PETUNJUK UMUM

1. Anda adalah Sekretaris PT. MEGA PRATAMA RAYA, Jalan Embong Tanjung No.
24 A, Surabaya (60271), Telp (031) 70667760, Faks. (031) 70776660,
http://www.megapratamaraya.sch.id, E-mail : info@megapratamaraya.sch.id
Pimpinan anda bernama Bapak RAFI SIJANGGA, SE, MBA . Beliau menjabat
sebagai Kepala Devisi Umum.
Perusahaan anda bergerak di bidang distributor peralatan kantor.

2. Dokumen soal ujian praktik ini terdiri dari 6 pekerjaan, yaitu:

a. Membuat surat Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris
b. Mengatur pertemuan rapat
c. Menangani arsip
d. Mengelola kas kecil
e. Penanganan agenda kerja pimpinan
f. Menangani telepon

3. Sebelum mengerjakan tugas, bacalah setiap item tugas dengan cermat dan teliti
4. Periksa seluruh kelengkapan soal pada setiap tugas, jika tidak lengkap segeralah
melapor kepada pengawas ujian
5. Kerjakan tugas yang paling mudah terlebih dahulu
6. Jangan lupa untuk selalu mencantumkan nomor ujian pada setiap hasil pekerjaan
7. Periksa kembali hasil pekerjaan sebelum menyerahkan kepada pengawas ujian
II. TUGAS 1 a : MEMBUAT SURAT BAHASA INDONESIA

1. Petunjuk Kerja
1. Anda diminta untuk membuat surat balasan atas surat yang diterima, surat dibuat
menggunakan Bahasa Indonesia, tanggal surat hari ini, pengirim PT. KARYA
USAHA MANDIRI, Jl. Cokroaminoto No. 104 Surabaya ( 60292 )
2. Baca dan cermati makna surat yang disediakan.
3. Anda dianjurkan untuk membuat konsep terlebih dahulu

2. Alat dan Bahan

a. Komputer
b. Printer
c. Kertas HVS ukuran A4
d. Kop surat
e. Amplop persegi panjang

3. Alur Kegiatan
1. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
2. Buatlah balasan surat dalam bahasa Indonesia tersebut diketik dalam
bentuk Indented Style
3. Tanggal surat hari ini
4. Nomor Surat ...........................
5. Sebelum dicetak simpan pada file anda
6. Selesai dicetak, selanjutnya dilipat dengan model Accordian fold dan
dimasukkan ke dalam amplop

4. Hasil yang diharapkan

Surat Bahasa Indonesia dalam bentuk Indented Style, dilipat dalam lipatan
Accordian Fold dan dimasukkan ke dalam amplop.

SOAL :

Buatlah surat balasan Kepada PT. KARYA USAHA MANDIRI, Jl. Cokroaminoto No.
104 Surabaya( 60292 ) dengan pernyataan menolak atas pemberitahuan kenaikan
produk yang memberatkan perusahaan Anda, dan serta mengajukan permohonan
pengunduran diri untuk kerja sama yang selama ini dilakukan.

PT. KARYA USAHA MANDIRI

 Jl. Cokroaminoto No. 104
SURABAYA ( 60292 )
http://www.cokroaminoto.sch.id, E-mail : info@cokroaminoto.sch.id

16 Januari 2015

Nomor : 92/PM/II/2015

Kepada
Kepala Devisi Umum
PT. MEGA PRATAMA RAYA
Jalan Jalan Embong Tanjung No. 24 A
Surabaya ( 60271 )

Hal : Kenaikan Produk

Dengan Hormat,

Sehubungan dengan semakin meningkatnya biaya produksi dan melambungnya harga

bahan baku maka dengan ini kami mengumumkan kepada seluruh pelanggan PT. Karya
Usaha Mandiri mulai tanggal 2 Februari 2015, harga pokok kami mengalami kenaikan
sebesar 7% sampai dengan 20 %.

Dengan demikian, semua transaksi yang telah dilakukan sebelum tanggal kenaikan
tersebut, tetapi pembayaran dan pengirimannya dilakukan sesudah tanggal tersebut,
maka harga yang ditetapkan adalah harga baru.

Hormat kami,

Bayu Perdana, SE
Manager Pemasaran

TUGAS 1b : MEMBUAT SURAT BAHASA INGGRIS

1. Petunjuk Kerja
1. Bacalah dengan cermat MEMO dihalaman berikut :
2. Buatlah surat janji temu
3. Anda dianjurkan untuk membuat konsep terlebih dahulu
2. Alat dan Bahan
a. Komputer dan printer
b. Kertas HVS ukuran A4
c. Kop Surat
d. Amplop persegi panjang

3. Alur Kegiatan
1. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
2. Buatlah surat dalam bahasa Inggris tersebut diketik dalam bentuk
Indented style
3. Surat tersebut ditandatangani oleh Saudara sendiri sebagai Sekretaris.
4. Tanggal Surat hari ini
5. Nomor Surat : ..............................
6. Sebelum dicetak simpan pada file anda
7. Selesai dicetak, selanjutnya dilipat dengan model Accordian fold dan
dimasukkan ke dalam amplop
4. Hasil yang diharapkan
Surat Bahasa Inggris dalam bentuk Indented Style, dilipat dalam lipatan Accordian
fold dan dimasukkan kedalam amplop.

SOAL
Buatlah surat janji temu kepada :
Mr. Muzzamil
15, Jalan Sultan Ismail,
Kuala Lumpur ( 50250 ),
Malaysia

INTEROFFICE MEMORANDUM

To : Secretary
From : Manager
Date : February 15th, 2015
Subject : Appointment Letter
th
I will be visiting Singapore next week, and will be in Chinatown from 16 until the
20 th.
I would like to have the opportunity of meeting Mr. Muzzamil in Kuala Lumpur and
discuss about the order of the newest digital scanner printer with a reasonable. Ask him
to prepare all documents needed.

TASK :
Please write a letter of appointment to Mr. Muzzamil and ask for a confirmation before
Tuesday next week.
TUGAS 2 : MENGATUR RAPAT
1. Petunjuk Kerja
a. Buatlah notula rapat dari narasi terlampir
b. Format notula menggunakan pola resume
c. Ketik dengan menggunakan aplikasi komputer MS. Word
d. Tanggal rapat 2 Maret 2015

2. Alat dan Bahan

a. Komputer
b. Printer
c. Kertas HVS ukuran A4
d. Alat tulis lainnya

3. Alur Kegiatan
a. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
b. Baca narasi berupa konsep diskusi yang telah dilaksanakan.
c. Membuat notula rapat dengan format yang sesuai dan informasi penting
terkomunikasi di dalam notula.
d. Membuat daftar hadir peserta rapat
e. Sebelum dicetak simpan pada file anda
f. Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4

4. Hasil yang diharapkan

a. Notula rapat yang baik dan benar
b. Daftar hadir peserta rapat

Proses Jalannya Rapat :

Pimpinan Selamat pagi semua, rapat rutin tri wulan di buka pukul
Rafi Sijangga SE, MBA 08.00 tepat sesuai undangan yang telah disampaikan. Rapat
ini akan membahas beberapa hal yang terkait dengan
pemasaran online, disamping beberapa laporan yang ingin
saya ketahui, pertama saya harap dapat mendengarkan
laporan kinerja Sdr. Cahyo Setyawan Kepala Devisi
Pemasaran
Kepala Devisi pemasaran Terima kasih atas waktu yang diberikan, setelah diadakan
Cahyo Setyawan, SE review pelaksanaan sistem pemasaran online yang telah
dicoba selama 2 bulan menjadi salah satu cara pemasaran
baru yang akan berdampak pada pengaruhnya dalam
penjualan jasa training maupun konsultan.
Pimpinan Bagaimana masukan, tanggapan dan saran tentang
keefektifan sistem online pengaruhnya dalam penjualan jasa
training maupun konsultan ?
Kepala Devisi Penjualan Terima kasih atas kesempatan yang diberikan, berdasarkan
Gracia Regina, SE data yang dihimpun oleh bagian penjualan, dimana angka
penjualan meningkat terutama selama 2 bulan terakhir
setelah menggunakan jasa training maupun konsultan. Hal
ini ditunjukkan dengan peningkatan jumlah penjualan antara
15 % - 25 %.
Staf Penjualan Berdasarkan data penjualan 2 bulan terakhir :
Ariska Putri 1. Penjualan bulan Januari 2015 saat pertama kali sistem
online digunakan, angka penjualan meningkat 15 %
2. Penjualan bulan Februari 2015 meningkat 25 %
Staf pemasaran Saya usulkan perlu dibentuk bagian khusus untuk pemasaran
Edy Purwanto online , karena dalam pemasaran online staf yang bertugas
tidak dapat melayani pemasaran yang lain. dimana staf
online harus terus memantau pemasaran dan melayani
customer online secara langsung.
Staf Penjualan Sejak pemasaran online digunakan bagian penjualan juga
Dicky Hermawan mengalami perubahan cara bekerja dalam hal penjualan jasa
yang harus secepatnya di kehendaki customer
Pimpinan Dengan adanya usulan peserta rapat, kami mohon
pertimbangan saudara Gracia Regina tentang perlunya di
bentuk bagaian khusus pemasaran online
Kepala Devisi Penjualan Kami setuju dibentuknya bagian khusus pemasaran produk
lewat online. sehingga tidak menggangu kinerja staf
pemasaran yang lain.
Pimpinan Baiklah, saya setuju dan rapat saya tutup pukul 10.00 WIB.
maka rapat kita lanjutkan minggu depan dengan
mengundang Kepala Bagian Personalia sesuai usulan
permintaan penambahan pegawai untuk bagian pemasaran
online. terima kasih atas kehadirannya.

TUGAS 3 : MENANGANI ARSIP

1. Petunjuk Kerja
a. Saat ini di meja anda ada 8 surat masuk dan 6 surat keluar
b. Baca soal dengan cermat
c. Telitilah surat-surat tersebut untuk proses pencatatan

2. Bahan dan Alat

a. Format buku agenda berpasangan
b. 14 lembar surat
c. Guide ( HVS Warna )
d. Kertas cover warna ( 2 macam ) untuk penanda surat masuk / surat keluar
e. 1 map snelhechter
f. Perforator
g. Stapler
h. ATK

3. Alur Kegiatan
1. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
2. Catatlah surat-surat tersebut ke dalam format buku agenda berpasangan yang
telah disediakan
3. Lanjutkan untuk proses penyimpanannya (arsip) dengan menggunakan Sistem
Masalah (surat keluar) dan sistem Abjad (surat masuk)
4. Siapkan guide untuk diberi kode sesuai dengan sistem yang digunakan
5. Setelah dicatat dalam buku agenda berpasangan selanjutnya susunlah guide dan
simpanlah surat-surat/arsip tersebut dalam map snelhechter sesuai dengan sistem
yang digunakan

4. Hasil yang diharapkan

a. Buku agenda berpasangan terisi dengan lengkap, benar dan rapi
b. Surat-surat tersimpan dalam map snelhechter

Lampiran Surat Masuk dan Surat Keluar sebagai berikut :

PT. MEGA PRATAMA RAYA

Jalan Embong Tanjung No, 24 A
Surabaya (60271)
Telp. (031) 70667760, Fax. (031) 70776660
http://www.megapratamaraya.sch.id, E-mail : info@megapratamaraya.sch.id

SURAT KETERANGAN PENGALAMAN KERJA

 NO. 043/DU-MPR/I/2015

Yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : RAFI SIJANGGA, SE, MBA

Jabatan : Kepala Devisi Umum

Menerangkan dengan sesungguhnya bahwa yang bersangkutan di bawah ini :

Nama : AAN AMALIA

Alamat : Jl. Ikan Kerapu No 48 Krembangan
Surabaya ( 60177 )

Benar telah bekerja pada perusahaan yang kami pimpin terhitung sejak 01 Maret 2007
sampai dengan 30 Januari 2015, dengan jabatan terakhir Sekretaris Kepala Devisi
Pemasaran.

Selama menjadi karyawan kami, Saudari AAN AMALIA telah menunjukkan dedikasi
dan loyalitas yang tinggi terhadap perusahaan dan tidak pernah melakukan hal- hal yang
merugikan perusahaan. Yang bersangkutan mengundurkan diri atas kemauannya sendiri.

Kami berterima kasih dan berharap semoga yang bersangkutan dapat lebih sukses dimasa
yang akan datang.

Demikian surat keterangan ini dibuat agar dapat digunakan sebagaimana mestinya.

Surabaya, 01 Februari 2015

Rafi Sijangga, SE, MBA

Kepala Devisi Umum

PT. MEGA PRATAMA RAYA

Jalan Embong Tanjung No, 24 A
Surabaya (60271)
Telp. (031) 70667760, Fax. (031) 70776660
http://www.megapratamaraya.sch.id, E-mail : info@megapratamaraya.sch.id

16 Februari 2015

Nomor : 56/DU-MPR//II/2015
Yth. Saudari Tasya Asmiranda
Jl. Jenggolo No. 37 Pucang
Sidoarjo ( 61219 )

Perihal : Panggilan Wawancara

Dengan hormat,

Setelah kami mempelajari surat lamaran Saudari yang di kirim beberapa waktu yang lalu,
dengan lamaran Saudari untuk menjadi tenaga Sekretaris di perusahaan kami, maka kami
mengundang Saudari untuk mengikuti wawancara pada :

Hari/tanggal : Rabu, 3 Februari 2015

Pukul : 09.00 s.d 11.00
Tempat : Ruang Meeting Devisi Umum
PT. Mega Pratama Raya
Jl. Embong Tanjung No. 24 A
Surabaya ( 60271 )

Kami harap Saudari datang tepat waktu. Atas perhatian dan kerja sama Saudari, kami
sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

Rafi Sijangga, SE, MBA

Kepala Devisi Umum

PT. MEGA PRATAMA RAYA

Jalan Embong Tanjung No, 24 A
Surabaya (60271)
Telp. (031) 70667760, Fax. (031) 70776660
http://www.megapratamaraya.sch.id, E-mail : info@megapratamaraya.sch.id

Nomor :47/DU-MPR/II/2015 5 Februari 2015

Kepada
PT. COKRO ELEKTRONIK
Jl. Acmad Yani No. 23
Surabaya ( 60239 )

Perihal : Pengaduan Kesalahan Pengiriman Mesin

Dengan hormat,

Kiriman Saudara berupa beberapa mesin kantor atas pesanan kami pada beberapa waktu
yang lalu telah kami terima pada tanggal 03 Februari 2015.

Namun sayang sekali setelah kami teliti semua, barang yang Saudara kirim adalah
binding machine sebanyak 5 buah. Sementara barang yang kami pesan, yaitu mesin
pemotong kertas sebanyak 5 buah tidak ada. Untuk itu kami mohon Saudara dapat
mengirimkan kekurangan tersebut, mengingat pelanggan kami sudah menunggunya.

Mengenai kekurangan pembayaran tetap akan kami selesaikan sesuai dengan janji kami,
tetapi dikurangi dengan harga mesin pemotong. Sehubungan dengan binding machine,
kami siap apabila Saudara meminta kami memasarkannya, namun secara konsinyasi.

Kami menunggu kiriman barang tersebut secepatnya. Besar harapan kami hal tersebut di
atas mendapat perhatian Saudara sepenuhnya.

Hormat kami,

Rafi Sijangga, SE, MBA

Kepala Devisi Umum

PT. MEGA PRATAMA RAYA

Jalan Embong Tanjung No, 24 A
Surabaya (60271)
Telp. (031) 70667760, Fax. (031) 70776660
http://www.megapratamaraya.sch.id, E-mail : info@megapratamaraya.sch.id

Reff. : 50/DU-MPR/II/2015 February 7th, 2015

Subject : Attendance Confirmation
THE GOLDEN BRIDGE
10, Gentle Road
Singapore 309194

Dear Mr. Benjamin,

I’am so pleased for your invitation on “How to be A Wonderful Person” seminar.

But unfortunately I couldn’t come to your invitation because I have other plans that has
scheduled before.
For further, hopefully I can attend your other wonderful invitation. Thank you very
much for your understanding.

Sincerely yours,

Rafi Sijangga, SE, MBA

Devisi Manager

PT. MEGA PRATAMA RAYA

Jalan Embong Tanjung No, 24 A
Surabaya (60271)
Telp. (031) 70667760, Fax. (031) 70776660
http://www.megapratamaraya.sch.id, E-mail : info@megapratamaraya.sch.id

Nomor : 20/DU-MPR/I/2015 19 Januari 2015

Hal : Sewa Kendaraan

Yth. Manager Sarana Lengkap Travel Agent

 Jl. Sulawesi III / 23
Surabaya ( 60281 )

Dengan hormat,

Dengan ini kami memesan kendaraan berupa mobil, yang akan digunakan pada
tanggal 24- 25 Januari 2015 untuk tujuan Surabaya – Yogyakarta dengan spesifikasi
sebagai berikut. :

- Mobil jenis Avanza / Innova

- Fasilitas : AC, audio, dan Mini TV
- Sopir berpengalaman dan memiliki izin

Mengenai pembayaran akan kami lakukan melalui transfer ke rekening Saudara.

Demikian sambil menunggu konfirmasi Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

Rafi Sijangga, SE, MBA

Kepala Devisi Umum

PT. MEGA PRATAMA RAYA

Jalan Embong Tanjung No, 24 A
Surabaya (60271)
Telp. (031) 70667760, Fax. (031) 70776660
http://www.megapratamaraya.sch.id, E-mail : info@megapratamaraya.sch.id

23 Januari 2015

Nomor : 24/DU-MPR/I/2015

Bayu Perdana, SE
Manager Pemasaran
PT. KARYA USAHA MANDIRI
Jalan Cokroaminoto No. 104
Surabaya ( 60264 )

Dengan Hormat,

PT. Mega Pratama Raya – Penandatanganan Kontrak Kerja

Terima kasih atas surat Saudara tertanggal 21 Januari 2015 mengenai

penandatanganan kontrak kerja. Kami menyetujui waktu penanda-
tanganannya yaitu Hari Senin tanggal 26 Januari 2015, pada pukul 10.00,
di Kantor kami di Surabaya.

Hormat kami,

Rafi Sijangga, SE, MBA

Kepala Devisi Umum

KENCANA MOTOR SALES SERVICE

Jl. Raya Cipinang No. 125 A Telp. ( 021 ) 8856771, Faks. ( 021 ) 8856772
JAKARTA TIMUR ( 13240 )
http://www.km_salesservice.com , E-mail : km_selesservice@gmail.com

Nomor : 16/ KMSS/I/2015 ` 5 Januari 2015

Kepada
PT. MEGA PRATAMA RAYA
Jalan Embong Tanjung No, 24 A
Surabaya (60271)

Hal : Pembayaran Ongkos Service

 Dengan Hormat,
Kami beritahukan bahwa perbaikan mobil “ MERCEDES BENZ “ milik
perusahaan Saudara telah selesai dan mobil tersebut sudah kami kirim kembali ke
Surabaya
Dan kami beritahukan bahwa total biaya perbaikan seluruhnya sebesar
Rp 8.700 000,00 ( Delapan juta tujuh ratus ribu rupiah ). Untuk itu kami harap Saudara
dapat mengirimkan pembayaran tersebut melalui Bank Mandiri Cabang Jakarta Selatan.
Atas perhatian Saudara kami sampaikan terima kasih

Hormat kami,

Surya Atmadja
Manager

PT. COKRO ELEKTRONIK

Jl. Abdul Gani. 23 Fax (0341) 888566, Telp. 997878
Malang ( 65311 )
http://www.cokroelektronik.sch.id, E-mail : info@cokroelektronik.sch.id

Nomor : 435/PM/II/2015 7 Februari 2015

Kepada
PT. MEGA PRATAMA RAYA
Jalan Embong Tanjung No, 24 A
Surabaya (60271)

Dengan Hormat,
Terima kasih atas surat pengaduan saudara tertanggal 5 Februari 2015, Tentang
Kesalahan pengiriman binding machine sebanyak 5 buah yang kami kirim beberapa
waktu yang lalu.

Kami sungguh menyesali kejadian tersebut. Untuk itu seperti apa yang Saudara pesan
yaitu pemotong kertas sebanyak 5 buah akan kami kirimkan secepatnya paling lambat
hari Selasa tanggal 10 Februari 2015

Mengenai pelunasan sisa pembayaran, kami setuju untuk dibayar setelah barang
tersebut di terima.

Mohon maaf atas kejadian ini, semoga dalam kerja sama ke depan tidak akan terjadi lagi.

Atas perhatian dan kerjasamanya kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

Drs. Cokro Abidin

Kabag pemasaran

PT. KENCANA GEMILANG

Jl. Raya Pondok Bambu III No. 124
JAKARTA (13430 )
Telp. ( 021 ) 8556677, Faks. ( 021 ) 8557878
E-mail : Kencana Gemilang@yahoo.sch.id

Nomor : 32/PM/I/2015 23 Januari 2015

Kepada
PT. MEGA PRATAMA RAYA
Jalan Embong Tanjung No, 24 A
Surabaya (60271)
Dengan Hormat,

SELAMAT & SUKSES

Kami mengucapkan selamat dan sukses atas dibukanya Kantor Cabang

PT MEGA PRATAMA RAYA di Jl. Gatot Subroto No. 100 Jakarta Selatan ( 13120 ).

Kami berharap kerja sama yang telah terjalin dengan baik selama ini dapat di lanjutkan
untuk masa masa mendatang, baik untuk kepentingan kantor pusat maupun cabang –
cabangnya.

Terima Kasih atas perhatian dan kerja sama Saudara.

Hormat kami,

Mahendra, SE
Manajer Pemasaran

PT. BANGUN GEMILANG

Jl. Mahesa Barat No. 203 ,Telp. (0299) 567890
SEMARANG ( 50192 )
http://www.bangungemilang.com , E-mail : b_gemilang@gmail.com

Nomor : 21/BG/I/2015 20 Januari 2015

Kepada
PT. MEGA PRATAMA RAYA
Jalan Embong Tanjung No, 24 A
Surabaya (60271)

Perihal : Permintaan Penawaran Mesin – Mesin Kantor

Dengan hormat,

Kami informasikan bahwa saat ini kami sedang melakukan perluasan kantor dengan
menambah gedung baru.

Untuk itu kami minta Saudara dapat memberikan penawaran kepada kami tentang
mesin – mesin kantor yang memiliki kelebihan, baik dalam operasionalnya maupun
dalam segi rendahnya biaya yang harus ditanggung pada saat pengoperasian.

Kami akan sangat menghargai apabila diberikan brosur lengkap dengan daftar harga
yang ada didalamnya.

Apabila memungkinkan, kami berharap ada diskon yang dapat kami peroleh bila
kami membeli dalam jumlah yang cukup banyak.

Kami tunggu kabar dari Saudara, dan kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

Purbo Sutejo, SH
Personalia

PT Indo Tangguh Mulya

General Trading
Jalan Basuki Rakhmat 212 Surabaya ( 60271)

Nomor : 112/SPMS/IM/II/2015 21 Februari 2015

Hal : Pesanan peralatan kantor

Yth. Kepala Devisi Pemasaran

PT. MEGA PRATAMA RAYA
Jalan Embong Tanjung No, 24 A
Surabaya (60271)

Dengan Hormat,
Terima kasih kami sampaikan atas surat penawaran Bapak beserta brosur terlampir ,
tanggal 8 Februari 2015 yang lalu. Bersama surat ini kami sampaikan bahwa tertarik
dengan produk yang Bapak tawarkan, selanjutnya kami mempertimbangkan dengan
seksama dan diputuskan bahwa kami memesan barang – barang sebagai berikut :

No Jenis Barang Jumlah Barang

1 Binding machine 5 (lima) unit
2 Mesin foto copy merk Bosta type Bs F532 1 (satu) unit
3 pemotong kertas merk Bosta type XA 1 5 (lima) unit

Kami berharap barang sudah kami terima sebelum tanggal 25 Februari 2015 dan
pembayaran akan kami lakukan setelah barang kami terima.

Atas perhatian Bapak, kami sampaikan terimakasih.

Hormat Kami,

James Pradopo, MBA

Our Contact : Telp. (031) 7416727 Fax.(031) 7416728

Email : indotamya@yahoo.com

IKATAN PENGUSAHA INDONESIA

WILAYAH JAWA, BALI dan Sekitarnya
Sekretariat Jl. Raya Darmo No. 145 Surabaya ( 60226 )
Telp. 031 70997099, Fax. (031)70667066
http://www.ipi jawabali.sch.id, E-mail : info@ipi jawabali.sch.id

Nomor : 22/SP/I/2015 3 Januari 2015

Lampiran :
Hal : Undangan

Kepada :
Yth. Kepala Devisi Umum
PT. MEGA PRATAMA RAYA
Jalan Embong Tanjung No, 24 A
Surabaya (60271)
Kami mengharap kehadiran Saudara selaku Ketua Ikatan Pengusaha Indonesia Wilayah
Jawa - Bali dan sekitarnya, pada :

Hari, tanggal : Sabtu, 10 Januari 2015

Pukul : 08.00 – selesai
Tempat : Hotel Sheraton
Jalan Embong Malang 25 – 32
Surabaya ( 60261 )
Keperluan : Pemateri Bidang Wirausaha untuk Pengusaha Profesional
Indonesia

Atas Kehadiran Saudara kami sampaikan terima kasih

Panitia,

Tamibisono Geral

Malang, 12 Januari 2015

Kepada :
Yth. Bapak / Ibu Pimpinan Personalia
PT. MEGA PRATAMA RAYA
Jalan Embong Tanjung No, 24 A
Surabaya (60271)

Dengan hormat,

Berdasarkan informasi yang saya baca di harian Jawa Pos, tanggal 10 Januari 2015
tentang lowongan pekerjaan, dengan ini saya bermaksud mengajukan permohonan kerja
sebagai sekretaris / staf Administrasi di perusahaan yang bapak /ibu pimpin.

Nama Saya Anisah Prawesti, usia 22 tahun, alamat Jl, Raya Singosari No.22 Malang
( 65153 ), Pendidikan lulus SMK program keahlian administrasi Perkantoran dan
melanjutkan pendidikan terakhir D1 Sekretaris. Saya mampu berbahasa Inggris secara
aktif, dan menguasai beberapa program komputer MS. Word, MS. Excel, MS.
Powerpoint dan Publisher. Saat ini saya baru menyelesaikan pendidikan, tetapi saya yakin
dapat bekerja dan melaksanakan tugas dengan baik.
Sebagai bahan pertimbangan Bapak/Ibu, bersama ini saya sertakan beberapa berkas, foto
copy ijasah dan transkrip, pas foto, daftar riwayat hidup serta beberapa berkas lainnya.
Besar harapan saya untuk mendapatkan kesempatan bekerja di perusahaan Bapak/ibu.

Demikian permohonan kerja dari saya. Atas perhatian Bapak/ibu saya sampaikan terima
kasih

Hormat saya,

Anisah Prawesti

PT. KARYA USAHA MANDIRI

Jl. Cokroaminoto No. 104
SURABAYA (60264)
http://www.cokroaminoto.sch.id, E-mail : info@cokroaminoto.sch.id

21 Januari 2015

Nomor : 43/PM/I/2015

Rafi Sijangga, SE, MBA

Kepala Devisi Umum
PT. MEGA PRATAMA RAYA
Jalan Embong Tanjung No, 24 A
Surabaya (60271)

Dengan Hormat,

Terima kasih atas waktu yang telah diberikan untuk membicarakan kemungkinan
penanganan layanan system Jaringan IT di perusahaan Bapak.

Bapak telah membaca proposal system Jaringan IT serta menyetujui perancangan

informasi antar lokasi cabang dan kantor pusat. Demikian pula Bapak telah menyetujui
detail anggaran yang di butuhkan, rencana waktu implementasinya, dan sumber daya
yang diperlukan ( operasional jaringan )
Kami telah menyiapkan kontrak kerja Proyek PT. Mega Pratama Raya. Apabila
disetujui kontrak kerja ini dapat kita tandatangani hari Senin, 26 Januari 2015 di
Surabaya Kantor Pusat PT. Wira Karya Sejati. Kami menunggu konfirmasi dari Bapak.

Atas kerja samanya kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

Bayu Perdana, SE
Manager Pemasaran

TUGAS 4 : MENGELOLA KAS KECIL

1. Petunjuk Kerja
a. Baca secara cermat soal terlampir
b. Lakukan pembukuan sesuai prosedur
c. Ketik dengan menggunakan aplikasi MS. Excell

2. Alat dan Bahan

a. Komputer
b. Printer
c. Kertas HVS ukuran A4
d. Map snelhechter
e. Format bukti kas masuk
f. Format bukti kas keluar
g. Kertas double folio bergaris
h. ATK

3. Alur Kegiatan
a. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
b. Catatlah transaksi tersebut menggunakan bukti penerimaan kas dan bukti
pengeluaran kas
c. Buatlah catatan pembukuan kas kecil dengan System Imprest
d. Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4
e. Simpan bukti transaksi penerimaan kas dan bukti pengeluaran kas pada ordner
yang tersedia sesuai sistem yang digunakan

4. Hasil yang diharapkan

Laporan pengelolaan kas kecil beserta bukti – bukti transaksi pada bulan Februari
2015 bukti-bukti tersebut diisi dengan benar dan disusun secara kronologis simpan
dalam map snelhechter yang tersedia.
SOAL MENGELOLA KAS KECIL
Saudara mengelola petty cash book imprest system setiap bulan sebesar Rp 5.000.000,00
Selama bulan Februari 2015 telah terjadi pengeluaran-pengeluaran dana kas kecil seperti
di bawah ini. Catatlah transaksi-transaksi selama bulan Februari 2015 kedalam petty cash
book imprest system, dan hitunglah saldo bulan Januari 2015

Akun Pengeluaran adalah sebagai berikut :

 515 Konsumsi
 516 Alat Tulis Kantor
 517 Telepon, PDAM, Listrik
 518 Foto Copy
 519 Transportasi
 520 Lain-lain

Berikut ini transaksi – transaksi yang dilakukan selama bulan Februari 2015 :

1. Tanggal 2 Februari 2015 Untuk pengisian kembali dana kas kecil Anda
menerima cek no. 127/BCA/15 sebesar
Rp. 4.085.000,00
2. Tanggal 5 Februari 2015 Dibayar biaya konsumsi rapat dengan seluruh
karyawan Rp. 525.000,00
3. Tanggal 9 Februari 2015 Pembelian suplies kantor :
a. 3 Rim kertas HVS kuarto @ Rp. 42.000,00 / rim
b. 2 Lusin ballpoint @ Rp. 37.000,00 / lusin
4. Tanggal 6 Februari 2015 Biaya foto copy dan jilid hasil rapat tanggal
5 Februari 2015 sebesar Rp. 173.000,00
5. Tanggal 16 Februari 2015 Pembelian materi dan perangko Rp. 52.000,00
6. Tanggal 10 Februari 2015 Konsumsi rapat Kepala Devisi Rp. 335.500,00
7. Tanggal 25 Februari 2015 Biaya transportasi Bapak Rafi Sijangga, SE, MBA ke
Denpasar – Bali dalam rangka seminar di Hotel
Legian Rp. 1.500.000,00
8. Tanggal 23 Februari 2015 Pembelian :
a. 3 Kg gula pasir @ Rp. 10.500,00
b. Coffe nescafe Rp. 37.000,00

9. Tanggal 26 Februari 2015 Penyerahan kembali sisa biaya transportasi Bapak
10. Tanggal 13 Februari 2015
11. Tanggal 10 Februari 2015
12. Tanggal 27 Februari 2015
c. 5 Tissu @ Rp. 15.000,00
d 2 Box teh hijau @ Rp. 5.900,00
Rafi Sijangga, SE, MBA Rp. 250.000,00
Dibayar sumbangan untuk pengobatan karyawan yang
sakit Rp. 400.000,00
Biaya transportasi dan ongkos main golf pimpinan
Rp. 500.000,00
Dibayarkan alat – alat tulis kantor untuk keperluan
kantor di toko Gading Murni Rp. 200.500,00

TUGAS 5 : PENANGANAN AGENDA KERJA PIMPINAN

1. Petunjuk Kerja
a. Anda diminta untuk membuat jadwal kegiatan pimpinan dengan data-data dan
informasi yang telah tersedia ( terlampir )
b. Susunlah data-data dan informasi tersebut sehingga memudahkan pimpinan
anda untuk melakukan kegiatan.
c. Ketik dengan menggunakan aplikasi MS Word / MS Excel
2. Alat dan Bahan
a. Perangkat komputer dan printer
b. Kertas HVS ukuran A4
c. Stapler dan staples
d. Kalender meja tahun 2015
e. ATK

3. Alur Kegiatan
a. Cermatilah setiap informasi agar jadwal dapat tersusun dengan rapi dan benar
b. Membuat format agenda kegiatan pimpinan yang lengkap sesuai kebutuhan
c. Masukkan data – data kegiatan secara kronologis
d. Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4
4. Hasil yang diharapkan
Jadwal kegiatan pimpinan tersusun dengan benar, jelas, informatif dan lengkap.

SOAL AGENDA KERJA PIMPINAN

Berikut ini percakapan antara Bapak Rafi Sijangga ( Pimpinan ) dengan

Sekretarisnya ( Anda ) yang terjadi dalam minggu akhir bulan Februari yaitu
tanggal 23 – 28 Februari 2015 dalam rangka memulai kerjanya sebagai berikut :

Pimpinan : Agenda saya minggu ini apa saja ya ? Saya dapat undangan
untuk menghadiri pameran teknologi mesin fotocopy
terbaru CANON di Jakarta hari kamis pukul 10.00 di Hotel
Aston at Kuningan Suites Jl. Setiabudi Utara, Kuningan
Jakarta Pusat, tolong kamu booking tiket dan hotelnya
sekalian ya !
Sekretaris : Hari ini bapak ada undangan rapat dari Dinas Perdagangan
Propinsi Jawa Timur di Hotel Utami Surabaya pada jam
10.30, dilanjutkan business lunch di Rumah makan Cianjur
 Jl. Raya Juanda Surabaya dengan Bapak James Pradopo dari
PT. Indo Tangguh Mulya sekitar jam 13.00 membicarakan
rencana exsport mesin fotocopy terbaru merk CANON type
Canon Selphy ( CP820 ) - White Ke Singapore.
Pimpinan : Baik, kalau begitu saya akan berangkat ke Hotel Utami
Surabaya 1 jam sebelum rapat dimulai.

Sekretaris : Oh ya bapak, kemarin Pak Bayu Perdana dari PT. Karya

Usaha Mandiri ingin bertemu besok sekitar pukul 10.30 di
Kantor, katanya mau membicarakan kerjasama pemasaran
Labtop Toshiba terbaru untuk Wilayah Indonesia Timur,
Apa Bapak bersedia ? Karena saya lihat jadwal Bapak lagi
kosong.
Pimpinan : Ok, atur aja karena ada beberapa hal yang ingin saya
bicarakan dengan beliau, dan bagaimana dengan acara
pelantikan Ketua IPI Wilayah Jawa, Bali dan sekitarnya hari
Rabu besuk, apa sudah konfirmasi dengan Pak Tamibisono ?
Kamu sudah menghubunginya.
Sekretaris : Sudah Pak, Pak Tamibisono sudah menyiapkan dan setuju
pelantikan Ketua IPI hari Rabu tanggal 25 Februari 2015 di
hotel Sheraton Surabaya Jam 09.30 – 12.00 WIB.
Bagaimana untuk pertemuan dengan Kepala Devisi bahas
strategi penjualan kapan ya pak jadinya ? Karena tadi pak
Rachmad ( Kepala Devisi Pemasaran ) sudah menanyakan
ke saya.
Pimpinan : Bagus kamu remind saya... hampir saja saya lupa, baik
jumat kamu arrange saja para Kepala Devisi ( Pemasaran,
Produksi dan Keuangan ) di ruangan meeting kantor setelah
Jumatan sekitar pukul 13.30 WIB, tolong siapkan materi
rapat, agenda rapat , daftar hadir dan notula minggu lalu
yang bahas mengenai penurunan omzet selama semester 1,
Oh ..ya tolong bilang ke driver saya, nanti hari sabtu tetap
masuk karena saya ada appoinment dengan pak Marcus
( Lawer pak Bayu Perdana ) untuk main golf di Taman Dayu
Pandaan jam 07.00 berangkat dari Surabaya.
Sekretaris : Baik pak, segera saya informasikan, untuk rencana ke
Jakarta barusan saya dapat SMS dari HaryonoTravel
mengenai pilihan penerbangan SUB – JKT tanggal 26
Februari 2015 by Lion Air take off jam 05.00 atau jam
07.20, Bapak pilih yang mana.
Pimpinan : Saya pilih yang kedua aja nyampe di Jakarta jam 08.20,
Bagaimana dengan pulangnya ?
Sekretaris : Sudah pak, untuk pulangnya by Batik Air take off jam
17.35, Bagaimana ?
Pimpinan : Ok. No problem.
Sekretaris : Baik Pak, akan saya siapkan itenerarynya segera setelah ini
karena datanya semua sudah lengkap, maaf pak sekarang
 sudah pukul 10 waktunya bapak berangkat ke hotel Utami
acaranya Disperindag nanti terlambat karena di jam seperti
ini jalan Achmad Yani Macet.
Pimpinan : Ok. .. Good Job, you’re a great secretary, thank you ...

TUGAS 6 : PENANGANAN TELEPON

1. Petunjuk Kerja
a. Menerima panggilan telepon
 Saat Anda sedang mengerjakan tugas, penguji akan menelepon Anda
 Siapkan Lembar Pesan Telepon ( LPT ) serta hal lain yang diperlukan.
b. Melakukan panggilan telepon
 Anda akan diminta penguji untuk melakukan kegitan menelepon.
 Siapkan Block Note serta hal lain yang diperlukan
c. Berkomunikasi dengan menggunakan Bahasa Indonesia atau Bahasa Inggris
sesuai pilihan peserta
2. Bahan dan Alat
a. Pesawat Telepon
b. Lembar Pesan Telepon ( LPT ) dan Block Note
c. Alat tulis
3. Alur Kegiatan
a. Menjawab segala informasi yang diperlukan si penelepon
b. Catat informasi/pesan yang diterima pada format Lembar Pesan Telepon (LPT)
c. Membuat catatan hal – hal apa saja yang akan disampaikan ke relasi melalui
telepon pada format Block Note.
d. Melakukan panggilan telepon kepada relasi yang di minta pimpinan
e. Berikan informasi kepada relasi yang ditelepon sesuai kebutuhan
4. Hasil yang diharapkan
a. Dapat menerima dan melakukan panggilan telepon sesuai dengan permasalahan
yang diminta dengan baik dan benar, dengan sikap dan etika bertelepon yang
sesuai dengan standar.
b. Lembar Pesan Telepon ( LPT ) dapat diisi dengan rapi dan benar.
c. Penggunaan Block Note dilakukan dengan tepat dan isinya sesuai dengan
permasalahan yang diminta
SOAL PENANGANAN TELEPON
A. Menerima Panggilan Telepon
Bapak Syaifudin , Manager PT. Sarana System Makro di Batam, salah seorang
rekanan pimpinan anda menelepon dan ingin berbicara dengan pimpinan anda
tentang pengaduan kesalahan pengiriman pemesanan 3 Digital Scaner Printer
dengan kriteria sebagai berikut : HP Officejet Pro 6830, Epson Printer M 200 dan
ternyata semua barang yang terkirim tidak sesuai pesanan, sementara barang yang
kami terima 3 Epson Printer M 200. Simak dengan seksama pesan yang
disampaikan penelepon tersebut dan tulislah dalam LPT yang tersedia.
B. Melakukan Panggilan Telepon
Anda diminta untuk menelepon Bapak Syaifudin, Manager PT. Sarana System
Makro di Batam, untuk mengklarifikasi pengiriman barang yang dipesan.
Kesalahan barang yang kami kirim akan segera kami ganti sesuai pesanan anda,
yaitu 1 buah HP Officejet Pro 6830 dan 1 buah Canon Pixma ( MG 6470 ) White.