PROPOSAL
PEKERJAAN ADMINISTRASI
PT. PENGERUKAN INDONESIA
TANJUNG PRIOK, JAKARTA UTARA
Diajukan Oleh :
Nama : Alfiyah Herma
NIS : 722
DAFTAR ISI
Daftar isi……………………………………………………………………………………………………i
Lembar pengesahan………………………………………………………………………………….ii
Lembar Kemajuan Pelaksanaan………………………………………………………………..iii
Daftar Rencana Bukti Pelaksanaan……………………………………………………………v
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar belakang…………………………………………………………….1
1.2. Tujuan Pembuatan laporan…………………………………………1
1.3. Kompetensi Program Keahlian Sekretaris…………………….2
1.4. Keuntungan prosedur Penanganan Surat Masuk………….3
3.1 Keterlaksaan………………………………...................................12
3.2 Manfaat yang dirasakan……………………………….................12
3.3 Pengembangan………………………………...............................12
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan……………………………….....................................13
4.2 Saran………………………………..............................................13
4.3 Data-data…………………………………………………………………………….14
LAMPIRAN-LAMPIRAN
ii
LEMBAR PENGESAHAN
PROPOSAL
PROYEK TUGAS AKHIR (PROJECT WORK)
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa berkat rahmat dan karunianya penulis dapat
menyelesaikan tugas proposal ini, yang diberikan kepada Bapak dan Ibu guru SMK Perintis
Nasional.
Proposal ini dibuat sebagai salah satu persyaratan untuk menguji Ujian Kompetensi yang akan
dilaksanakan.
Dengan demikian penulis menyusun proposal ini dengan cara sistematis dan
teratur.
Penulis mengucapkan banyak-banyak terima kasih kepada :
1. Kepala sekolah
2. Wali kelas XII SMK
3. Pembimbing
4. Staf tata usaha
Seperti kita ketahui, bahwa tujuan penyusunan dan penulisan proposal ini agar siswa/siswi SMK
Perintis Nasional dapat mengembangkan keterampilan dan keahliannya masing-masing. Oleh
karena itu penulis menyadari bahan penulisan proposal ini masih banyak kekurangannya. Untuk itu
Penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya demi kesempurnaan proposal ini.
Penulis hanya bias berharap agar proposal ini bermanfaat bagi kita semua dan dapat lebih
meningkatkan keahlian dan kemampuan siswa/siswi khususnya SMK Perintis Nasional.
Penulis
I. Latar Belakang
Penanganan surat masuk adalah bagian dari kegiatan administrasi yang dilaksanakan oleh sorang
sekretaris, pada pembenahan yang telah dilakukan pada bulan Agustus 2010, ternyata banyak
sekali masukan yang diterima oleh sekretaris PT. Pengerukan Indonesia dan juga bagi penyusunan
proposal ini.
Efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target yang telah dicapai oleh
manajemen perusahaan. Dari pengertian tersebut dapat kita simpulkan bahwa efektifitas surat
masuk dan surat keluar adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target yang telah
dicapai oleh manajemeen dalam menangani sureat masuk dan surat keluar di PT. Pengerukan
Indonesia.
Setelah melalui proses pembuatan proposal serta pengajuan pada PT. Pengerukan Indonesia,
dengan diujikan pada sekretaris bagian umum, masukan yang diterima akan dituangkan dalam
bentuk laporan yang tersusun secara rinci.
Dalam upaya memperoleh pengakuan dari Dunia Usaha, Maka pada kesempatan ini saya
mengajukan permohonan pengujian yang sesuai dengan Relevan Kompetensi :
Kejadian di atas tentang masalah penanganan surat masuk yang terjadi dapat diperbaiki dengan
prosedur yang akan diajukan ini, serta mempunyai keuntungan dibandingkan yang telah
dilaksanakan saat ini, antara lain :
a. Semua surat akan tercatat secara detail, dan dapat ditelusuri apabila hilang atau terselip
b. Surat yang ditangani dan diberikan keatasan akan segera ditindaklanjuti oleh atasan, karena
dibuat berdasarkan klasifikasi kepentingannya.
c. Surat yang diberikan disposisi oleh atasan akan cepat ditangani dengan bantuan Secretaries
Desk File.
BAB II
PROSES PENANGANAN SURAT
Catatan :
1. PN = bahan atau alat yang disediakan oleh SMK Perintis Nasional
2. PS = Bahan atau alat yang disediakan oleh Penyusun Proposal
3. Penggantian spidol yang digunakan untuk menulis tabel diganti dengan pencetakkan komputer.
b. Harga Peralatan
Untuk melihat sistematika pekerjaan dari penanganan surat masuk yang akan dijabarkan ini, perlu
adanya penjelasan mengingat saat ini ada 2 pola bekerja di kantor yakni pola sentralisasi, yaitu pola
bekerja yang menganut sistem terpusat, seluruh penanganan suratnya melalui tata usaha sebagai
pusat administrasi. Pola yang kedua adalah sistem desentralisasi, dimana surat-surat dikelola
secara mandiri oleh masing-masing bagian dan pengelolaan ini dilakukan oleh sekretaris. Dalam
proposal ini yang akan diajukan adalah pola desentralisasi yang telah digunakan oleh PT.
Pengerukan Indonesia. Dalam melaksanakan pola ini, penanganan surat masuknya dapat
dibedakan atas 2 langkah yaitu :
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada skema pekerjaan dibawah ini :
Prosedur a :
Prosedur b :
7
Keterangan gambar :
1. Surat Diterima
Sekretaris menerima surat dari receptionist atau kursi kantor, dimana surat yang diterima masih
dalam keadaan yang tertutup, yang ditujukan untuk atasan, Biasanya surat diterima akan diletakkan
pada baki surat masuk.
2. Sortir
Setelah surat diterima dan surat itu disortir. Sortirlah berdasarkan ciri amplopnya (Surat tetap dalam
keadaan tertutup).
3. Hasil Sortir
a. Surat Niaga
Hasil dari sortir ini terdapat surat dinas atau surat niaga, artinya surat dengan ciri : menggunakan
amplop dengan kop surat, serta ditujukkan untuk jabatan, adakalanya menggunakan amplop coklat
ukuran folio atau map. Surat ini yang akan ditangani oleh sekretaris.
b. Surat Pribadi
Surat dengan ciri menggunakan amplop tanpa kop surat, seringkali ditujukan pada perorangan,
bahkan sering menggunakan tulisan tangan. Surat ini tidak boleh di buka oleh sekretarisapapun
alasannya. Ada surat pribadi yang resmi yaitu surat lamaran kerja cirinya ditujukan pada jabatan.
c. Surat Rahasia
Surat dengan ciri, pada amplopnya distempel “R”, “RHS” atau “SRHS” ada pula “Confidential”,surat
ini juga tidak boleh dibuka oleh sekretaris.
d. Buka Dan Stempel
Setelah disortir lalu surat tersebut dibuka dengan menggunakan gunting atau pisau pembuka
surat,bukalah hati-hati agar kertas dalam amplop tidak tersobek, amplop surat jangan dibuang tapi
disatukan dengan kertas surat menggunakan strapler. Lalu stempel tanggal serta tulis jam terima,
pada bagian yang kosong pada surat, hal ini agar diketahui kapan surat itu diterima. Sehingga tidak
terjadi klaim dari pengirim surat.
J. Prosedur b :
Setelah atasan membaca biasanya akan memberikan disposisi pada surat secara langsung
(disposisi ini berupa perintah atas surat tersebut), yang terjadi pada perusahaan, perintah ini akan
berbentuk :
1) Balas
Artinya surat ini harus dibuatkan balasannya, atau dibuat sebagai dasar pembuatan surat keluar.
Apabila sekretaris mempunyai waktu maka lakukanlah segera, bila tidak maka ambilah 1 map
secretaries desk file yang bertuliskan “To Do” artinya kan segera di laksanakan tindak
lanjutnya,letakkan pada baki surat pending.
2) Edarkan
Surat ini mempunyai informasi yang harus diketahui oleh bagian lain selain atasan, oleh sebab itu
ambilah 1 map secretaries desk file yang bertuliskan “circulate” lalu masukkan surat tersebut ke
dalamnya dan daftar nama yang harus membaca. Lalu edarkan sesuai dengan yang harus
membacanya, biasanya dilakukan oleh pesuruh kantor. Pada edaran tersebut dituliskan “kembali
padanya………………...”.
Catatan :
Apabila hanya beberapa orang maka beri tandalah dengan menggunakan stabile untuk orang yang
berhak membacanya.
3) Simpan
Surat tidak selamanya harus ditangani, adapula surat yang jangka waktu penananganannya masih
dalam jangka waktu yang lama, untuk itu atasan biasanya menggunakan disposisi “simpan” pada
surat jenis ini. Bila waktunya cukup lakukan penyimpanan, tetapi apabila tidak maka cukup ambilah
1 map secretaries desk file yang bertuliskan “To Be Filed” Dan letakkan pada baki surat pending.
K. Tindak Lanjut
Untuk surat yang dibutuhkan, maka dibutuhkan tindak lanjut sampai surat balasan selesai dibuat.
Bila telah selesai surat balasannya maka surat ini dinyatakan selesai tindak lanjutnya. Demikian juga
pada surat yang perlu diedarkan perlu tindak lanjut yaitu diedarkan sesuai keperluan, apabila telah
diedarkan pada seluruh yang berhak mengetahuinyamaka surat tersebut akan kembali ke sekretaris
dan slesai tindak lanjutnya.
L. Tuntas
Semua surat yang telah selesai tindak lanjut tersebut dapat dikatakan bahwa surat tersebut telah
tuntas pengerjaannya. Surat ini dapat dikatakan telah menjadi arsip dan dapat disimpan.
10
BAB III
TEMUAN
I. Keterlaksanaan
Selama pelaksanaan kegiatan realisasi proposal penanganan surat masuk pada PT. Pengerukan
Indonesia, banyak hal yang dicatat yaitu :
a. Faktor penghambat
1. Waktu yang sangat terbatas
2. Tidak memiliki komputer atau peralatan sendiri.
b. Faktor pendukung
1. Adanya dorongan dari pihak keluarga
2. Dapat meminjam buku panduan dari perspustakaan
3. Adanya arahan dari guru pembimbing.
Kegiatan penanganan surat masuk ini merupakan pembenahan sistem penerimaan surat masuk
yang telah dijalankan oleh para sekretaris PT. Pengerukaan Indonesia, setelah melihat dan
mempraktekkan simulasi proses penanganan surat masuk ini mempunyai manfaat ganda yaitu :
0 komentar:
Posting Komentar
Posting Lebih BaruPosting LamaBeranda
Blog Archive
▼ 2011 (6)
o ▼ Mei (6)
SMK Perintis Nasional