Panduan

Pemimpin maupun anggota tim dapat menjadikan notulen rapat sebagai panduan ketika hendak
menjalankan rencana kerja sesuai komitmen dan tenggat waktu yang ditentukan sebelumnya.

2. Sebagai pengingat

Banyaknya meeting hingga rutinitas pekerjaan membuat karyawan bisa jadi melupakan hal-hal
penting termasuk hasil rapat. Itu sebabnya notulen rapat dapat berfungsi sebagai pengingat bagi
para peserta atau tim yang lupa akan tugas apa yang harus mereka kerjakan sebagai kelanjutan
dari pembahasan selama rapat.

3. Sebagai referensi

Karyawan bisa jadi ketinggalan hal-hal penting saat sekali tidak menghadiri rapat. Itu sebabnya
membuat notulen rapat menjadi penting dan bermanfaat karena orang yang tidak dapat hadir
tetap bisa mengetahui perkembangan dan hasil pembahasan dari rapat tersebut.

4. Menawarkan perlindungan hukum

Notulen rapat juga dapat berfungsi sebagai dokumen legal oleh auditor dan pengadilan. Hal ini
karena notulen memuat semua fakta yang terjadi pada saat rapat berlangsung. Termasuk siapa
saja yang mengikuti rapat hingga hasil akhirnya. Sehingga apabila tersandung masalah hukum,
notulen ini termasuk bukti yang bisa membebaskan apabila tidak bersalah

Baca juga: 9 Tips menciptakan rapat yang efektif

Struktur notulen rapat

Tuliskan action plan di tiap notulen untuk panduan di meeting selanjutnya (sumber: EKRUT)

Ada beberapa struktur yang selalu ada dalam tiap notulen rapat atau minutes of meeting, di
antaranya sebagai berikut.

Apply to high quality jobs only at E K R U T

REGISTER NOW

 Tanggal, waktu, dan lokasi rapat berlangsung

 Nama peserta rapat baik yang hadir ataupun tidak hadir
 Agenda rapat
 Keputusan atau hasil rapat
 Action plan atau tindak lanjut yang harus dilakukan peserta
 Tenggat waktu atas penyelesaian action plan
  Peristiwa atau diskusi lain yang layak didokumentasikan untuk tinjauan di masa
mendatang
 Follow up meeting yang akan datang

Baca juga: 10 Rapat yang efektif dan tips mewujudkannya

Jenis-jenis notulen rapat

Siapkan alat perekam jikalau kamu merasa butuh untuk membantu proses pembuatan notulen (sumber: EKRUT)

Notulen terbagi dalam dua jenis, tergantung dari isi dan konteks yang ingin disampaikan dan
didokumentasikan. Yuk, kenali jenis-jenisnya berikut ini.

1. Notulen harfiah

Notulen harfiah adalah notulen yang dibuat dengan menuliskan semua pembicaraan yang terjadi
di dalam rapat tanpa mengurangi atau menambahkan kata apapun. Agar hasil notulen harfiah
bisa tepat, umumnya penulis akan mendengarkan kembali hasil rekaman saat rapat, didikte oleh
pembicara, atau didikte sekaligus dengan mendengarkan hasil rekaman.

2. Notulen rangkuman

Berbeda dengan notulen harfiah, notulen rangkuman adalah jenis notulen yang hanya menuliskan
poin-poin ringkas dari keseluruhan rapat yang dilakukan. Dari sekian banyak percakapan atau
pernyataan yang tersampaikan, penulis berhak memilih dan mengkurasi inti pembicaraan apa
saja yang ingin dituliskan dan bersifat penting. Agar pesan yang disampaikan tetap utuh dan
tidak berubah, kebanyakan penulis akan mengurangi percakapan yang tidak sesuai dengan inti
topik pembicaraan. Kemudian, pesan atau poin tersebut akan dikembangkan ke sebuah
pernyataan yang ringkas namun mudah dipahami.
Baca juga: 5 Cara menyusun agenda rapat yang efektif dan contohnya

10 Contoh notulen rapat yang profesional

Contoh notulen untuk jenis rapat yang berbeda-beda (sumber: Pexels)

Terdapat beberapa contoh notulen yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan rapatmu.

1. Contoh notulen rapat dengan format dokumen online

Di masa pandemi saat ini, kemungkinan besar rapat akan dilakukan secara online. Lalu,
bagaimana cara agar notulen menjadi lebih efektif? Kamu bisa menggunakan web yang khusus
menyediakan jasa penulis notulen online.

Dalam notulen daring tersebut, kamu bisa menjabarkan tim dan dalam bidang apa pekerjaanmu.
Setelah itu, kamu bisa memilih beberapa template yang nantinya akan digunakan. Kamu juga
bisa memasukan email tiap anggota rapat, sehingga mereka juga dapat langsung mengakses
notulen tersebut.

2. Contoh notulen rapat dengan format mind map

Sesi brainstorming pada saat rapat bisa jadi membingungkan bagi notulen akibat dari banyaknya
ide yang disampaikan. Ketika proses brainstorming berlangsung, notulen harus dengan cepat
mencatat, menangkap konsep dan menggabungkannya, juga mengembangkan ide tersebut
dengan kata-kata yang lebih baik.

Kamu bisa menggunakan format mind map pada saat berada di sesi brainstorming. Format
tersebut dijamin akan mempermudahmu menangkap semua ide yang ada. Kamu bisa mencatat di
buku, whiteboard, atau menggunakan online mind mapping tool. Tool tersebut menyediakan
ruang yang luas untuk kamu mencatat sebebasnya. Selain itu, cara ini lebih efektif karena kamu
bisa membagikannya kepada rekan kerjamu secara online.

3. Contoh notulen rapat untuk 1o1 meeting

Notulen untuk one on one biasanya lebih simpel karena biasanya rapat ini bersifat kasual.
Diskusi dalam rapat one on one juga lebih personal. Jika ingin merasa lebih santai, kamu bisa
mencatat di notes daripada menggunakan laptop pada saat berdiskusi. Hal ini karena hubungan
personal juga sama pentingnya dengan hasil diskusi. Kamu juga bisa memilih untuk mencatat
hasil diskusi setelah rapat selesai.