Judul : OTOMASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN

Skema Sertifikasi
(KKNI/Okupasi/Klas Nomor : 5.7.4/ MEMBERIKAN LAYANAN PRIMA

TUK : Sewaktu/Tempat Kerja/Mandiri*

Nama Asesor :
Nama Asesi :
Tanggal :

Soal pengetahuan :

1. Jelasakan pengertian komunikasi non verbal dan beri contoh..

Jawab:

2. Persiapan apa saja yang dilakukan untuk mengadakan rapat?

Jawaban :

3. Sebagai moderator rapat, maka sekretaris harus mengarahkan rapat untuk

menghindari perdebatan, kenapa sebuah rapat harus menghindari perdebatan?

Jawaban :

Soal keterampilan :
Anda adalah staf administrasi di U One Coorporation, Jl. Dewi Sartika No.20 Bandung,
Telp(022) 587948, Fax(022) 587949 yang bergerak dibidang Konstruksi dengan Bapak
Leonard Thompson, M.Eng sebagai Manager.

1. Petunjuk Kerja
a. Buatlah Undangan dan Notula Rapat dari pelaksanaan rapat Per
Semester tentang Evaluasi Kinerja Pegawai
b. Ketik dengan menggunakan aplikasi computer Word Processing
2. Bahan dan Alat
a. Komputer
b. Printer
c. Kertas HVS ukuran A4
d. Alat tulis lainnya
3. Alur Kegiatan
a. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
b. Baca soal dengan cermat
c. Buat undangan dengan format full block style
d. Sebelum dicetak simpan pada file anda
e. Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4
4. Hasil yang diharapkan
a. Undangan Rapat
b. Agenda rapat
c. Daftar hadir rapat
d. Notula rapat yang baik dan benar

Alur Cerita Rapat :

Rapat Per Semester tentang kinerja pegawai U One Coorporation.

Rapat diselenggarakan pada hari Rabu, 1 Maret 2023 di Ruang Meeting Lt. 1 U
One Coorporation pukul 08.00 WIB dihadiri oleh:
1. Manajer
2. Kepala Bagian Kepegawaian
3. Kepala Bagian Keuangan
4. Kepala Bagian Rumah Tangga
5. Kepala Bagian Pemasaran
6. Empat orang staff administrasi maing-masing Maulani, Ayu, Siska dan Anda
sendiri

Agenda Rapat:
1. Pembukaan
2. Laporan Kinerja Pegawai
3. Peningkatan Profesionalisme
4. Penutup
Rapat dibuka oleh Manajer Leonard Thompson, M.Eng. pada pukul 08.00 WIB,
Pimpinan mengucapkan terima kasih atas kehadiran para peserta dan
menyampaikan tentang tujuan dilaksanakannya rapat yaitu untuk mengevaluasi
kinerja pegawai selama 1 semester (Juli, Agustus, September, Oktober,
Nopember, Desember 2022)

Selanjutnya Kepala Bagian Kepegawaian Ibu Nadia menyempaikan materi

selanjutnya yaitu tentang kinerja pegawai. Berdasarkan data yang telah dihimpun
oleh para staff kepegawaian ternyata kinerja pegawai selama per semester akhir
menunjukkan hasil yang lebih baik dibandingkan semester sebelumnya. Hal ini
ditunjukkan dengan tingkat kehadiran pegawai yang mencapai 96%. Angka ini
lebih tinggi 6% dari tahun sebelumnya. Namun demikian tingkat keterlambatan
pegawai masih cukup tinggi mencapai angka 8%. Sedangkan keterlambatan di
setiap bagian bervariasi. Disamping tingkat kehadiran pegawai, beliau juga
menyampaikan tentang hal lainnya, seperti disiplin, kemampuan kerja pegawai
dan kaitannya dengan peningkatan keuntungan perusahaan. Pimpinan juga
menganalisa bahwa kinerja pegawai turut mempengaruhi pencapaian terebut.
Selanjutnya beliau meminta Maulani untuk menyampaikan laporan tentang kinerja
pegawai, khususnya berkaitan dengan kehadiran pegawai.
Maulani : Berdasarkan data dari keharian pegawai disimpulkan bahwa :
1. Dari data pegawai sebanyak 100 orang, tingkat kehadiran mereka rata-rata
mencapai 96 %
2. Tingkat keterlambatan pegawai rata-rata 8 %
3. Ketidakhadiran pegawai rata-rata karena sakit
4. Sedangkan keterlambatan sebagian besar karena perjalanan
Selanjutnya pimpinan meminta masukan, tanggapan dan saran dari para peserta
tentang data yang telah disampaikan berikut untuk perbaikan ke depan.
Bintara, SE (Kepala Bagian Keuangan) menyampaikan tanggapan tentang
kebijakann yang dapat membuat pegawai untuk bekerja lebih rajin misalnya
dengan memberikan insentif bagi mereka yang hadir 100% setiap bulan, diberi
penghargaan juga berupa sertifikat sehingga hal ini dapat memotivasi mereka.
Maulidia Anggraini, SE (Kepala Bagian Rumah Tangga) menyampaikan bahwa
data yang telah disampaikan sebaiknya diumumkan di setiap bagian, kalau perlu
dipasang di pengumuman.
Drs. Nur Arifin (Kepala Bagian Pemasaran) menyampaikan bahwa selain diberi
reward untuk pegawai yang berprestasi, bagi mereka yang rendah kinerjanya juga
diberikan peringatan, seperti mereka yang terlambat dipotong uang gajinya atau
uang makannya.
Ayu menyampaikan bahwa banyak pegawai yang menyampaikan kepadanya
bahwa banyak pegawai yang sudah berusaha datang tepat waktu tetapi kadang
banyak hambatan dalam perjalanan, sehingga mereka keberatan kalau ada
pemotongan gaji untuk mereka yang terlambat. Mereka berharap ada kebijakan
dari manajemen.
Setelah adanya masukan pimpinan memberikan alternatif solusi dalam
meningkatkan kehadiran mereka yaitu ada toleransi keterlambatan sebanyak 3
 kali kali dalam sebulan, selebihnya keterlambatan mereka dipotong sebesar Rp
25.000,- yang disetujui mereka.
Selanjutnya pimpinan mengharapkan masuikan kepada peserta untuk
meningkatkan profesionlisme kinerja mereka.
Tentang hal ini mereka umumnya mempunyai pendapat yang hampir sama yaitu
perlu adanya peningkatan gaji bagi mereka, pelatihan dan diklat pegawai yang
terus menerus dan memadai, makanan dengan gizi yang baik dan sebagainya.
Rapat ditutup pukul 12.00 WIB dengan ucapan salam.

KUNCI JAWABAN KLUSTER 4 SIMULASI UKK 2023

Soal pengetahuan :

1. Jelasakan pengertian komunikasi non verbal dan beri contoh..

Jawab: Komunikasi non-verbal adalah komunikasi tanpa kata-kata atau bahasa

seperti komunikasi lisan atau tertulis. Ia menggunakan gerak tubuh, ekspresi
wajah, kontak mata, kedekatan fisik, sentuhan, dll. untuk berkomunikasi dengan
orang lain. Komunikasi nonverbal salah satu contohnya dapat dilakukan melalui
lampu lalu lintas, dimana jika lampu yang menyala adalah warna merah maka
semua kendaraan harus berhenti, jika warna lampu yang menyala adalah warna
hijau maka kendaraan bisa kembali melaju sedangkan jika lampu kuning
menyala kendaraan harus berhati-hati.

2. Persiapan apa saja yang dilakukan untuk mengadakan rapat?

Jawaban :
 Membuat surat undangan
 Mempersiapkan ruangan rapat
 Mempersiapkan peralatan rapat
 Mempersiapkan bahan dan perlengkapan rapat
 Menyusun agenda rapat

3. Sebagai moderator rapat, maka sekretaris harus mengarahkan rapat untuk

menghindari perdebatan, kenapa sebuah rapat harus menghindari perdebatan?

Jawaban : Rapat dengan perdebatan akan berjalan dengan tidak efektif karena
masing-masing pihak akan mempertahankan pendapatnya. Pembicaraan akan
dimonopoli oleh pihak-pihak yang berdebat saja. Sehingga tidak akan
menghasilkan keputusan yang diinginkan sesuai tujuan rapat. Maka dari itu
harus dihindari perdebatan berkepanjangan dalam rapat karena hal ini tidak
menguntungkan.
Ỽ
U One Coorporation
Jl. Dewi Sartika No.20
Telp(022) 587948, Fax(022) 587949
BANDUNG

20 Maret 2023

Nomor : 012/Uo/III/2023

Kepada Yth.

Di
Tempat

Perihal : Undangan Rapat

Dengan hormat,

Sebagai upaya peningkatan kinerja pegawai, maka perlu kiranya untuk melakukan rapat
evaluasi kinerja, kami bermaksud megundang Bapak/Ibu pada :

Hari/Tanggal : Rabu, 23 Maret 2023

Pukul : 08.00 s.d 12.00
Tempat : Ruang Rapat Lt. 1
Agenda : Rapat evaluasi kinerja pegawai

Kami harap Bapak/Ibu datang tepat waktu. Atas perhatian dan kerja samanya, kami
sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

Leonard Thompson, M.Eng

Manager
 AGENDA RAPAT EVALUASI
KINERJA PEGAWAI

TANGGAL : 23 Maret 2023

TEMPAT : Ruang rapat Lt. 1

PENANGGUNG
NO. WAKTU KEGIATAN
JAWAB
1. 08.00 – 08.20 PEMBUKAAN Manager
2. 08.20 – 09.00 Penyampaian laporan kinerja Bagian
pegawai kepegawaian
3. 09.00 – 11.45 Pembahasan Evaluasi kinerja Manager
pegawai
4. 11.45 – 11.55 Pembacaan hasil rapat Staff
administrasi
5. 11.55 – 12.00 PENUTUP Manager
 DAFTAR HADIR RAPAT EVALUASI
KINERJA PEGAWAI

TANGGAL : 23 Maret 2023

TEMPAT : Ruang rapat Lt. 1

NO NOMOR TANDA
NAMA JABATAN
. TELEPON TANGAN
1. Leonard Thompson, M. Manajer 08xxxxxxx
Eng
2. Nadia Kepala Bagian 08xxxxxxx
Kepegawaian
3. Bintara, SE Kepala Bagian 08xxxxxxx
Keuangan
4. Maulidia Anggraini, SE Kepala Bagian 08xxxxxxx
Rumah Tangga
5. Drs. Nur Arifin Kepala Bagian 08xxxxxxx
Pemasaran
6. Ayu Staff administrasi 08xxxxxxx
7. Maulani Staff administrasi 08xxxxxxx
8. Siska Staff administrasi 08xxxxxxx
9. ................... Staff administrasi 08xxxxxxx

Mengetahui,

Leonard Thompson, M.Eng

Manager

NOTULA
RAPAT EVALUASI KINERJA PEGAWAI
Hari/Tanggal : Rabu, 1 Maret 2023
Pukul : 08.00 s.d 12.00
Tempat : Ruang rapat Lt. 1
Pimpinan : Leonard Thompson, M.Eng
Peserta : 9 orang

Agenda : Rapat evaluasi kinerja pegawai

Risalah Rapat :
1. Pembukaan
Rapat dibuka pukul 08.00 wib, oleh pimpinan mengucapkan terima kasih atas
kehadiran para peserta dan menyampaikan tentang tujuan dilaksanakannya
rapat yaitu untuk mengevaluasi kinerja pegawai selama 1 semester.
2. Ibu Nadia Kepala Bagian Kepegawaian melaporkan bahwa kinerja pegawai,
berdasarkan data yang telah dihimpun oleh para staff kepegawaian kinerja
pegawai selama per semester akhir menunjukkan hasil yang lebih baik
dibandingkan semester sebelumnya. Hal ini ditunjukkan dengan tingkat
kehadiran pegawai yang mencapai 96%. Angka ini lebih tinggi 6% dari tahun
sebelumnya. Namun demikian tingkat keterlambatan pegawai masih cukup
tinggi mencapai angka 8%. Sedangkan keterlambatan di setiap bagian
bervariasi. Disamping tingkat kehadiran pegawai, beliau juga menyampaikan
tentang hal lainnya, seperti disiplin, kemampuan kerja pegawai dan kaitannya
dengan peningkatan keuntungan perusahaan. Pimpinan juga menganalisa
bahwa kinerja pegawai turut mempengaruhi pencapaian terebut. Selanjutnya
beliau meminta Maulani untuk menyampaikan laporan tentang kinerja pegawai,
khususnya berkaitan dengan kehadiran pegawai.
3. Pembahasan dan tanya jawab :

a. Maulani menyimpulkan bahwa dari data pegawai sebanyak 100 orang,

tingkat kehadiran mereka rata-rata mencapai 96 %, tingkat keterlambatan
pegawai rata-rata 8 %, Ketidakhadiran pegawai rata-rata karena sakit,
sedangkan keterlambatan sebagian besar karena perjalanan.
b. Bintara, SE (Kepala Bagian Keuangan) menaggapi kebijakann yang dapat
membuat pegawai untuk bekerja lebih rajin misalnya dengan memberikan
insentif bagi mereka yang hadir 100% setiap bulan, diberi penghargaan
juga berupa sertifikat sehingga hal ini dapat memotivasi mereka.
c. Maulidia Anggraini, SE (Kepala Bagian Rumah Tangga) menyampaikan
bahwa data yang telah disampaikan sebaiknya diumumkan di setiap
bagian, kalau perlu dipasang di pengumuman.
d. Drs. Nur Arifin (Kepala Bagian Pemasaran) menyampaikan bahwa selain
diberi reward untuk pegawai yang berprestasi, bagi mereka yang rendah
kinerjanya juga diberikan peringatan, seperti mereka yang terlambat
dipotong uang gajinya atau uang makannya.
 e. Ayu menyampaikan bahwa banyak pegawai yang menyampaikan
kepadanya bahwa banyak pegawai yang sudah berusaha datang tepat
waktu tetapi kadang banyak hambatan dalam perjalanan, sehingga mereka
keberatan kalau ada pemotongan gaji untuk mereka yang terlambat.
Mereka berharap ada kebijakan dari manajemen.
f. Pimpinan memberikan alternatif solusi dalam meningkatkan kehadiran
mereka yaitu ada toleransi keterlambatan sebanyak 3 kali kali dalam
sebulan, selebihnya keterlambatan mereka dipotong sebesar Rp 25.000,-
yang disetujui mereka. Selanjutnya pimpinan mengharapkan masukan
kepada peserta untuk meningkatkan profesionlisme kinerja mereka.
4. Kesimpulan
a. Untuk meningkatkan kehadiran ada toleransi keterlambatan sebanyak 3 kali
kali dalam sebulan, selebihnya keterlambatan dipotong sebesar Rp
25.000,- yang disetujui mereka. Penutup.
b. Perlu adanya peningkatan gaji bagi mereka, pelatihan dan diklat pegawai
yang terus menerus dan memadai, makanan dengan gizi yang baik dan
sebagainya
5. Rapat ditutup pada pukul 12.00 wib

Mengetahui, Disusun oleh,

Pimpinan Rapat Notulis

Leonard Thompson, M.Eng _________