Nama : Rangga Putra S

NIM : 210103761
Kelas : ML1D

Langkah-langkah persiapan sampai penyelenggaraan rapat yang saya lakukan sebagai General Manager
sebagai berikut :
Rapat sangat membutuhkan tangan yang terampil dalam rapat, terutama dalam mempersiapkan dan
merekam serta melaporkan rapat-rapat. Dalam hal ini saya akan menugaskan sekretaris dalam rapat
untuk mencakup hal-hal sebagai berikut :
1) Persiapan
2) Pertemuan
3) Menyusun teks pidato pimpinan
4) Membuat notula rapat
5) Membuat laporan hasil rapat

A. Proses Persiapan Rapat

Berikut ini adalah beberapa hal yang harus dilakukan dalam persiapan rapat, antara lain:
1. Membuat Surat Undangan Rapat jauh-jauh hari sebelum rapat akan dimulai. Undangan rapat yang
lengkap berisi :
a) Hari, tanggal, dan jam.
b) Tempat rapat
c) Acara rapat atau bahan (materi) yang akan dibahas didalam rapat.
Dalam hal ini masih menjadi tugas sekretaris untuk menyusun nya.
2. Persiapan Ruangan
Salah satu hal yang sangat besar pengaruhnya terhadap keberhasilan rapat adalah pengaturan tata ruang
rapat yang baik. Tata ruang rapat harus disesuaikan dengan jumlah peserta dan maksud rapat. Penataan
ruangan rapat akan menjadi perhatian sekretaris dalam rangka persiapan rapat.
3. Alat-Alat Tulis
Dalam rapat yang cukup besar perlengkapan menulis artikel penting. Alat tulis yang diperlukan pada saat
rapat diantaranya adalah:
a) Peta beserta isinya seperti kertas HVS, jadwal rapat, dolmen-dokumen yang berkaitan dengan
masalah yang akan dibahas, untuk dibaca para peserta rapat dan lain-lain.
b) Pensil. ballpoint, penglhapus dan lain sebagainya.
c) Komputer atau laptop.
4. Perlengkapan Rapat
Selain itu sound system, overhead projector atau slide, video, tape recorder, dan whiteboard, alat-alat
tersebut sangat membantu dalam keberhasilan rapat. Agar rapat berjalan lancar, pastikan peralatan-
peralatan tersebut telah siap digunakan sebelum rapat berlangsung.
5. Akomodasi
Untuk penyelenggaraan rapat yang cukup lama, maka perlu dipersiapkan akomodasi, yaitu antara lain,
hotel atau penginapan, dan transportasi untuk para peserta rapat.
6. Konsumsi (Snack)
Hidangan Makanan dan Minuman (kopi, air putih) pada saat peserta datang akan menimbulkan kesan
penyambutan yang baik terhadap peserta rapat. Pelayanan dan penyajian minuman dan makanan ada
baiknya:
a) Memperhatikan kebersihan.
b) Tidak mengganggu rapat.

Dalam proses jalan nya rapat harus menjadikan rapat tersebut berjalan secara efektif, beberapa hal yang
harus dilakukan agar rapat berjalan efektif yaitu :
1. Membuat agenda rapat.
Hal pertama yang harus diperhatikan agar dapat menciptakan rapat yang efektif dapat dimulai
dari membuat agenda rapat yang jelas. Seperti yang dijelaskan sebelumnya bahwa adanya
penentuan hari tanggal bahkan tempat rapat harus di buat secara jelas agar tak ada kekeliruan
sesame anggota.
2. Menentukan jumlah undangan rapat.
Salah satu faktor penentu rapat yang efekif ditentukan juga oleh banyaknya jumlah undangan
rapat
3. Pastikan tepat sasaran sesuai tujuan rapat dan jenis rapat.
4. Mencatat hal yang penting dalam rapat.
5. Mengontrol berjalannya rapat.
6. Tepat waktu.
7. Hindari penggunaan gadget selama rapat.
8. Usahakan durasi rapat singkat.
9. Jangan lupakan sesi Q&A.
Meski durasi rapat singkat, namun tetap perlu menyediakan waktu untuk tanya jawab.
10. Akhiri dengan membuat action plan.
Siapkan beberapa menit di akhir rapat untuk mendiskusikan langkah selanjutnya yang harus
dilakukan. 

Sebagai General Manager hal hal berikut di atas adalah persiapan rapat yang harus saya atur dengan
sedemikian rupa agar rapat bisa berjalan dengan kondusif dan berjalan sesuai dengan tujuan .