TUGAS TUTORIAL KE-3

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

Nama Mata Kuliah : Komunikasi Bisnis

Kode Mata Kuliah : EKMA4159
Jumlah sks : 3 (Tiga)
Nama Pengembang : Dr. Muhammad Istan, SE., M.Pd., MM
Nama Penelaah : Irmawaty, SE., M.Si.
Status Pengembangan : Baru/Revisi* (coret yang tidak sesuai)
Tahun Pengembangan : 2021
Edisi Ke- : 1 (satu)

No Tugas Tutorial Skor Maksimal

1 Identifikasi Persiapan rapat bisnis 50

2 Melaksanakan rapat bisnis dan 50

membuat laporannya;

* coret yang tidak sesuai

Nama : Nidia Ayu Shandra
NIM : 044629603
Mata Kuliah : Komunikasi Bisnis
1.
Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah
suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan dengan
berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal ini menjadi tanggung jawab
sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adalah sebagai berikut :
1. Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan
dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih
lanjut dari topik- topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu
acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan
mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus
disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.
2. Menentukan peserta rapat
Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang.
Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian
konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan
peserta rapat.
3. Membuat undangan rapat
Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran
seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu
tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai
berikut :
1) Menggunakan kop surat atau kepala surat.
1) Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.
2) Mencantumkan perihal undangan rapat.
3) Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.
4) Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
5) Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.
Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan
atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk
lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar
para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya
pada pertemuan atau rapat tersebut.Sekretris harus juga memperhitungkan waktu untuk
mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.
a. Membuat daftar hadir rapat
Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas
selembar kertas).Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang
pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti
konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai
dokumentasi.
b. Mempersiapkan bahan rapat
Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :
- Agenda rapat.
- Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat
sebelumnya).
- Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya).
Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk
masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut
memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan
pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.
c. Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat
Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut
1. White boardlengkap dengan spidol dan penghapus.
2. Flip chart lengkap dengan spidolnya.
3. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
4. Sound system lengkap dengan mikroponnya.
5. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
6. Block note dengan bolpointnya.
7. Name tag untuk peserta.
8. Laptop atau computer.
Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu
daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah
barang yang dibutuhkan.
d. Penataan ruang Rapat
Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam
rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah
tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang
rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat
diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian
tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan
dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut :
1. Cahaya penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan
penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan
arah datangnya sinar matahari tersebut.
2. Ventilasi udara
Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu
dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.
3. Pengaturan tempat duduk
Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada
beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :
a. Gaya klasikal/kelas
b. Gaya konferensi
c. Gaya huruf U
d. Gaya workshop
2.
Diadakan rapat atau diskusi penting oleh salah satu lembaga yang akan membentuk
notulen. Berikut ini contoh notulen rapat lembaga yang dapat dirangkum:
NOTULEN
Dari Rapat Gabungan Pengurus dan Pembina Lembaga PAUD AL-FITRA yang
berkedudukan di Kota Bangko, Kabupaten Merangin, Provinsi Jambi yang diadakan
pada:
Hari : Kamis
Tanggal : 17 November 2022
Jam : 08.00 - selesai
Bertempat : Aula Lembaga PAUD AL-FITRA
Acara : Perencanaan Pembentukan Dewan Komite Lembaga
Yang Hadir :
1. Ibu Shandra Nidia, lahir di Pulau Aro, 06 Desember 1975, Warga Negara
Indonesia, wiraswasta bertempat tinggal di Bangko, sebagai ketua lembaga.
2. Ibu Nur Izzah, lahir di Batang Hari, 30 Oktober 1980, Warga Negara Indonesia,
wiraswasta bertempat tinggal di Bangko, sebagai Kepala Sekolah PAUD AL-
FITRA
3. Bapak Aminullah Aulia Ikhsan, lahir di Padang, 16 Juni 1972, Warga Negara
Indonesia, wiraswasta, bertempat tinggal di Bangko, sebagai sekretaris lembaga.
4. Bapak Haldan Aerastama, lahir di Wonosobo, 17 Mei 1970, Warga Negara
Indonesia, wiraswasta bertempat tinggal di Bangko, sebagai bendahara lembaga.

1. Dalam rapat ini Ibu Shandra Nidia membuka rapat sebagai pimpinan rapat.
Sesuai dengan Pasal 22 ayat 1 Anggaran Dasar Lembaga dan menyatakan rapat
dihadiri oleh seluruh Pengurus, Pengawas dan Pembina Lembaga.

2. Keputusan-Keputusan:

1. Pembentukan Dewan Komite Lembaga akan dilaksanakan hari Senin, 21

November 2022.
2. Pembentukan Dewan Komite Lembaga dihadiri oleh seluruh wali murid
Lembaga PAUD AL-FITRA.
3. Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris dan Bendahara Dewan Komite dipilih
secara demokrasi, musyawarah dan mufakat sesuai dengan keputusan wali
murid dan pihak lembaga.
4. Rapat ditutup pada pukul 10.05 WIB
Bangko, 22 November 2022
Ketua Rapat,
Shandra Nidia
Notulis,
Aminullah Aulia Ikhsan