihadiri oleh: 
1. Drs. Harjo Subroto selaku Direktur
2. Drs H. Ruslan Haris, selaku staf Ahli Direktur
3. Drs. Slamet Rochadi, selaku Kepala Bagian Sarana Prasarana dan Kurniawan Setiyadi,
S.Pd selaku staf Bagian Sarana prasarana
4. Yusuf Achmadi, MM selaku Kepala Bagian Kepegawaian dan Dra. Herdiana Kristianti
selaku staff Kepegawaian
5. Dra. Suryatini selaku Kepala Bagian Humas & Keprotokolan dan Dra. Suparwini selaku
staf Bagian Humas Keprotokolan
6. Sukirman, MPd, selaku Kepala Bagian Keuangan dan Hj Tri Rahyuningsih, S.Pd selaku
staf Bagian Keuangan
7. Dra. Hj. Marwati Budisayekti selaku Kepala Bagian Rumah Tangga dan Hj. Widiastuti S,
S.Pd selaku staf Bagian Tumah Tangga
8. Drs. H. Ngadimin selaku Kepala Bagian Pemasaran dan Indah Saptanti, S.Pd selaku staf
Bagian Pemasaran
9. Anda sendiri selaku Sekretaris Direktur
Pembawa Acara (MC) Dra. Herdiana Kristianti staf bagian kepegawaian, Membuka rapat,
Selamat pagi Bapak dan Ibu peserta rapat, Assalamualaikum Wr. Wb, selanjutnya dibacakan
susunan acara rapat hari ini...

Peserta rapat :
Walaikumsallam Wr. Wb, selamat siang.
MC/Staf Kepegawaian :
Terimakasih, sebelum rapat kita mulai, marilah kita berdoa menurut agama dan kepercayaan
kita masing-masing...berdoa mulai ...cukup
Sambutan (Direktur) Drs. Harjo Subroto pada pukul 08.15 WIB Pimpinan mengucapkan
terima kasih atas kehadiran para peserta dan menyampaikan tentang tujuan
dilaksanakannya rapat yaitu untuk mengevaluasi kinerja pegawai selama tri wulan satu
(Januari, Pebruari, Maret Tahun 2022). Untuk lebih jelasnya nanti kepala bagian
kepegawaian yang akan memaparkannya
Selanjutnya Kepala Bagian Kepegawaian (Yusuf Achmadi, MM) menyampaikan materi
tentang kinerja pegawai Triwulan I Tahun 2022: Berdasarkan data yang telah dihimpun oleh
para staff kepegawaian ternyata kinerja pegawai selama tiga bulan pertama menunjukkan
hasil yang lebih baik dibandingkan tahun sebelumnya. Hal ini ditunjukkan dengan tingkat
kehadiran pegawai yang mencapai 95%. Angka ini lebih tinggi 5% dari tahun sebelumnya.
Namun demikian tingkat keterlambatan pegawai masih cukup tinggi mencapai angka 20%.
Sedangkan keterlambatan di setiap bagian bervariasi.
Disamping tingkat kehadiran pegawai, beliau juga menyampaikan tentang hal lainnya, seperti
disiplin, kemampuan kerja pegawai dan kaitannya dengan peningkatan keuntungan
perusahaan. Pimpinan juga menganalisa bahwa kinerja pegawai turut mempengaruhi
pencapaian tersebut. 
Selanjutnya Kepala Bagian Kepegawaian meminta Dra. Herdiana Kristianti untuk
menyampaikan laporan tentang kinerja pegawai, khususnya berkaitan dengan kehadiran
pegawai, Berdasarkan data dari keharian pegawai dapat disimpulkan sebagai berikut: 
1. Dari data pegawai sebanyak 40 orang, tingkat kehadiran mereka rata-rata mencapai 95% 
2. Tingkat keterlambatan pegawai rata-rata 20%
3. Ketidakhadiran pegawai rata-rata karena sakit 1% 
4. Sedangkan keterlambatan sebagian besar karena perjalanan 50%
Selanjutnya pimpinan meminta masukan, tanggapan dan saran dari para peserta tentang
data yang telah disampaikan berikut untuk perbaikan ke depan. 
Sukirman, M.Pd selaku Kepala Bagian Keuangan, menyampaikan tanggapan tentang
kebijakann yang dapat membuat pegawai untuk bekerja lebih rajin misalnya dengan
memberikan insentif bagi mereka yang hadir 100% setiap bulan, diberi penghargaan juga
berupa penambahan penghasilan 20% dari gaji pokok, sehingga hal ini dapat memotivasi
mereka. 
Dra. Hj. Marwati Budisayekti selaku Kepala Bagian Rumah Tangga, menyampaikan bahwa
data yang telah disampaikan sebaiknya diumumkan di setiap bagian, kalau perlu dipasang di
pengumuman. 
Drs. H. Ngadimin selaku Kepala Bagian Pemasaran, menyampaikan bahwa selain diberi
reward untuk pegawai yang berprestasi seperti apa yang disampaikan Bpk Sukirman, MP.d
dan bagi mereka yang rendah kinerjanya juga diberikan peringatan, seperti mereka yang
terlambat dipotong uang gajinya dari gaji pokok. 
Dra. Suryatini selaku Kepala Bagian Humas & Keprotokolan, menyampaikan bahwa banyak
pegawai yang menyampaikan kepadanya bahwa banyak pegawai yang sudah berusaha
datang tepat waktu tetapi kadang banyak hambatan dalam perjalanan misalnya pada jam
akan masuk jalanan macet, sehingga mereka keberatan kalau ada pemotongan gaji untuk
mereka yang terlambat setelah diakumulasi. Mereka berharap ada kebijakan yang lebih
berpihak kepada pegawai dari manajemen. 
Setelah adanya masukan pimpinan memberikan alternatif solusi dalam meningkatkan
kehadiran mereka yaitu ada toleransi keterlambatan sebanyak 3 kali kali dalam sebulan,
selebihnya keterlambatan mereka dipotong sebesar Rp 20.000 per kehadiran yang disetujui
mereka. 
Selanjutnya pimpinan rapat mengharapkan masukan kepada peserta untuk meningkatkan
profesionlisme kinerja mereka dimasa-masa mendatang, terima kasih atas perhatian dan
tindaklanjutnya.
Rapat ditutup pukul 10.00 WIB oleh pembawa acara (Dra. Herdiana Kristianti) dengan
ucapan salam. 
E. HASIL KERJA
1. Daftar Peserta Rapat  
2. Susunan Acara
3. Daftar Peralatan rapat
4. Layout Rapat
5. Surat Undangan  dan Sampul surat
6. Rencana Anggaran Biaya (RAB) rapat
7. Daftar hadir Rapat  
8. Notulen Rapat
9. Daftar Penerima uang transpot Rapat