Langkah-Langkah Untuk

Mengelola Kegiatan Pimpinan,

Mulai Dari Persiapan Meeting
Sampai Dokumentasi Meeting

Kartu Prakerja - Noven Tiara

 Menurut Sumarto (2009), —Agenda kerja
pimpinan adalah jadwal kerja pimpinan yang
disusun berdasarkan waktu kegiatan dan janji-
janji yang telah disetujui oleh pimpinan“.
Tugas Sekretaris Dalam Menyiapkan Rapat
1. Memeriksa ruangan rapat
2. Menghitung jumlah tempat duduk yang di sesuaikan dengan jumlah peserta yang di undang
3. Letak tempat duduk disesuaikan dengan fungsi dari tiap peserta
4. Memeriksa perlengkapan yang telah tersedia, termasuk bahan-bahan
5. Sekretaris harus selalu ada ditempat
6. Sekretaris dapat menugaskan orang khusus untuk merekam semua Pembicaraan baik melakui tipe
recorder maupun steno
7. Apabila jumlah peserta telah hadir mencapai 80-90 %, sekretaris perlu memberi laporan kepada
pimpinan
8. Hasil rekaman dan catatan perlu diedit kembali dan di pertimbangankan mana yang diperlukan dan
mana yang dapat di buang sesuai dengan ketentuan meeting
9. Hasil catatan meeting telah di susun di bacakan kembali
10. Terjadinya pengambilan suara, sekretaris perlu mencatat nama-nama yang tidak setuju dan setuju
11. Membuat ucapan terima kasih
12. Membuat notulen
Notulen adalah: Suatu catatan singkat tentang suatu pembicaraan
 Mengelola Pertemuan Rapat

1. Menentukan Topik yang Akan Dibicarakan

Membuat agenda dan susunan acara saat rapat merupakan hal penting. Dalam
pembuatan agenda dapat menentukan permasalahan dan topik yang akan dibicarakan.
Menentukan topik yang akan dibicarakan ini membuat jalannya rapat lebih tersistem
dengan baik. Apa yang ingin disampaikan juga cukup jelas sehingga ketika rapat dimulai
bisa langsung masuk ke intinya.
2. Mempersiapkan Tempat Rapat

Sebelum membuat undangan maka bisa dipastikan terlebih dahulu tempat yang akan
digunakan sebagai pertemuan agar informasi yang disampaikan dalam undangan nanti
sudah tepat. Untuk menentukan tempat rapat bisa dilihat dari ventilasi udara, kapasitas
ruangan, cahaya dan tidak terlalu panas agar peserta juga bisa nyaman.
Pastikan juga fasilitas tempat rapatnya memadai seperti stop kontak, LCD, Proyektor,
Lampu dan jumlah kursi juga meja sesuai dengan peserta rapat.
3. Membuat Undangan dan Menentukan Peserta

Dari topik yang dibicarakan maka sudah dapat menentukan siapa saja peserta atau pihak
berkepentingan yang akan diundang saat pertemuan atau rapat. Setelah itu bisa membuat
surat undangan sebagai pemberitahuan dan informasi pertemuan yang berisi tempat
rapat, waktu rapat dan topik yang akan dibahas.
4. Membuat Daftar Hadir

Daftar hadir diperlukan untuk melihat jumlah peserta yang hadir dan tidak hadir, serta
mengetahui berapa banyak jumlah kursi dan konsumsi yang perlu dipersiapkan. Namun
sebenarnya untuk kegiatan rapat kecil hanya beberapa karyawan saja tidak perlu
menggunakan daftar hadir karena sudah bisa diamati siapa saja yang datang.
5. Menyiapkan Bahan dan Perlengkapan Rapat

Sebelum rapat maka bahan seperti notulen atau hasil rapat sebelumnya perlu
dipersiapkan. Selain itu perlu juga mempersiapkan perlengkapannya seperti layar
proyektor, whiteboard, penghapus, spidol, sound system, blocknote, ballpoint dan laptop.
Jadi itulah beberapa hal yang perlu disiapkan untuk menjalankan rapat supaya lancar.
Namun yang perlu diperhatikan dalam rapat adalah sudah jelas siapa pemimpin rapat,
notulen dan juga persiapan perlengkapannya sehingga rapat bisa tersistem dengan baik.
 Menyusun Notula untuk Rapat

Notula adalah catatan atau laporan tertulis yang berisikan hal, pembahasan dan
keputusan dalam proses kegiatan rapat berlangsung. Ada dua bentuk notula yaitu notula
harfiah dan notula rangkuman. Notula harfiah merupakan catatan semua pembicaraan
yang lengkap selama proses rapat tanpa menambah kata dan mengurangi kata.
Sedangkan notula rangkuman hanya berisi catatan ringkas atau pokok pokok yang dibahas
saat rapat.
 Kesimpulan

Rapat bisa berjalan baik karena ada banyak orang yang andil di dalamnya, seperti
pemimpin rapat sampai dengan sekretaris rapat. Di dunia kerja sendiri ada berbagai jenis
rapat yang banyak dilakukan mulai dari one in one meeting sampai dengan rapat informal.
Semua rapat perlu dipersiapkan, semua rapat perlu memiliki tujuan intinya sehingga bisa
berjalan dengan baik.