NOTULEN PERTEMUAN RAPAT

Dibuat untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Hubungan Masyarakat dan Keprotokolan yang
diampu

oleh :

Bapak Imam Bukhori, S.Pd, M.Pd

Disusun oleh : Kelompok 11

Asmaul Wulan Dari 190412630149

Delila Firdiyanti 190412630120

Lucky Andriansyah Usman 210121600515

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

SEPTEMBER 2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya
sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul "Notulen Pertemuan
Rapat" ini tepat pada waktunya. Adapun tujuan dari penulisan dari makalah ini adalah untuk
memenuhi tugas mata kuliah Hubungan Masyarakat dan Keprotokolan. Selain itu, makalah
ini juga bertujuan untuk menambah wawasan tentang Menguasai Pengolahan Hasil Nilai
Akhir bagi para pembaca dan juga bagi penulis.

Kami mengucapkan banyak terima kasih kepada Bapak Imam Bukhori, S.Pd, M.Pd
selaku dosen mata kuliah Hubungan Masyarakat dan Keprotokolan yang telah memberikan
tugas ini sehingga dapat menambah pengetahuan dan wawasan sesuai dengan bidang studi
yang kami tekuni. Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membagi
sebagian pengetahuannya sehingga dapat menyelesaikan makalah ini.

Kami menyadari, makalah yang kami susun ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh
karena itu, kritik dan saran yang membangun akan kami nantikan demi kesempurnaan
makalah.

Gresik, 2 September 2021

Penulis
 Bab 11

Notulen Pertemuan Rapat

A. Tujuan Kegiatan Perkuliahan.

Notulen pembuatan rapat menjadi informasi yang sangat penting untuk mengetahui
hasil suatu rapat dan sebagai dokumentasi kegiatan rapat. Notulen mencakup ringkasan
tentang jalannya rapat dari awal sampai akhir, misalnya hal-hal yang dibicarakan dan
keputusan yang dibuat dalam rapat. Isi dari notula bersifat ringkas, padat, sistematis, dan
menyeluruh.

Beberapa tujuan dari dibuatnya notulen pembuatan rapat, antara lain :

1. Membuat bukti notulen terlaksanakannya dan kehadiran rapat

Notulen menjadi bukti tertulis terlaksananya rapat, sebagai bentuk pertanggung
jawaban pada suatu organisasi. Notulen juga bukti tertulis jika terjadi penggunaan
anggaran dana untuk diadakannya rapat rutin setiap bulan, sehingga bisa
mempermudah penyusunan laporan keuangan. Memberikan informasi mengenai
daftar hadir catatan yang memuat kehadiran anggota dalam suatu rapat. Dengan
adanya daftar hadir bisa mengetahui siapa yang tidak hadir dan siapa yang hadir
dalam rapat tersebut.
2. Memahami sumber informasi rapat yang kredibel
Notulen merupakan catatan kredibel apa yang berlangsung dalam rapat untuk
anggota yang tidak bisa menghadiri rapat tersebut. Sehingga informasi rapat akan
tersampaikan dengan faktual pada setiap anggotanya. Notulen juga menjadi sumber
informasi jika hasil rapat dibutuhkan dikemudian hari karena akan dibagikan pada
seluruh anggota rapat sekitar 1x24 jam setelah rapat berakhir.
3. Membuat tolak ukur pengambilan keputusan
Notulen yang dilaporkan pada atasan merupakan salah satu pertimbangan pada
pengambilan keputusan. Notulen secara tidak langsung adalah analisis tanggapan
yang timbul pada anggota yang mengikuti rapat atau sidang terhadap suatu kasus.
Hal ini memberikan pertimbangan bagi keputusan yang akan diambil setelahnya.
 4. Memahami penghemat waktu rapat
Dengan adanya notulen pertemuan rapat yang berisi semua hal yang diperlukan
serta tercatat dengan rapi dan jelas, diharapkan bahwa seluruh tugas setiap anggota
dapat selesai dengan baik dan tepat waktu. Notulen rapat dapat digunakan sebagai
penghemat waktu karena memuat informasi mengenai tugas dan tanggung jawab
yang harus dilakukan oleh anggota. Sehingga, anggota organisasi dapat langsung
fokus menyelesaikan tugas masing-masing.
5. Membuat dokumentasi rapat
Notulen sangat penting untuk mengetahui hasil suatu rapat dan sebagai
dokumentasi kegiatan rapat. Notulen bermanfaat sebagai dokumentasi agar
memudahkan saat akan mencari informasi tentang jalannya suatu rapat di kemudian
hari. Penyusunan dan penyimpanan notula harus rapi agar tidak sulit ditemukan.

B. Uraian Materi

Pengertian Notulen Rapat ,dilansir dari KBBI, notulen adalah catatan singkat

mengenai jalannya suatu kegiatan serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Kegiatan yang
sering kali membutuhkan notulen adalah diskusi, seminar, rapat, maupun
sidang. Menurut The Balance Careers, minutes of meeting atau notulen rapat adalah
catatan terperinci yang berfungsi sebagai catatan tertulis resmi dari sebuah rapat. Notulen
rapat biasanya dibuat oleh seorang notulis yang memuat ringkasan dari pembukaan, isi,
hingga penutup rapat. Singkatnya, notulen rapat dapat diartikan sebagai hasil dari suatu
pembicaraan yang telah ditulis dengan rapi dan lengkap.  Notulen bersifat jelas, ringkas,
sistematis, dan memberikan informasi secara menyeluruh terkait isi dari suatu pembicaraan.
Unsur-unsur yang biasanya terdapat dalam sebuah notulen rapat, antara lain: 
1. Waktu pelaksanaan rapat 
2. Pihak yang hadir 
3. Tujuan kegiatan 
4. Pembahasan 
5. Hasil rapat 
 Hal-hal yang perlu disampaikan dalam notulen pertemuan rapat secara efektif
terletak pada seberapa baik melakukan persiapannya :

Sebelum pertemuan
1. Lihat notulen pertemuan sebelumnya (jika tersedia) dan gunakan sebagai referensi
atau template. 
Jika tidak ada notulen sebelumnya, dapatkan salinan dari sekretaris departemen lain.
Notulen harus sudah memiliki agenda untuk pertemuan yang akan datang. Ikuti
format salinan yang telah notulen dapatkan dan isi judul masalah yang akan dibahas,
berikan ruang yang cukup untuk catatan notulen.
2. Siapkan daftar hadir untuk diberikan pada awal
Pertemuan sehingga notulen memiliki catatan lengkap setiap peserta pada
pertemuan tersebut. Ini juga mencegah situasi canggung dimana notulen tidak tahu
nama-nama peserta pertemuan.
3. Tentukan bagaimana notulen ingin merekam pertemuan
Jika ingin teliti, notulen selalu bisa membuat rekaman audio sebagai cadangan,
selama notulen memberi tahu peserta. Ini akan menjadi tambahan untuk catatan
notulen selama pertemuan. Mengetiknya langsung di laptop notulen akan
menghemat kerja, namun ini juga selera tiap orang.
4. Jika notulen memutuskan untuk mengetik sebuah dokumentasi di laptop, pastikan
notulen memiliki pulpen dan buku catatan yang tersedia, jika terjadi masalah teknis.
Ini telah sering terjadi permasalahan.

Selama pertemuan
1. Pastikan notulen mencatat tempat, tanggal, waktu mulai dan akhir pertemuan, dan
berikan daftar kehadiran di awal agar peserta mengisi nama mereka.
2. Pastikan untuk mencatat semua poin diskusi utama, tanggapan dan keputusan yang
dibuat, dan poin tindakan yang disepakati. Penting juga untuk membuat catatan
tentang individu yang ditugaskan untuk melakukan tindakan dan kapan waktunya.
3. Notulen tidak perlu mencatat keseluruhan pertemuan kata demi kata. Notulen tidak
dimaksudkan untuk diperinci. Tapi di situlah rekaman audio bisa berguna sebagai
rujukan di masa depan-mereka memberikan bukti yang tak terbantahkan tentang
apa yang dikatakan dan disepakati selama pertemuan tersebut.
 4. Selalu meminta klarifikasi jika notulen tidak yakin dengan apapun yang sedang
dibahas. Terus berdiam selama pertemuan tidak akan membantu notulen
mengetahui apapun jika notulen tidak mengerti konteks diskusi. Jadi ketika ragu
ditanyakan.
5. Bertindak sebagai pencatat waktu. Jika notulen melihat bahwa pertemuan tersebut
membahas 1 hal yang itu-itu saja atau keluar jalur, notulen bertanggung jawab untuk
mendorong ketua agar kembali ke jalur semula dan untuk mengingatkannya akan
agenda yang masih tertunda yang masih harus didiskusikan, dan jumlah waktu yang
tersisa.
Setelah pertemuan
1. Ketik notulen secepatnya selagi masih segar dalam pikiran notulen. Sertakan
tanggal, waktu dan tempat pertemuan berikutnya (jika ada) di akhir notulen.
2. Lakukan pengecekan ejaan dan teliti seluruh dokumen untuk melihat kesalahan
ejaan atau tata bahasa (notulen tidak ingin terlihat ceroboh). Jika ada istilah teknis
atau nama individu atau tempat yang tidak notulen kenal, pastikan notulen
memeriksa ulang ejaan dengan beberapa sumber informasi berbeda untuk
memastikan notulen mengetiknya dengan benar.
3. Buatlah notulen yang mudah bagi pembaca, soroti keputusan utama dan poin
tindakan yang disepakati, serta individu yang ditugaskan untuk melaksanakannya,
dan tenggat waktu yang ditetapkan untuk setiap tindakan. Ini membantu
meningkatkan visibilitas bagian penting dokumen dari keseluruhan dokumen yang
panjang.
4. Jika notulen membagikan data tersebut sebagai dokumen elektronik di folder
jaringan bersama atau di penyimpanan online, notulen juga harus menyertakan file
audio dan file rapat terkait lainnya di folder yang sama untuk memudahkan akses
dan pengambilan.

Tugas notulis pertemuan rapat :

Notulen mempunyai tugas dan peranan yang sangat penting di dalam sebuah
diskusi, rapat ataupun persidangan. 
Berikut ini ada beberapa tugas notulis dalam diskusi, rapat ataupun persidangan :
1. Mencatat topik permasalahan
2. Mencatat waktu (jam) dan tempat diskusi dilaksanakan
3. Mencatat jumlah peserta
4. Menyimak dan menulis segala hal atau proses yang berlangsung dalam diskusi
5. Menuliskan kesimpulan atau hasil diskusi
6. Mendokumentasikan catatan tentang diskusi yang telah dilakukan

C. Rangkuman

1. Pengertian Notulen Rapat ,notulen adalah catatan singkat mengenai jalannya suatu
kegiatan serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Kegiatan yang sering kali
membutuhkan notulen adalah diskusi, seminar, rapat, maupun sidang.
2. Notulen rapat biasanya dibuat oleh seorang notulis yang memuat ringkasan dari
pembukaan, isi, hingga penutup rapat. Singkatnya, notulen rapat dapat diartikan
sebagai hasil dari suatu pembicaraan yang telah ditulis dengan rapi dan lengkap.
Notulen bersifat jelas, ringkas, sistematis, dan memberikan informasi secara
menyeluruh terkait isi dari suatu pembicaraan.
3. Hal-hal yang perlu disampaikan dalam notulen pertemuan rapat secara efektif
terletak pada seberapa baik melakukan persiapannya. Sebelumnya notulen harus
sudah memiliki agenda untuk pertemuan yang akan datang. Siapkan daftar hadir
untuk diberikan pada awal pertemuan sehingga notulen memiliki catatan lengkap
setiap peserta pada pertemuan tersebut dan tentukan bagaimana notulen ingin
merekam dokumentasi dan mencatat informasinya saat rapat.
4. Pengeluaran notulen pertemuan rapat ini dimaksudkan agar menjadi bukti tertulis
terlaksananya rapat, sebagai bentuk pertanggung jawaban pada suatu organisasi.
Notulen juga bukti tertulis jika terjadi penggunaan anggaran dana untuk
diadakannya rapat rutin setiap bulan, sehingga bisa mempermudah penyusunan
laporan keuangan. Memberikan informasi mengenai daftar hadir catatan yang
memuat kehadiran anggota dalam suatu rapat. Dengan adanya daftar hadir bisa
mengetahui siapa yang tidak hadir dan siapa yang hadir dalam rapat tersebut.
5. Hal – hal yang perlu di kemukakan saat notulen pertemuan rapat ialah Pastikan
notulen mencatat tempat, tanggal, waktu mulai dan akhir pertemuan, dan berikan
daftar kehadiran di awal agar peserta mengisi nama mereka. Untuk mencatat semua
 poin diskusi utama, tanggapan dan keputusan yang dibuat, dan poin tindakan yang
disepakati.

D. Tugas
Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan tepat!
1. Apa Pengertian dari Notulen Rapat?
2. Apa saja unsur-unsur dari Notulen Rapat?
3. Apa saja hal-hal yang perlu disampaikan sebelum pertemuan rapat?
4. Apa saja tugas Notulis?
5. Setelah pertemuan rapat selesai hal-hal apa saja yang harus disampaikan?
6. Apa tanggung jawab notulen selama pertemuan rapat?
7. Bagaimana cara notulen mengambil keputusan saat rapat?
8. Bagaimana notulen ingin merekam pertemuan?
9. Selama pertemuan rapat hal-hal apa saja yang harus dilakukan notulen?
10. Apa saja tujuan notulen pertemuan rapat?

E. Kunci jawaban
1. Catatan singkat mengenai jalannya suatu kegiatan serta hal yang dibicarakan dan
diputuskan.
2. - Waktu pelaksanaan rapat
- Pihak yang hadir
- Tujuan kegiatan
- Pembahasan hasil rapat
3. - Lihat notulen pertemuan sebelumnya (jika tersedia) dan gunakan sebagai referensi
atau template
- Siapkan daftar hadir untuk diberikan pada awal pertemuan
- Tentukan bagaimana jika ingin merekam pertemuan.
- pastikan memiliki pulpen dan buku catatan yang tersedia
4. - Ketik notulen secepatnya
- Lakukan pengecekan ejaan dan teliti seluruh dokumen untuk melihat kesalahan
ejaan atau tata bahasa
- Soroti keputusan utama dan poin tindakan yang disepakati
 - Bagikan hasil rapat sebagai dokumen elektronik di folder jaringan bersama atau di
penyimpanan online
5. - Mencatat topik permasalahan
- Mencatat waktu (jam) dan tempat diskusi dilaksanakan
- Mencatat jumlah peserta
- Menyimak dan menulis segala hal atau proses yang berlangsung dalam diskusi
- Menuliskan kesimpulan atau hasil diskusi
- Mendokumentasikan catatan tentang diskusi yang telah dilakukan

6. - Notulen menjadi bukti tertulis terlaksananya rapat, sebagai bentuk pertanggung

jawaban pada suatu organisasi.
- Notulen rapat dapat digunakan sebagai penghemat waktu karena memuat
informasi mengenai tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh anggota.
- Notulen bertanggung jawab untuk mendorong ketua agar kembali ke jalur semula
dan untuk mengingatkannya akan agenda yang masih tertunda yang masih harus
didiskusikan, dan jumlah waktu yang tersisa.
7. Notulen mencatat proses rapat dari awal hingga akhir, apa saja yang dibahas, dan
keputusan apa yang diambil secara singkat, padat, dan jelas. Selain itu, notulis juga
harus mencatat waktu dan tempat dilaksanakannya suatu rapat serta mendata
jumlah peserta yang mengikuti rapat.
8. Notulen selalu bisa membuat rekaman audio sebagai cadangan, selama notulen
memberi tahu peserta. Ini akan menjadi tambahan untuk catatan notulen selama
pertemuan. Mengetiknya langsung di laptop notulen akan menghemat kerja,
Seorang notulen harus mampu bersifat objektif dan tidak memihak. Notulen tidak
boleh menambahkan ide atau pendapatnya dalam notulen karena notulen harus
murni berisi hal-hal yang dibahas di dalam rapat.
9. - Notulen mencatat tempat, tanggal, waktu mulai dan akhir pertemuan, dan berikan
daftar kehadiran di awal agar peserta mengisi nama mereka.
- Mencatat semua poin diskusi utama, tanggapan dan keputusan yang dibuat, dan
poin tindakan yang disepakati.
- Notulen perlu merekamkan audio bisa berguna sebagai rujukan di masa depan
memberikan bukti yang fakta.
 - Selalu meminta klarifikasi jika notulen tidak yakin dengan apapun yang sedang
dibahas.
- Bertindak sebagai pencatat waktu. Notulen bertanggung jawab untuk mendorong
ketua agar kembali ke jalur semula dan untuk mengingatkannya akan agenda yang
masih tertunda yang masih harus didiskusikan, dan jumlah waktu yang tersisa.
10. - Membuat bukti notulen terlaksanakannya dan kehadiran rapat
- Memahami sumber informasi rapat yang kredibel
- Membuat tolak ukur pengambilan keputusan
- Memahami penghemat waktu rapat
- Membuat dokumentasi rapat

F. Daftar Pustaka
Silmi Nurul Utami. 2021. Notulen Pengertian, Fungsi, Tujuan, Susunan, dan
Contohnya, Jakarta: Penerbit Kompas.com.
Rifqi Renanda. 2021. Contoh Notulen Rapat Yang Tepat, Surabaya: Penerbit Greatday