Bagi notulis, contoh notulen rapat itu penting sebagai acuan penulisan. Meskipun sudah sering menulis
notulen, nyatanya para notulis masih memerlukan contoh notulen rapat yang baik dan benar agar tulisannya
lebih efektif.
Membuat notulen rapat merupakan hal yang sudah wajar untuk dilakukan, terutama bagi sebuah perusahaan
dalam menjalankan rapat internal maupun eksternal dengan klien.
Notulen rapat adalah dokumen yang dibutuhkan untuk merekam kejadian yang terjadi pada saat rapat, mulai
dari bahasan hingga hasil rapat. Selain untuk rapat perusahaan, notulen rapat juga dapat digunakan untuk
berbagai kegiatan diskusi lain.
Hal ini menghasilkan banyak format yang harus diingat, dan dalam sebuah rapat resmi, notulen harus ditulis
dengan lengkap.
Lalu, bagaimana format penulisan notulen yang tepat untuk berbagai kegiatan diskusi yang berbeda? Artikel
kali ini akan membahas tentang contoh notulen rapat yang dapat Anda jadikan acuan penulisan. Cari tahu
lebih lanjut untuk berbagai contoh notulen rapat yang tepat di sini!
Menurut The Balance Careers, minutes of meeting atau notulen rapat adalah catatan terperinci yang berfungsi
sebagai catatan tertulis resmi dari sebuah rapat. Notulen rapat biasanya dibuat oleh seorang notulis yang
memuat ringkasan dari pembukaan, isi, hingga penutup rapat.
Singkatnya, notulen rapat dapat diartikan sebagai hasil dari suatu pembicaraan yang telah ditulis dengan rapi
dan lengkap.
Notulen bersifat jelas, ringkas, sistematis, dan memberikan informasi secara menyeluruh terkait isi dari suatu
pembicaraan. Unsur-unsur yang biasanya terdapat dalam sebuah notulen rapat, antara lain:
Peran Notulis
Notulis adalah orang yang mampu untuk menyimak sekaligus menulis catatan singkat ketika rapat. Selain itu,
notulis juga wajib mencatat kesimpulan dan hasil rapat dari awal hingga akhir.
Notulen rapat biasanya ditulis oleh seorang Notulis untuk diberikan kepada ketua organisasi atau/ kepala
perusahaan untuk kemudian dapat dipertanggungjawabkan oleh seluruh anggota.
Notulen akan diberikan kepada ketua organisasi sebagai bentuk pertanggungjawaban dan bukti tertulis
pelaksanaan rapat.
Selain itu, notulen juga bisa digunakan untuk mempermudah penyusunan laporan keuangan karena notulen
sebagai bukti tertulis jika terjadi penggunaan dana dalam pelaksanaan rapat.
Informasi yang tertulis dalam sebuah notulen tersampaikan secara faktual dan terpercaya kepada seluruh
anggota organisasi setelah rapat berakhir.
Dengan demikian, notulen dapat digunakan sebagai informasi yang dapat diandalkan oleh anggota yang tidak
menghadiri rapat.
Secara tidak langsung, notulen merupakan analisis tanggapan dari seluruh anggota yang mengikuti rapat.
Sehingga, notulen dapat digunakan sebagai salah satu pertimbanggan untuk mengambil keputusan.
1. Sebagai Panduan
Dalam sebuah notulen rapat, hasil keputusan dari sebuah rapat akan tertulis dengan jelas dan terperinci.
Dengan demikian, hasil tersebut dapatyang digunakan sebagai panduan untuk memulai sebuah project atau
kegiatan baru.
Selain itu, notulen rapat juga memuat informasi mengenai siapa saja yang terlibat dan bertanggung jawab
untuk sebuah project atau kegiatan. Informasi ini kemudian menjadipanduan untuk menghubungi orang
bersangkutan pada saat pelaksanaan kegiatan.
2. Sebagai Pengingat
Dengan adanya notulen rapat yang berisi semua hal yang diperlukan serta tercatat dengan rapi dan jelas,
diharapkan bahwa seluruh tugas setiap anggota dapat selesai dengan baik dan tepat waktu.
Notulen rapat dapat digunakan sebagai penghemat waktu karena memuat informasi mengenai tugas dan
tanggung jawab yang harus dilakukan oleh anggota. Sehingga, anggota organisasi dapat langsung fokus
menyelesaikan tugas masing-masing.
Sebelum beralih ke contoh-contoh notulen rapat, ketahui terlebih dahulu susunan penulisan notulen rapat.
Susunan penulisan notulen menjadi bagian yang penting karena akan memudahkan notulis untuk menulis
keseluruhan kegiatan secara singkat dan jelas.
Selain itu, susunan notulen yang tepat juga membantu pembaca untuk memahami informasi dengan baik.
Adapun susunan penulisan notulen rapat yang baik dan benar, terdiri dari:
1. Pembuka Notulensi
Pembuka adalah bagian awal untuk menulis notulen. Bagian pembuka ini meliputi beberapa hal,
diantaranya:
2. Isi Notulensi
Isi notulen memuat bagian apa saja yang dibahas hingga hasil keputusan kegiatan atau rapat. Bagian isi
notulen terbagi ke dalam empat bagian, yaitu:
Kata pembuka
Pembahasan
Hasil dan keputusan
Waktu berakhirnya rapat
3. Penutup Notulensi
Sebagai bagian akhir dari notulen, terdapat beberapa hal yang perlu dicantumkan seperti:
Nama
Jabatan
Tanda tangan
Baca juga: Simak Contoh Struktur Organisasi Perusahaan dan Manfaatnya!
Kegiatan :
Keputusan Rapat :
Pada hari Senin tanggal 20 Juni 2020, telah dilaksanakan rapat mengenai pembentukan panitia ulang tahun
PT HayDay yang akan diadakan pada pertengahan bulan Juli. Maka tercetus sudah penetapan panitia sebagai
berikut.
Tempat: Ruang Rapat 2, Gedung PT Sukses & Jaya (Jl. Rakyat 5, Semarang)
Anggota yang Hadir: Kaka (Digital Marketing Manager), Anes (Content Marketing), Riska (Social Media
Specialist), Nugi (SEO Specialist), dan Jena (Creative Designer).
Pembahasan:
Hasil Keputusan:
Notulis: Lisa
2. Rapat Organisasi
Hadir: Ketua asosiasi, sekretaris asosiasi, bendahara asosiasi, ketua pelaksana bakti sosial, seksi
penggalangan dana, seksi logistik dan perizinan, seksi acara, seksi konsumsi, seksi transportasi, seksi humas,
dan liaison officer (LO).
Keputusan-Keputusan:
1. Bakti Sosial akan diadakan pada hari Kamis, 1 Juli 2021 di Panti Asuhan
Harapan Bunda.
2. Penggalangan dana akan dilakukan dengan menjual merchant, sosialisasi
melalui influencer media sosial, dan juga penggalangan dana
dari sponsorship.
3. Bakti Sosial dilakukan selama tiga hari. Hari pertama adalah pentas seni dan
kelas sains menyenangkan, hari kedua membawa anak-anak bertamasya ke
Pusat Informasi dan Teknologi, dan hari ketiga adalah syukuran serta
penyerahan dana hibah bagi Pati Asuhan Harapan Bunda.
Penutup: Rapat ditutup pada hari Kamis, 27 Mei 2021 tepat pada jam 11.30 WIB. Rapat selanjutnya akan
membahas dana yang telah terkumpul pada hari Senin, 20 Juni 2021 pukul 09.00 wib di ruang rapat gedung
Soccact Association Jakarta.
Demikian notulen hasil kesimpulan rapat bakti sosial Soccact Association Jakarta
dilaporkan.
Notulen Rapat
Undangan:
Kesimpulan Rapat:
Dengan ini disimpulkan jika hasil kegiatan berdasarkan undangan dari Pemerintah Bandung sebagai berikut:
1. Acara dibuka oleh Sekda Bandung dan kemudian dilanjutkan dengan arahan
2. Penyampaian Materi:
Koordinasi evaluasi terkait penanggulangan DBD di Bandung oleh Kepala
Biro Bintal serta Kesmas
Strategi guna antisipasi meningkatnya kasus DBD oleh Depke
Penyelenggaraan PSN
Demikian laporan ini disusun untuk dijadikan sebagai bahan bapak lebih lanjut.
Peserta Rapat,
Wakil Camat
(Setiawan)
NIP: 000000234
Tembusan:
DINAS PENDIDIKAN
NOTULEN
Pemimpin Rapat: Kepala Cabang Dinas Pendidikan Wilayah Kabupaten Purwokerto Selatan
Hasil Rapat: SMA/ SMK Negeri/ Swasta ikut serta merayakan HUT RI 2021 dengan ikut serta dalam:
Penata Tk. I
NIP.12345678
5. Rapat RT
Rapat RT 02 RW 01
Desa Sodong
Kecamatan Belik
Kabupaten Pemalang
Hari/tanggal: Kamis, 08 Juli 2021
Bahasan Rapat: Persiapan Menyambut Hari Peringatan Hari Kemerdekaan Indonesia Tahun 2021
Kegiatan Pembukaan:
Hasil Rapat:
Untuk memperingati dan juga memeriahkan Hari Kemerdekaan Indonesia Tahun 2021, maka akan
diselenggarakan serangkaian acara yang akan dimulai di tanggal 16 Agustus 2021 hingga 19 Agustus 2021
dengan rincian kegiatan sebagai berikut:
Tanggal 16 Juni 2021: Acara lomba untuk anak-anak (siang), malam wungon
serta doa bersama
Tanggal 17 Juni 2021: Upacara bendera
Tanggal 18 Juni 2021: Acara lomba untuk remaja & orang dewasa
Tanggal 19 Juni 2021: Karnaval
Sulistiyono. Rina.
6. Rapat Koordinasi
Materi Rapat : Penetapan Tanggal Program Kerja Keluarga Mahasiswa di Sekolah Tinggi Teknologi Nuklir –
Badan
Tenaga Nuklir Nasional (STTN-BATAN)
Penetapan Penanggalan
7. Rapat Desa
Materi Rapat : Penetapan Lomba Rukun Tetangga (RT) Terbersih di Desa Sunggini
Kegiatan Pembukaan :
8. Rapat Sekolah
NOTULEN RAPAT
Kegiatan Pembukaan:
Berdasarkan rapat yang sudah dilaksanakan pada Rabu, 29 September 2021 maka ditetapkan tanggal Ujian
Akhir Semester Ganjil pada tanggal 23 Oktober 2021. Di mana ujian tersebut akan diikuti oleh seluruh siswa
SMA Negeri 1 Jakarta.
ttd. ttd.
PT GANESHA ENERGY 77
Tempat : Kediaman Sdr Triharyo I. Soesilo, Jl. Mangunsarkoro no. 44, JAKARTA PUSAT
I. Pendahuluan
Sesuai dengan kaidah organisasi resmi yang telah di sah kan di depan Notaris maka diselenggarakan Rapat
Umum Pemegang Saham PT Ganesha Energy 77, selanjutnya disebut PERUSAHAAN. Rapat kali ini
dihadiri 4 diantara 5 orang Pemegang Saham, yaitu:
1. Achmad Setiadi
2. Lisminto
3. Asikin Abas
4. Mohamad As’ad
1. Amar Rasyad
Berdasarkan hal tersebut, maka RUPS PERUSAHAAN kali ini dihadiri oleh 80% dari pemegang saham,
sehingga RUPS kali ini telah dinyatakan quorum dan dapat mengambil keputusan yang mengikat Perusahaan
Selain dihadiri oleh Para Pemegang Saham tersebut, Rapat juga dihadiri oleh para undangan yang berminat
untuk bergabung dengan PERUSAHAAN (calon Pemegang Saham), seperti terlampir, dimana dengan
persetujuan Para Pemegang Saham tersebut, para calon Pemegang Saham tersebut telah dianggap sebagai
Pemegang Saham dan diberi hak bicara untuk berpendapat dan memberi masukan, seperti halnya Para
Pemegang Saham.
Untuk memimpin RUPS tersebut, Direksi Perusahaan dan Para Pemegang Saham secara aklamasi menunjuk
Djasli Djamarus, sebagai wakilnya untuk memimpin Pelaksanaaan RUPS tersebut, dan merumuskan semua
keputusan yang diambil dalam RUPS.
Adapun keputusan yang telah diambil dalam rapat tersebut adalah sbb:
1. RUPS menyetujui untuk memperluas kepemilikan saham PT GE77, dimana para undangan, mendapat
prioritas untuk memiliki saham PT GE77
2. RUPS dapat menerima laporan Direksi dengan catatan, selanjutnya sejak saat tersebut Direksi dinyatakan
Demisioner
3. RUPS menyetujui perampingan pengurus perusahaan, sehingga jumlah Komisaris menjadi 1 orang dan
Direksi menjadi 2 orang, yaitu
Direktur : Lisminto
4. RUPS menyetujui usulan pemberian saham kehormatan (senilai dengan saham biasa) kepada Pak Tirto,
Pak Iman, Pak Tatang Hernas, Ibu Chandra Widodo, YBG, masing-masing 5 lembar saham.
5. Dalam hal PERUSAHAAN memerlukan dana tambahan, RUPS memberi kewenangan kepada Direksi
untuk mengupayakan kebutuhan dana proyek dengan cara (i) Bridging, (ii) Revolving Fund (Syariah) (iii)
Kerjasama Bagi hasil
Lampiran
5. Pembahasan Laporan
Tempat: (…)
Susunan Acara
1. Pembukaan: dibuka moderator dengan membaca doa
2. Kata sambutan oleh (Nama)
3. Pembahasan Masalah: Cara Penanganan Pasien Selama Pandemi Covid-19
4. Penutup oleh (Nama)
Pokok Pembahasan
Sosialisasi Penanganan Pasien Selama Pandemi Covid-19, mulai dengan protokol kedatangan, pengobatan,
hingga pengambilan obat.
Isi Rapat:
Penutup
Notulis,
(Nama).
Biodata Pembicara
Pendidikan: Lulusan Psikolog – Universitas Negeri, mengambil master of international business di Hult
International Business School, San Francisco.
Telp. (0342)7685423
Acara:
Pembukaan
Sambutan
Acara Inti
Penutup
Pimpinan/peserta:
Kegiatan rapat:
Dalam menulis notulen, seorang notulis perlu untuk teliti dan menyimak dengan baik dan benar jalannya
suatu rapat agar tidak memberikan informasi yang salah. Oleh sebab itu, dibutuhkan contoh notulen rapat
yang baik yang dapat dijadikan referensi para notulis.
Selain itu, seorang notulis diharapkan mengetahui susunan penulisan notulen secara tepat agar informasi
yang tertera di dalam notulis bisa diterima dengan baik oleh seluruh anggota. Untuk mempermudah Anda
dalam membuat dan mengelola laporan perusahaan, GreatDay HR hadir dengan fitur-fitur canggih sebagai
solusi pekerjaan Anda!
Anda dapat mencatat pelaporan kegiatan rapat maupun pekerjaan dengan fitur Activity Recording dan
Timesheet. Tidak hanya notulen saja yang harus dibuat dalam penulisan yang baik dan benar, tetapi juga
berbagai laporan perusahaan Anda. Selain itu, GreatDay HR juga mempermudah Anda dalam pengelolaan
pekerjaan HR seperti data kehadiran, payroll, pengajuan cuti, hingga pelaporan terkait fasilitas dan aset
perusahaan.
Terlebih lagi, semuanya data yang dikelola di aplikasi GreatDay HR terintegrasi, terjamin keamanannya, dan
dapat diakses di mana saja dan kapan saja melalui ponsel pintar Anda. Tunggu apa lagi? Jadwalkan
demo dengan GreatDay HR sekarang juga dan nikmati kemudahan dalam pencatatan laporan karyawan
dengan mengunjungi lamannya! Atau unduh aplikasinya di PlayStore dan Appstore di ponsel Anda segera!
Baca juga: Indikator Kinerja Karyawan: Pengertian, Tujuan, dan Fungsinya